Etiquetas en Gmail: cómo crearlas, usarlas como carpetas y borrarlas

Las etiquetas en Gmail son la forma que tiene Google de ordenar el correo: en lugar de guardar cada mensaje en una carpeta, se le pone un nombre, como «Clientes» o «Facturas», y el mensaje aparece en esa lista a la izquierda de Recibidos. Crear etiquetas en Gmail lleva un minuto, pero quien llega de Outlook las busca como carpetas y se confunde, porque funcionan distinto: un correo puede llevar varias a la vez, borrarlas no borra los mensajes y, en otro programa de correo, cada etiqueta se convierte en una carpeta.

Esta guía explica cómo crear etiquetas en Gmail, cómo anidarlas y darles color, cómo ponerlas a un correo y hacer que salga de Recibidos, cómo usar las etiquetas de Gmail en el celular, cómo aplicarlas solas con un filtro y qué pasa al eliminar etiquetas en Gmail. Trae también lo que conviene saber si el correo se lee en Outlook y un apartado para el administrador de Google Workspace. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con la guía de la firma en Gmail y la de reglas en Outlook, que es lo más parecido en el correo de Microsoft.

Etiquetas y carpetas: en qué se diferencian

La ayuda de Google lo dice en su primera línea: las etiquetas son diferentes de las carpetas. Por eso, quien busca carpetas en Gmail tiene que pensar de otra manera. La guía de la API de Gmail lo precisa: una etiqueta tiene una relación de muchos a muchos con los mensajes, así que un correo puede llevar varias y una etiqueta puede estar en muchos correos.

La última fila es la que más tranquiliza a quien ordena el correo: según la referencia de la API, borrar una etiqueta la quita de los mensajes a los que estaba aplicada. Borra la etiqueta, no los correos.

Crear etiquetas en Gmail en la computadora

Para crear etiquetas en Gmail desde el navegador:

1. Abra Gmail y, a la izquierda, junto a «Etiquetas», haga clic en Crear etiqueta nueva.
2. Escriba el nombre de la etiqueta.
3. Si quiere que quede dentro de otra, marque Anidar etiqueta dentro de y elija la etiqueta principal.
4. Haga clic en Crear.

La etiqueta aparece en la lista de la izquierda.

Subetiquetas: una etiqueta dentro de otra

Anidar sirve para armar algo parecido a un árbol de carpetas: una etiqueta «Clientes» y, dentro, una por cliente. Conviene decidir la estructura antes de crear muchas, porque un árbol de cinco niveles cuesta más de recorrer que una lista corta. Una regla práctica para la oficina: una etiqueta principal por tipo de correo (clientes, proveedores, facturas, personal) y, si hace falta, un nivel debajo.

El color de las etiquetas de Gmail

Para cambiar el color, ponga el cursor sobre el nombre de la etiqueta, haga clic en Más y luego en Color de la etiqueta. Puede elegir uno de los colores estándar o hacer clic en Agregar color personalizado para crear el suyo.

Google admite hasta 100 colores personalizados, y cada combinación de fondo y color de texto cuenta como uno. Si un color nuevo no se guarda, es probable que haya llegado a ese límite: use un color estándar o reutilice uno de los personalizados.

🟢 No todos los colores se leen bien. Calculamos el contraste de la paleta que admite la API de Gmail: de 112 fondos posibles, el texto blanco solo alcanza el contraste mínimo recomendado para texto normal (4,5 a 1) en 42. El azul claro de la paleta da 3,58 a 1 y el verde claro 3,11 a 1. Para etiquetas que se lean a simple vista, elija un fondo oscuro con texto blanco o un fondo claro con texto negro.

Cómo poner etiquetas de Gmail a un correo

Hay tres formas de etiquetar en la computadora:

• Desde Recibidos: marque la casilla junto al correo, haga clic arriba en Etiquetas y elija la que quiere aplicar. Puede marcar varias.
• Al escribir un correo nuevo: en la ventana de redacción, abajo a la derecha, haga clic en Más opciones y luego en Etiqueta. El mensaje enviado queda ya clasificado.
• Para cambiarlo de etiqueta: marque el correo, haga clic en Etiquetas, desmarque la actual y marque la nueva.

