Canales de Teams: cómo crearlos, elegir el tipo y recuperarlos

Los canales de Teams son las secciones de un equipo donde ocurre el trabajo: cada canal reúne las conversaciones, los archivos y las aplicaciones de un tema, un proyecto o un área. Crear uno es cuestión de segundos; por eso, las dudas suelen llegar después: cuándo conviene un canal privado o un canal compartido en Teams, por qué alguien no lo encuentra en la lista o cómo recuperar un canal de Teams que se borró.

Esta guía explica cómo crear un canal en Teams, en qué se diferencian un canal privado en Teams y un canal compartido en Teams, cómo ordenar la lista, dónde quedan los archivos, cómo escribirle a un canal por correo y cómo recuperar un canal de Teams que se eliminó o se archivó. Trae además los límites que publica Microsoft y un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con las guías de compartir archivos en OneDrive y de Microsoft Teams PowerShell, que cubre la administración por comandos.

Los nombres de los menús que aparecen en esta guía se leyeron del propio Teams instalado en un equipo con Windows 11 (versión 26260.1701), en español de Latinoamérica, sin abrir ninguna cuenta. La ayuda de Microsoft en español de España usa a veces otras palabras: por ejemplo, escribe «Eliminar este canal» donde el programa muestra Eliminar canal.

Qué es un canal y en qué se diferencia de un equipo

Dicho de otro modo, un equipo es un grupo de personas y un canal es una sección dentro de ese equipo. Según Microsoft, los canales sirven para mantener las conversaciones organizadas por tema, proyecto o disciplina, y los archivos que se comparten en un canal se guardan en SharePoint.

	Equipo	Canal
Qué es	El grupo de personas (y su grupo de Microsoft 365)	Una sección dentro del equipo
Quién entra	Los miembros que agregan los propietarios	Depende del tipo: todo el equipo, algunas personas o también gente de fuera
Dónde viven los archivos	En el sitio de SharePoint del equipo	En una carpeta de ese sitio o, si es privado o compartido, en un sitio propio
Ejemplo	«Comercial»	«Clientes nuevos», «Licitaciones», «Informes mensuales»

En Teams, todo equipo nace con un canal General, y a partir de ahí se agregan los demás. Así, en vez de crear un equipo por cada tema, conviene crear un equipo por grupo de trabajo y un canal por cada tema de ese grupo.

Los tres tipos de canal

En Teams, al crear un canal se elige su tipo, y casi nada de lo que viene después se puede cambiar. Por eso vale la pena entender bien las diferencias antes de crearlo:

Característica	Estándar	Privado	Compartido
Quién lo ve	Todos los miembros del equipo	Solo las personas que se agregan al canal	Las personas y los equipos con los que se comparte
Se puede agregar a alguien sin meterlo en el equipo	No	No	Sí
Invitados del equipo	Sí	Sí	No
Personas de otras organizaciones con su propia cuenta	No	No	Sí
Sitio de SharePoint propio	No	Sí	Sí
Moderación	Sí	No	No
Planner, bots y conectores	Sí	No	No

La tabla resume la comparación de Microsoft Learn. En ella, además, hay un dato que ya no está al día: dice que los canales privados no admiten reuniones programadas, mientras que la página de Learn dedicada a los canales privados dice que ahora sí las admiten.

Cuál elegir

• Estándar para casi todo: es el que todo el equipo ve, el que se puede buscar y el que admite todas las aplicaciones.
• Privado cuando una parte del equipo necesita un espacio aparte, por ejemplo para presupuestos o selección de personal, sin crear otro equipo.
• Compartido cuando hay que trabajar con personas de otro equipo o de otra empresa sin darles acceso al resto del equipo.

Una regla práctica: si dentro de un equipo empieza a haber muchos canales privados, probablemente lo que hace falta es otro equipo.

Crear un canal en Teams

En la aplicación de escritorio y en la web hay dos caminos.

