Carpetas en Outlook: cómo crearlas, encontrarlas y ponerlas en español

Las carpetas en Outlook son la forma clásica de ordenar el correo: cada mensaje vive en un sitio, sea Bandeja de entrada, una carpeta «Clientes» o una subcarpeta por proyecto. Crear una es fácil; sin embargo, las dudas llegan después, cuando las carpetas desaparecen del panel, cuando aparecen en inglés o cuando alguien borra una y con ella se van todos sus correos.

Esta guía explica cómo crear carpetas en Outlook en cada versión, cómo mover el correo, cómo tener a mano las que más usa, cómo funcionan las carpetas de búsqueda en Outlook y qué hacer cuando no veo las carpetas en Outlook o cuando las carpetas de Outlook están en inglés. Trae también los límites de Exchange Online y un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con las guías de reglas en Outlook, que mueven el correo a una carpeta sin intervención, y de etiquetas en Gmail, que es lo que usa Google en su lugar.

Qué es una carpeta en Outlook (y en qué se diferencia de Gmail)

Según la ayuda de Microsoft, las carpetas sirven para organizar los mensajes de correo, los calendarios, los contactos y las tareas. Aun así, lo importante es cómo se comportan:

En cambio, en Gmail es al revés: donde un correo puede llevar varias etiquetas y borrar una etiqueta no borra los mensajes. Por eso, quien llega de Gmail a Outlook tiene que acostumbrarse a que eliminar una carpeta elimina su contenido.

Crear carpetas en Outlook

Los pasos dependen de la versión. Si no sabe cuál usa, la ayuda de Microsoft lo resume así: si los pasos del nuevo Outlook no funcionan, es posible que todavía use el Outlook clásico.

Después, en todos los casos, se escribe el nombre y se pulsa Entrar (Retorno en el Mac). En el Outlook clásico, dentro de Calendario el comando no es Nueva carpeta sino Nuevo calendario.

Cuántas carpetas y cuántos niveles conviene tener

Exchange Online admite mucho más de lo que una persona necesita, como se ve más abajo. Por eso, el límite práctico es el de quien busca: un árbol con muchos niveles obliga a abrir carpeta tras carpeta. En la práctica, para una oficina funciona bien una carpeta por tipo de correo (clientes, proveedores, facturas) con un nivel debajo, y dejar en Bandeja de entrada lo que está pendiente.

Mover el correo a una carpeta

Para mover un correo, arrástrelo a la carpeta del panel de la izquierda. También puede seleccionarlo y, en la pestaña Inicio, elegir Mover: aparece una lista de carpetas y la opción de elegir otra en la lista completa (en el nuevo Outlook se llama Seleccionar otra carpeta; en el clásico, Mover a otra carpeta).

Además, si el mismo tipo de correo siempre va a la misma carpeta, no hace falta moverlo a mano: una regla lo hace al llegar. La guía de reglas en Outlook explica cómo crearla y por qué a veces no se ejecuta.

Favoritos: las carpetas que usa siempre, arriba

Favoritos es la sección de arriba del panel de carpetas, con accesos directos a lo que más usa. De fábrica trae Bandeja de entrada y Elementos eliminados. Para agregar una carpeta, haga clic derecho sobre ella y elija Agregar a Favoritos, o arrástrela a esa sección. Para quitarla, clic derecho y Quitar de Favoritos.

Eso sí, quitar una carpeta de Favoritos no la elimina: solo quita el acceso directo. En el nuevo Outlook también se puede Ocultar favoritos con un clic derecho, volver a mostrarlos desde la pestaña Vista y Mostrar favoritos, y Anclar favoritos para que no se desplacen con el resto de la lista.

Carpetas de búsqueda en Outlook

Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual: muestra los correos que cumplen un criterio, sin moverlos ni copiarlos. Por ejemplo, una carpeta de búsqueda de correo no leído reúne en un solo sitio todo lo que está sin leer, esté en la carpeta que esté.

En el nuevo Outlook se crea así:

1. En el buzón donde la quiere, vaya a Carpetas de búsqueda y elija Crear nueva carpeta de búsqueda.
2. Elija el tipo. Hay de lectura (no leído, marcado para seguimiento, importante), de personas (enviado directamente a mí, de personas específicas) y de organización (categorizado, con datos adjuntos, correo grande, correo antiguo, con palabras específicas).
3. Si quiere, active Filtrar por carpetas específicas y Buscar en subcarpetas.
4. Haga clic en Crear.

Por su parte, en el Outlook clásico se crea desde la pestaña Carpeta, con Nueva carpeta de búsqueda, o con Ctrl+Mayús+P.

Por otra parte, hay tres detalles de la ayuda de Microsoft que conviene conocer:

• Las carpetas de búsqueda personalizadas solo existen en el Outlook clásico. El nuevo Outlook usa criterios predefinidos.
• Buscan por el comienzo de la palabra. Si escribe «abad», encuentra «abad» y «abadejo», pero no «acabad».
• No reúnen resultados de varios archivos .pst.

