Los formularios de Google sirven para recoger datos sin perseguir a nadie por correo: una solicitud a la mesa de compras, la inscripción a una capacitación, una encuesta de satisfacción o el registro de visitantes. Google Forms funciona con una cuenta de Google y es una de las aplicaciones de Google Workspace, y por eso está entre lo más buscado de la ofimática. Las dudas, sin embargo, casi siempre son las mismas: cómo crear un formulario de Google, por qué la persona no puede abrirlo, dónde quedan las respuestas de Google Forms y por qué de pronto falta algo.
Esta guía explica cómo crear un formulario de Google, qué tipo de pregunta elegir, cómo validar lo que escriben, qué revisar antes de publicarlo, cómo ver las respuestas de Google Forms en una hoja de cálculo y qué límites tiene. También resuelve el caso de «no encuentro mis formularios de Google» y trae un apartado para el administrador. Es para quien usa Google Workspace en la oficina, y forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con la guía de Google Drive para escritorio.
Qué son los formularios de Google y para qué sirven
Un formulario de Google es un archivo de Google Drive que reúne preguntas, se comparte con un vínculo y guarda cada respuesta. Quien lo crea ve un resumen con gráficos y puede llevar todas las respuestas a una hoja de cálculo de Google. En una empresa se usa sobre todo para cuatro cosas:
| Uso | Ejemplo | Tipo de pregunta que más se usa |
|---|---|---|
| Solicitudes internas | Pedido de compra, solicitud de vacaciones, alta de un usuario | Menú desplegable, fecha, respuesta breve |
| Inscripciones | Capacitación, evento, almuerzo de fin de año | Opción múltiple, casillas de verificación |
| Encuestas | Satisfacción después de un servicio, clima laboral | Escala lineal, calificación, párrafo |
| Cuestionarios | Evaluación al terminar una capacitación | Opción múltiple con clave de respuestas |
Lo que no es: un sistema de gestión. No asigna responsables, no mide tiempos y no avisa si una solicitud lleva días sin respuesta. Para eso sirve una mesa de servicio con tickets.
Crear un formulario de Google paso a paso
Hay tres caminos para crear un formulario de Google, y los tres terminan en el mismo editor:
- Desde Formularios: vaya a forms.google.com y haga clic en Formulario en blanco, o en una plantilla.
- Desde Google Drive: en drive.google.com, haga clic en Nuevo y elija Formularios de Google.
- Desde una hoja de cálculo: en Hojas de cálculo de Google, abra el menú Herramientas y elija Crear un nuevo formulario. Así, las respuestas se guardan desde el primer día en una pestaña nueva de esa hoja.
En cualquier caso, los formularios de Google se guardan en su Google Drive. Póngale un nombre que se entienda en una búsqueda, por ejemplo «Solicitud de vacaciones 2027», y no lo deje como «Formulario sin título».
Para agregar preguntas:
- Haga clic en el botón + (agregar pregunta) de la barra lateral.
- Escriba la pregunta y, a la derecha del título, elija el tipo.
- Escriba las opciones si el tipo las tiene.
- Active Obligatorio si la pregunta no puede quedar en blanco.
Además, si ya tiene un formulario parecido, desde la misma barra puede importar preguntas de otro formulario y elegir cuáles traer. Con Vista previa, arriba a la derecha, se ve el formulario como lo verá quien responde.
Tipos de preguntas
Google Forms tiene doce tipos de pregunta. 🔴 La ayuda de Google en español está traducida con tecnología de IA, según avisa la propia página, y la versión para Latinoamérica y la de España nombran distinto varios tipos. Por eso la tabla trae los dos nombres: el editor de su cuenta mostrará uno de ellos.
