Archivar en Outlook: el botón Archivar, el archivo en línea y Autoarchivar

Archivar en Outlook parece una sola acción, pero en realidad son tres funciones distintas con casi el mismo nombre. Por un lado está el botón Archivar, que mueve un correo a la carpeta Archivo del mismo buzón. Por otro, el Archivo en línea, un segundo buzón que sí libera espacio. Y, por último, Autoarchivar, una función antigua del Outlook clásico que saca el correo del servidor y lo guarda en un archivo .pst del equipo. Confundirlas es la causa de casi todas las sorpresas: alguien decide archivar en Outlook para liberar espacio y el buzón sigue igual de lleno.

Esta guía explica cómo archivar correos en Outlook en cada versión, qué hace cada una de las tres funciones, cuál conviene en cada caso y cómo liberar espacio en Outlook cuando el buzón se llena. Al final trae un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con las guías de carpetas en Outlook, buscar en Outlook y reglas en Outlook.

Qué significa archivar en Outlook: tres funciones con casi el mismo nombre

En primer lugar, conviene separar las tres piezas. Esta tabla resume lo que dice Microsoft de cada una:

Función	Dónde queda el correo	¿Libera espacio del buzón?	Dónde existe
Botón Archivar y carpeta Archivo	En una carpeta más del mismo buzón, en el servidor	No	Nuevo Outlook, Outlook clásico, Outlook en la web, Outlook.com y el móvil
Archivo en línea (buzón de archivo)	En un segundo buzón asociado, también en el servidor	Sí	Cuentas de Microsoft 365 con el archivo habilitado por el administrador
Autoarchivar y archivos .pst	En un archivo de datos de Outlook (.pst) guardado en el equipo	Sí, porque lo saca del servidor	Solo el Outlook clásico para Windows

Dicho de forma práctica, entonces, archivar en Outlook con el botón Archivar sirve para ordenar, y el Archivo en línea sirve para ganar espacio. Autoarchivar, por su parte, también gana espacio, pero a cambio deja el correo en un solo equipo. Microsoft lo resume así: el Archivo en línea es «una sustitución profesional de Autoarchivar».

Cómo archivar correos en Outlook con el botón Archivar

El botón Archivar mueve uno o varios mensajes a la carpeta Archivo sin eliminarlos. Según Microsoft, tiene dos ventajas. Primero, lo archivado sigue apareciendo en las búsquedas, porque de forma predeterminada Outlook busca en todas las carpetas del buzón. Segundo, sigue disponible en el teléfono y en los demás dispositivos.

En las cuentas de Microsoft 365, Outlook.com y Exchange, la carpeta Archivo es una carpeta predeterminada, como la Bandeja de entrada o Elementos enviados. Por eso no se puede eliminar, ni cambiar de nombre, ni mover. Además, Microsoft la crea sola en todos los buzones de Exchange desde finales de diciembre de 2016, aunque nadie haya usado nunca el botón.

Archivar en el nuevo Outlook y en Outlook en la web

Para archivar en el nuevo Outlook basta con seleccionar el correo y elegir Archivar en la barra de herramientas. Luego aparece un aviso que confirma la acción y ofrece Deshacer. Outlook en la web funciona igual. En cambio, el nuevo Outlook no tiene Autoarchivar: Microsoft lo dice en todas sus páginas sobre esa función.

Archivar en el Outlook clásico

Para archivar correos en Outlook, en la versión clásica, se seleccionan uno o varios mensajes y, en el grupo Eliminar de la cinta, se elige Archivar. El botón solo existe en Outlook 2016, Outlook 2019 y Outlook para Microsoft 365; las versiones anteriores no lo tienen.

Si la carpeta Archivo no aparece, Microsoft indica dos pasos. Primero, mostrar la lista de carpetas desde la pestaña Ver, con el panel de carpetas en vista normal. Después, si sigue sin verse, actualizar Office: en Archivo, la página de la cuenta de Office ofrece las opciones de actualización y Actualizar ahora.

Archivar en Outlook con el teclado: la tecla Retroceso

En el Outlook clásico, la tecla Retroceso archiva al instante los mensajes seleccionados, mientras que la tecla Suprimir los manda a Elementos eliminados. Según Microsoft, ese comportamiento no se puede cambiar desde el programa. Sin embargo, hay dos matices:

• Si el mensaje está abierto en su propia ventana, Retroceso no lo archiva. En ese caso solo sirve el botón Archivar de la cinta.
• Quien prefiera que Retroceso no archive puede pedírselo a su administrador. Microsoft documenta el valor DisableOneClickArchive en el registro, que no se aplica a las versiones permanentes de Outlook.

