Firma en Gmail: cómo crearla, ponerle logotipo y usarla en el celular

La firma en Gmail es el bloque de texto, y a veces una imagen, que aparece al final de cada correo: nombre, cargo, empresa y teléfono. Bien hecha, ahorra escribir los datos en cada mensaje y hace que todo el equipo se presente igual. Las dudas, sin embargo, se repiten: cómo poner firma en Gmail, por qué la firma en Gmail con imagen no muestra el logotipo a quien recibe el correo, por qué el celular envía otra firma y cómo logra la empresa que todos usen la misma.

Esta guía explica cómo crear y editar la firma en la computadora, cómo tener varias, cómo agregar un logotipo del tamaño correcto, cómo configurar la firma de Gmail en el celular y qué hacer cuando no aparece o se ve mal. También trae un apartado para el administrador de Google Workspace. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con la guía de la firma en Outlook y la de Google Drive para escritorio.

Qué lleva una buena firma de Gmail

La ayuda de Google define la firma como un texto, por ejemplo los datos de contacto, que Gmail agrega al final de los mensajes como pie de página. Puede tener hasta 10.000 caracteres, y la imagen también cuenta para ese límite. En una empresa conviene que sea corta y que todos la armen igual:

La firma tampoco es el lugar para avisos legales largos. Si la empresa necesita uno igual para todos, lo resuelve mejor el administrador con un pie de página, como explica el apartado final.

Crear una firma en Gmail en la computadora

Para poner firma en Gmail desde el navegador:

1. Abra Gmail y, arriba a la derecha, haga clic en Configuración y luego en Ver toda la configuración.
2. En la pestaña General, baje hasta la sección Firma y cree una nueva firma con su nombre.
3. Escriba la firma en el cuadro. Con la barra de formato puede cambiar el estilo del texto o insertar una imagen.
4. Abajo de todo, haga clic en Guardar cambios.

Si quiere editar una firma, vuelva a Firma, haga clic en la que quiere cambiar y corrija el texto en el cuadro. Y si quiere quitarla, selecciónela y use el botón de borrar. En los dos casos hay que terminar con Guardar cambios.

Varias firmas: una para correos nuevos y otra para respuestas

Gmail admite varias firmas. En la misma sección se elige cuál va por defecto en los correos nuevos y cuál en las respuestas. Por ejemplo, la firma completa en un correo nuevo a un cliente y una versión de una línea en las respuestas, donde repetir todos los datos en cada mensaje alarga la conversación.

Además, mientras escribe un correo puede cambiar de firma con el botón Insertar firma, en la parte inferior de la ventana de redacción.

Una firma por dirección

Quien envía desde varias direcciones de la misma cuenta, por ejemplo la suya y la de facturación, usa la función «Enviar correo electrónico como». En ese caso cada dirección puede tener su propia firma: encima del cuadro de la firma aparece un menú para elegir la dirección. Si ese menú no aparece, revise en Cuentas e importación que las direcciones estén en la sección «Enviar correo electrónico como».

Firma en Gmail con imagen o logotipo

Para agregar un logotipo, en el cuadro de la firma haga clic en Insertar imagen. Gmail ofrece tres formas:

• Mi unidad: una imagen de su Google Drive.
• Dirección web (URL): una imagen publicada en internet, por ejemplo el logotipo del sitio de la empresa.
• Subir: un archivo desde el computador o el celular.

🔴 Una imagen de Drive tiene que ser pública para que la vea quien recibe el correo. La ayuda de Google lo dice así: el archivo debe compartirse con cualquier persona que tenga el vínculo, con permiso de lector. Si no, la imagen no aparece en la firma. Además:

• Si borra el archivo de Drive, la imagen desaparece de la firma. Por eso no conviene usar una copia personal que alguien pueda limpiar algún día.
• Si con una cuenta de trabajo solo puede agregar imágenes desde una dirección web, tampoco podrá hacer pública la imagen de Drive. Para usar Drive, el administrador tiene que permitir compartir fuera de la organización; mientras tanto, use la dirección web del logotipo en el sitio de la empresa.

