Encuestas en Teams: cómo crearlas en un chat, un canal o una reunión

Las encuestas en Teams sirven para tomar una decisión rápida sin abrir otro programa: elegir la fecha de la próxima capacitación, saber cuántas personas almorzarán en la oficina o comprobar en plena reunión si todos entendieron el cambio de un proceso. Crear una encuesta en Teams lleva menos de un minuto: se lanza dentro de un chat, de un canal o de una reunión, las respuestas llegan al momento y el resultado queda guardado para revisarlo después.

Esta guía explica cómo crear una encuesta en Teams en cada uno de esos tres lugares, qué tipos de pregunta admite una encuesta en una reunión de Teams, cómo hacer una encuesta anónima en Teams, dónde ver los resultados de una encuesta en Teams y qué revisa el administrador cuando la opción no aparece. Contrastamos la ayuda de Microsoft en español y en inglés con los textos de la interfaz del nuevo Teams instalado en nuestro equipo (versión 26288.2004), y donde las fuentes no coinciden lo decimos. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática del blog: la guía de Microsoft Forms explica los formularios largos, y la de canales de Teams explica dónde conviene publicar cada conversación.

Qué son las encuestas en Teams

Una encuesta de Teams es una pregunta corta con varias opciones de respuesta que se publica como una tarjeta dentro de la conversación. Por debajo funciona con Microsoft Forms: la ayuda de Microsoft lo dice de forma expresa para las reuniones («puede usar Microsoft Forms para crear sondeos antes de la reunión») y los resultados de un chat se abren en la página de respuestas de Forms. Por eso las encuestas en Teams no son un formulario completo: está pensada para una o pocas preguntas y una respuesta inmediata, no para un cuestionario de veinte preguntas.

Un detalle que confunde a mucha gente es el nombre. En el Teams en español que revisamos, la misma función aparece con dos palabras distintas:

La aplicación se llama Encuestas y lo que crea se llama sondeo, y dos textos traen incluso un error de concordancia («un encuesta»). Si un compañero le pide «un sondeo» y otro «una encuesta», hablan de lo mismo.

Dónde se puede hacer una encuesta en Teams

Las encuestas en Teams cambian según el lugar donde se publican. Este es el resumen de lo que dice la ayuda de Microsoft:

La diferencia más importante está en la reunión: allí los asistentes responden, pero no pueden crear ni editar sondeos. La ayuda lo dice así: «Solo los propietarios y moderadores de la reunión pueden crear, administrar y lanzar sondeos».

Cómo crear una encuesta en Teams en un chat o canal

Para crear una encuesta en Teams dentro de un chat de grupo o de un canal, los pasos de la ayuda de Microsoft son:

1. Abra el chat o el canal y, junto al cuadro donde escribe el mensaje, seleccione «Acciones y aplicaciones».
2. Elija «Sondeos». Si no aparece, seleccione «Obtener más aplicaciones» o «Ver más aplicaciones» y búsquela.
3. Escriba la pregunta y al menos dos opciones de respuesta. Con «Agregar opción» suma más.
4. Active «Selecciones múltiples» si cada persona puede marcar más de una opción.
5. Decida si quiere «Registrar nombres de encuestados» y si quiere «Compartir resultados agregados con los encuestados».
6. Seleccione «Vista previa» para revisarla, «Editar» para corregir y «Enviar» para publicarla.

Quien responde elige su opción en la tarjeta y pulsa «Enviar voto». A medida que la gente vota, el resumen de la tarjeta se actualiza.

Un consejo práctico: escriba la pregunta completa, con la fecha o el dato que se decide. «¿Qué día hacemos la capacitación de Excel la próxima semana?» funciona mejor que «¿Qué día?», porque la tarjeta se lee sola días después, cuando ya nadie recuerda el contexto del chat.