🔴 Eliminar una carpeta de búsqueda no elimina los correos; eliminar una carpeta normal, sí. Microsoft lo destaca en la misma página. Ahora bien, si quiere vaciar los correos de una carpeta de búsqueda, ábrala, selecciónelos todos y pulse Suprimir: eso sí los borra de sus carpetas reales.

Cambiar el nombre, eliminar y recuperar una carpeta

En Outlook para Mac, el nombre se cambia con clic derecho y Cambiar nombre de carpeta, y la carpeta se mueve arrastrándola a la posición que prefiera.

Para eliminarla:

• Nuevo Outlook: clic derecho en la carpeta, Eliminar y Aceptar.
• Outlook clásico: clic derecho en la carpeta, Eliminar carpeta y Sí.

En los dos casos, además, la carpeta y todo su contenido van a Elementos eliminados. Por eso, Microsoft recomienda que, si cree que podría necesitarla más adelante, haga antes una copia en un archivo de datos.

Si eliminó una carpeta por error

Afortunadamente, mientras siga en Elementos eliminados, la carpeta se recupera entera: en el Outlook clásico, expanda Elementos eliminados, busque la carpeta y arrástrela de vuelta a su sitio en la lista de carpetas.

🔴 Al vaciar Elementos eliminados, las carpetas que había dentro se borran de forma permanente, y una carpeta borrada de forma permanente no se puede recuperar. No obstante, lo que sí se puede recuperar son sus mensajes, desde la carpeta oculta Elementos recuperables: en Elementos eliminados aparece la opción de Recuperar los elementos eliminados de esa carpeta. Los mensajes recuperados vuelven a Elementos eliminados, ya sueltos, y desde ahí hay que llevarlos a una carpeta nueva.

Sin embargo, si en lugar de Elementos eliminados ve una carpeta Papelera, o si no aparece la opción de recuperar, la ayuda de Microsoft indica que su cuenta no admite recuperar lo que ya salió de Elementos eliminados. La copia de seguridad del correo de la empresa es otro tema, y la guía de backup de Microsoft 365 explica cuánto tiempo guarda Microsoft lo borrado.

No veo las carpetas en Outlook

Por lo general, cuando las carpetas desaparecen, no se borraron. Lo habitual es una de estas causas:

El modificador se escribe con Outlook cerrado, en el cuadro Ejecutar de Windows (Windows + R): outlook.exe /resetnavpane y Entrar. Microsoft pide escribir la ruta completa del programa entre comillas, pero Office registra outlook.exe en Windows, así que basta con el nombre (lo comprobamos con Outlook 16.0.20430). Según Microsoft, este modificador borra y vuelve a generar el panel de carpetas del perfil actual. Además, otro modificador, /resetfolders, restablece las carpetas que faltan en la ubicación de envío predeterminada.

Las carpetas de Outlook están en inglés

Es una consulta muy repetida: la Bandeja de entrada aparece como «Inbox» y Elementos enviados como «Sent Items», aunque Outlook esté en español. La documentación de Microsoft explica el origen: los nombres de las carpetas predeterminadas se fijan en el idioma con el que se conectó el buzón la primera vez, y cambiar después el idioma de Outlook no los traduce.

Estas son las seis carpetas que Microsoft cita y su nombre en español, leído de los textos del propio Outlook en este equipo:

Por suerte, hay dos formas de corregirlo:

• En el Outlook clásico: con Outlook cerrado, escriba en el cuadro Ejecutar outlook.exe /resetfoldernames. Microsoft lo describe así: restablece los nombres de las carpetas predeterminadas, como Bandeja de entrada o Elementos enviados, en el idioma actual de la interfaz de Office.
• En Outlook en la web: en la configuración de idioma y hora, elija el idioma y marque la casilla para cambiar el nombre de las carpetas predeterminadas según ese idioma.

Si ninguna de las dos funciona y aparece el error «Cannot localize the default folders», la causa, según Microsoft, es que ya existe una carpeta con el nombre de una carpeta predeterminada en el nuevo idioma. Esto pasa, por ejemplo, cuando alguien creó a mano una carpeta llamada «Elementos enviados» al lado de «Sent Items». Por lo tanto, la solución es cambiarle el nombre a esa carpeta y volver a intentarlo. Si tampoco así se corrige, el administrador lo resuelve en el servidor, como se explica más abajo.

Límites de las carpetas en Exchange Online

Microsoft dice que, a efectos prácticos, los límites de carpetas de Exchange Online son ilimitados. Existen, y son los mismos en todos los planes que lista Microsoft, de Business Basic a E5:

Al llegar al máximo de mensajes, los mensajes nuevos no se pueden entregar ni guardar en esa carpeta. Una persona no se acerca nunca; en cambio, un buzón compartido o uno que recibe avisos automáticos sí:

Para un buzón que recibe miles de avisos al día, una regla que reparta el correo en carpetas por mes o por sistema evita el problema. Por último, una aclaración frecuente en las búsquedas: mover el correo a otra carpeta del buzón no libera espacio, porque la carpeta sigue dentro del mismo buzón.