Archivar en Outlook para el móvil

En Outlook para Android y para iPhone, el mensaje se mantiene presionado y se toca el icono Archivo. También se puede dejar Archivar como acción al deslizar el dedo. En las cuentas de Exchange, Microsoft 365, iCloud, Outlook.com y Yahoo, el mensaje va a la carpeta Archivo. En cambio, en las cuentas de Gmail y de Google Workspace va a Todo el correo, que es como archiva Gmail.

Archivar en Outlook con cuentas IMAP y POP

En las cuentas POP e IMAP, como Gmail, Yahoo o iCloud en el Outlook clásico, la carpeta de archivo sí se puede elegir. Microsoft indica que se crea una carpeta o se designa una existente con la opción Establecer la carpeta Archivo. Por el contrario, en las cuentas de Microsoft 365 y Exchange no se puede cambiar.

Por qué archivar no libera espacio

Este es el punto que más confusión genera. Microsoft lo dice sin rodeos: usar el botón Archivar para mover mensajes a la carpeta Archivo «no reduce el tamaño del buzón». El correo sigue en el mismo buzón y ocupa lo mismo; solo cambia de carpeta. Por eso, archivar en Outlook de esa forma no resuelve un buzón lleno, y para liberar espacio en Outlook de verdad hay que hacer otra cosa.

En concreto, Microsoft da tres caminos para reducir el tamaño del buzón:

1. Eliminar lo que sobra. En el Outlook clásico, la herramienta Limpieza de buzón (en Archivo, Herramientas) enseña el tamaño del buzón y de cada carpeta, busca elementos antiguos o grandes y vacía Elementos eliminados. Según Microsoft, una carpeta de elementos eliminados muy grande es a menudo la causa de un buzón lleno.
2. Buscar los mensajes grandes. La búsqueda tamaño del mensaje:>5 mb muestra todos los mensajes de más de 5 MB, que luego se borran o se mueven. La guía de buscar en Outlook explica esa búsqueda y sus variantes.
3. Mover el correo antiguo a otro lugar. Aquí entran el Archivo en línea, si la organización lo tiene, o un archivo .pst, con los riesgos que se ven más abajo.

Además, hay que saber cuándo aprieta el límite. En Microsoft 365 Empresa Básico, Estándar y Premium, el buzón principal tiene 100 GB. Exchange Online avisa por correo a los 98 GB, impide enviar a los 99 GB y, a los 100 GB, rechaza también el correo entrante, que vuelve al remitente con un informe de no entrega. En Office 365 E1 los mismos avisos llegan a los 49 GB, 49,5 GB y 50 GB.

El archivo en línea: el que sí libera espacio

El archivo en línea, que Microsoft también llama buzón de archivo, es un segundo buzón asociado al principal. Guarda el correo antiguo donde no ocupa espacio en el buzón principal y aparece en Outlook junto a las demás carpetas. Lo habilita el administrador; la persona no puede activarlo por su cuenta.

Una vez habilitado, archivar en Outlook pasa a tener un segundo destino, y el correo llega al archivo en línea de dos formas:

• Sola, por la directiva de la organización. La directiva de retención predeterminada de Exchange Online mueve al archivo los elementos que tienen dos años o más. Además, mueve al archivo lo que lleva 14 días o más en Elementos recuperables.
• A mano. La persona arrastra mensajes o carpetas al archivo en línea, o crea una regla que los mueva. La guía de reglas en Outlook explica cómo crearlas.

Un buzón, tres nombres en español

Aquí la ayuda de Microsoft en español complica las cosas. La misma página llama a este buzón de cuatro maneras según la versión de Outlook:

Versión de Outlook	Nombre que da la ayuda en español
Outlook clásico y Outlook para Mac	Archivo en línea
Nuevo Outlook	Archivo local en la nota general, «archivo In-Place» en otra nota y Archivo en línea en los pasos
Outlook en la web	Archivo local en la nota general y en los pasos, e «In-Place Archivo» en otra nota

El problema es que «archivo local» es justo lo que no es: el buzón de archivo vive en el servidor. Peor aún, la misma página advierte que la acción Mover a archivo de la cinta «coloca el elemento seleccionado en el archivo local, no en el archivo en línea». Leída en español, esa frase parece decir que el botón manda el correo al buzón de archivo, cuando dice lo contrario: lo manda a la carpeta Archivo del buzón principal. Por eso, en esta guía, Archivo en línea es siempre el segundo buzón y Archivo es siempre la carpeta.