| Tipo (ayuda para Latinoamérica) | Cómo lo llama la ayuda de España | Qué recoge | Úselo para |
|---|---|---|---|
| Respuesta breve | Respuesta corta | Una línea de texto | Nombre, cédula, número de factura |
| Párrafo | Párrafo | Texto largo | Descripción de un problema, comentarios |
| Opción múltiple | Varias opciones | Una sola opción de una lista | Sede, área, sí o no |
| Casillas de verificación | Casillas | Varias opciones de una lista | Temas de interés, equipos que necesita |
| Menú desplegable | Menú desplegable | Una sola opción, en una lista que se despliega | Listas largas: ciudades, centros de costo |
| Carga del archivo | Subida de archivo | Archivos que sube quien responde | Facturas, hojas de vida, fotos de un daño |
| Escala lineal | Escala lineal | Un número en una escala de 0 o 1 hasta un máximo de 2 a 10 | Satisfacción del 1 al 5 |
| Calificación | Valoración | De 3 a 10 estrellas, corazones o «me gusta» | Una valoración rápida |
| Cuadrícula de opción múltiple | Cuadrícula de varias opciones | Una opción por fila | Calificar varios aspectos con la misma escala |
| Cuadrícula de casillas de verificación | Cuadrícula de casillas | Varias opciones por fila | Disponibilidad por día y franja |
| Fecha | Fecha | Una fecha, y si se quiere el año y la hora | Fecha de inicio de unas vacaciones |
| Tiempo | Hora | Una hora o una duración | Hora de llegada de un visitante |
La opción «Otro» y el formato de la fecha
Dos detalles de la tabla que conviene recordar. Primero, en la opción múltiple y en las casillas de verificación se puede agregar la opción «Otro», con espacio para escribir. Segundo, el formato de la fecha que se pide depende del idioma de la cuenta de Google o del navegador de quien responde, según la ayuda de Google; por eso alguien puede recibir el aviso «La fecha no es válida» aunque la haya escrito bien para su país.
La pregunta de subida de archivos tiene condiciones
Es la más útil para trámites y la que más sorprende. Según la ayuda de Google:
- Quien responde tiene que iniciar sesión con una cuenta de Google. Un proveedor sin cuenta de Google no puede subir el archivo.
- No está disponible si el formulario está en una unidad compartida, ni si el administrador activó la prevención de pérdida de datos (DLP).
- Los archivos se guardan en una carpeta nueva del Google Drive del propietario y ocupan su almacenamiento.
- Borrar respuestas no borra los archivos subidos.
- El dueño elige qué tipos de archivo se aceptan, cuántos por persona y el tamaño máximo.
Por ejemplo, una inscripción con 1.000 respuestas y un archivo de hasta 10 MB cada una puede dejar hasta 9,8 GB en el Drive de quien creó el formulario. Ese peso no cuenta dentro del límite de 1 GB por formulario que Google aplica desde septiembre de 2026, pero sí dentro del almacenamiento de esa persona. Por eso conviene que un formulario así lo cree una cuenta pensada para ello y no el portátil de alguien que se irá de la empresa.
Secciones y preguntas que dependen de la respuesta
Con Agregar sección, los formularios de Google se dividen en páginas. Cada sección termina con una opción para elegir a qué sección pasa la persona.
Además, para mostrar unas preguntas u otras según lo que responda la persona:
- Cree una sección para cada camino, por ejemplo «Solicitud de equipo» y «Solicitud de acceso».
- En la pregunta que decide, haga clic en Más (los tres puntos) y elija Ir a la sección según la respuesta.
- Junto a cada opción, elija la sección a la que lleva. También puede elegir Enviar formulario, para terminarlo ahí.
Según la ayuda de Google, esta opción solo existe en las preguntas de opción múltiple y de menú desplegable.
Validar las respuestas
La validación de los formularios de Google evita que llegue un correo mal escrito o un número de factura incompleto. Para activarla, en la pregunta haga clic en Más y elija Validación de respuesta. Las reglas dependen del tipo de pregunta:
- Respuesta breve: número (por ejemplo, entre 1 y 30), texto (que contenga una palabra o que sea un correo), longitud mínima o máxima y expresión regular.
- Párrafo: longitud y expresión regular.
- Casillas de verificación: marcar al menos, como máximo o exactamente cierto número.
En el campo Texto de error personalizado se escribe lo que verá la persona si su respuesta no cumple la regla. Por ejemplo, «Escriba el número tal como aparece en la factura: FV- y los dígitos».