Cómo crear una encuesta en una reunión de Teams

Una encuesta en una reunión de Teams se prepara mejor antes de empezar, porque así la reunión no se detiene mientras alguien escribe las opciones. La ayuda de Microsoft lo explica en cinco pasos para Teams de escritorio o en la web:

1. En Teams, abra el calendario y seleccione la reunión ya programada.
2. Seleccione «Chat con los participantes».
3. Seleccione «Agregar una pestaña», busque «Sondeos» y pulse «Agregar».
4. Seleccione «Guardar». La reunión tendrá una pestaña nueva de sondeos.
5. Seleccione «Crear nuevo sondeo», elija el tipo, escriba la pregunta y las opciones, y pulse «Guardar como borrador».

Cada borrador queda marcado como «BORRADOR» hasta que se lanza. Se pueden preparar varios y cambiar su orden arrastrándolos.

Lanzar la encuesta durante la reunión

Para lanzarla, el organizador o un moderador tiene dos caminos: seleccionar «Iniciar» en la pestaña de sondeos, o abrir el icono de sondeos en la ventana de la reunión y seleccionar «Iniciar» desde el panel. Los asistentes ven la pregunta en una notificación en medio de la pantalla de la reunión y también en el chat. Quien no quiera responder puede cerrar esa notificación sin votar.

Una encuesta lanzada aparece marcada «EN VIVO» y, cuando se cierra, «CERRADO». Desde la lista desplegable junto a «Ver resultados» se puede «Cerrar sondeo», «Exportar resultados» o «Eliminar sondeo», y una encuesta cerrada se puede volver a abrir con «Volver a abrir sondeo».

Tipos de encuesta en una reunión de Teams

La ayuda de Microsoft para escritorio y web enumera cinco tipos:

Para la versión del móvil, la misma página enumera otros tipos: aparece una «Encuesta de texto abierto» y no aparece la nube de palabras. La ayuda en español llama además «Sondeo de nube de Word» a la nube de palabras, como si tuviera relación con Word; en inglés es *Word Cloud Poll*, nube de palabras.

Encuestas en la reunión desde el móvil

En el teléfono no se puede empezar de cero: primero hay que entrar a la reunión desde Teams de escritorio o desde la web y añadir la pestaña de sondeos. Después, en el móvil, se abre «Más», se elige la pestaña de sondeos y se pulsa «Crear nuevo». Para lanzarla durante la reunión se toca el icono de chat, en la parte superior de la pantalla.

Cómo hacer una encuesta anónima en Teams

Una encuesta anónima en Teams depende de una sola casilla: la de registrar los nombres. Si se deja sin marcar, la encuesta solo guarda las respuestas. Si se marca, la ayuda de Microsoft aclara quién ve esos nombres:

Hay tres detalles que conviene tener presentes antes de prometer anonimato a un equipo:

• Anónima no es lo mismo que oculta. Con «Compartir resultados agregados con los encuestados», cada persona ve el total de votos. En un grupo de tres, el total puede delatar quién votó qué.
• La decisión se toma antes de lanzar. En una reunión, la ayuda indica que esas casillas se eligen «si la reunión no se ha iniciado». No cuente con cambiarlas a mitad de camino.
• El administrador puede haber cambiado el valor de fábrica. En la configuración de Microsoft Forms del centro de administración, la opción de registrar los nombres de las personas de la organización viene marcada de fábrica, según Microsoft Learn.

Si la pregunta es delicada, como el clima laboral o la evaluación de un jefe, una encuesta de chat no es la herramienta adecuada: es mejor un formulario de Microsoft Forms sin registro de nombres, como explica la guía de Microsoft Forms.

Dónde ver los resultados de una encuesta en Teams

Los resultados de una encuesta en Teams se ven en dos sitios, según dónde se publicó.

En un chat o canal, quien creó la encuesta selecciona «Más» en la tarjeta. Se abre la página «Introducción a las respuestas» de Microsoft Forms, que muestra:

• si la encuesta está activa o inactiva;
• el número de respuestas y el número de votos de cada opción;
• el tiempo promedio que las personas tardaron en responder;
• el tiempo que la encuesta está disponible.

