Firma en Outlook: cómo crearla, ponerle logotipo y unificarla en la empresa

La firma en Outlook es el bloque de texto que se añade al final de cada correo: su nombre, su cargo, la empresa, un teléfono y, muchas veces, el logotipo. Bien hecha, ahorra escribir lo mismo cien veces al día y hace que todos los correos de la empresa se vean iguales. Mal hecha, llega como un adjunto extraño, no se ve en el teléfono del cliente o pesa más que el propio mensaje.

Esta guía explica cómo crear una firma en Outlook en el nuevo Outlook, en el clásico, en la web y en el teléfono, cómo poner una firma en Outlook con imagen sin que pese de más y cómo unificar la firma corporativa en Outlook para toda la empresa. Además, recoge por qué la firma de Outlook no aparece a veces y qué hacer en cada caso. Es para quien usa Outlook en la oficina con una cuenta de Microsoft 365, y tiene un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con la guía de las reglas en Outlook y la del buzón compartido en Outlook.

Qué es la firma en Outlook y dónde se guarda

Según Microsoft, una firma puede incluir texto, vínculos, imágenes y fotos, como una firma manuscrita escaneada o un logotipo. Además, se pueden tener varias firmas para distintos usos, por ejemplo una interna y otra externa, y elegir si se añaden solas a los mensajes nuevos, a las respuestas y a los reenvíos.

Lo que más confunde es dónde vive cada firma. No es lo mismo en todas las versiones, y de eso depende que una firma creada en el ordenador aparezca o no en el teléfono:

Dónde escribe	Dónde se guarda la firma	Aparece en otros dispositivos
Nuevo Outlook para Windows	En el buzón de Microsoft 365	Sí, en el nuevo Outlook y en la web
Outlook en la web	En el buzón de Microsoft 365	Sí, en el nuevo Outlook y en la web
Outlook clásico para Windows	En el equipo; desde la versión 2303, las predeterminadas también en el buzón	Solo las firmas predeterminadas
Outlook para iPhone o Android	En la configuración de la aplicación	No: hay que crearla en la aplicación
Outlook para Mac	En la configuración de Outlook para Mac	No: hay que crearla en el Mac

Microsoft llama a la firma guardada en el buzón firma en itinerancia. Funciona con buzones de Microsoft 365 o de Outlook.com. En cambio, las cuentas de Exchange local, de otros proveedores o las POP e IMAP siguen guardando la firma solo en el equipo.

Antes de crear una firma en Outlook: qué versión usa

Los pasos cambian según el Outlook que tenga. La pista más sencilla: si ve el menú Archivo arriba, usa Outlook clásico. Si no, usa el nuevo Outlook o Outlook en la web, que para las firmas funcionan igual. Microsoft lo dice así: los pasos para crear una firma son los mismos en el nuevo Outlook y en la web. En la guía de las reglas en Outlook está explicada con más detalle la diferencia entre las versiones.

Cómo crear una firma en Outlook nuevo y en la web

En el nuevo Outlook para Windows y en Outlook en la web, la firma se crea desde la configuración:

1. Seleccione Configuración, el icono del engranaje.
2. Vaya a Cuentas y después a Firmas.
3. Si tiene más de una cuenta en el nuevo Outlook, elija la cuenta a la que quiere aplicar la firma.
4. Seleccione Agregar firma (en algunas versiones, Nueva firma) y póngale un nombre que la distinga, como «Externa» o «Interna».
5. Escriba la firma en el cuadro de edición y dele formato: fuente, color, negrita y vínculos.
6. Abajo, marque las casillas Para mensajes nuevos y Para respuestas/reenvíos si quiere que la firma se añada sola. Si las deja en blanco, la tendrá que insertar a mano.
7. Seleccione Guardar.

Para cambiarla después, vuelva a Configuración, Cuentas y Firmas, y seleccione Editar firma junto a la que quiera modificar.

Para insertar una firma a mano mientras escribe un mensaje, vaya a la pestaña Mensaje y, en el grupo Insertar, seleccione Firma. Ahí aparecen todas las firmas guardadas, así que puede elegir la externa para un cliente y la interna para un compañero.

Cómo crear una firma en Outlook clásico

En el Outlook clásico, la firma se crea desde un mensaje nuevo. El cuadro que se abre, Firmas y plantilla, es en realidad de Word: Outlook clásico usa el editor de Word para escribir los mensajes y las firmas. Lo comprobamos en el Outlook instalado en un equipo de pruebas: los rótulos de ese cuadro están en los recursos en español de Word, no en los de Outlook.

