Compartir calendario en Outlook sirve para que el equipo vea cuándo está ocupado, para que una asistente lleve la agenda de un gerente o para que un cliente sepa qué días puede proponer una reunión. Es de lo más consultado sobre Outlook, y casi siempre aparece la misma duda: por qué el otro no ve lo que debería, o ve una reunión que ya se movió. La respuesta está en tres decisiones: con quién se comparte, qué permisos del calendario se dan y por qué vía llega el calendario compartido en Outlook al otro lado, ya sea por invitación o al publicar un calendario con un vínculo.
Esta guía explica los niveles de permisos del calendario, cómo compartirlo en el nuevo Outlook, en la web y en el clásico, cómo agregar el de otra persona, qué pasa al compartirlo con alguien que usa Gmail, cómo publicar un calendario con un vínculo, cómo dejar de compartirlo y qué hacer cuando no puedo compartir el calendario. Es para quien usa Outlook en la oficina con una cuenta de Microsoft 365, y tiene un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con las guías del buzón compartido, los grupos de contactos y la respuesta automática.
Cuatro maneras de dejar ver un calendario
Outlook ofrece cuatro formas de que otra persona vea su agenda, y cada una sirve para algo distinto:
| Forma | Para qué sirve | Quién puede verlo | Se puede editar |
|---|---|---|---|
| Compartir (invitación) | El equipo, un jefe, un compañero | Las personas a las que usted invita | Solo con «Puede editar» o «Delegado» |
| Delegado | Una asistente que lleva la agenda y responde reuniones en su nombre | Una persona concreta | Sí |
| Publicar (vínculo HTML o ICS) | Un cliente o proveedor sin Microsoft 365, una web | Cualquiera que tenga el vínculo | No: es de solo lectura |
| Calendario de un buzón compartido o de un grupo | La agenda de un área o de una sala | Los miembros | Según sus permisos |
Por eso esta guía trata las tres primeras. El calendario de un buzón compartido se explica en la guía del buzón compartido en Outlook.
Permisos del calendario: quién ve qué
Al compartir, Outlook pide elegir un nivel. Son los mismos en todas las versiones de Outlook desde las mejoras del calendario compartido que Microsoft fue extendiendo en Microsoft 365:
| Nivel | Qué ve o hace la otra persona |
|---|---|
| Puede ver cuando estoy ocupado | Solo las horas ocupadas, sin título ni lugar |
| Puede ver títulos y ubicaciones | Las horas ocupadas, el título y el lugar de cada evento |
| Puede ver todos los detalles | Todo lo que usted ve, sin poder cambiarlo |
| Puede editar | Crear, cambiar y borrar eventos del calendario |
| Delegado | Editar, compartirlo con otros y recibir y responder las convocatorias en su nombre |
Además, hay dos detalles que conviene saber:
- Los eventos marcados como privados se protegen: según Microsoft, la mayoría de las personas con las que comparte ven solo la hora, no el título, el lugar ni otros detalles. Un delegado puede verlos si usted lo permite; en el Outlook clásico la opción se llama «El delegado puede ver mis elementos privados».
- Los niveles antiguos se agrupan. Microsoft explica que los permisos que Outlook usaba antes (Revisor, Autor, Editor de publicación y otros) se muestran ahora así: Revisor equivale a «Puede ver todos los detalles», Editor a «Puede editar» y el resto aparece como Personalizado. Si el Outlook clásico le avisa de que «Tiene un conjunto personalizado de permisos del calendario que probablemente se ha creado con una versión anterior de Outlook», es eso: un permiso intermedio heredado.
Hay además un permiso para toda la empresa: Mi organización, que define lo que ve cualquier compañero sin invitación. Microsoft indica que, en la mayoría de las organizaciones, permite ver la disponibilidad.
Compartir el calendario en el nuevo Outlook y en la web
En el nuevo Outlook para Windows y en Outlook en la web, los pasos son los mismos:
- Abra Calendario en el panel de navegación.
- En la pestaña Inicio, seleccione Compartir calendario y, si tiene más de uno, elija cuál.
- Escriba el nombre o el correo de la persona en el cuadro y selecciónela.
- Abra la lista junto a su nombre y elija el nivel de permiso.
- Seleccione Compartir.
Después, la otra persona recibe una invitación por correo y, cuando la acepta, su calendario aparece en su lista. No se puede compartir el calendario de otra persona: solo los propios.
Compartir el calendario en el Outlook clásico
En el Outlook clásico para Windows:
- En la carpeta Calendario, pestaña Inicio, seleccione Compartir calendario y elija el calendario.
- En el cuadro de propiedades del calendario, seleccione Agregar y busque a la persona en la libreta de direcciones.
- Seleccione su nombre, elija el nivel de detalle y Aceptar.