Tres expresiones regulares útiles
Con Expresión regular se exige un patrón exacto. Estos tres usan solo la sintaxis de la tabla de la ayuda de Google, y los probamos con 18 respuestas de ejemplo, sin ningún fallo:
| Para qué | Patrón | Acepta | Rechaza |
|---|---|---|---|
| Correo de la empresa | ^[^@\s]+@empresa\.com\.co$ | ana.gomez@empresa.com.co | ana.gomez@gmail.com y direcciones con espacios |
| Número de factura | ^FV-[0-9]{4,8}$ | FV-1234, FV-00012345 | fv-1234, FV 1234, FV-123 |
| Código de sede de tres letras | ^[A-Z]{3}$ | BOG, MDE | bog, BOGO, B0G |
Cambie empresa\.com\.co por su dominio. Las barras invertidas antes de cada punto no sobran: según la ayuda de Google, un carácter con significado especial, como el punto, se busca con una barra invertida delante.
🔴 Los signos ^ y $ tampoco sobran. Marcan el principio y el final de la respuesta. En la prueba, el mismo patrón sin ellos aceptó «Factura FV-1234» y «FV-123456789», porque encontró la parte que coincidía dentro de un texto más largo.
Qué revisar en Configuración antes de publicar
La pestaña Configuración, arriba en el editor, decide quién responde y qué se guarda. Conviene revisarla antes de enviar el vínculo. Las opciones están agrupadas en Respuestas y en Presentación:
| Ajuste | Qué hace | Cuándo activarlo |
|---|---|---|
| Recopilar las direcciones de correo electrónico | Guarda el correo de quien responde: verificado, tomado de su cuenta de Google, o escrito a mano | Cuando necesita saber quién pidió qué |
| Limitar a 1 respuesta | Cada persona responde una sola vez | Votaciones e inscripciones con cupo |
| Permitir la edición de la respuesta | Quien ya envió puede corregir su respuesta | Inscripciones que pueden cambiar |
| Restringir a los usuarios de su dominio | Solo responde gente de la organización y de sus organizaciones de confianza | Formularios internos |
| Mostrar el resumen de resultados | Quien responde ve, al terminar, los gráficos y las respuestas de texto de todos | Casi nunca en una empresa |
| Mensaje de confirmación | El texto que se ve después de enviar | Siempre: diga qué pasa después y en cuánto tiempo |
| Inhabilitar el guardado automático para todos los encuestados | No guarda borradores de quien responde | Equipos compartidos, como un computador de recepción |
Tres ajustes de los formularios de Google que esconden algo
Tres de esas opciones esconden algo que la ayuda de Google explica:
- Con «Limitar a 1 respuesta», quien responde tiene que iniciar sesión con una cuenta de Google, pero su nombre no queda registrado si no activa también la recopilación de correos. Es decir, limitar no identifica a nadie.
- El resumen de resultados lo ve cualquiera que pueda responder el formulario, con las respuestas de texto completas. En una solicitud de vacaciones o en una encuesta de clima laboral, eso expone a toda la organización lo que escribió cada persona.
- El borrador se guarda 30 días después del último cambio de quien responde. Por eso, en el computador de una recepción el siguiente visitante podría encontrar las respuestas del anterior, salvo que desactive el guardado automático.
En cuanto al alcance, la ayuda de Google indica que, salvo que quien lo crea cambie la configuración, un formulario creado con una cuenta de trabajo solo lo pueden abrir personas de la organización. Para un proveedor o un cliente hay que abrirlo, y el administrador puede impedirlo (lo explica el apartado del administrador).
Publicar y compartir el formulario
🔴 Los formularios de Google nuevos no reciben respuestas hasta que se publican. Según la ayuda de Google, si no está publicado, quien tenga el vínculo no puede abrirlo. Por eso, si alguien dice que no puede entrar, lo primero es comprobar que arriba diga Publicado. Para publicarlo:
- Arriba a la derecha, haga clic en Publicar.
- Para elegir quién responde, haga clic en Administrar y agregue personas o grupos. En el acceso general puede permitir que responda cualquier persona con el vínculo.
- Confirme. Arriba a la derecha aparece Publicado, y desde ahí se cambian las opciones de publicación más adelante.