1. Abra un mensaje de correo nuevo.
2. En la pestaña Mensaje, seleccione Firma y después Firmas.
3. En Cuenta de correo electrónico, elija la cuenta a la que pertenecerá la firma. Puede tener una firma distinta para cada cuenta.
4. En Seleccionar firma para editar, elija Nueva. En el cuadro Nueva firma, escriba un nombre en «Escriba un nombre para esta firma».
5. En Editar firma, escriba la firma. Si necesita tablas, viñetas o bordes, Microsoft recomienda diseñarla en Word y pegarla en este cuadro.
6. En Elegir firma predeterminada, elija la firma en Mensajes nuevos y, si quiere, también en Respuestas/reenvíos. Con (ninguna), no se añade sola.
7. Seleccione Aceptar.

Un detalle que despista a mucha gente: el Outlook clásico no añade la firma nueva al mensaje que abrió para crearla, aunque la haya elegido para todos los mensajes nuevos. Tendrá que insertarla a mano en ese mensaje; los siguientes ya la llevarán solos.

Para cambiar la firma más adelante, la ruta es Archivo, Opciones, Correo y Firmas.

Firma en Outlook para el teléfono

La aplicación de Outlook para iPhone y para Android tiene su propia firma, que se configura en la aplicación. Y trae una de fábrica: según Microsoft, de forma predeterminada aparece «Obtener Outlook para iOS» o «Obtener Outlook para Android» al final de los correos. Por eso tantos correos de empresa salen desde el teléfono con esa frase en lugar del nombre y el cargo.

Para cambiarla:

1. En la bandeja de entrada, abra el menú y vaya a Configuración.
2. Toque Firma (en Android aparece como cambiar la firma predeterminada).
3. Escriba la firma. Si no quiere ninguna, borre el texto.
4. Guarde y vuelva atrás.

En la aplicación, la firma se escribe con el teclado del teléfono, así que piense en texto: nombre, cargo, empresa y teléfono bastan para un correo profesional.

Firma en Outlook para Mac

En Outlook para Mac, la firma se crea en el menú Outlook, en la configuración, dentro de Firmas, y se elige una predeterminada por cada cuenta para los mensajes nuevos y para las respuestas. Microsoft lo explica en su página de firmas en Outlook para Mac. Esa misma página avisa de que el soporte del Outlook heredado para Mac termina en octubre de 2026; quien aún lo use debería pasar al nuevo Outlook para Mac.

Varias firmas y cuándo se insertan

Tener más de una firma es útil, y casi siempre basta con dos: una completa para los mensajes nuevos y otra corta para las respuestas. Así, una conversación de veinte respuestas no repite veinte veces el bloque entero.

Situación	Qué firma conviene	Cómo se consigue
Mensaje nuevo a un cliente	La completa, con nombre, cargo, empresa, teléfono y web	Elegirla en «Mensajes nuevos»
Respuesta en una conversación	Una corta, con nombre y teléfono	Elegirla en «Respuestas/reenvíos»
Correo a un compañero	La interna, o ninguna	Insertarla a mano desde Mensaje y Firma
Varias cuentas en el mismo Outlook	Una firma por cuenta	Elegir la cuenta antes de crear la firma

Firma en Outlook con imagen: logotipo, banner y redes sociales

Poner el logotipo en la firma es lo más pedido, y también lo que más problemas da. Primero, cómo se inserta; después, lo que pesa y lo que ve quien recibe el correo.

Cómo insertar el logotipo

En el nuevo Outlook y en la web, la imagen se inserta dentro del propio cuadro de edición de la firma, con la barra de formato. En el Outlook clásico, los pasos de Microsoft son estos:

1. Abra un mensaje nuevo y seleccione Firma y Firmas.
2. En Seleccionar firma para editar, elija la firma.
3. Seleccione el botón Imagen, busque el archivo y seleccione Insertar.
4. Para cambiar el tamaño, haga clic con el botón derecho en la imagen y elija Imagen. En la pestaña Tamaño, deje marcada la casilla Bloquear relación de aspecto para que no se deforme.
5. Seleccione Aceptar dos veces.