El Outlook clásico tiene un ajuste propio, Activar mejoras del calendario compartido, que lo hace trabajar con el modelo nuevo. Microsoft indica que ya viene activado en los canales de actualización de Microsoft 365 desde la versión 2112 (Canal actual y Canal mensual para empresas) y la 2202 (Canal semestral).
Agregar el calendario de otra persona
La forma más sencilla es aceptar la invitación: en el correo, Aceptar, y el calendario aparece en su lista. Con una cuenta de trabajo también se puede agregar sin invitación, desde Agregar calendario y Agregar del directorio; en ese caso verá lo que el permiso Mi organización permita, normalmente la disponibilidad.
En el nuevo Outlook, los calendarios compartidos no se muestran de fábrica: hay que seleccionar Mostrar todo en la lista de calendarios. Para verlos uno junto a otro, use Vista dividida. En el móvil, Microsoft indica la ruta: la foto de perfil arriba a la izquierda, el signo + y Agregar calendarios compartidos.
Por último, si a alguien le compartieron un calendario hace tiempo y no se actualiza bien, Microsoft propone dos arreglos: que el dueño lo vuelva a compartir, o que quien lo recibe lo quite de su lista y lo vuelva a abrir con una versión actual de Outlook.
Compartir el calendario con alguien de fuera, también con Gmail
Compartir el calendario de Outlook con alguien de otra empresa, o con quien usa Gmail o Google Calendar, funciona, pero no igual que con un compañero. Lo decide primero el administrador: si la organización no permite compartir fuera, Outlook responde «Este calendario no se puede compartir» al agregar una dirección externa. Y después, el tipo de cuenta del otro lado:
| Quién recibe el calendario | Cómo lo recibe | Cada cuánto se actualiza, según Microsoft |
|---|---|---|
| Un compañero del mismo Microsoft 365 | Calendario compartido completo | Al instante |
| Alguien de otra empresa con Microsoft 365, si las dos permiten compartir fuera | Calendario compartido completo | Periódicamente, en la mayoría de los casos dentro de tres horas |
| Alguien con Outlook.com | Vínculo de suscripción ICS | Aproximadamente cada tres horas |
| Alguien con Gmail u otro servicio | Vínculo de suscripción ICS | Lo decide su servicio: en Gmail, cada 24 o 48 horas |
Microsoft añade una condición que explica muchas invitaciones «que no funcionan»: si comparte con alguien que no usa Outlook, por ejemplo con Gmail, esa persona solo puede aceptar la invitación con una cuenta de Microsoft 365 o de Outlook.com. Si no la tiene, le queda la vía del vínculo ICS. En Google Calendar se agrega desde Otros calendarios, Agregar otros calendarios, Desde una URL: se pega el vínculo y se selecciona Agregar calendario.
Un caso calculado
Una reunión se mueve el lunes a las 09:00. Con los tiempos que publica Microsoft:
- El compañero del mismo Microsoft 365 lo ve al instante.
- El de otra empresa con Microsoft 365, en la mayoría de los casos, antes de las 12:00.
- El contador externo que sigue su calendario desde Gmail puede verlo el martes a las 09:00 o incluso el miércoles a la misma hora.
Por lo tanto, si ese contador viene a la reunión, puede llegar a la hora vieja. Para cambios de última hora con gente de fuera, el calendario compartido no basta: hay que avisar con la convocatoria o con un correo.
Publicar un calendario: vínculo HTML o ICS
Publicar un calendario genera dos vínculos que cualquiera puede abrir, sin cuenta ni invitación:
- El vínculo HTML abre el calendario en el navegador.
- El vínculo ICS sirve para suscribirse desde otro programa de calendario.
Para publicarlo en el nuevo Outlook o en la web:
- En el calendario, abra la configuración y vaya a Calendarios compartidos.
- En Publicar un calendario, elija el calendario y el nivel de detalle.
- Seleccione Publicar y copie el vínculo que necesite.
En el Outlook clásico la opción es Publicar en Internet, y para suscribirse a un vínculo ICS de otra persona se usa Agregar calendario y De Internet.
Cuatro cosas que conviene saber antes de enviar el vínculo:
- Cualquiera que tenga el vínculo puede ver el calendario. Si se reenvía, ya no controla quién lo ve. Por eso conviene publicar solo la disponibilidad.
- Descargar el ICS no es lo mismo que suscribirse. Microsoft explica que, si el destinatario descarga el archivo y lo importa, los eventos se copian pero no recibe ninguna actualización. Google lo dice igual: lo importado no se mantiene sincronizado.
- Un calendario publicado no muestra todo. Según la referencia de Microsoft, de fábrica incluye solo tres meses hacia atrás y tres hacia delante. Publicado hoy, 19 de octubre de 2026, llega hasta el 19 de enero de 2027: un evento de marzo de 2027 no aparece. El administrador puede ampliarlo hasta un año.