En el Outlook clásico y en Outlook para Mac, el archivo en línea aparece en la lista de carpetas. Si se ve, se puede abrir y se le pueden arrastrar mensajes. En Outlook para Mac, en cambio, solo se ve el correo: si alguien movió elementos del calendario, contactos, tareas o notas al archivo desde Windows, no los verá en el Mac. Además, el buzón debe estar en Microsoft 365.

Ojo con la búsqueda

El archivo en línea se comporta como una segunda cuenta con su propia estructura de carpetas. Por eso, según Microsoft, no entra en las búsquedas hechas desde la Bandeja de entrada. Quien no encuentre un correo antiguo debe abrir primero el archivo en línea y buscar desde ahí. La guía de buscar en Outlook explica cómo cambiar el ámbito de la búsqueda.

Cuánto cabe en el archivo en línea

El tamaño depende de la licencia. Esta es la tabla de límites de Exchange Online, actualizada por Microsoft el 2026-10-19:

Plan	Buzón principal	Archivo en línea
Microsoft 365 Empresa Básico y Estándar	100 GB	50 GB
Microsoft 365 Empresa Premium	100 GB	1,5 TB, empezando en 100 GB
Microsoft 365 E3 y E5, Office 365 E3 y E5	100 GB	1,5 TB, empezando en 100 GB
Office 365 E1	50 GB	50 GB
Office 365 F3	2 GB	No disponible

Los 1,5 TB llegan con la expansión automática del archivo, que el administrador tiene que activar. Además, Microsoft anunció que sube ese máximo a 3 TB para los buzones con licencias E5 y equivalentes, en un despliegue que empieza a mediados de octubre de 2026 y termina a finales de ese mes. Para las demás licencias, el límite sigue en 1,5 TB.

🔴 Una contradicción de Microsoft que conviene conocer. La ayuda de Outlook dice que el archivo en línea es «una característica para clientes de Microsoft 365 Enterprise». Sin embargo, la tabla de límites de Exchange Online le da 50 GB de archivo a Microsoft 365 Empresa Básico y Estándar, y 1,5 TB a Empresa Premium. Es decir, los planes para empresas pequeñas también lo tienen. Antes de descartarlo, conviene preguntar al administrador.

Autoarchivar en Outlook y los archivos .pst

Autoarchivar en Outlook es la función antigua del Outlook clásico para Windows. Según Microsoft, mueve los elementos antiguos a un archivo de almacenamiento, que es un archivo de datos de Outlook (.pst). La primera vez que se ejecuta crea el archivo en C:\Usuarios\NombreDeUsuario\Documentos\Archivos de Outlook\archive.pst. Lo archivado aparece luego en la lista de carpetas como Carpetas archivadas, según el propio texto de Outlook.

Los periodos de fábrica

Para archivar en Outlook de forma automática, Autoarchivar decide qué mover por la antigüedad de cada elemento. Estos son los periodos de fábrica que publica Microsoft:

Carpeta	Antigüedad para archivar
Bandeja de entrada y Borradores	6 meses
Elementos enviados y Elementos eliminados	2 meses
Bandeja de salida	3 meses
Calendario, Tareas, Notas y Diario	6 meses

Hay, además, excepciones. Los elementos periódicos del calendario no se archivan, ni tampoco las tareas que no estén marcadas como completadas. Los contactos tampoco se archivan de forma predeterminada. En un correo, la antigüedad cuenta desde que se recibió o desde la última vez que se cambió, por ejemplo al marcarlo como leído o no leído.

Cómo configurar Autoarchivar en Outlook

Microsoft indica la ruta Archivo, Opciones, Avanzadas y, en el apartado Autoarchivar, el botón Configuración de Autoarchivar. En ese cuadro están, con los rótulos que trae el Outlook en español:

• Ejecutar Autoarchivar cada cierto número de días. Si se desmarca, Autoarchivar queda desactivado.
• Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute, para poder cancelar cada sesión.
• Almacenar o eliminar elementos antiguos, que habilita el resto de opciones.
• Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas.
• Mover elementos antiguos a, con la ruta del .pst, o bien Eliminar permanentemente los elementos antiguos, que borra sin guardar copia.
• Aplicar esta configuración a todas las carpetas.