Microsoft añade un aviso que explica un problema muy común: si la firma lleva etiquetas de Lenguaje de marcado de vectores (VML), algunos elementos pueden aparecer como datos adjuntos en lugar de imágenes en línea. Es lo que pasa cuando el cliente recibe un «image001.png» suelto en vez del logotipo al pie del mensaje.

Lo que pesa la imagen de la firma

Cuando la imagen va incrustada, que es lo normal al insertarla desde el equipo, cada correo lleva su propia copia. El archivo viaja dentro del mensaje, codificado en base64, que ocupa más que el archivo original. Para medir cuánto, montamos el mismo correo (tres párrafos y una firma de cuatro líneas) sin imagen y con cuatro imágenes reales, con la biblioteca de correo de Python, que lo codifica igual que un cliente de correo:

Qué lleva la firma	Tamaño del archivo	Lo que añade a cada correo
Solo texto	—	Nada: el correo entero pesa 982 bytes
Logotipo reducido a 180 × 101 píxeles	6.571 bytes	9.263 bytes
Logotipo original de 1.920 × 1.080 píxeles	33.035 bytes	45.021 bytes
Banner de 600 × 200 píxeles en JPEG	27.819 bytes	37.971 bytes
Banner de 1.600 × 533 píxeles en PNG, hecho con una foto	1.078.850 bytes	1.457.786 bytes

En todos los casos, la imagen añade al correo entre 1,35 y 1,41 veces su tamaño. Un logotipo pequeño no se nota. En cambio, un banner hecho con una foto y guardado en PNG hace que el correo pese más de mil cuatrocientas veces lo que pesaba sin imagen.

Lo que suma en una oficina

Llevado a una oficina, la diferencia se ve en los buzones. Supongamos 30 personas que envían 40 correos al día, entre nuevos y respuestas, durante 21 días hábiles al mes:

Qué lleva la firma	Al mes, por persona	Al año, toda la oficina
Logotipo reducido a 180 × 101 píxeles	7,8 MB	2,8 GB
Logotipo original de 1.920 × 1.080 píxeles	37,8 MB	13,61 GB
Banner de 600 × 200 píxeles en JPEG	31,9 MB	11,48 GB
Banner de 1.600 × 533 píxeles en PNG	1.224,5 MB	440,83 GB

Eso es solo lo que se acumula en los Elementos enviados de quien escribe. Cada destinatario guarda además su propia copia en su buzón.

Lo que hace Word con la imagen al guardar la firma

Quisimos saber qué pasa con un logotipo grande en el Outlook clásico, que guarda las firmas con Word como página web. En un equipo con Word de Microsoft 365, insertamos por automatización el logotipo de 1.920 × 1.080 píxeles en un documento, lo reducimos a 180 píxeles de ancho y lo guardamos como página web. El resultado:

• Word no guardó la imagen original: escribió una copia de 180 × 101 píxeles y 6.571 bytes, que es la que usa la etiqueta de imagen del HTML.
• Además, escribió una segunda copia de 413 × 232 píxeles para el formato VML, el que Microsoft relaciona con las imágenes que llegan como adjuntos.
• Guardado como página web filtrada, solo quedó la copia de 180 × 101.

En otras palabras, en el clásico el logotipo no viaja con su tamaño original, pero la firma guarda dos copias. Del nuevo Outlook y de la web no podemos decir lo mismo, porque no lo medimos. Por eso, la regla práctica sirve para todas las versiones: reduzca la imagen al tamaño con el que se va a ver antes de insertarla. Para una firma, entre 150 y 250 píxeles de ancho suelen bastar.

Imagen incrustada o imagen enlazada

Hay dos formas de poner una imagen en una firma, y cada una tiene su problema:

Forma	Cómo llega	Ventaja	Problema
Incrustada	El archivo viaja dentro del correo	Se ve sin descargar nada	Pesa en cada correo y puede llegar como adjunto
Enlazada	El correo solo lleva la dirección de la imagen en un servidor web	No pesa	Outlook la bloquea de fábrica hasta que el destinatario la descarga

El bloqueo es la configuración predeterminada: según Microsoft, Outlook está configurado para bloquear las descargas automáticas de imágenes de Internet. El destinatario ve una barra de información y, hasta que selecciona Descargar imágenes o agrega al remitente a la lista Remitentes seguros, el logotipo no aparece. Microsoft lo justifica, entre otras cosas, para evitar los píxeles de seguimiento, imágenes invisibles que avisan al remitente de que se leyó el correo.