- Los calendarios publicados son de solo lectura, aunque el nivel elegido sea de edición.
Finalmente, para dejar de publicarlo, vuelva a Calendarios compartidos y seleccione Cancelar publicación.
Dejar de compartir el calendario y cambiar los permisos
Para cambiar el nivel de alguien o dejar de compartir el calendario en Outlook en la web, haga clic con el botón derecho en el calendario, elija Uso compartido y permisos, busque a la persona y cambie el nivel o quítela. En el Outlook clásico, en la pestaña Carpeta, abra las propiedades del calendario, vaya a Permisos, seleccione a la persona y Quitar.
Lo que pasa después no es igual para todos, y Microsoft lo detalla:
- Un compañero de la misma organización no pierde el calendario si el permiso Mi organización permite ver algo: baja a ese nivel, normalmente la disponibilidad. Solo desaparece de su lista si Mi organización está en «Ninguno».
- Alguien de otra organización deja de recibir cambios, pero su copia no se borra. Seguirá viendo los eventos que ya tenía.
- El cambio de permisos se aplica al instante si lo hace desde Outlook en la web, el móvil o Mac; desde otra aplicación, puede tardar unas horas.
En consecuencia, si dejó de trabajar con un proveedor y su calendario tenía detalles, quitarle el permiso no borra lo que ya vio.
Delegado: alguien que lleva su agenda
Un delegado puede crear, cambiar y borrar eventos, y además recibe y responde las convocatorias en su nombre. Por eso es lo que necesita una asistente o el responsable de la agenda de un gerente. Microsoft precisa que el acceso delegado solo existe con cuentas de trabajo o de centro educativo de Microsoft 365, y recomienda que un solo delegado administre cada calendario compartido para tener la mejor experiencia.
En el Outlook clásico, la configuración de delegados decide a quién llegan las convocatorias: la opción recomendada es Solo mis delegados, pero enviarme una copia de las convocatorias de reunión y de las respuestas.
No puedo compartir el calendario: causas y soluciones
Cuando no puedo compartir el calendario o el otro no lo ve bien, la causa casi siempre está en uno de estos casos.
Al intentar compartir
| Lo que pasa | La causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| La opción de compartir aparece atenuada | El administrador tiene una directiva que impide compartir calendarios | Consulte al administrador |
| «Este calendario no se puede compartir» | La dirección no es válida, es un grupo de Microsoft 365 o es de alguien de fuera y la organización no permite compartir fuera | Revise la dirección; para un grupo, use el calendario del grupo; para externos, pida al administrador que lo permita o publique el calendario |
| La persona de Gmail no puede aceptar la invitación | Solo se acepta con una cuenta de Microsoft 365 o de Outlook.com | Envíele el vínculo ICS y que se suscriba desde Google Calendar |
Cuando el calendario ya está compartido
| Lo que pasa | La causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| El otro ve una reunión que ya cambió | Su calendario llega por ICS o desde otra empresa, y se actualiza cada pocas horas o cada uno o dos días | Avise los cambios urgentes por correo o con la convocatoria |
| No veo el calendario que me compartieron en el nuevo Outlook | Los calendarios compartidos no se muestran de fábrica | Seleccione Mostrar todo en la lista de calendarios |
| Un calendario compartido hace tiempo no se actualiza bien | Sigue en el modelo antiguo de uso compartido | Que el dueño lo vuelva a compartir, o quítelo de su lista y vuelva a abrirlo |
| El cliente dejó de ver eventos de dentro de cinco meses | El calendario publicado cubre tres meses hacia delante de fábrica | Pida al administrador que amplíe el periodo publicado |
| Quité el permiso a alguien de fuera y sigue viendo eventos | Su copia deja de actualizarse, pero no se borra | Su copia no se borra desde aquí; la próxima vez, comparta menos detalle con personas de fuera |
| Un programa externo que lee el calendario va con retraso | Microsoft indica que la API de servicios web de Exchange (EWS) no admite la sincronización instantánea | Consulte al proveedor de ese programa |
Para el administrador: uso compartido externo y permisos
El uso compartido con personas de fuera se activa en el Centro de administración de Microsoft 365, en Settings (Configuración), Org Settings (Configuración de la organización), pestaña Services (Servicios), Calendar (Calendario). Ahí se decide si los usuarios pueden compartir con personas de otras organizaciones con Microsoft 365 o Exchange, si se permite el acceso anónimo con una invitación por correo y qué nivel de detalle se ofrece en ese caso. Las reglas por dominio viven en las directivas de uso compartido del Centro de administración de Exchange.
