Numerar páginas en Word: sin la portada, desde la tercera página y con Página X de Y

Numerar páginas en Word parece una tarea de un minuto, y lo es mientras el documento no tenga portada. El problema llega con el informe, la propuesta o la tesis que necesita la portada sin número y numerar desde la tercera página, con el índice en otra numeración y el cuerpo empezando en 1. Ahí aparecen los números que no se dejan borrar, la página 3 que sale sin número y una página X de Y en Word que dice «Página 7 de 8» en un documento de siete páginas numeradas.

Esta guía explica cómo numerar páginas en Word paso a paso, cómo numerar páginas sin la portada, cómo numerar desde la tercera página, cómo usar números romanos y arábigos en el mismo documento, cómo poner «Página X de Y» con el total correcto y cómo quitar números de página. Además, explica por qué falla cada caso, porque casi siempre es la misma pieza: las secciones y el botón que las enlaza.

Todo lo que contamos lo comprobamos en el Word de Microsoft 365 de nuestro equipo de pruebas (versión 16.0, compilación 20527, con la interfaz en español), sobre documentos temporales. Los nombres de los botones los leímos del propio programa y, en cada caso, revisamos lo que sale impreso en un PDF, no solo lo que se ve en pantalla. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática de este blog: la guía de estilos en Word explica la tabla de contenido y la de Word avanzado, los campos.

Cómo numerar páginas en Word paso a paso

En Word para Windows, la función está en la pestaña Insertar, grupo Encabezado y pie de página:

1. Haga clic en Número de página.
2. Elija dónde lo quiere: Principio de página (arriba), Final de página (abajo) o Márgenes de página (en un lateral).
3. Elija un diseño de la galería. Para un documento de trabajo basta con Número sin formato 2, que lo centra.
4. Word abre el pie de página con el número puesto. Para volver al texto, haga clic en Cerrar encabezado y pie de página o pulse Esc.

En cambio, si el documento ya tiene un pie de página con texto, como el nombre de la empresa, no use la galería de Final de página, porque lo reemplaza. Haga doble clic en el pie, ponga el cursor donde quiere el número y use Número de página > Posición actual.

Lo que trae la galería

En el Word de nuestro equipo, la galería de Final de página tiene 58 diseños agrupados en cinco categorías. Conviene conocerlas antes de numerar páginas en Word, porque una de ellas resuelve el «Página X de Y» sin escribir nada:

Qué inserta Word al numerar páginas

El número de página no es texto: es un campo, una pequeña instrucción que Word recalcula en cada página. Lo comprobamos leyendo el pie después de insertarlo: el código es PAGE. Por eso, el mismo pie muestra 1, 2, 3 en cada página sin que nadie lo escriba.

Además, dos atajos ayudan a trabajar con ese campo. Alt+Mayús+P inserta el número de página donde está el cursor, en el Word en español de nuestro equipo, sin pasar por la galería. Y Alt+F9 cambia entre ver el número y ver el código del campo, que se muestra como { PAGE }. Si alguna vez su pie de página muestra esas llaves en lugar del número, pulse Alt+F9 y volverá a verse el número.

Numerar páginas en Word sin la portada

Al numerar páginas en Word, la portada no suele llevar número. Para quitarlo:

1. Haga doble clic en el pie de página de cualquier página. Se abre la pestaña Encabezado y pie de página.
2. En el grupo Opciones, marque Primera página diferente.
3. Cierre con Cerrar encabezado y pie de página.

Con esa casilla, entonces, la primera página tiene su propio pie, vacío, y el resto conserva el número. Ahora bien, hay un detalle que confunde a mucha gente: la segunda página sigue diciendo 2, porque la portada cuenta aunque no se vea su número. Lo medimos en un documento de seis páginas:

Para que la segunda página diga 1, vaya a Insertar > Número de página > Formato del número de página y, en Numeración de páginas, marque Iniciar en y escriba 0. La portada pasa a ser la página 0, que no se ve, y la siguiente es la 1. Es lo mismo que recomienda la ayuda de Microsoft.