De ahí sale el consejo más importante de una firma en Outlook con imagen: todo lo que importa debe estar escrito como texto. Si el teléfono y la dirección solo están dentro de la imagen, quien la tenga bloqueada no los verá.

Íconos de redes sociales y plantillas

Para añadir los íconos de LinkedIn, Facebook o X, Microsoft propone guardar antes cada ícono en el equipo, insertarlo en la firma como imagen y, con Insertar e Hipervínculo, enlazarlo a la página de perfil. Cada ícono es una imagen más, con su peso: dos o tres íconos pequeños bastan.

Si no quiere diseñar la firma desde cero, Word tiene plantillas. En Word, vaya a Archivo y Nuevo, busque «Email signature», elija una, cambie los datos y cópiela en el cuadro de la firma de Outlook.

Qué poner en una firma corporativa en Outlook

Una buena firma corporativa en Outlook se lee en dos segundos y funciona aunque el destinatario bloquee las imágenes. Esto es lo que suele bastar:

Elemento	Recomendación
Nombre y apellido	Siempre, como texto
Cargo y área	Siempre, para que el cliente sepa con quién habla
Empresa	El nombre legal o comercial, como texto
Teléfono	Uno, con el indicativo del país: +57 si escribe a otros países
Sitio web	Uno, enlazado
Logotipo	Opcional, reducido antes de insertarlo y nunca como único soporte de los datos
Aviso legal	Corto, solo si la empresa lo exige

Y esto conviene evitarlo: frases célebres, varias direcciones web, imágenes con texto que no está escrito en ningún otro sitio, fuentes que el destinatario no tiene y colores que no se leen sobre fondo oscuro. Además, si la empresa quiere que todas las firmas sean iguales, no lo deje a la buena voluntad de cada persona: el siguiente apartado explica cómo lo hace el administrador.

Firma corporativa en Outlook para toda la empresa (para el administrador)

Cuando la empresa quiere que todas las firmas sean iguales, el administrador de Microsoft 365 tiene dos caminos. Ninguno es perfecto, así que conviene saber qué hace cada uno antes de elegir.

Camino	Dónde se añade la firma	Ventaja	Límite
Regla de flujo de correo	En el servidor, después de enviar	Llega a todo lo que sale, también desde el teléfono	Quien escribe no la ve al redactar, y la imagen tiene que ir enlazada
Firma en el buzón con PowerShell	En Outlook en la web, al redactar	Cada persona la ve y la puede usar	Solo funciona con las firmas en itinerancia desactivadas

Opción 1: una regla de flujo de correo

Exchange Online puede añadir un texto al principio o al final de los mensajes que entran o salen de la organización. Microsoft lo llama aviso de declinación de responsabilidades, pero sirve igual para una firma. Se crea en el Centro de administración de Exchange, en https://admin.exchange.microsoft.com, en Flujo de correo y Reglas: Agregar una regla y Aplicar avisos de declinación de responsabilidades.

Lo que hay que tener en cuenta, según Microsoft:

• Solo a lo que sale. De forma predeterminada, las reglas de flujo de correo se aplican a los mensajes entrantes y salientes. Para que la firma solo vaya a los correos externos, la condición es que el destinatario esté fuera de la organización.
• Datos de cada persona. El texto admite HTML, CSS en línea y variables con los datos del remitente, como %%DisplayName%%, %%Title%%, %%Department%% o %%Phone%%. Esos datos salen del directorio, así que tienen que estar bien escritos en Microsoft 365.
• 5.000 caracteres como máximo, con las etiquetas incluidas. Medido: ni siquiera el logotipo reducido de la tabla anterior cabe dentro del texto, porque en base64 ocupa 8.764 caracteres. La imagen tiene que ir enlazada a un servidor web, y entonces Outlook la bloquea de fábrica hasta que el destinatario la descarga.
• Que no se repita. Para no añadir la firma en cada respuesta de una conversación, Microsoft recomienda una excepción que busque un texto que solo esté en la firma.
• Qué hacer si no puede añadirla. En un mensaje cifrado, la regla no puede modificar el texto. Hay tres opciones: Ajustar (crea un mensaje nuevo y adjunta el original; es la predeterminada), Omitir (entrega el mensaje sin la firma) y Rechazar (lo devuelve al remitente).
• Probar antes. La regla puede crearse en modo de prueba, que solo registra lo que haría, y pasarse después a Forzar.