Para enviarlo, haga clic en Publicado y luego en Copiar vínculo de la persona que responde; con la casilla Acortar URL el vínculo queda corto. También puede compartirlo por correo desde Compartir, y a cada persona que responde se le puede poner una fecha de vencimiento del acceso.
Otras dos formas de enviarlo:
- Con respuestas ya escritas: en Más (los tres puntos) está la opción de rellenar el formulario previamente. Se completan los campos que ya conoce, como el área o el número de pedido, y se copia el vínculo que resulta.
- Dentro de una página web: en Más, la opción Incorporar HTML da el código para pegarlo en un sitio.
Un detalle que evita malentendidos: el formulario no puede ir dentro del cuerpo de un correo si tiene una pregunta de subida de archivos, una de calificación, una imagen en una pregunta o una opción, o si es un cuestionario protegido. En ese caso llega como vínculo.
Para que otra persona lo edite con usted, en Compartir asígnele el rol de editor. Tenga en cuenta que un editor puede cambiar todo, incluidas las respuestas y el lugar donde se guardan.
Ver las respuestas de Google Forms
Las respuestas de Google Forms se ven en la pestaña Respuestas, con tres vistas:
- Resumen: gráficos por pregunta y la lista de quién respondió. Solo aparece cuando hay al menos una respuesta.
- Pregunta: todas las respuestas a una misma pregunta.
- Individual: una respuesta completa cada vez, con flechas para pasar a la siguiente.
Llevar las respuestas a una hoja de cálculo
Para trabajar las respuestas, en Respuestas haga clic en Vínculo a Hojas de cálculo y elija una hoja nueva o una existente. Desde ese momento, cada respuesta llega como una fila nueva, y Hojas de cálculo de Google las pone en una tabla con formato. Si después ya no quiere que lleguen, en Más puede desvincular el formulario: la hoja conserva lo que ya tenía.
🔴 Los permisos del formulario y los de la hoja no van juntos. Al crear la hoja de respuestas, los colaboradores del formulario reciben acceso automáticamente. Pero los cambios de permisos posteriores no se sincronizan: si quita a alguien del formulario, sigue viendo la hoja con todas las respuestas hasta que lo quite también de ella. Por eso, al terminar un proyecto o cuando alguien cambia de área, hay que revisar los dos archivos.
Descargar las respuestas en CSV y abrirlas en Excel
Con Más y Descargar respuestas (.csv) se baja un archivo de texto con todas las respuestas. Si lo abre en Excel con doble clic, el resultado depende de cómo esté codificado el archivo. Lo comprobamos con dos CSV de prueba en el Excel de Microsoft 365 de este equipo:
- Un CSV en UTF-8 sin marca BOM se abrió con las tildes rotas: «Dirección de correo electrónico» apareció como «Dirección de correo electrónico».
- El mismo archivo con la marca BOM se abrió bien.
Si al abrir las respuestas ve caracteres raros, no las corrija a mano. En Excel, impórtelas desde la pestaña Datos como texto o CSV y, en Origen del archivo, elija UTF-8. O trabaje las respuestas en la hoja vinculada. Para analizarlas en Excel, la guía de tablas en Excel explica cómo convertir ese listado en una tabla.
Avisos y cierre del formulario
- Aviso por correo: en Respuestas, Más y Recibir notificaciones por correo electrónico si hay respuestas nuevas.
- Dejar de recibir respuestas: en Publicado, desactive el interruptor de aceptar respuestas. Quien abra el vínculo verá que el formulario ya no acepta respuestas, o el mensaje que usted escriba.
- Cierre automático: ahí mismo, con Establecer fecha de cierre o límite de respuesta, el formulario se cierra en una fecha o al llegar a cierto número de respuestas. 🟠 La ayuda de Google advierte que, si varias personas responden en el mismo instante, el formulario las acepta aunque se pase del límite. Para un cupo exacto, revise los últimos inscritos.
- Borrar respuestas: se pueden borrar todas o una por una, y no se puede deshacer.
