Compartir archivos en Google Drive: permisos, vínculos y carpetas

Compartir archivos en Google Drive es la forma más rápida de que un cliente revise una cotización, de que el equipo trabaje sobre la misma hoja de cálculo o de que un proveedor reciba un contrato sin adjuntos pesados. Pero cada clic en Compartir fija los permisos de Google Drive: decide quién puede abrir el archivo, quién puede cambiarlo y quién puede pasárselo a otros. Esta guía explica cómo compartir archivos en Google Drive con personas concretas o con un vínculo, cómo compartir una carpeta de Google Drive sin dar más acceso del necesario, qué hacer con quien no tiene cuenta de Google, cómo poner fecha de vencimiento y cómo dejar de compartir en Google Drive cuando el trabajo termina.

Todo lo que contamos sale de la ayuda oficial de Google Drive, leída en español de Latinoamérica, en español de España y en inglés, y de la documentación de la API de Drive. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática del blog. Si su empresa usa Microsoft 365, la guía equivalente para OneDrive explica lo mismo con los vínculos de Microsoft. Y si lo que necesita es trabajar con los archivos desde el explorador de Windows, empiece por Google Drive para escritorio.

Qué significa compartir en Google Drive

Antes de compartir archivos en Google Drive conviene entender una idea: un archivo de Drive no se envía, sino que se da permiso para abrirlo. El archivo sigue en el Drive de quien lo creó o lo subió, que es su propietario, y las demás personas entran con el rol que se les asigne. Por eso, si el propietario cambia algo, todos ven la misma versión, y si quita un permiso, esa persona deja de entrar.

Los permisos de Google Drive se reparten en tres roles para las personas con las que se comparte:

Además, hay un cuarto papel que no se elige en la lista: el de propietario. Solo el propietario puede borrar el archivo y transferir la propiedad a otra persona. Además, el archivo ocupa su espacio de almacenamiento, no el de quienes lo reciben.

Conviene fijarse en un detalle de la tabla: según Google, un Editor puede cambiar los permisos y compartir el archivo con otras personas de forma predeterminada. Es decir, al dar edición a un cliente también se le permite invitar a terceros, salvo que se desactive esa opción, como se explica más abajo.

Cómo compartir archivos en Google Drive con personas concretas

Es la forma más segura de compartir archivos en Google Drive, porque cada persona entra con su propia cuenta y queda a la vista en la lista de acceso. Desde la computadora:

1. Abra Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
2. Seleccione el archivo. Para compartir varios a la vez, mantenga presionada la tecla Mayúsculas mientras los selecciona.
3. Haga clic en Compartir.
4. Escriba la dirección de correo de la persona o el nombre de un grupo de Google.
5. Elija Lector, «Comentarista» o Editor.
6. Marque o desmarque «Notificar a las personas», según quiera que reciba un correo con el aviso.
7. Haga clic en Enviar o en Compartir.

Un aviso que casi nadie lee: según el Centro de Aprendizaje de Google Workspace, si marca la notificación, todas las direcciones de correo que escriba se incluyen en el mensaje. Si comparte a la vez con dos clientes distintos, cada uno verá la dirección del otro. En ese caso, conviene compartir en dos tandas.

Además, si ve un punto junto al botón Compartir, significa que alguien le pidió acceso al archivo y la solicitud está pendiente de respuesta.

Compartir con un vínculo: el apartado Acceso general

La segunda forma de compartir archivos en Google Drive es con un vínculo. Se configura en el mismo cuadro de Compartir, en el apartado Acceso general, que tiene tres opciones:

Para cambiarlo, por tanto, haga clic en la flecha del apartado Acceso general, elija la opción, elija el rol y pulse «Copiar vínculo».

La tercera opción merece cuidado. El propio Google Drive para escritorio lo advierte con este texto, que viene en el programa: «Cualquier persona que tenga el vínculo puede abrir… No es necesario acceder a la cuenta». En la práctica, el vínculo se puede reenviar sin que usted lo sepa, y quien lo abre sin iniciar sesión aparece en el archivo como un animal anónimo, sin nombre. Por esa razón, un documento con datos de clientes, nómina o precios no debería compartirse nunca de esta forma.