El tamaño correcto del logotipo

Google recomienda una imagen de 70 a 100 píxeles de alto por 300 a 400 de ancho, y como máximo de 100 de alto por 1.000 de ancho. Después de insertarla, al hacer clic sobre ella puede elegir Pequeño, Mediano, Grande o Tamaño original.

Esas medidas dicen algo que no está escrito: solo encaja un logotipo apaisado, de proporción entre 3:1 y 5,7:1. Lo comprobamos con el logotipo de KHARONTE:

Es decir, un logotipo que «se ve diminuto» en la firma puede no ser pequeño: puede venir con márgenes vacíos que ocupan más de la mitad del alto. Antes de subirlo, recorte el espacio vacío alrededor del dibujo. En la prueba, el logotipo recortado a 332 × 100 pesó 15,6 KB en PNG y 8 KB en JPEG. A 400 de ancho, en cambio, mediría 120 de alto y se pasaría del máximo.

Firma de Gmail en el celular

La aplicación de Gmail tiene su propia firma, que solo se usa en los correos enviados desde el celular. Si no se crea, según la ayuda de Google, los mensajes nuevos usan la firma de la computadora. Los pasos cambian según el sistema:

En Android:

1. Abra la aplicación de Gmail y toque el menú, arriba a la izquierda.
2. Baje hasta el final y toque Configuración.
3. Elija la cuenta.
4. Toque la opción de firma para dispositivos móviles, escriba el texto y toque Aceptar.

En iPhone o iPad:

1. Abra la aplicación de Gmail, toque el menú y luego Configuración.
2. En «Redactar y responder», toque Configuración de firma.
3. Active la firma móvil y escriba el texto.
4. Para guardar, toque la flecha para volver.

Tanto en Android como en iPhone, el ajuste es por cuenta: si tiene la cuenta de trabajo y la personal en el mismo celular, cada una lleva su firma. Por eso no es raro que un correo enviado desde el teléfono salga con una firma vieja: la del celular no cambia cuando se cambia la de la computadora.

La firma de Gmail no aparece o se ve mal

Estos son los casos que documenta la ayuda de Google, con su causa y la solución:

Para el administrador de Google Workspace: la firma corporativa

Una firma igual para toda la empresa no se configura usuario por usuario en el navegador. Google ofrece dos caminos, y no hacen lo mismo:

Por tanto, el pie de página sirve para lo que tiene que ir en todos los correos externos, como un aviso de confidencialidad o de tratamiento de datos, y la API para que cada persona tenga su firma con el formato de la empresa. La ayuda de Google también recuerda que, para organizaciones grandes, en Google Workspace Marketplace hay aplicaciones para administrar firmas.

El pie de página en la consola

1. En la Consola del administrador de Google, vaya a Apps, Google Workspace, Gmail y Cumplimiento. Se necesita el privilegio de administrador de la configuración de Gmail.
2. Busque el ajuste «Append footer» (en la ayuda en español aparece con ese nombre en inglés) y haga clic en Configurar o en Agregar otra regla.
3. Póngale un nombre y escriba el texto del pie. Si lleva imagen, aplican las mismas medidas recomendadas que en la firma.
4. Si también lo quiere en los correos internos, marque la casilla para agregar el pie de página a los mensajes que se envían dentro de la organización.
5. Guarde y compruebe que la regla aparece en la tabla. Según Google, el cambio puede tardar hasta 24 horas.

La firma de cada usuario con la API de Gmail

La API tiene un método para cambiar la firma de una dirección: users.settings.sendAs.patch, con el campo signature, que según la referencia de Google es una firma HTML que se incluye en los mensajes redactados en la web de Gmail y que solo se agrega a los correos nuevos. Ese método admite el alcance gmail.settings.basic.