Que el correo salga de Recibidos: archivar

Poner una etiqueta no saca el correo de Recibidos: el mensaje sigue ahí y además aparece en la etiqueta. Para que la etiqueta funcione como una carpeta, después de etiquetarlo archívelo: marque el correo y haga clic en Archivar, o pulse la tecla E.

Un correo archivado desaparece de Recibidos, pero no se borra: sigue en su etiqueta y en Todos, y la búsqueda in:archive lo encuentra. Y si alguien responde un mensaje archivado, la respuesta vuelve a Recibidos. Para traer de vuelta un correo archivado, búsquelo, márquelo y haga clic en Mover a Recibidos.

Etiquetas de Gmail en el celular

En la aplicación de Gmail se crean y se aplican las mismas etiquetas que en la computadora: son de la cuenta, no del equipo. Los pasos cambian de un sistema a otro:

Con las etiquetas de Gmail en el celular hay un atajo útil para quien clasifica mucho: una acción de deslizamiento. En la configuración de la aplicación, en las Acciones de deslizamiento, puede asignar a «Deslizar hacia la derecha» o «Deslizar hacia la izquierda» la acción de mover el correo a una etiqueta.

En el iPhone, etiquetar de forma automática

La ayuda de Google para iPhone y iPad describe una opción que no aparece en la de Android: en Personalizaciones de Recibidos, Etiquetas, al tocar una etiqueta se puede pulsar Agregar y escribir en el campo «De» un nombre o una dirección. Desde ahí, los mensajes nuevos que coincidan con ese criterio llevan la etiqueta solos. Para más de un criterio, como un asunto o una palabra, se toca Y.

Etiquetar solos los correos que llegan: un filtro

En la computadora, la forma de que los correos lleguen ya etiquetados es un filtro de Gmail, que puede enviar el mensaje a una etiqueta, archivarlo, destacarlo, borrarlo o reenviarlo. Los filtros dan para una guía propia; aquí basta con el caso de la etiqueta:

1. En el cuadro de búsqueda, haga clic en Mostrar opciones de búsqueda.
2. Escriba el criterio, por ejemplo el dominio de un cliente en el campo del remitente. Antes de seguir, pulse Buscar para ver qué correos coinciden.
3. Abajo de la ventana, haga clic en Crear filtro.
4. Elija la acción de aplicar la etiqueta y, si quiere que no pase por Recibidos, la de archivar.
5. Haga clic en Crear filtro.

Un atajo: marque un correo del remitente, haga clic en Más y luego en Filtrar mensajes como estos. Gmail llena el criterio por usted.

La ayuda de Google hace una advertencia sobre las respuestas: cuando alguien responde a un mensaje filtrado, la respuesta solo se filtra si también cumple el criterio. Si el filtro mira el remitente, la respuesta de un compañero a ese hilo no lleva la etiqueta. Los filtros se editan o se borran en Ver toda la configuración, pestaña Filtros y direcciones bloqueadas, y desde ahí también se exportan a un archivo .xml y se importan desde una copia.

Buscar correos por etiquetas de Gmail

La búsqueda de Gmail tiene operadores para las etiquetas:

🟢 has:nouserlabels es la forma más rápida de saber qué falta por clasificar. Google aclara que las etiquetas se agregan a un mensaje y no a una conversación completa, y eso explica el apartado siguiente.

Editar, ocultar y eliminar etiquetas en Gmail

En la computadora, ponga el cursor sobre el nombre de la etiqueta y haga clic en Más:

• Para cambiarle el nombre, elija la opción de editar.
• Para eliminarla, elija Quitar etiqueta.