Además, según la ayuda de Google, puede seguir viendo animales anónimos en un archivo privado durante un tiempo. Ocurre, por ejemplo, cuando un servicio de mensajería revisa el vínculo para buscar suplantación de identidad, o cuando alguien lo abrió varias veces y su visita tarda en desaparecer.

Cómo compartir una carpeta de Google Drive

Compartir una carpeta de Google Drive es práctico cuando se trabaja con un cliente durante meses: todo lo que se guarde dentro le llegará sin compartir archivo por archivo. Los pasos son los mismos que para un archivo: seleccione la carpeta, pulse Compartir, agregue a las personas y elija el rol.

Sin embargo, lo importante es entender la herencia. Según Google, cuando se comparte una carpeta, todos los archivos y subcarpetas que contiene heredan los mismos permisos. Y la regla tiene una consecuencia que sorprende:

• No se puede dar a alguien menos acceso a un archivo del que tiene en la carpeta que lo contiene. Si una persona es Editor de la carpeta, no se la puede dejar como Lector de un archivo de dentro.
• Si lo intenta, Drive le pedirá que cambie el permiso en la carpeta.
• Si un archivo necesita permisos más estrictos, hay que sacarlo a otra carpeta propia o a una carpeta con acceso limitado. Para que el equipo lo siga encontrando, se puede dejar un acceso directo en el sitio original.

Limitar el acceso a una carpeta

Para una carpeta delicada dentro de otra compartida, por ejemplo «Contratos» dentro de «Proyecto Cliente», Drive permite cortar la herencia. Haga clic con el botón derecho en la carpeta, elija Compartir, luego Configuración, y active Limitar acceso. Después vuelva atrás y agregue solo a quienes deban entrar. Desde ese momento, solo las personas a las que dé permiso podrán abrirla.

Lo que pasa al sacar un archivo de una carpeta compartida

Según la ayuda de Google, si alguien que no es el propietario quita un archivo de una carpeta compartida, el archivo se mueve a la sección Mi unidad de su propietario, y solo el propietario puede deshacer el traslado. En otras palabras, el archivo no se pierde, pero deja de estar donde el equipo lo busca.

Compartir desde el celular

También se pueden compartir archivos en Google Drive desde el celular. En la aplicación para Android o iPhone el proceso es parecido:

1. Junto al nombre del archivo o la carpeta, toque el botón de más opciones.
2. Toque Compartir.
3. Escriba la dirección de correo o el grupo y elija Lector, «Comentarista» o Editor.
4. Toque Enviar.

Para cambiar el Acceso general, toque el botón de más opciones y luego «Administrar acceso». Para compartir varios archivos desde el celular, Google recomienda meterlos en una carpeta y compartir la carpeta. En el iPhone, además, la notificación se envía siempre, salvo que se pida omitirla expresamente.

Compartir Google Drive sin cuenta de Gmail

Es una de las dudas más frecuentes al compartir archivos en Google Drive: el cliente usa Outlook o el correo de su empresa y no tiene Gmail. Hay tres caminos, de más sencillo a más controlado.

Una cuenta de Google con su propio correo

Una cuenta de Google no exige una dirección de Gmail. Según la ayuda de Google, se puede asociar cualquier dirección de correo a una cuenta de Google, y la propia ayuda ofrece el enlace para registrarse sin Gmail: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail. Con esa cuenta, la persona entra a los archivos con su correo de siempre y queda identificada en la lista de acceso.

Visitantes con un código de verificación

En Google Workspace, si el administrador activó el uso compartido con visitantes, se puede compartir con alguien que no tiene cuenta de Google simplemente escribiendo su correo. Según la ayuda de Google, la persona recibe una invitación, verifica su identidad con un código que le llega por correo y puede editar, comentar o ver el archivo durante 7 días; pasado ese plazo, vuelve a verificarse con el enlace del correo original. Tiene límites: los visitantes no pueden ser propietarios de archivos, no pueden descargar carpetas y no entran desde la aplicación del celular ni desde Google Drive para computadoras.