Para el administrador de Microsoft 365

Las carpetas son de cada persona, pero hay dos problemas que suelen terminar en la mesa de ayuda: las carpetas en inglés y los buzones que se acercan a los límites. Los dos se revisan con PowerShell para Exchange Online; la guía de Exchange Online PowerShell explica cómo conectarse.

Carpetas en el idioma equivocado

En primer lugar, compruebe si los nombres coinciden con el idioma del buzón. Según la referencia de Microsoft, con -VerifyDefaultFolderNameLanguage el resultado trae la propiedad DefaultFolderNameMatchingUserLanguage, que dice si coinciden:

Get-MailboxRegionalConfiguration -Identity ana.gomez@empresa.com.co -VerifyDefaultFolderNameLanguage | Format-List Language,DefaultFolderNameMatchingUserLanguage

Si no coinciden, entonces fije el idioma del buzón y traduzca las carpetas predeterminadas con el modificador -LocalizeDefaultFolderName:

Set-MailboxRegionalConfiguration -Identity ana.gomez@empresa.com.co -Language es-CO -LocalizeDefaultFolderName

Además, el idioma va como código de cultura de .NET, por ejemplo es-CO para español de Colombia. Si la orden falla porque ya existe una carpeta con el nombre de una predeterminada en ese idioma, hay que cambiarle el nombre a esa carpeta antes, como en Outlook en la web.

Carpetas que se acercan al límite

Para saber qué carpetas de un buzón tienen más mensajes:

Get-MailboxFolderStatistics -Identity ana.gomez@empresa.com.co | Sort-Object ItemsInFolder -Descending | Select-Object -First 10 Identity,ItemsInFolder,FolderSize

La referencia advierte que ItemsInFolder y FolderSize cuentan también elementos ocultos que la persona nunca ve, porque solo los usan las aplicaciones. Por eso, una carpeta puede dar un número mayor que el que muestra Outlook. Así, si alguna se acerca a los 900.000 mensajes, es el momento de repartir el correo con una regla o de revisar qué sistema la está llenando.

Qué comprobamos para esta guía

• Los pasos y los rótulos salen de la ayuda de Microsoft en español y en inglés: crear una carpeta o subcarpeta, eliminar una carpeta, las carpetas en Outlook para Mac, Favoritos, las carpetas de búsqueda, recuperar elementos eliminados y los modificadores de línea de comandos de Office.
• Los límites salen de la descripción de servicio de Exchange Online, y las causas del idioma de las carpetas, del artículo de Microsoft sobre el error «Cannot localize the default folders» y de las referencias de los cmdlets.
• Los nombres en español de las carpetas predeterminadas se leyeron de los recursos en español del Outlook clásico instalado en este equipo (versión 16.0.20430), sin abrir ningún perfil, y comprobamos que Office registra outlook.exe en Windows.
• Las tres órdenes del apartado del administrador se validaron sin conectarse a ninguna organización: el analizador de PowerShell 7 no encuentra errores, cada parámetro está documentado para Exchange Online, las propiedades que se leen aparecen en la referencia y es-CO es una cultura válida.
• El cálculo de los días hasta el límite de mensajes es propio, con las cifras de Microsoft.

Preguntas frecuentes sobre las carpetas en Outlook

¿Si elimino una carpeta se eliminan los correos?

Sí. La carpeta y todo su contenido van a Elementos eliminados; si vacía esa carpeta, se borran de forma permanente. Solo las carpetas de búsqueda se eliminan sin borrar los correos.

¿Puedo recuperar una carpeta que eliminé?

Sí, mientras esté en Elementos eliminados: arrástrela de vuelta a su sitio. Si ya se vació Elementos eliminados, la carpeta no se recupera, pero sus mensajes pueden recuperarse desde Elementos recuperables.

¿Por qué mis carpetas de Outlook están en inglés?

Por lo general, porque sus nombres se fijaron en inglés la primera vez que se conectó el buzón. Se corrigen con outlook.exe /resetfoldernames en el Outlook clásico, con la opción de idioma de Outlook en la web o, desde el servidor, con Set-MailboxRegionalConfiguration.

¿Mover correos a carpetas libera espacio en el buzón?

No. Al fin y al cabo, las carpetas siguen dentro del buzón y ocupan lo mismo.

¿Qué diferencia hay entre una carpeta y una carpeta de búsqueda?

Una carpeta guarda los correos; en cambio, una carpeta de búsqueda solo muestra los que cumplen un criterio, estén donde estén.

Cómo lo aborda KHARONTE

Cada persona ordena su correo como prefiere, pero las carpetas en el idioma equivocado tras una migración, los buzones compartidos que se acercan a los límites y la recuperación de una carpeta borrada son tareas de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas: usuarios, licencias, correo y su configuración. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando las carpetas desaparecen o un correo no está donde debería, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft: crear una carpeta o subcarpeta, eliminar una carpeta, las carpetas del Outlook para Mac, Favoritos, carpetas de búsqueda, recuperar elementos eliminados, modificadores de línea de comandos, límites de Exchange Online, el error «Cannot localize the default folders» y las referencias de Set-MailboxRegionalConfiguration, Get-MailboxRegionalConfiguration y Get-MailboxFolderStatistics.