Antes de eliminar etiquetas en Gmail, tenga presente lo que dice la referencia de la API: el borrado es inmediato y permanente, y la etiqueta se quita de los mensajes y conversaciones a los que estaba aplicada. Los correos no se borran, pero sí pierden esa clasificación. Si solo estorba en la lista, es mejor ocultarla: en Ver toda la configuración, pestaña Etiquetas, junto a cada una aparecen Mostrar y Ocultar.

Por qué una respuesta nueva no lleva la etiqueta

Esta es la duda que más confunde a quien empieza a usar etiquetas en Gmail. La ayuda de Google lo explica en una nota: con la vista de conversación activada, la etiqueta se aplica solo a los mensajes que ya existen, no a las respuestas nuevas. La guía de la API dice lo mismo desde dentro: los mensajes que se agregan a un hilo después de etiquetarlo no heredan la etiqueta.

En la pantalla casi no se nota, porque la conversación sigue apareciendo en la etiqueta mientras alguno de sus mensajes la lleve. Según esas mismas fuentes, se nota en tres casos:

• has:nouserlabels muestra respuestas de conversaciones que usted ya había clasificado.
• En Outlook o en otro programa conectado por IMAP, la respuesta no aparece en la carpeta de esa etiqueta.
• Si quita la etiqueta del único mensaje que la tenía, la conversación entera sale de la etiqueta.

La solución es volver a etiquetar la conversación cuando lleguen respuestas que importan, o dejar que lo haga un filtro cuyo criterio también cubra las respuestas, por ejemplo el asunto.

Cuántas etiquetas en Gmail se pueden tener

🔴 Las fuentes de Google no dan la misma cifra. La ayuda de Gmail, en español y en inglés, dice que se pueden crear hasta 5.000 etiquetas. La referencia de la API de Gmail dice que el máximo por buzón es 10.000. No encontramos una explicación de la diferencia, así que el número seguro es el menor: hasta 5.000.

En la práctica, ninguna oficina debería acercarse a esa cifra. Si una cuenta tiene cientos de etiquetas, suele ser porque se creó una por cliente o por proyecto y nunca se retiraron las viejas; ese es el momento de agrupar y ocultar.

Las pestañas de Recibidos no son etiquetas suyas

Principal, Social, Promociones, Notificaciones y Foros son categorías que Gmail llena solo cuando Recibidos usa el tipo «Predeterminado». Por dentro también son etiquetas, pero del sistema: la API las llama CATEGORY_SOCIAL, CATEGORY_PROMOTIONS y así, y no se pueden crear categorías propias. Para cualquier otra clasificación, Google remite a las etiquetas.

Dos datos de esa ayuda que conviene conocer: los correos archivados no aparecen en las categorías, y con más de 250.000 correos en Recibidos no se puede usar el tipo «Predeterminado».

Las etiquetas de Gmail en Outlook o en otro programa por IMAP

Cuando Gmail se agrega a Outlook, Apple Mail o Thunderbird, sus mensajes y etiquetas se sincronizan con ese programa. La documentación de Google para desarrolladores lo dice así: Gmail trata las etiquetas como carpetas a efectos de IMAP. Eso tiene consecuencias:

• Un correo con dos etiquetas aparece en dos carpetas. Es el mismo mensaje en Gmail, pero el programa lo muestra en cada una.
• Borrar un correo dentro de una carpeta de etiqueta no siempre lo borra de Gmail. La ayuda de Google indica que los mensajes borrados desde una carpeta de IMAP se encuentran en la etiqueta «Todos».
• Se puede elegir qué etiquetas ve el programa. La guía de Microsoft para Outlook indica el camino: en Gmail, Configuración, Ver toda la configuración, pestaña Etiquetas, y la casilla Mostrar en IMAP de cada etiqueta.
• Las carpetas muy grandes se pueden limitar. Si el programa falla o tarda en descargar, Google recomienda sincronizar solo carpetas de hasta 10.000 correos, en la pestaña Reenvío y correo POP/IMAP. En una cuenta de Google Workspace administrada por la empresa, esa pestaña puede no estar disponible.