El vínculo abierto, solo para lo que no es confidencial

La tercera vía es la opción «Cualquier persona que tenga el vínculo». Funciona con cualquiera, pero no deja saber quién abrió el archivo. Por lo tanto, sirve para un catálogo o una presentación comercial, nunca para un contrato o una base de datos.

Si al compartir aparece un mensaje que dice que solo puede compartir con cuentas de Google, no es un fallo: según Google, la empresa o la institución configuró ese requisito para proteger la información. En ese caso, la persona debe crear una cuenta de Google con su correo o hay que pedir al administrador que active los visitantes.

Controlar qué pueden hacer con el archivo

Los permisos de Google Drive no son todo o nada. Desde Compartir y luego Configuración hay dos casillas que conviene revisar antes de enviar un archivo importante:

• «Permitir que los editores cambien permisos y compartan contenido» (en España, «Permitir que los editores cambien los permisos y los compartan»). Si la desmarca, los editores pueden trabajar en el archivo, pero no invitar a nadie más. Ojo: si el archivo está dentro de una carpeta compartida, los permisos de la carpeta mandan sobre esta opción.
• Personas que pueden descargar, copiar, imprimir y acceder. Si desmarca a lectores y comentaristas, pueden ver el archivo en el navegador, pero sin descargarlo, copiarlo ni imprimirlo desde Drive.

Aun así, no sustituyen el criterio de no compartir lo que no se debe.

Poner fecha de vencimiento al acceso

Para un consultor externo, un contratista o un cliente con un proyecto cerrado, lo ideal es que el acceso caduque solo. En Compartir, haga clic en la flecha junto al nombre de la persona, elija «Agregar fecha de vencimiento» (en España, «Añadir caducidad»), seleccione una fecha y pulse Guardar.

Según Google, esta opción tiene tres condiciones:

• Solo está disponible en cuentas de trabajo o de institución educativa; con una cuenta personal de Gmail no aparece.
• La fecha tiene que estar dentro del año siguiente.
• En las carpetas, solo se puede poner a personas con el rol de Lector.

La documentación de la API de Drive añade un matiz: la fecha de vencimiento solo se aplica a personas y grupos, no a un dominio ni a la opción de cualquier persona con el vínculo. Un vínculo abierto no caduca nunca: hay que cerrarlo a mano.

Cómo dejar de compartir en Google Drive

Antes de quitar accesos, en primer lugar, conviene ver quién los tiene. Haga clic con el botón derecho en el archivo, abra la información del archivo, entre en el panel de detalles y pulse «Administrar acceso» (en España, «Gestionar acceso»). Ahí aparecen todas las personas, los grupos y el estado del Acceso general.

Para dejar de compartir en Google Drive con una persona:

1. Abra el cuadro de Compartir.
2. Busque a la persona y haga clic en la flecha junto a su nombre.
3. Elija Quitar acceso.
4. Pulse Guardar.

Del mismo modo, para cerrar un vínculo, cambie el Acceso general a Restringido. Desde ese momento, el vínculo solo funciona para las personas que estén en la lista.

Dos matices que evitan sorpresas. Primero, según la documentación de la API de Drive, quitar a alguien de una carpeta solo retira el permiso heredado: si además se le había compartido directamente un archivo de dentro, ese acceso directo sigue vivo. Segundo, quitar el acceso no borra lo que la persona ya descargó o copió en su equipo.

Transferir la propiedad de un archivo

Cuando alguien deja la empresa o cambia de área, sus archivos compartidos deberían pasar a otra persona. En Compartir, haga clic en la flecha junto al nombre de la persona y elija «Transferir la propiedad» (en España, «Transferir propiedad»). Solo se puede transferir a alguien con quien ya se compartió el archivo.

La ayuda de Google distingue dos casos:

Además, al transferir, el archivo deja de ocupar su almacenamiento y pasa a ocupar el del nuevo propietario, un detalle útil si su cuenta está llena, como explica la guía para liberar espacio en Gmail. Y para encontrar las transferencias que le enviaron y aún no ha aceptado, escriba pendingowner:me en la barra de búsqueda de Drive.

Una advertencia relacionada: si el propietario borra un archivo compartido, el archivo va a su papelera y, según Google, los colaboradores pueden seguir viéndolo, comentándolo o copiándolo hasta que lo borre definitivamente. Borrar no es lo mismo que dejar de compartir.