Desde la lista de chats y canales:

1. Arriba de la lista, seleccione Nuevos elementos y luego Nuevo canal.
2. Elija el equipo que alojará el canal.
3. Escriba el Nombre del canal, una Descripción (opcional) y elija el Tipo de canal: Estándar, Privado o Compartido.

Desde el nombre del equipo:

1. Seleccione Ver todos los equipos para ver la lista de equipos a los que pertenece.
2. Junto al nombre del equipo, seleccione Más opciones y Agregar canal.
3. Complete el nombre, la descripción y el tipo, igual que en el otro camino.

En cambio, en el celular el canal se crea desde Más opciones del equipo y Administrar canales. Eso sí, según la ayuda de Microsoft, la aplicación móvil no permite crear canales compartidos: esos se crean desde el escritorio o la web.

Por otra parte, puede que la opción no aparezca. Los propietarios del equipo deciden qué miembros pueden crear canales, y el administrador puede limitar quién crea canales privados. Además, si el equipo se queda sin propietario, Teams muestra este aviso: «Tú y otros miembros no pueden crear canales en este momento porque este equipo no tiene propietario/a».

Nombres que Teams no acepta

El nombre de un canal no es libre. Según los límites de Teams que publica Microsoft, no puede contener ninguno de estos caracteres: ~ # % & * { } + / \ : < > ? | ' " , ni dos puntos seguidos (..). Tampoco puede empezar por guion bajo o por punto, ni terminar en punto, y hay nombres reservados que no se pueden usar, como forms, CON, PRN, AUX o NUL.

Hay además una regla que sorprende: Teams no acepta el nombre de un canal que se creó antes en el mismo equipo. El mensaje del programa lo dice así: «El nombre no puede ser el mismo que el de ningún canal creado previamente en este equipo». Por lo tanto, si elimina un canal y quiere crear otro con el mismo nombre, tendrá que esperar a que pase el plazo de recuperación (más abajo se explica cuánto dura).

Con esas reglas aplicadas a nombres habituales en una oficina, este es el resultado:

Nombre propuesto	¿Lo acepta?	Motivo
Ventas Bogotá	Sí	—
Ventas/Bogotá	No	Lleva «/»
Compras & Proveedores	No	Lleva «&»
Proyecto 2026.	No	Termina en punto
_interno	No	Empieza por guion bajo
Nómina 2026	Sí	Las tildes y la eñe están permitidas
Clientes: Grupo Andino	No	Lleva «:»
¿Dudas?	No	Lleva «?»
Forms	No	Es un nombre reservado
Contratos #12	No	Lleva «#»
Soporte TI	Sí	—
Dirección (privado)	Sí	Los paréntesis están permitidos
Gerencia - Comité	Sí	El guion está permitido

De trece nombres probados, solo cinco pasan. La salida fácil es sustituir los símbolos por un guion: «Ventas - Bogotá» o «Compras y proveedores».

Canal privado en Teams

Un canal privado es un espacio aparte dentro del equipo: solo lo ven sus propietarios y miembros, y aparece con un candado. Quien lo crea queda como propietario, y solo el propietario agrega o quita personas. Además, hay cuatro reglas que conviene saber antes de crearlo:

• Cada persona tiene que ser antes miembro del equipo. Si no lo es, primero se la agrega al equipo y luego al canal. Y si alguien sale del equipo, sale también de todos sus canales privados.
• No se convierte ni se muda. Según Microsoft Learn, un canal privado no se puede convertir en estándar ni al revés, y queda ligado a su equipo: no se puede mover a otro.
• Tiene su propio sitio de SharePoint, al que solo entran sus propietarios y miembros. Ni los demás miembros del equipo ni los administradores ven esos archivos si no están en el canal.
• Siempre necesita un propietario. Teams no deja quitar al último: «No se puede quitar al último propietario del canal privado». Ahora bien, si el propietario se va de la organización, un miembro del canal pasa a ser propietario de forma automática.