Límites de Google Forms que hay que conocer
Desde septiembre de 2026, los formularios de Google tienen nuevos límites: hasta 500.000 respuestas y 1 GB de almacenamiento por formulario, contando el formulario y sus respuestas pero no los archivos subidos. Al llegar, el formulario deja de recibir respuestas hasta que el dueño descargue y borre las existentes. Antes de eso, sin embargo, hay otros umbrales en los que algo deja de funcionar, y llegan mucho antes:
| Respuestas | Qué deja de funcionar, según Google | Un formulario de solicitudes con 40 al día hábil llega en |
|---|---|---|
| Más de 10.000 | Las vistas Pregunta e Individual, y el CSV deja de salir ordenado por marca temporal | 250 días hábiles, alrededor de un año |
| Más de 50.000 | El resumen de respuestas | 1.250 días hábiles, casi cinco años |
| Más de 100.000 | La sincronización con Hojas de cálculo | 2.500 días hábiles, casi diez años |
| 500.000 | El formulario deja de aceptar respuestas | Unos 48 años |
Por tanto, en la práctica el límite que importa no es el de 500.000. Un formulario de uso diario que empezó hoy, 19 de octubre de 2026, pierde las vistas por pregunta y por persona hacia octubre de 2027. Si es un formulario permanente, conviene crear uno nuevo cada año y guardar las respuestas del anterior.
Cuestionarios con calificación
Un formulario se convierte en examen en Configuración, con Convertir en cuestionario. Después, en cada pregunta se define la Clave de respuesta: la opción correcta, los puntos y, si quiere, una explicación para quien se equivoque. Hay clave automática en respuesta breve, opción múltiple, casillas de verificación, menú desplegable y las dos cuadrículas.
De fábrica, la calificación se muestra al enviar y no se recopilan correos. Si quiere revisar antes de mostrar la nota, o calificar a mano las respuestas abiertas, active la recopilación de correos y elija entregar las calificaciones más tarde, después de la revisión.
No encuentro mis formularios de Google y otros problemas
Cuando alguien dice «no encuentro mis formularios de Google», casi siempre habla de uno de dos casos. Los que creó están en su Google Drive, donde se guardan al crearlos, y la búsqueda los encuentra por el nombre. Los que respondió, en cambio, no tienen una lista en la ayuda de Google: para retomar un borrador hay que volver a abrir el vínculo con la misma cuenta, y una copia de las respuestas solo llega al correo si el dueño activó esa opción.
Si usted creó el formulario
| Lo que pasa | La causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| Nadie puede abrir el vínculo | El formulario no está publicado | Revise que arriba diga Publicado |
| Un proveedor ve «Necesitas acceso» | El formulario solo admite a gente de la organización, o el administrador no permite respuestas de fuera | Abra el acceso en la configuración; si no se puede, consulte al administrador |
| Desaparecieron las vistas Pregunta e Individual | El formulario pasó de 10.000 respuestas | Trabaje en la hoja vinculada o en el CSV |
| Las respuestas nuevas no llegan a la hoja | Pasó de 100.000 respuestas, o la hoja se desvinculó | Revise el destino de las respuestas en Respuestas |
| Alguien que ya no está en el proyecto sigue viendo las respuestas | Los permisos de la hoja no se sincronizan con los del formulario | Quítelo también de la hoja vinculada |
| Llegaron más inscritos que el cupo | Varias personas respondieron en el mismo instante | Revise los últimos inscritos a mano |
Si usted responde el formulario
| Lo que pasa | La causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| «Necesitas acceso» | Está con otra cuenta de Google, o el formulario es solo para la organización que lo creó | Cambie a la cuenta de trabajo o haga clic en Solicitar acceso |
| No puede subir un archivo | No inició sesión con una cuenta de Google, o el archivo está en una unidad compartida | Inicie sesión y suba el archivo desde su computador o desde Mi unidad |
| «La fecha no es válida» | El formato de la fecha depende del idioma de su cuenta o del navegador | Escríbala en el formato que pide la pregunta |
| No le deja pasar a la siguiente página | Falta una pregunta obligatoria o una respuesta no cumple la validación | Busque el campo marcado en rojo |
| «No se puede guardar el borrador» | Falló el guardado automático | Puede enviar igual; si cierra antes, puede perder lo escrito |
| El formulario ya no acepta respuestas | El dueño lo cerró | Contacte a quien se lo envió |
Para el administrador de Google Workspace
Desde junio de 2025, la Consola de administración tiene dos ajustes propios para las respuestas de los formularios de Google, dentro de los ajustes de Drive y Documentos (en la consola en inglés, «Drive and Docs» y la sección «Form responses»):
- Si los formularios de su organización pueden recibir respuestas de cualquier persona con el vínculo fuera de la organización, aunque Drive no permita compartir fuera.