Para dar a una carpeta su propia configuración, se hace clic con el botón secundario sobre ella, se elige Propiedades y se abre la pestaña Autoarchivar. También existe el archivado manual, desde Archivo, Herramientas, Limpiar elementos antiguos: ahí se marca Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas, se elige una fecha en Archivar elementos anteriores al y, si hace falta, se marca la casilla que incluye los elementos marcados con No autoarchivar este elemento.

Ahora bien, quizá la opción no aparezca. Microsoft explica que puede faltar si la organización tiene una directiva de retención que invalida Autoarchivar, si el perfil se conecta a un Exchange con archivo en línea o si el administrador la deshabilitó. Además, si el perfil tiene varias cuentas de Exchange, configurar Autoarchivar en una aplica lo mismo a las demás.

Los riesgos del .pst

Microsoft no oculta los inconvenientes de Autoarchivar. En su ayuda dice que los mensajes «se eliminan del servidor y son más difíciles de buscar», y que, si el disco que guarda el .pst falla, «usted podría perder estos mensajes». A eso se suman tres hechos de su documentación:

• No se admite un .pst en una carpeta de red. Microsoft dice que no se admite mover un .pst a un recurso compartido de red, ni conectarse a uno a través de vínculos LAN o WAN.
• Tiene un tamaño máximo. En Outlook 2010, 2013 y 2016, un .pst Unicode admite de fábrica 51.200 MB, es decir, 50 GB, con un aviso en 48.640 MB. Al llenarse, Outlook avisa de que el archivo de datos «ha alcanzado el tamaño máximo».
• Puede acabar dentro de OneDrive. Microsoft advierte que, al crear archivos de almacenamiento o copias, el .pst se puede crear dentro de OneDrive. Si es muy grande, ralentiza la sincronización y aparecen avisos como «Procesando cambios» o «Un archivo está en uso». Además, OneDrive sincroniza los .pst con menos frecuencia que otros archivos.

Sacar un .pst de OneDrive

Si un .pst quedó dentro de OneDrive, Microsoft indica cómo sacarlo sin perder correo. En resumen:

1. Cerrar Outlook y esperar a que OneDrive termine de sincronizar.
2. Copiar el .pst a una carpeta del equipo que no esté en OneDrive, por ejemplo C:\My Outlook Files, y darle otro nombre.
3. Abrir Outlook y, en la configuración de la cuenta, apuntar la cuenta a la copia con Cambiar carpeta y Nuevo archivo de datos de Outlook.
4. En la pestaña de archivos de datos, quitar el que está en OneDrive. Según Microsoft, quitarlo solo lo desconecta: no se pierde ningún correo.

El riesgo no es teórico. En el equipo donde se escribió esta guía, la carpeta Documentos está redirigida a OneDrive y dentro de ella ya existe la carpeta Archivos de Outlook. Además, hay 5 archivos .pst, que suman 10.335,4 MB, y los 5 están dentro de OneDrive; el mayor mide 4.614,2 MB y ninguno está descargado, porque OneDrive los guarda solo en línea. Por lo tanto, si alguien activara ahí Autoarchivar sin cambiar la ruta, el archive.pst nacería también dentro de OneDrive.

Qué conviene usar en cada caso

Con todo lo anterior, la forma de archivar en Outlook que conviene es bastante clara:

Situación	Qué usar	Por qué
La Bandeja de entrada está desordenada, pero el buzón tiene espacio	El botón Archivar	Ordena sin borrar y lo archivado sigue en el móvil y en las búsquedas
El buzón se acerca al límite y la organización tiene archivo en línea	El Archivo en línea, a mano o por directiva	Libera espacio y el correo sigue en el servidor
El buzón se acerca al límite y no hay archivo en línea	Limpieza de buzón y pedir al administrador que lo habilite	Muchos planes lo incluyen, también Empresa Básico y Estándar
Hay que conservar correo de una cuenta POP	Un .pst fuera de OneDrive y con copia de seguridad	Es el único caso en el que el .pst es la casa del correo
Alguien se va de la empresa	Hablar con el administrador antes de borrar nada	Un .pst en su equipo no es un respaldo de la organización

Para lo último, la guía de backup de Microsoft 365 explica qué conserva Microsoft y qué no, y por qué un .pst no sustituye una copia de seguridad.