Por otro lado, los propietarios del equipo que no están en el canal privado no lo ven en su lista, pero sí lo encuentran en Administrar equipo, y pueden eliminarlo o restaurarlo.

Cuántos canales privados admite un equipo: dos cifras

En este punto, Microsoft publica dos respuestas distintas, y conviene saber cuál aplica:

Fuente	Canales privados por equipo	Miembros por canal privado
Ayuda de Teams (crear un canal)	Hasta 30 durante la vida del equipo	Hasta 250
Mensaje del propio Teams 26260	«El equipo está en el límite de 30 canales privados»	—
Límites de Teams en Microsoft Learn	Dentro del límite general de 1.000 canales	5.000

Lo más probable es que las dos sean ciertas según la organización. Por un lado, Learn ya da las cifras nuevas y aclara que las organizaciones en nubes especiales las reciben más tarde. Por otro, Microsoft publicó una orden para que el administrador consulte cómo va la migración de los canales privados de su organización. Mientras tanto, la ayuda de Teams y el propio programa siguen hablando de 30. En la práctica, planee con 30 hasta que el administrador confirme que la migración terminó; la orden está en el apartado para el administrador.

Canal compartido en Teams

Un canal compartido sirve para trabajar con personas que no están en el equipo, sean de su empresa o de otra, sin darles acceso a los demás canales. Lo que dice la ayuda de Microsoft:

• Solo los propietarios del equipo pueden crearlo, y quien lo crea queda como propietario del canal.
• No se puede cambiar el tipo después: un canal compartido no pasa a estándar ni a privado, y tampoco cambia de equipo anfitrión.
• Las personas de otra organización solo pueden ser miembros, nunca propietarias.
• El administrador tiene que activar antes la conexión directa B2B (B2B direct connect) para que entren personas de fuera. Si no está activada, Teams lo avisa: «Debido a la directiva de administración, no puedes agregar personas externas al canal».
• Los invitados del equipo no entran por estar en el equipo. Teams lo advierte al compartirlo: «Los invitados no obtendrán acceso. Puedes compartir el canal con invitados por separado».

Para compartirlo, al crearlo o después, se escribe el nombre de cada persona de la organización o, si es de fuera, su dirección de correo, y se pulsa Compartir. Un canal compartido se puede compartir también con otros equipos completos, hasta 50 además del suyo.

Hay, sin embargo, cosas que un canal compartido no admite: según los límites de Teams, no lleva pestañas de Stream, Planner ni Forms, no admite bots ni conectores y sus notificaciones no llegan en los correos de actividad perdida.

Ordenar la lista: mostrar, ocultar, anclar y favoritos

Con el tiempo, la lista de equipos y canales crece, y Teams ofrece cuatro maneras de ordenarla:

Acción	Cómo	Qué hace
Ocultar	Más opciones del canal y Ocultar	Lo quita de la lista sin salir de él
Mostrar	Ver todos los equipos, el equipo y Mostrar junto al canal	Vuelve a ponerlo en la lista
Anclar	Más opciones del canal y Anclar	Lo deja fijo arriba de la lista
Favoritos	Más opciones, Mostrar en y Favoritos	Lo pone en la sección Favoritos, junto con chats

Hay tres detalles de la ayuda y del propio programa que evitan confusiones:

• Un canal oculto sigue avisando. Según Microsoft, sigue recibiendo notificaciones de @menciones, de etiquetas y de respuestas a las conversaciones que sigue.
• Si oculta todos los canales de un equipo, se oculta también el equipo. Para volver a verlo, use Ver todos los equipos.
• Un canal anclado no se puede ocultar. Teams lo dice así: «Los canales anclados no se pueden ocultar de la lista de canales. Para ocultar esto, desánclalo primero».

Ocultar no es salir. Si lo que quiere es dejar un canal privado o compartido, la opción es Abandonar canal, y Teams avisa de lo que implica: «No podrás acceder al canal a menos que te volvamos a agregar».