Numerar páginas en Word desde la tercera página

Un informe con portada e índice suele numerar páginas en Word a partir de la tercera, con el número 1 en esa página. Sin embargo, Primera página diferente ya no basta, porque solo afecta a una página. Por eso, hay que dividir el documento en dos secciones: la primera con la portada y el índice, sin número, y la segunda con el cuerpo, que empieza en 1.

Paso 1. Insertar un salto de sección

1. Ponga el cursor al principio de la primera línea de la página donde empieza la numeración.
2. Si entre esa página y la anterior hay un salto de página, bórrelo: un salto de página no crea una sección.
3. Vaya a Disposición > Saltos y, en Saltos de sección, elija Página siguiente.

Por ejemplo, en nuestro documento de prueba de ocho páginas, ese salto dejó dos secciones y las mismas ocho páginas. Word ofrece cuatro tipos de salto de sección:

Paso 2. Desvincular el pie de la sección nueva

Este es, sin duda, el paso que casi todos se saltan. Una sección nueva nace con su pie de página vinculado al de la anterior: en nuestra prueba, el pie de la sección 2 venía vinculado de fábrica, y el número que pusimos en la sección 1 apareció también en la 2. Por lo tanto, mientras estén vinculadas, lo que borre en una se borra en la otra. Lo comprobamos: borramos el número del pie de la sección 1 sin desvincular y desapareció también de la sección 2.

Por eso, antes de borrar nada:

1. Haga doble clic en el pie de la primera página de la sección 2.
2. En el grupo Navegación, haga clic en Vincular a la anterior para desactivarlo.
3. Ahora sí, vaya al pie de la sección 1 y borre el número.

Eso sí, cuidado con el encabezado: se vincula por separado. Si el número está en el encabezado, desvincule el encabezado; si está en el pie, el pie.

Paso 3. Empezar en 1

Ahora bien, desvincular no reinicia la cuenta. En nuestra prueba, sin más cambios la tercera página seguía diciendo 3. Para que diga 1:

1. Con el cursor en el pie de la sección 2, vaya a Número de página > Formato del número de página.
2. En Numeración de páginas, marque Iniciar en y deje 1.
3. Haga clic en Aceptar.

Así, las páginas 3 a 8 de nuestro documento pasaron a mostrar 1 a 6, y la portada y el índice quedaron sin número.

La trampa de la sección que hereda la portada

Si marcó Primera página diferente para la portada y después insertó el salto de sección, la sección nueva hereda esa casilla. Lo medimos: la casilla quedó activada en las dos secciones, y en el PDF la primera página de la sección 2 salió sin número y la siguiente imprimió un 2. Es decir, la numeración empezaba en 1, pero no se veía.

Por lo tanto, la solución es desmarcar Primera página diferente en la sección 2. En nuestra prueba, desmarcarla en la sección 2 no cambió la de la sección 1, así que la portada siguió sin número.

Numerar páginas en Word con romanos y arábigos

Las tesis y muchos informes formales piden numerar páginas en Word de dos maneras: el índice y la introducción con romanos (i, ii, iii) y el cuerpo con arábigos (1, 2, 3). Para lograrlo se usan las mismas dos secciones del apartado anterior, cambiando el formato de la primera:

1. Inserte el salto de sección Página siguiente donde empieza el cuerpo y desvincule el pie de la sección 2 con Vincular a la anterior.
2. Ponga el cursor en el pie de la sección 1 y abra Número de página > Formato del número de página.
3. En Formato de número, elija «i, ii, iii…» y acepte.
4. Ponga el cursor en el pie de la sección 2, abra el mismo cuadro, deje los arábigos y marque Iniciar en 1.

Como resultado, en nuestro documento de ocho páginas el PDF salió así: «i» y «ii» en las dos primeras páginas, y del 1 al 6 en el resto.