Límites de uso compartido en Google Drive

En cambio, para un público grande, es mejor compartir con un grupo de Google que con cientos de direcciones sueltas: el grupo se administra en un solo sitio y las altas y bajas se reflejan solas. Y si el archivo es un formulario, la guía de formularios de Google explica cómo se comparten las respuestas.

Los nombres de los permisos de Google Drive según la ayuda

La ayuda de Google en español está traducida, en parte con inteligencia artificial, como avisa la propia página, y la versión para Latinoamérica y la de España no nombran igual las mismas opciones. En esta guía usamos los nombres de Latinoamérica y ponemos en negrita solo los que coinciden en las dos. Esta es la equivalencia que medimos:

Por eso, si la pantalla de su equipo no coincide con lo que lee aquí, casi siempre la razón es esta: Google muestra la variante del idioma que tenga configurada la cuenta.

Cuando Google Drive no deja compartir

Para administradores de Google Workspace

En la consola de administración de Google, el uso compartido se controla en Apps, Google Workspace, Drive y Documentos, apartado de configuración de uso compartido. Estas son las decisiones que más pesan:

• Uso compartido externo activado o desactivado. Según Google, si se desactiva, los usuarios externos pierden también el acceso a lo que ya se les había compartido. Por eso conviene revisar antes qué se comparte.
• Solo con dominios de confianza. Permite compartir solo con los dominios de una lista; esos dominios deben usar Google Workspace y, en ese modo, nadie puede compartir con cuentas personales de Gmail.
• Aviso antes de compartir fuera y el indicador «Externo» en los archivos, que viene activado de fábrica.
• Visitantes, para compartir con personas sin cuenta de Google, con cualquiera o solo con los dominios de confianza.
• Reglas de confianza, más finas que lo anterior, disponibles en Frontline Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus y Enterprise Essentials Plus.

Por otra parte, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Un detalle más para el procedimiento de salida de personal: según Google, si a una cuenta se le quita la licencia de Drive, sus archivos solo pueden compartirse dentro de la organización, aunque antes estuvieran compartidos fuera.

Un programa para ver qué se comparte fuera

Para saber qué tiene compartido cada persona fuera de la empresa, este programa en Python usa la API de Drive con una cuenta de servicio y delegación de todo el dominio, con un permiso de solo lectura de metadatos. Lista los archivos de los que cada usuario es propietario y escribe en un CSV los permisos de fuera del dominio, incluidos los vínculos abiertos, con su fecha de vencimiento:

import csv
from google.oauth2 import service_account
from googleapiclient.discovery import build

ALCANCES = ["https://www.googleapis.com/auth/drive.metadata.readonly"]
DOMINIO = "empresa.com.co"
USUARIOS = ["ana.gomez@empresa.com.co", "luis.perez@empresa.com.co"]
ROLES = {"reader": "Lector", "commenter": "Comentarista", "writer": "Editor"}
CAMPOS = ("nextPageToken, files(id, name, webViewLink, "
          "permissions(type, role, emailAddress, domain, expirationTime))")


def archivos(servicio):
    argumentos = {"q": "'me' in owners and trashed = false", "fields": CAMPOS, "pageSize": 1000}
    while True:
        respuesta = servicio.files().list(**argumentos).execute()
        yield from respuesta.get("files", [])
        if "nextPageToken" not in respuesta:
            return
        argumentos["pageToken"] = respuesta["nextPageToken"]


def externo(permiso):
    if permiso["type"] == "anyone":
        return "Cualquier persona con el vínculo"
    dominio = permiso.get("domain") or permiso.get("emailAddress", "").lower().rsplit("@", 1)[-1]
    if dominio == DOMINIO or dominio.endswith("." + DOMINIO):
        return None
    return permiso.get("emailAddress") or permiso.get("domain")


with open("compartidos-fuera.csv", "w", newline="", encoding="utf-8-sig") as archivo:
    salida = csv.writer(archivo, delimiter=";")
    salida.writerow(["Propietario", "Archivo", "Con quién", "Rol", "Vence", "Enlace"])
    for usuario in USUARIOS:
        cred = service_account.Credentials.from_service_account_file(
            "cuenta-de-servicio.json", scopes=ALCANCES).with_subject(usuario)
        servicio = build("drive", "v3", credentials=cred)
        for f in archivos(servicio):
            for permiso in f.get("permissions", []):
                quien = externo(permiso) if permiso["role"] != "owner" else None
                if quien:
                    salida.writerow([usuario, f["name"], quien, ROLES.get(permiso["role"], permiso["role"]),
                                     permiso.get("expirationTime", "sin fecha")[:10], f.get("webViewLink", "")])