Notificaciones del canal

Además, si un canal de Teams avisa demasiado, antes de ocultarlo o de pedir que lo borren conviene ajustar sus avisos. Desde Más opciones del canal, Notificaciones del canal abre los avisos de ese canal, con ajustes como Todas las publicaciones nuevas y Menciones de canal. De hecho, la propia ayuda de Microsoft lo recomienda: si piensa eliminar un canal porque lo inundan las notificaciones, puede desactivarlas.

Los archivos del canal viven en SharePoint

La pestaña Archivos de los canales de Teams no es un almacén aparte. Según Microsoft Learn, cada equipo tiene un sitio de SharePoint, y cada canal estándar recibe una carpeta en la biblioteca de documentos de ese sitio. Los canales privados y compartidos, en cambio, tienen cada uno su propio sitio. Por eso los permisos que se fijan en SharePoint se reflejan en Teams, y el espacio que ocupan los archivos es el del sitio del equipo.

De esto se desprenden dos consecuencias prácticas:

1. Cambiar el nombre de un canal debería cambiar su carpeta, pero no siempre ocurre. El programa trae este mensaje para ese caso: «La carpeta de SharePoint para este canal no se actualizó con el nuevo nombre». La solución que propone es volver a cambiar el nombre del canal.
2. Compartir un archivo del canal es compartir un archivo de SharePoint, con los mismos vínculos y permisos que explica la guía de compartir archivos en OneDrive. Y si alguien estropea un documento, se recupera igual que en OneDrive, con el historial de versiones.

Enviar un correo a un canal

Por otra parte, cada canal de Teams puede tener una dirección de correo: lo que se envía a ella aparece en el canal como una publicación. Para obtenerla, vaya a Más opciones del canal y elija Obtener dirección de correo electrónico. Si la opción no aparece, es porque el administrador desactivó la función; además, la dirección solo se obtiene desde el escritorio o la web, no desde el celular.

Estos son los límites que publica Microsoft:

Límite	Valor
Tamaño del mensaje	24 KB; si lo supera, el canal muestra una vista previa y un vínculo al correo original
Archivos adjuntos	Hasta 20
Tamaño de cada adjunto	Menos de 10 MB
Imágenes dentro del texto	Hasta 50
Ritmo de envío	6 correos cada 10 segundos por canal y por persona

Hay también tres detalles que conviene conocer. Primero, responder en Teams no le responde al remitente: la respuesta queda en el canal y no sale por correo. Segundo, el nombre de los adjuntos cambia: Teams les añade un identificador al final para evitar choques, así que en SharePoint no coinciden con los del correo original. Y tercero, si la dirección del canal está dentro de una lista de distribución, el envío falla: hay que escribir a la dirección del canal directamente.

Por último, el propietario del equipo puede limitar quién escribe al canal desde el vínculo de configuración avanzada de esa misma ventana. El programa ofrece cuatro opciones: Cualquier persona puede enviar correos a esta dirección, Solo los miembros de este equipo, Solo los miembros de este canal y Solo correo enviado desde estos dominios. Para correo que necesita respuesta por correo, como el de facturación o atención a clientes, la herramienta adecuada sigue siendo un buzón compartido en Outlook.

Archivar, eliminar y recuperar un canal de Teams

Cuando uno de los canales de Teams deja de usarse, hay dos salidas, y conviene no confundirlas:

	Archivar	Eliminar
Qué pasa con las conversaciones	Quedan de solo lectura y se pueden buscar	Se pierden con el canal
Quién puede hacerlo	Los propietarios del equipo y los de canales privados y compartidos	Los propietarios del equipo y los miembros a los que ellos lo permitan
Dónde queda	En Administrar equipo, pestaña Canales, sección Archivados	En Administrar equipo, pestaña Canales, sección Eliminados
Cuánto tiempo se puede deshacer	En cualquier momento	Durante el plazo de recuperación
Cómo se deshace	Más opciones del canal y Restaurar canal	Restaurar junto al canal

Así, para un proyecto terminado del que puede necesitar algo más adelante, lo indicado es archivar.