El cuadro Formato de los números de página tiene cuatro controles. Estos son sus nombres en el Word en español:

Página X de Y con el total correcto

El formato «Página 3 de 10» está en la galería: Número de página > Final de página, categoría Página X de Y, diseño Números en negrita 2. Lo insertamos y el pie quedó con dos campos, PAGE para el número y NUMPAGES para el total.

Funciona bien mientras la numeración empiece en la primera página. En cambio, el problema llega con la portada sin número, porque NUMPAGES cuenta todas las páginas del documento, con portada incluida. Por ejemplo, lo medimos en un documento de ocho páginas con la portada sin número e Iniciar en 0: la última página imprimió «Página 7 de 8», cuando el documento solo tiene siete páginas numeradas.

Por suerte, hay dos formas de arreglarlo, según cómo esté numerado el documento:

Además, la fórmula es la que publica Microsoft para cuando la numeración no empieza en 1: Página { PAGE } de { = (StartingNumber - 1) + { NUMPAGES } }, donde StartingNumber es el número que puso en Iniciar en. Con Iniciar en 0, queda { = (0 - 1) + { NUMPAGES } }.

Para escribirla, ponga el cursor donde va el total, pulse Ctrl+F9 para crear unas llaves de campo, escriba dentro = (0 - 1) +, pulse otra vez Ctrl+F9 para crear el campo interior, escriba NUMPAGES y pulse F9 para actualizar el campo.

Por otra parte, en cuanto a SECTIONPAGES, la ayuda de Microsoft advierte que, al usarlo, hay que reiniciar la numeración en 1 en cada sección después de la primera. Si no se hace, el número de la página y el total dejan de corresponder.

Páginas pares e impares diferentes

Por ejemplo, un documento que se imprime a doble cara suele llevar el número a la derecha en las páginas impares y a la izquierda en las pares. Para eso se marca Páginas pares e impares diferentes, en el grupo Opciones de la pestaña Encabezado y pie de página.

Al marcarla, en cambio, cada sección pasa a tener dos pies distintos, el de las impares y el de las pares, y el número solo queda en uno de ellos. Lo comprobamos: con un número en el pie y la casilla marcada, el pie de las impares mostraba el número y el de las pares quedó vacío. Por lo tanto, después de marcarla hay que ir a una página par y volver a insertar el número allí.

Quitar números de página

Primero, para quitar todos los números de un documento sencillo, vaya a Insertar > Número de página > Quitar números de página.

Sin embargo, la ayuda de Microsoft hace dos advertencias. Primero, si el botón no está disponible o quedan números, hay que abrir el pie, seleccionar el número y pulsar Suprimir; según Microsoft, esto ocurre en documentos con varias secciones o con páginas pares e impares diferentes. Segundo, si el encabezado o el pie ya tienen otros elementos, esa opción podría quitarlos por completo. Por eso, en un pie con el logotipo o los datos de la empresa, es más seguro abrirlo y borrar solo el número.

Por último, para quitar el número de una sola página que no sea la primera no hay casilla: esa página tiene que empezar una sección propia, con su pie desvinculado, como en el apartado de la tercera página.

Problemas frecuentes al numerar páginas en Word

Estos son los fallos que más vemos al numerar páginas en Word, con su causa y su arreglo:

En cuanto al número que no cambia de una página a otra, lo reprodujimos convirtiendo el campo en texto, que es lo que hace Ctrl+Mayús+F9. El pie se quedó con un «1» fijo, sin ningún campo dentro, y todas las páginas mostraban 1. De hecho, es fácil hacerlo sin querer al seleccionar todo el pie y pulsar esas teclas.