Las órdenes de PowerShell
Antes de tocar permisos con el módulo de Exchange Online, conviene saber cómo se llama la carpeta. 🔴 El nombre depende del idioma del buzón: los ejemplos de Microsoft escriben :\Calendar, y la propia ayuda de Microsoft en español dice que el calendario principal se llama «Calendario». La forma segura es preguntarle al buzón:
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@empresa.com.co
Get-MailboxFolderStatistics -Identity gerencia@empresa.com.co -FolderScope Calendar | Select-Object Name,FolderPath
Get-MailboxFolderPermission -Identity "gerencia@empresa.com.co:\Calendario"Después, con el nombre correcto, así se da un permiso, se convierte a alguien en delegado y se quita el acceso:
Add-MailboxFolderPermission -Identity "gerencia@empresa.com.co:\Calendario" -User ana.gomez@empresa.com.co -AccessRights Reviewer -SendNotificationToUser $true
Add-MailboxFolderPermission -Identity "gerencia@empresa.com.co:\Calendario" -User asistente@empresa.com.co -AccessRights Editor -SharingPermissionFlags Delegate,CanViewPrivateItems
Remove-MailboxFolderPermission -Identity "gerencia@empresa.com.co:\Calendario" -User ana.gomez@empresa.com.coAdemás, así se revisa la publicación del calendario, se amplía a un año y se cambia el vínculo si se filtró:
Get-MailboxCalendarFolder -Identity "gerencia@empresa.com.co:\Calendario"
Set-MailboxCalendarFolder -Identity "gerencia@empresa.com.co:\Calendario" -PublishDateRangeFrom OneYear -PublishDateRangeTo OneYear
Set-MailboxCalendarFolder -Identity "gerencia@empresa.com.co:\Calendario" -ResetUrl
Get-SharingPolicy | Format-List Name,Default,Enabled,DomainsTres advertencias de la documentación de Microsoft:
- Sin
-SendNotificationToUser $true, el permiso se da en silencio: no llega ninguna invitación y la persona tiene que agregar el calendario por su cuenta. Set-MailboxFolderPermissionpuede quitar un delegado sin avisar. Si se cambia el permiso de un delegado usando-SendNotificationToUsery sin-SharingPermissionFlags, ese parámetro toma el valorNoney la persona deja de ser delegado.-SharingPermissionFlagssolo funciona con el rolEditor, yCanViewPrivateItemsexige que también vayaDelegate.
Qué comprobamos para esta guía
- Los pasos, los niveles de permiso y los tiempos de actualización salen de las páginas de ayuda de Microsoft, en español e inglés; la ruta de Google Calendar, de la ayuda de Google.
- Los textos del Outlook clásico que cita la guía («Activar mejoras del calendario compartido», «Publicar en Internet», «Puede editar», «Delegado», el aviso de los permisos personalizados y las opciones de delegados) se leyeron de los recursos en español del Outlook instalado en este equipo, que no tiene ninguna cuenta configurada.
- Las órdenes de PowerShell se validaron contra el módulo de Exchange Online y la referencia oficial de cada cmdlet, sin conectarse a ninguna organización.
- Los casos de la reunión movida y del calendario publicado son cálculos con las reglas de Microsoft. No compartimos calendarios con una cuenta real.
Preguntas frecuentes sobre compartir calendario en Outlook
¿Puedo compartir mi calendario de Outlook con alguien que usa Gmail?
Sí, pero esa persona solo puede aceptar la invitación con una cuenta de Microsoft 365 o de Outlook.com. Si no la tiene, se suscribe con el vínculo ICS desde Google Calendar, y los cambios le llegan cada 24 o 48 horas, según Microsoft.
¿Qué ve alguien con «Puede ver cuando estoy ocupado»?
Solo las horas en que tiene algo en el calendario, sin título ni lugar. Es el nivel adecuado para coordinar reuniones sin mostrar de qué tratan.
¿Cómo dejo de compartir mi calendario en Outlook?
En Outlook en la web, botón derecho en el calendario, Uso compartido y permisos, y quite a la persona. Tenga en cuenta que, si era de otra organización, su copia deja de actualizarse pero no se borra.
¿Por qué no veo un calendario compartido en el nuevo Outlook?
Porque los calendarios compartidos no se muestran de fábrica. Seleccione Mostrar todo en la lista de calendarios.
Cómo lo aborda KHARONTE
Cada persona comparte su calendario, pero si se permite compartir fuera de la empresa, con cuánto detalle y quién lleva la agenda de quién son decisiones de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas y Google Workspace: usuarios, licencias, buzones y su configuración. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando un calendario no aparece o no se actualiza, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.
Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft y de Google: compartir un calendario de Outlook como de solo lectura, compartir su calendario en Outlook en la web, uso compartido del calendario en Microsoft 365, acerca de los delegados, compartir calendarios con usuarios externos, las referencias de Add-MailboxFolderPermission y Set-MailboxCalendarFolder, y la ayuda de Google para agregar un calendario con un vínculo.
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