Opción 1 con PowerShell

Con PowerShell de Exchange Online, la misma regla se crea así. Primero en modo de prueba (Audit) y con la opción de omitir la firma si el mensaje no se puede modificar:

New-TransportRule -Name "Firma corporativa externa" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Append -ApplyHtmlDisclaimerText '<p><b>%%DisplayName%%</b><br>%%Title%% · %%Department%%<br>Empresa S.A.S. · %%Phone%%</p><p>Enviado desde Empresa S.A.S.</p>' -ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction Ignore -ExceptIfSubjectOrBodyContainsWords "Enviado desde Empresa S.A.S." -Mode Audit

Cuando las pruebas salgan bien, se activa:

Set-TransportRule -Identity "Firma corporativa externa" -Mode Enforce

Microsoft propone comprobarla enviándose un correo en texto sin formato y otro en HTML, reenviarlos para ver que la firma no se duplica y enviar también algún correo que no debería llevarla.

Opción 2: la firma en el buzón de cada persona

El cmdlet Set-MailboxMessageConfiguration puede escribir la firma de cada buzón para Outlook en la web, con sus parámetros SignatureHtml, AutoAddSignature y AutoAddSignatureOnReply. Pero la referencia de Microsoft lo deja claro: esos parámetros no funcionan si las firmas en itinerancia están activadas, y lo están de forma predeterminada.

Para usarlos, el administrador tiene que desactivar antes las firmas en itinerancia de toda la organización con Set-OrganizationConfig. Así se consulta su estado y así se desactivan:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@empresa.com
Get-OrganizationConfig | Format-List PostponeRoamingSignaturesUntilLater
Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $true
Set-MailboxMessageConfiguration -Identity ana@empresa.com -SignatureHtml '<p><b>Ana Pérez</b><br>Coordinadora administrativa</p>' -AutoAddSignature $true -AutoAddSignatureOnReply $true

Con $true, las firmas en itinerancia quedan desactivadas en Outlook en la web y en el nuevo Outlook para Windows. Es un cambio para toda la organización, así que conviene probarlo primero y avisar a las personas. Además, Microsoft dice que no tiene previsto permitir la administración de las firmas en itinerancia con Microsoft Graph.

Firmas en itinerancia y complementos de firma

Las firmas en itinerancia llegaron al Outlook clásico con la versión 2303. Al activarse, Outlook copia al buzón solo las firmas elegidas como predeterminadas para mensajes nuevos o para respuestas y reenvíos; las demás se quedan en el equipo. Además, Microsoft avisa de que los complementos de terceros que gestionaban las firmas dejan de funcionar con esta característica.

Si la empresa usa uno de esos complementos, Microsoft da un valor del registro para desactivar las firmas en itinerancia en el Outlook clásico, DisableRoamingSignatures con el valor 1, en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup o en su ruta de directivas de grupo. Para un equipo concreto, con PowerShell:

$k = 'HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup'
if (-not (Test-Path $k)) { New-Item -Path $k -Force | Out-Null }
New-ItemProperty -Path $k -Name DisableRoamingSignatures -PropertyType DWord -Value 1 -Force | Out-Null

En una empresa, lo normal es aplicarlo con una directiva de grupo o con Intune, no equipo por equipo.

Por qué la firma de Outlook no aparece

Estos son los casos más habituales, con su causa y lo que hay que hacer. Primero, los que tienen que ver con la configuración de cada persona.

Cuando la firma de Outlook no aparece en los correos

Lo que pasa	Causa probable	Qué hacer
Creó la firma, pero no sale en los correos	No la eligió como predeterminada	Elíjala en «Mensajes nuevos» y en «Respuestas/reenvíos», o en las casillas del nuevo Outlook
No salió en el mensaje con el que la creó	El clásico no la añade al mensaje que ya estaba abierto	Insértela a mano esta vez; los siguientes la llevarán
Sale en los mensajes nuevos, pero no en las respuestas	Solo eligió la firma para los mensajes nuevos	Elija también una para respuestas y reenvíos
La firma del clásico no aparece en la web ni en el nuevo Outlook	Solo viajan al buzón las firmas predeterminadas	Elíjala como predeterminada o créela en el nuevo Outlook
Una firma recién creada desaparece al cabo de un rato	Un fallo de sincronización ya corregido por Microsoft en noviembre de 2024	Actualice Office; si sigue, Microsoft propone renombrar la clave HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\Settings a Settings_old y reiniciar Outlook
Desde el teléfono sale «Obtener Outlook para Android»	Es la firma de fábrica de la aplicación	Cámbiela en la configuración de la aplicación
Con una cuenta personal, la firma no está en la web	Con una cuenta de Microsoft hay que crear la firma en los dos productos	Créela también en Outlook en la web