Problemas frecuentes al archivar en Outlook

Estos son los problemas que más aparecen al archivar correos en Outlook, con su causa probable:

Problema	Causa probable	Qué hacer
No aparece la carpeta Archivo	La lista de carpetas está oculta o Office no está actualizado	Mostrar el panel de carpetas desde Ver y, si sigue sin verse, Actualizar ahora
Aparece una carpeta Archivo1 y lo archivado va ahí	Un problema conocido de Microsoft con la carpeta duplicada	Seguir los pasos de Microsoft, que pasan por el modo en línea y un cambio temporal de idioma en Outlook en la web
La carpeta Archivo está dentro de Elementos eliminados	Otro problema conocido de Microsoft	Copiar su contenido antes de corregirla con los pasos de Microsoft
Archivé para liberar espacio y el buzón sigue lleno	El botón Archivar no reduce el tamaño del buzón	Usar el Archivo en línea o Limpieza de buzón
No encuentro un correo que estaba archivado	Se movió al Archivo en línea, que no entra en la búsqueda de la Bandeja de entrada	Abrir el archivo en línea y buscar ahí
No veo Autoarchivar	Es el nuevo Outlook, hay archivo en línea o una directiva lo oculta	Usar el archivo en línea o preguntar al administrador
No veo el Archivo en línea	El administrador no lo habilitó	Pedírselo, indicando el plan de Microsoft 365
Outlook avisa de que el archivo de datos alcanzó el tamaño máximo	El .pst llegó a su límite	Eliminar lo que sobre, compactarlo con Compactar ahora o repartirlo en otro .pst

Por otro lado, si archivar no es la solución y lo que se busca es que ciertos correos vayan solos a una carpeta, la herramienta son las reglas. Del mismo modo, si el problema es ordenar, conviene repasar la guía de carpetas en Outlook.

Para el administrador: el archivo en línea en Exchange Online

Este apartado resume lo que Microsoft documenta para quien administra Microsoft 365. Las órdenes son de Exchange Online PowerShell; la guía de Exchange Online PowerShell explica cómo conectarse.

Habilitar el archivo

Para habilitar el archivo hace falta el rol Destinatarios de correo. En el Centro de administración de Exchange se va a Destinatarios, Buzones, se elige el usuario y, en Otros, Administrar archivo de buzón. Por PowerShell, para un usuario:

Enable-Mailbox -Identity ana.gomez@empresa.com.co -Archive

Hay tres hechos que conviene tener presentes antes:

• Al habilitarlo, se mueve lo antiguo. Microsoft avisa que los elementos más antiguos que la directiva de archivado se mueven al nuevo buzón de archivo. Con la directiva de fábrica, eso es todo lo que tenga dos años o más.
• Deshabilitarlo tiene un plazo. Un archivo deshabilitado se puede volver a conectar durante 30 días. Pasado ese plazo, su contenido se elimina definitivamente.
• La directiva solo actúa por encima de 10 MB. Según la tabla de límites, la directiva de retención no mueve nada al archivo si el buzón principal mide menos de 10 MB.

Para que el archivo se cree solo, Microsoft documenta otra opción: con Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true, Exchange Online crea el buzón de archivo cuando el principal llega al 90 % de su cuota, siempre que la licencia incluya el archivado y el buzón no se sincronice desde un Exchange local.

La directiva de fábrica: dos años

La directiva de retención predeterminada, Directiva de MRM predeterminada, se aplica sola a los usuarios nuevos de Exchange Online. Su etiqueta principal mueve al archivo a los 730 días y, además, trae etiquetas personales que cada persona puede aplicar: mover al archivo al año o a los cinco años, o no moverlo nunca. Se puede cambiar su antigüedad o desactivar etiquetas, pero no se puede elegir otra directiva como predeterminada. Para que la aplique de inmediato a un buzón:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity ana.gomez@empresa.com.co

Y para comprobar el archivo de un usuario:

Get-MailboxStatistics -Identity ana.gomez@empresa.com.co -Archive

La expansión automática

La expansión automática lleva el archivo desde 100 GB hasta 1,5 TB. Se activa para toda la organización o para un buzón:

Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive
Enable-Mailbox -Identity ana.gomez@empresa.com.co -AutoExpandingArchive

Y se comprueba con:

Get-OrganizationConfig | Format-List AutoExpandingArchiveEnabled
Get-Mailbox -Identity ana.gomez@empresa.com.co | Format-List AutoExpandingArchiveEnabled

Antes de activarla, sin embargo, hay que leer sus condiciones, porque varias no tienen vuelta atrás:

• No se puede desactivar. Una vez activada para la organización o para un usuario, queda activada.
• Impide recuperar buzones inactivos. Si el buzón se vuelve inactivo después, ya no se puede recuperar ni restaurar; solo queda exportar con la búsqueda de contenido de Microsoft Purview.
• Limita lo que el usuario puede hacer. Con al menos un área expandida, nadie puede eliminar carpetas del archivo ni usar Recuperar elementos eliminados en él.
• Tiene un ritmo. El espacio adicional puede tardar hasta 30 días y no admite un crecimiento de más de 1 GB al día.
• Cambia las carpetas. Microsoft puede repartir una carpeta en subcarpetas con el año y la fecha de creación en el nombre, así que conviene avisar a los usuarios.
• No se puede ajustar la cuota. El administrador no puede cambiar la cuota de almacenamiento de la expansión automática.