Además, Gmail admite la misma cuenta en hasta 15 programas a la vez; con más aparece el error «Too many simultaneous connections». Y para conectarse hay que usar la opción «Acceder con Google» del programa: Gmail ya no admite aplicaciones que pidan el usuario y la contraseña.

Problemas frecuentes con las etiquetas de Gmail

Para el administrador de Google Workspace

Las etiquetas son de cada persona: solo ella las ve y las ordena. Aun así, hay dos momentos en los que le toca intervenir al administrador: cuando la empresa llega desde Exchange o Microsoft 365 y cuando quiere que todos empiecen con la misma estructura.

Al migrar desde Exchange, las carpetas se vuelven etiquetas

La documentación de Google para la importación de datos desde Exchange Online explica cómo llegan las carpetas:

• Las carpetas y subcarpetas de correo se importan como etiquetas con el mismo nombre, y la ruta completa de la carpeta pasa a ser el nombre de la etiqueta.
• Si una carpeta se llama como una etiqueta reservada del sistema, sus mensajes van a esa etiqueta reservada.
• Una barra dentro del nombre de una carpeta se convierte en guion bajo.
• Los mensajes que estaban en más de una carpeta se importan una sola vez.
• Los mensajes de alta importancia llegan con la etiqueta Importante, y los archivados con una etiqueta personalizada Archive_.
• No se importan las carpetas compartidas.

🔴 El límite de 225 caracteres no se trata igual en las dos herramientas de Google. Con la importación de datos de Exchange Online, una carpeta cuya ruta pasa de 225 caracteres no se crea como etiqueta, pero sus mensajes sí se importan. Con GWMME (Google Workspace Migration for Microsoft Exchange), esa carpeta no se migra y sus mensajes tampoco. Antes de migrar con GWMME, conviene buscar en el buzón de origen las rutas muy largas y acortarlas.

Después de la migración, cada persona encuentra sus carpetas a la izquierda, como etiquetas. Lo que cambia es la costumbre: el correo que antes se movía ahora se etiqueta y se archiva, y esta guía es buen material para el primer día.

Las mismas etiquetas para todos, con la API de Gmail

Si la empresa quiere que todos tengan, por ejemplo, «Clientes», «Proveedores» y «Facturas», la API de Gmail lo hace con el método users.labels.create. La guía de Google indica que para administrar etiquetas basta el alcance gmail.labels, que clasifica como no sensible y que, según su descripción, permite ver y editar las etiquetas.

Para que una cuenta de servicio cree etiquetas en los buzones de otras personas necesita delegación de todo el dominio, que autoriza un superadministrador en Seguridad, Control de acceso y datos, Controles de API y Administrar la delegación de todo el dominio, con solo ese alcance. Google advierte que, con esa delegación, la aplicación tiene acceso a los datos de todos los usuarios, y recomienda revisar de forma periódica las cuentas de servicio y sus alcances.

Así se ve para una persona, en Python, con las bibliotecas google-auth y google-api-python-client. Primero lee las etiquetas que ya tiene, para no duplicar ninguna:

from google.oauth2 import service_account
from googleapiclient.discovery import build

ALCANCE = ["https://www.googleapis.com/auth/gmail.labels"]
USUARIO = "ana.gomez@empresa.com.co"
ETIQUETAS = {"Clientes": "#285bac", "Proveedores": "#0b804b", "Facturas": "#822111"}

cred = service_account.Credentials.from_service_account_file(
    "cuenta-de-servicio.json", scopes=ALCANCE).with_subject(USUARIO)
gmail = build("gmail", "v1", credentials=cred)
existentes = {e["name"] for e in
              gmail.users().labels().list(userId="me").execute().get("labels", [])}
for nombre, fondo in ETIQUETAS.items():
    if nombre in existentes:
        continue
    gmail.users().labels().create(userId="me", body={
        "name": nombre,
        "labelListVisibility": "labelShow",
        "messageListVisibility": "show",
        "color": {"backgroundColor": fondo, "textColor": "#ffffff"},
    }).execute()