Numerar páginas en Word para la web, Mac y Documentos de Google

Todo lo anterior sirve para numerar páginas en Word para Windows. En las otras versiones, según la ayuda de cada fabricante, cambia esto:

• Word para la web. El menú es Insertar > Números de página, con una casilla para incluir el número de páginas, que da el formato X de Y. Para ocultar el número de la primera página, la ayuda remite a Insertar > Encabezado y pie de página y a la casilla de primera página diferente. Pero Word para la web no puede agregar saltos de sección, así que una numeración distinta por secciones exige abrir el documento en Word de escritorio.
• Word para Mac. Los pasos son los de Windows, con la pestaña de saltos llamada «Diseño». El cuadro «Números de página» tiene la casilla «Mostrar número en la primera página», y el resto se hace con Formato del número de página, salto «Página siguiente» y la opción de vincular.
• Documentos de Google. Está en Insertar > Elementos de página > Número de página, con tres opciones: número de página, número de páginas (el total) y «Más opciones», que permite aplicar la numeración a una sección o empezar en otra página. Tiene casillas para la primera página diferente y para vincular con la sección anterior. Solo funciona en documentos con formato de páginas, y la propia ayuda de Google avisa que su versión en español puede estar traducida con inteligencia artificial.

La ayuda de Microsoft en español no usa los nombres del programa

Por cierto, si sigue la ayuda de Microsoft en español con Word abierto, varios botones no coinciden. Comparamos los nombres de la ayuda con los que muestra el Word en español de nuestro equipo:

Además, dos rutas salen rotas en la página de empezar más adelante: «Vaya a Insertar>formato denúmero> de página» y «establezca Iniciar en en en Numeración de páginas en 0». En esta guía usamos siempre los nombres del programa.

Revisar la numeración de muchos documentos con PowerShell

Este apartado es para quien administra las plantillas de una empresa o hereda una carpeta llena de propuestas y contratos. Abrir cada documento para ver si está bien numerado lleva horas. En cambio, un archivo .docx es un paquete comprimido con archivos de texto dentro, y ahí está todo: los campos de los pies de página, las secciones, la casilla de primera página diferente y el número de inicio. El siguiente bloque de PowerShell recorre una carpeta y sus subcarpetas sin abrir Word y lista, por documento, lo que encuentra:

$carpeta = "$env:USERPROFILE\Documents\Plantillas"
Add-Type -AssemblyName System.IO.Compression.FileSystem
Get-ChildItem $carpeta -Filter *.docx -Recurse -File | ForEach-Object {
  $archivo = $_
  try { $zip = [IO.Compression.ZipFile]::OpenRead($archivo.FullName) }
  catch { Write-Warning "No se pudo leer $($archivo.Name) (abierto o cifrado)"; return }
  try {
    $doc = [xml](New-Object IO.StreamReader($zip.GetEntry('word/document.xml').Open())).ReadToEnd()
    $pies = ($zip.Entries | Where-Object FullName -match '^word/(header|footer)\d*\.xml$' |
      ForEach-Object { (New-Object IO.StreamReader($_.Open())).ReadToEnd() }) -join ' '
    $campos = @([regex]::Matches($pies, '(?:<w:instrText[^>]*>|w:instr=")\s*(PAGE|NUMPAGES|SECTIONPAGES)\b') |
      ForEach-Object { $_.Groups[1].Value } | Sort-Object -Unique)
    $secciones = @($doc.GetElementsByTagName('w:sectPr'))
    $primera = @(); $reinicios = @(); $n = 0
    foreach ($s in $secciones) {
      $n++
      $t = $s.GetElementsByTagName('w:titlePg') | Select-Object -First 1
      if ($t -and $t.GetAttribute('w:val') -notin '0', 'false') { $primera += $n }
      $p = $s.GetElementsByTagName('w:pgNumType') | Select-Object -First 1
      if ($p -and $p.GetAttribute('w:start') -ne '') { $reinicios += "s$n=$($p.GetAttribute('w:start'))" }
    }
    $aviso = if ($campos -notcontains 'PAGE') { 'Sin numero de pagina' }
      elseif ($campos -contains 'NUMPAGES' -and ($reinicios.Count -or $primera.Count)) { 'NUMPAGES cuenta todas las paginas: revisar el total' }
    [pscustomobject]@{
      Archivo = $archivo.Name; Secciones = $secciones.Count; Campos = $campos -join ' '
      PrimeraDiferente = ($primera | ForEach-Object { "s$_" }) -join ' '; Reinicios = $reinicios -join ' '; Aviso = $aviso
    }
  } finally { $zip.Dispose() }
}