🔴 Dos datos de Microsoft que no cuadran. La página general dice que el archivo pasa a expandirse cuando alcanza su cuota de almacenamiento. En cambio, la página para habilitarlo dice que pasa cuando el archivo, con Elementos recuperables, alcanza los 90 GB.

El archivado automático, al 96 %

Además, Microsoft documenta una función distinta con un nombre casi igual: el archivado automático. Cuando el buzón principal supera el 96 % de su cuota, el Asistente para carpetas administradas mueve al archivo los elementos más antiguos hasta bajar de ese umbral. En cada ejecución intenta mover el 3 % de la cuota y nunca mueve lo recibido hace menos de 60 días ni lo marcado con No mover nunca al archivo. Sin embargo, no crea el archivo ni activa la expansión automática: ambas cosas siguen siendo tarea del administrador.

Esa misma página tiene tres problemas. Primero, dice que la función «entrará en versión preliminar pública en noviembre de 2025» y que está «actualmente en versión preliminar privada», aunque se actualizó el 2026-08-20; en cambio, la página general de buzones de archivo, actualizada el 2026-10-16, la presenta como una función más. Segundo, afirma que el archivado automático «no se puede deshabilitar en el nivel de organización» y, pocas líneas después, que fijar el umbral en 100 lo deshabilita para toda la organización. Tercero, en la referencia oficial de Set-Mailbox y de Set-OrganizationConfig, los parámetros AutoArchivingEnabled y AutoArchivingThresholdPercentage no tienen descripción: en su lugar aparece el texto de relleno {{ Fill AutoArchivingEnabled Description }} y su equivalente. Por eso, antes de contar con esta función, conviene comprobarla en cada organización:

Set-Mailbox -Identity ana.gomez@empresa.com.co -AutoArchivingEnabled $false
Set-OrganizationConfig -AutoArchivingThresholdPercentage 90

Un caso: cuándo se llena un plan Empresa Estándar

Con la tabla de límites se puede calcular cuándo se llena un buzón. Sea, como ejemplo, una persona con Microsoft 365 Empresa Estándar cuyo correo crece 2 GB al mes, con la directiva de fábrica y el archivo habilitado:

Momento	Qué pasa
Meses 1 a 24	Todo se queda en el buzón principal, que llega a 48 GB
Mes 25	La directiva empieza a mover al archivo lo que cumple dos años
Mes 49	El archivo, de 50 GB, se llena
Mes 74	El buzón principal, que ya no puede descargar nada, llega al aviso de 98 GB
Mes 75	Llega a 100 GB y empieza a rechazar el correo entrante

En otras palabras, los 150 GB de buzón y archivo duran unos seis años y tres meses a ese ritmo, y el archivo se llena dos años antes que el buzón. El archivado automático no ayuda en ese punto, porque necesita espacio libre en el archivo. Con 1 GB al mes, en cambio, el archivo se llena en el mes 74 y el bloqueo llega en el mes 150. La salida, en todo caso, pasa por decidir qué se elimina y cuándo, o por un plan con expansión automática, como Empresa Premium.

Por último, una regla que Microsoft deja clara: el buzón de archivo es solo para su usuario. No se permite usar reglas de diario, reglas de transporte ni reenvíos automáticos para copiar en él el correo de otros, y Microsoft puede negar el espacio adicional en esos casos.

Cómo lo aborda KHARONTE

Archivar en Outlook es una decisión de cada persona; en cambio, habilitar el archivo en línea, fijar cuándo se mueve el correo y decidir qué licencia necesita cada buzón son decisiones de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas: usuarios, licencias, buzones y sus directivas. Cuando un buzón se llena, desaparece la carpeta Archivo o un .pst no abre, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft: el botón Archivar en Windows, archivar en el móvil, el archivo en línea, la configuración de Autoarchivar, sacar un .pst de OneDrive, reducir el tamaño del buzón, los buzones de archivo, la expansión automática, el archivado automático, la directiva de retención predeterminada y los límites de Exchange Online.