Cuando falla la imagen o la firma de la empresa

Los siguientes casos dependen de la imagen o de cómo administra la empresa las firmas:

Lo que pasa	Causa probable	Qué hacer
El destinatario recibe un «image001.png» como adjunto	La imagen de la firma llega como dato adjunto, algo que Microsoft relaciona con el formato VML	Vuelva a insertar la imagen con el botón Imagen de la firma, ya reducida
El destinatario no ve el logotipo	Es una imagen enlazada y su Outlook bloquea la descarga	Escriba los datos como texto; la imagen es un adorno
El complemento de firmas dejó de funcionar	Las firmas en itinerancia lo desactivan	Hable con el administrador: valor DisableRoamingSignatures
La firma corporativa se repite en cada respuesta	La regla de flujo de correo no tiene la excepción	Añada la excepción con un texto que solo esté en la firma

Cómo comprobar su firma en Outlook antes de darla por buena

Una firma se ve distinta en cada programa, así que no basta con mirarla en su propio Outlook. Antes de dejarla fija, haga tres pruebas:

1. Envíese un correo a una cuenta personal, de otro proveedor, y ábralo en el ordenador y en el teléfono.
2. Ábralo con las imágenes bloqueadas. Si con el logotipo oculto falta algún dato, ese dato tiene que estar escrito como texto.
3. Responda a ese correo y compruebe qué firma sale en la respuesta y que no se repite la completa.

Si el logotipo llega como adjunto o pesa más de lo debido, vuelva a insertarlo ya reducido. Si su firma en Outlook cumple estas tres pruebas, servirá en casi cualquier bandeja de entrada.

Cómo se comprobó esta guía

Los pasos salen de la ayuda de Microsoft en español, contrastados con los rótulos del Outlook clásico 16.0.20430 instalado en un equipo de pruebas: el cuadro «Firmas y plantilla», «Seleccionar firma para editar», «Elegir firma predeterminada», «Mensajes nuevos», «Editar firma» y «Nueva firma» están en los recursos en español de Word, lo que confirma que el clásico edita las firmas con Word. Ese Outlook no tenía ninguna cuenta configurada, así que no se envió ningún correo real. Lo que hace Word con el logotipo se midió con Word por automatización, y el peso de cada firma, con correos montados con Python. Las órdenes de PowerShell se validaron sin conectarse a ninguna organización, contra el módulo instalado y la referencia oficial de cada cmdlet.

Preguntas frecuentes sobre la firma en Outlook

¿Puedo tener varias firmas en Outlook?

Sí, en todas las versiones de escritorio y en la web. Puede elegir una para los mensajes nuevos, otra para las respuestas e insertar cualquiera a mano desde Mensaje y Firma.

¿La firma del ordenador aparece en el teléfono?

No. La aplicación de Outlook para iPhone y Android tiene su propia firma, que se cambia en su configuración.

¿Puedo poner mi firma manuscrita?

Sí, como imagen: Microsoft cita expresamente una firma manuscrita escaneada entre lo que puede llevar una firma. Redúzcala antes de insertarla, como el logotipo.

¿La firma de Outlook es lo mismo que una firma digital?

No. La firma de Outlook es texto al pie del mensaje. La firma digital es otra función: usa un certificado para demostrar quién envió el mensaje y que nadie lo cambió. En el Outlook clásico aparece como «Agregar firma digital al mensaje saliente» y necesita un certificado instalado.

Cómo lo aborda KHARONTE

La firma es un detalle de cada persona, pero en una empresa también es un asunto de administración: que los datos del directorio estén bien, que la firma corporativa llegue a todo lo que sale y que nadie pierda la suya al cambiar de Outlook. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas y Google Workspace: usuarios, licencias, buzones y su configuración. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando la firma no aparece, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft. Son las páginas para agregar y cambiar la firma de correo, las firmas en itinerancia, las firmas que no se sincronizan, el bloqueo de imágenes, las firmas para toda la organización en Exchange Online y la referencia de Set-OrganizationConfig.