Tres detalles de la referencia de la API que el ejemplo respeta:

• Los colores no son libres. El texto y el fondo tienen que salir de una paleta fija; el documento técnico de la API admite 113 valores (la página de referencia lista 102). Los tres fondos del ejemplo, con texto blanco, superan el contraste de 4,5 a 1: 6,60, 5,00 y 9,66.
• Hay nombres reservados. Una etiqueta personalizada no puede llamarse como una del sistema, como INBOX, SPAM o TRASH; si lo intenta, la API responde con el error 400 «Invalid label name».
• Las etiquetas del sistema no se crean ni se cambian. Solo las de tipo user admiten color.

Para toda la empresa se repite con cada usuario del directorio. Como cada persona puede después cambiar el nombre o borrar sus etiquetas, el script sirve para empezar igual, no para mantener una estructura fija.

Qué comprobamos para esta guía

• Los pasos y los rótulos salen de la ayuda de Gmail para computadora, Android y iPhone y de sus ayudas de archivar, filtros, búsqueda, categorías e IMAP, en español de Latinoamérica y en inglés. La ayuda en español está traducida con tecnología de IA, según dice cada página: en negrita solo van los rótulos que aparecen así en ella.
• Los límites y el funcionamiento por dentro salen de la guía y la referencia de la API de Gmail, de la documentación de IMAP para desarrolladores y de las dos guías de migración desde Exchange. La diferencia entre 5.000 y 10.000 etiquetas, y la del límite de 225 caracteres, están en las fuentes tal como las contamos.
• El contraste de los colores se calculó con la paleta del documento de descubrimiento de la API (revisión del 12 de octubre de 2026) y la fórmula de las WCAG: de 12.656 combinaciones de texto y fondo, 2.900 llegan a 4,5 a 1.
• El ejemplo de la API se validó sin ejecutarlo contra ninguna organización: compila, y los métodos, parámetros, campos, valores, colores y alcance existen en ese documento. No creamos etiquetas en una cuenta real.

Preguntas frecuentes sobre las etiquetas en Gmail

¿Gmail tiene carpetas?

No. Tiene etiquetas, que pueden funcionar como carpetas si después de etiquetar un correo se archiva. A diferencia de una carpeta, un correo puede llevar varias.

¿Al eliminar etiquetas en Gmail se borran los correos?

No. Al eliminar etiquetas en Gmail, cada etiqueta se quita de los mensajes, que siguen en Todos y en las demás etiquetas que tengan. Lo que se pierde es esa clasificación.

¿Cuántas etiquetas puedo crear?

La ayuda de Gmail dice que hasta 5.000; la referencia de la API, que hasta 10.000 por buzón. Tome como límite el menor.

¿Quien recibe mi correo ve mis etiquetas?

No. Solo usted ve sus etiquetas.

¿Por qué no veo mis etiquetas en Outlook?

Lo más común es que en la pestaña Etiquetas de la configuración de Gmail no tengan marcado Mostrar en IMAP. Márquelo en cada etiqueta que quiera ver en Outlook.

Cómo lo aborda KHARONTE

Cada persona ordena su correo como prefiere, pero migrar los buzones desde Exchange sin perder carpetas, decidir si todos empiezan con la misma estructura y conectar Gmail con Outlook sin duplicados son tareas de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 y Google Workspace para empresas: usuarios, licencias, correo y su configuración. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando una etiqueta desaparece o el correo no llega a Outlook, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Google y de Microsoft: crear y administrar etiquetas en la computadora, en Android y en iPhone, archivar mensajes, crear filtros, operadores de búsqueda, categorías de Recibidos, Gmail en otro programa de correo, configuración de IMAP, la guía de la API para administrar etiquetas y su referencia, las extensiones de IMAP de Gmail, lo que se importa desde Exchange Online y con GWMME, delegación de todo el dominio y la guía de Microsoft para mostrar u ocultar carpetas de IMAP.