Antes de ejecutarlo, cambie la primera línea por la carpeta que quiere revisar. Por cada documento devuelve el número de Secciones, los Campos de número de página que usan los encabezados y pies, las secciones con PrimeraDiferente, los Reinicios (por ejemplo, s2=1 es la sección 2 empezando en 1) y un Aviso en dos casos: si el documento no tiene ningún campo de número de página, o si usa NUMPAGES con una portada sin número o una numeración reiniciada, que es justo el caso del total de más.

Lo probamos tal como se publica

Primero creamos con Word una carpeta de prueba con seis documentos, uno de ellos con tilde en el nombre y otro en una subcarpeta, y ejecutamos el bloque sin cambiar nada más que la carpeta, en Windows PowerShell 5.1 y en PowerShell 7. Las dos versiones dieron lo mismo:

Aun así, tenga en cuenta tres límites:

• No lee los documentos abiertos en Word ni los cifrados con contraseña de apertura. En la prueba, los dos casos dieron el aviso «No se pudo leer» y el bloque siguió con los demás.
• No ve un número escrito a mano. Si alguien tecleó «1» en el pie, el bloque lo reporta como «Sin numero de pagina», que en ese caso es correcto: ese documento no está numerado.
• Si la carpeta está en OneDrive con archivos solo en línea, leerlos los descarga al equipo. La guía para sincronizar OneDrive explica cómo ver qué está descargado, y la de PowerShell explica cómo abrir la consola y ejecutar un bloque.

Preguntas frecuentes

¿Cómo numerar páginas en Word desde la que yo quiera?

Para numerar páginas en Word desde cualquier página, inserte un salto de sección Página siguiente al principio de esa página, desactive Vincular a la anterior en el pie de la sección nueva, borre el número de la sección anterior y, en Formato del número de página, marque Iniciar en 1.

¿Por qué la página 2 dice 2 si quité el número de la portada?

Porque Primera página diferente oculta el número de la portada, pero la portada sigue contando. Ponga Iniciar en 0 para que la página 2 diga 1.

¿Cómo pongo la numeración en números romanos?

En Número de página > Formato del número de página, elija los romanos en Formato de número. Si solo una parte del documento debe ir en romanos, esa parte tiene que ser una sección propia.

¿Cuál es el atajo para insertar el número de página?

Alt+Mayús+P inserta el campo de número de página donde está el cursor. Es mejor usarlo dentro del encabezado o del pie; en el cuerpo del documento, el número se queda en esa página.

¿Por qué no puedo quitar el número de una página del medio?

Porque, en general, el pie de página es el mismo para toda la sección. Esa página tiene que empezar una sección propia con su pie desvinculado; si es la primera de la sección, basta con Primera página diferente.

Cómo lo aborda KHARONTE

La forma de numerar páginas en Word es una decisión de quien escribe el documento, y no redactamos documentos ni dictamos cursos de Word. Lo que sí hacemos es administrar el entorno donde viven esos documentos: dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas, con sus usuarios, licencias, OneDrive y SharePoint, que es donde se guardan las plantillas de la empresa. Además, si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando Word no deja quitar un número, una plantilla se desconfigura o un documento no abre, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, como parte del soporte técnico para empresas que prestamos con cada caso registrado. Puede ver todo lo que hacemos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft y de Google: empezar la cuenta más adelante en el documento, quitarlos, el total de páginas, insertar un salto de sección, el campo NumPages, el campo SectionPages, Word para Mac, la referencia de HeaderFooter.LinkToPrevious y la ayuda de Documentos de Google.