- Si las personas de su organización pueden responder formularios creados fuera de ella, aunque no se permita recibir archivos externos.
Según el anuncio de Google, los dos vienen activados de fábrica y se pueden aplicar por unidad organizativa. Si se desactivan, mandan las reglas de uso compartido externo de Drive. Además, la prevención de pérdida de datos desactiva la pregunta de subida de archivos.
Dos tareas de administración que conviene tener en el procedimiento de salida de una persona:
- Transferir la propiedad de los formularios que usa la empresa. Primero se le da acceso de editor a quien los recibirá y luego, en Compartir, se elige Transferir la propiedad. Los archivos subidos a esos formularios están en el Drive de quien los creó.
- Revisar las hojas de respuestas, que son archivos aparte y tienen sus propios permisos.
Y si el formulario va a pedir datos personales o documentos, piénselo antes de abrirlo a cualquiera con el vínculo. Además, como un formulario también puede ser la página de un engaño, conviene que el equipo sepa reconocerlo; lo explicamos en nuestra guía sobre el phishing.
Qué comprobamos para esta guía
- Los pasos, los tipos de pregunta, los ajustes y los límites salen de la ayuda de Editores de Documentos de Google, en inglés y en español, del Centro de Aprendizaje de Google Workspace y del anuncio de Google sobre los ajustes del administrador. La ayuda en español está traducida con tecnología de IA, según dice cada página, y no siempre nombra igual una misma opción: en negrita solo van los rótulos que coinciden en las fuentes, y los tipos de pregunta llevan los dos nombres.
- Las tres expresiones regulares se probaron con 18 respuestas de ejemplo: 0 fallos.
- La apertura del CSV se probó en el Excel de este equipo con dos archivos de prueba, con y sin marca BOM.
- Los plazos de la tabla de límites son cálculos con los umbrales que publica Google y un supuesto de 40 respuestas por día hábil.
- No creamos ni respondimos formularios con una cuenta real.
Preguntas frecuentes sobre los formularios de Google
¿Las respuestas de un formulario de Google son anónimas?
Formularios de Google no guarda el correo de quien responde si no se activa su recopilación. Aunque el formulario pida iniciar sesión para responder una sola vez, la ayuda de Google indica que el nombre de usuario no se registra si no está activada la recopilación de correos.
¿Cuántas respuestas admite un formulario de Google?
Desde septiembre de 2026, hasta 500.000 respuestas y 1 GB por formulario. Sin embargo, desde las 10.000 respuestas desaparecen las vistas por pregunta y por persona.
¿Cómo paso las respuestas de Google Forms a Excel?
Descargue el CSV desde Respuestas y, si las tildes salen mal, impórtelo en Excel desde la pestaña Datos eligiendo UTF-8 como origen del archivo.
¿Se puede subir un archivo sin cuenta de Google?
No. Para responder una pregunta de subida de archivos hay que iniciar sesión con una cuenta de Google.
Cómo lo aborda KHARONTE
Crear un formulario lo hace cada área, pero quién puede responder desde fuera, dónde quedan los archivos subidos y qué pasa con los formularios de alguien que se va son decisiones de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 y Google Workspace para empresas: usuarios, licencias, almacenamiento y su configuración. No construimos los formularios ni sus flujos de datos. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando un formulario no abre o no deja enviar, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.
Las fuentes técnicas de esta guía son de Google: primeros pasos con Forms, tipos de pregunta, reglas y validación, preguntas según la respuesta, publicar y compartir, ver y administrar las respuestas, dónde guardar las respuestas, cuestionarios, errores al responder y el anuncio de los ajustes del administrador para las respuestas.
Hablemos de la TI de su empresa
Cuéntenos qué necesita su operación y le enviamos una propuesta por escrito. Cada línea del portafolio se contrata por separado.