Para que un script cambie la firma de otras personas, la cuenta de servicio necesita delegación de todo el dominio, que autoriza un superadministrador en Seguridad, Control de acceso y datos, Controles de API y Administrar la delegación de todo el dominio. Google advierte que, con esa delegación, la aplicación accede a los datos de todos los usuarios, así que conviene darle solo los alcances necesarios y revisarla de forma periódica.

Así se ve el cambio para una persona, en Python, con las bibliotecas google-auth y google-api-python-client:

from google.oauth2 import service_account
from googleapiclient.discovery import build

ALCANCE = ["https://www.googleapis.com/auth/gmail.settings.basic"]
USUARIO = "ana.gomez@empresa.com.co"
FIRMA = ("<b>Ana Gómez</b><br>Contabilidad · Empresa S.A.S.<br>"
         '<a href="https://www.empresa.com.co">www.empresa.com.co</a>')

cred = service_account.Credentials.from_service_account_file(
    "cuenta-de-servicio.json", scopes=ALCANCE).with_subject(USUARIO)
gmail = build("gmail", "v1", credentials=cred)
gmail.users().settings().sendAs().patch(
    userId="me", sendAsEmail=USUARIO, body={"signature": FIRMA}).execute()

Para toda la empresa se repite con cada usuario, tomando nombre, cargo y teléfono del directorio. Y como la persona puede editar después su firma, conviene volver a ejecutarlo cuando cambie el formato corporativo.

Logotipos desde Drive para todos

Si quiere que las personas usen en su firma imágenes de Drive, en Drive y Documentos, Configuración de uso compartido, el uso compartido fuera de la organización tiene que estar activado y permitir que los archivos sean visibles para cualquier persona con el vínculo. Si la política de la empresa no lo permite, la alternativa es que todos usen la dirección web del logotipo publicado en el sitio de la empresa.

Qué comprobamos para esta guía

• Los pasos, los límites y las soluciones salen de la ayuda de Gmail para computadora, Android y iPhone, de la ayuda para solucionar problemas de firmas y de la ayuda para administradores de Google Workspace, en inglés y en español. La ayuda en español está traducida con tecnología de IA, según dice cada página, y no siempre nombra igual una misma opción: en negrita solo van los rótulos que aparecen así en las fuentes.
• Las medidas del logotipo se calcularon con las que recomienda Google y se comprobaron con el logotipo de KHARONTE, redimensionado en una carpeta temporal.
• El ejemplo de la API se validó sin ejecutarlo contra ninguna organización: compila, y el método, sus parámetros, el campo signature y el alcance existen en el documento de descubrimiento oficial de la API de Gmail (revisión del 12 de octubre de 2026).
• No configuramos firmas con una cuenta real.

Preguntas frecuentes sobre la firma en Gmail

¿Cuántos caracteres puede tener la firma de Gmail?

Hasta 10.000, y la imagen también cuenta. Si Gmail da un error al guardar, reduzca la imagen.

¿Puedo tener una firma para correos nuevos y otra para respuestas?

Sí. En la sección Firma de la configuración se elige la firma predeterminada de cada caso, y al redactar se cambia con Insertar firma.

¿Por qué quien recibe mi correo no ve el logotipo de la firma?

Si la imagen viene de Drive, tiene que estar compartida con cualquier persona que tenga el vínculo. Si el archivo se borró de Drive, la imagen desaparece de la firma.

¿La firma del celular es la misma que la de la computadora?

No necesariamente. La aplicación de Gmail tiene su propia firma; solo si no la crea, usa la de la computadora.

Cómo lo aborda KHARONTE

Cada persona puede hacer su firma, pero que toda la empresa se presente igual, qué aviso llevan los correos externos y si se pueden usar imágenes de Drive son decisiones de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 y Google Workspace para empresas: usuarios, licencias, correo y su configuración. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando la firma no aparece o el logotipo no se ve, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Google: crear una firma en la computadora, en Android y en iPhone, solucionar problemas de firmas, firmas de usuarios de Google Workspace, delegación de todo el dominio y la guía de la API para administrar alias y firmas.