Antes de publicarlo, lo validamos sin conectarnos a ninguna organización, contra el documento de descubrimiento de la API de Drive v3 y ejecutándolo con las bibliotecas de Google simuladas: sigue las páginas de resultados, deja fuera al propietario, al dominio propio y a sus subdominios, y escribe el CSV con BOM y punto y coma para que Excel lo abra con las tildes bien. Necesita las bibliotecas google-auth y google-api-python-client. Ojo con un límite que la documentación de la API deja claro: la lista de permisos no se rellena para los archivos de las unidades compartidas, que se revisan aparte.

Buenas prácticas para compartir archivos en Google Drive

• Restringido por defecto. Comparta con personas concretas y deje el vínculo abierto para lo que sea público de verdad.
• El rol mínimo. Lector para quien solo revisa, comentarista para quien sugiere, editor solo para quien trabaja en el archivo.
• Carpetas por cliente o proyecto. Una carpeta compartida con el cliente evita compartir archivo por archivo, y una carpeta con acceso limitado protege lo delicado.
• Fecha de vencimiento para los externos. Si su cuenta lo permite, el acceso de consultores y contratistas debería caducar solo.
• Grupos en lugar de listas de correos. Las altas y bajas del equipo se gestionan una sola vez.
• Revisión trimestral. Abra los archivos más sensibles, revise la lista de acceso y cierre los vínculos que ya no hacen falta.
• Transferencia antes de la salida. Los archivos de quien se va deben pasar a otra persona antes de cerrar su cuenta.

Preguntas frecuentes sobre compartir archivos en Google Drive

¿La otra persona necesita una cuenta de Gmail?

No necesariamente. Puede crear una cuenta de Google con su propio correo, y en Google Workspace se le puede compartir como visitante si el administrador lo permite. También existe el vínculo abierto, pero no identifica a quien lo abre.

¿Cómo sé con quién está compartido un archivo?

Con el botón derecho, abra la información del archivo y pulse «Administrar acceso». Verá a cada persona, los grupos, su rol y cómo está el Acceso general.

¿Puedo compartir una carpeta pero proteger un archivo de dentro?

No con un permiso menor en ese archivo, porque hereda los de la carpeta. Hay que moverlo a otra carpeta o crear una subcarpeta con Limitar acceso activado.

¿Si dejo de compartir, la persona pierde lo que descargó?

No. Quitar el acceso impide volver a abrir el archivo en Drive, pero lo que ya se descargó o se copió sigue en manos de quien lo hizo.

¿Qué pasa si borro un archivo que compartí?

Va a su papelera, y los colaboradores pueden seguir viéndolo hasta que lo borre definitivamente. Si quiere cortar el acceso de inmediato, quite primero los permisos.

Conclusión

En resumen, compartir archivos en Google Drive bien es elegir, cada vez, a quién, con qué rol y durante cuánto tiempo: personas concretas antes que vínculos abiertos, carpetas por proyecto con su acceso limitado cuando haga falta, fechas de vencimiento para los externos y una revisión periódica de quién tiene acceso. La misma lógica sirve para compartir el calendario de Google y para el historial de versiones de los documentos que se editan entre varios. Si su empresa quiere ordenar cómo se comparte la información en Google Workspace o necesita apoyo con su uso diario, nuestra mesa de ayuda TI atiende estas consultas como parte del soporte técnico para empresas. Además, la configuración de cuentas, licencias y uso compartido forma parte de nuestros servicios administrados de TI y de la administración de Google Workspace, dentro de los servicios de TI para empresas de KHARONTE.