Archivar un canal

Seleccione el canal, abra Más opciones y elija Archivar canal. Teams pide confirmarlo y advierte: «Esto inmovilizará todas las conversaciones del canal. Puedes restaurar el canal en cualquier momento». A partir de ahí, según Microsoft, nadie puede iniciar conversaciones ni responder, editar la configuración ni agregar aplicaciones. Los propietarios, en cambio, siguen pudiendo agregar o quitar miembros y restaurarlo.

Dos detalles de la ayuda de Microsoft. Primero, para que nadie edite el contenido del sitio de SharePoint del equipo, recomienda marcar Hacer que el sitio de SharePoint sea de solo lectura para los miembros del equipo; los propietarios del equipo podrán seguir editándolo. Segundo, si después se restaura un equipo archivado, sus canales archivados siguen archivados: hay que restaurarlos uno por uno.

Recuperar un canal de Teams eliminado

Para recuperar un canal eliminado, con sus conversaciones, archivos y pestañas:

1. Junto al nombre del equipo, seleccione Más opciones y Administrar equipo.
2. Abra la pestaña Canales y despliegue la sección Eliminados.
3. Seleccione Restaurar junto al canal y confírmelo.

🔴 Cuánto dura el plazo depende de la página de Microsoft que se lea. La ayuda para eliminar un canal dice que se restaura en un plazo de 21 días. En cambio, la ayuda para crear canales, la página de Learn sobre canales privados y los límites de Teams dicen 30 días. Por lo tanto, lo prudente es contar con 21: pasado el plazo, según Learn, el canal y su contenido se eliminan de forma permanente.

Además, hay casos en los que la restauración falla aunque el canal esté en la lista:

• El equipo llegó al máximo de canales privados. Teams avisa de que no pudo restaurarlo «porque el equipo en el que se encuentra tiene el número máximo de canales privados permitidos».
• El equipo está archivado. Primero hay que restaurar el equipo y después el canal.
• No tiene permiso. Los propietarios del equipo deciden si los miembros pueden Eliminar y restaurar canales.

Por otra parte, las secciones de OneNote de un canal eliminado siguen apareciendo en el sitio de SharePoint del equipo. Y si lo que se eliminó fue el equipo completo, ya no lo recupera el usuario: lo hace el administrador, restaurando el grupo de Microsoft 365 durante 30 días, como explica la guía de Microsoft Teams PowerShell. Para lo que se pierde pasados esos plazos, la guía de backup de Microsoft 365 explica qué conserva Microsoft y qué no.

Límites de los canales de Teams

Estos son los límites de los canales de Teams que publica Microsoft Learn y que afectan a quien organiza un equipo:

Límite	Valor
Canales por equipo, de cualquier tipo	1.000, incluidos los eliminados durante su plazo de recuperación
Canales privados por equipo	Dentro de esos 1.000 (antes, 30: ver arriba)
Miembros de un canal privado	5.000 (antes, 250)
Equipos con los que se comparte un canal compartido	50, sin contar el suyo
Miembros directos de un canal compartido	5.000, contando cada equipo como uno
Miembros de un equipo	25.000
Propietarios de un equipo	100
Tamaño de una publicación	Unos 100 KB

Sobre los canales eliminados, Microsoft tampoco dice lo mismo en todas partes. La ayuda de Teams cuenta los 1.000 canales «a lo largo de la vida de un equipo», incluidos los que se eliminan; Learn aclara que un canal eliminado deja de contar cuando pasan los 30 días.

Un caso: un canal privado por cliente

Por ejemplo, supongamos que el equipo «Comercial» tiene 8 canales estándar y abre un canal privado por cada cliente nuevo, unos 3 al mes:

• Con el límite de 30 canales privados, el equipo se llena en 10 meses. El canal del cliente 31 no se puede crear, y eliminar canales viejos no libera cupo enseguida, porque siguen contando durante su plazo de recuperación.
• Con el límite de 1.000 canales de todo tipo, quedan 992 libres y el equipo se llenaría en 331 meses, unos 27 años y medio.

Por eso, mientras su organización no tenga confirmado el límite nuevo, conviene no usar los canales privados como fichas de cliente. Para eso suele funcionar mejor un canal estándar por línea de negocio, con una carpeta por cliente en Archivos.

Para el administrador

Tres órdenes del módulo MicrosoftTeams responden estas dudas sobre los canales de Teams sin entrar a cada equipo. Requieren conectarse antes con Connect-MicrosoftTeams, como explica la guía de Microsoft Teams PowerShell:

Get-TenantPrivateChannelMigrationStatus
$equipo = Get-Team -DisplayName "Comercial"
Get-TeamAllChannel -GroupId $equipo.GroupId -MembershipType Private | Select-Object DisplayName, MembershipType

La primera dice en qué punto está la migración de los canales privados de la organización, y con ella qué límite aplica. Según su referencia, exige permisos de administrador de la organización y devuelve uno de cuatro estados: NotStarted, InProgress, Completed o RequiresAdminAttention. Este último significa que hay canales privados sin propietario; si siguen en uso, basta con asignarles uno para que la migración continúe. Según la Galería de PowerShell, la primera versión estable del módulo que trae esta orden es la 7.5.0, de noviembre de 2025; con una anterior, la orden no existe.

Las otras dos listan los canales privados de un equipo. Get-TeamAllChannel trae también los canales que otros equipos comparten con él, y -MembershipType admite Standard, Private o Shared. Un detalle de la referencia de Get-Team: el filtro -DisplayName distingue mayúsculas y minúsculas, y dos equipos pueden llamarse igual.

Las tres órdenes se validaron sin conectarse a ninguna organización: la sintaxis con el analizador de PowerShell, cada parámetro contra la referencia oficial de Microsoft y cada propiedad contra el módulo 8.0.0.

Preguntas frecuentes sobre los canales de Teams

¿Puedo convertir un canal privado en estándar?

No. Según Microsoft Learn, un canal privado no se puede convertir en estándar ni al revés, y un canal compartido tampoco cambia de tipo. Si necesita otro tipo, hay que crear un canal nuevo y mover allí el trabajo.

¿Puedo mover un canal a otro equipo?

No. Un canal privado queda ligado a su equipo, y uno compartido no puede cambiar de equipo anfitrión. Lo que sí trae Teams es la opción de llevar una conversación de un chat a un canal, con Mover mensajes al canal.

¿Por qué no veo un canal de mi equipo?

Por lo general, porque está oculto: búsquelo en Ver todos los equipos y seleccione Mostrar. Si es un canal privado, solo lo ven las personas que se agregaron a él.

¿Si elimino un canal se borran sus archivos?

Se elimina el canal con sus conversaciones, y se puede restaurar con sus archivos durante el plazo de recuperación. Pasado ese plazo, según Learn, el canal y su contenido se eliminan de forma permanente.

¿Por qué Teams no me deja usar el nombre de un canal que borré?

Porque el nombre sigue reservado: Teams no acepta el nombre de un canal creado antes en el mismo equipo, y la ayuda de Microsoft lo confirma para el plazo de recuperación de un canal eliminado.

Cómo lo aborda KHARONTE

Cada equipo decide cómo organiza sus canales de Teams; sin embargo, los permisos para crear canales privados y compartidos, la conexión con organizaciones externas, los equipos que se quedan sin propietario y la recuperación de un equipo eliminado son tareas de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas: usuarios, licencias, Teams y su configuración. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando un canal desaparece de la lista o no se deja restaurar, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft: crear un canal estándar, privado o compartido, eliminar un canal, archivar o restaurar un canal, mostrar, ocultar o marcar como favorito un canal, enviar un correo a un canal, administrar canales compartidos, los límites de Teams, los canales privados, los equipos y canales y la referencia de Get-TenantPrivateChannelMigrationStatus.