Desde allí, «Abrir resultados en Excel» descarga las respuestas en una hoja de cálculo y «Comprobar resultados individuales» muestra cada respuesta. Si se registraron los nombres, «Más detalles» muestra quién votó qué. En el móvil, la ayuda añade un «Resumen de participación» con una pestaña de las personas que no votaron.

En una reunión, los resultados se ven al momento en la pestaña o en el panel de sondeos, y «Exportar resultados» los saca de Teams.

Si necesita cambiar quién puede responder o recibir un aviso con cada respuesta, abra los resultados, seleccione «Volver a las preguntas» y después «Configuración».

Quién puede responder: invitados y otras organizaciones

Antes de lanzar una encuesta en una reunión con clientes o proveedores, conviene saber qué ve cada asistente. La ayuda de Microsoft lo resume así:

La misma página reconoce que la notificación emergente se está implementando poco a poco para todos los invitados, y que los sondeos siempre se pueden encontrar en el chat de la reunión. Si un invitado dice que no le aparece nada, pídale que abra el chat.

Lo que dice la ayuda de Microsoft y lo que no coincide

Al comparar las páginas de ayuda en español y en inglés, en especial la de chats y canales y la de reuniones, encontramos contradicciones que explican buena parte de las dudas de los usuarios:

La página para lectores de pantalla en español describe además un recorrido antiguo: un botón «Extensiones de mensajería», luego «Formularios», y un cuadro «Crear un nuevo sondeo» con el campo de la pregunta relleno con la palabra *Question*, en inglés. Las demás páginas ya hablan de «Acciones y aplicaciones». Y en la ayuda de reuniones el primer paso dice «seleccione Calendar», sin traducir.

Nada de esto impide usar las encuestas en Teams, pero explica por qué dos personas siguen la misma ayuda y no encuentran el mismo botón.

Problemas frecuentes con las encuestas en Teams

No aparece la opción de sondeos

Si «Sondeos» no está en «Acciones y aplicaciones», búsquela con «Obtener más aplicaciones». Si tampoco aparece ahí, lo más probable es que el administrador haya bloqueado la aplicación para su cuenta o para toda la organización. Es una consulta típica para la mesa de ayuda TI.

No puedo crear una encuesta en la reunión

En una reunión solo crean encuestas el organizador y los moderadores. Si usted es asistente, pida al organizador que lo nombre moderador o que lance la encuesta por usted. En un chat o canal, en cambio, cualquier miembro puede crearla.

Necesito una pregunta abierta

La encuesta de opción múltiple no admite respuestas libres. En la reunión puede usar la nube de palabras o, en el móvil, la de texto abierto. Si necesita varias preguntas abiertas, cree un formulario en Microsoft Forms y comparta el vínculo en el chat.

Un invitado no ve la encuesta

Pídale que abra el chat de la reunión: la notificación emergente aún no llega a todos los invitados. Si pertenece a otra organización de un mismo grupo multiinquilino, no podrá verla ni responderla.

Para administradores: qué revisar en Microsoft 365

Si los usuarios no ven las encuestas en Teams o los resultados no se comportan como se espera, hay dos lugares que revisar:

Microsoft Learn advierte que los cambios de configuración de las aplicaciones de Teams tardan unas horas en aplicarse, así que no conviene concluir que un cambio no funcionó a los cinco minutos. En la configuración de Microsoft Forms, las cuatro opciones de uso compartido externo vienen marcadas de fábrica, y la de registrar nombres también. Si la empresa quiere que las encuestas en Teams sean anónimas por defecto, es ese ajuste el que hay que revisar, no la encuesta de cada persona.

La administración de Microsoft 365 para empresas incluye este tipo de ajustes: qué aplicaciones de Teams se permiten, quién puede compartir formularios fuera de la organización y qué se registra por defecto.

Buenas prácticas con las encuestas en Teams

• Una pregunta, una decisión. Si necesita más de dos o tres preguntas, use Microsoft Forms.
• Prepare las encuestas de la reunión antes de empezar y déjelas en borrador: lanzarlas toma un clic.
• Decida el anonimato antes de publicar y dígalo en la pregunta, para que nadie dude.
• Ponga contexto en la pregunta, con fechas o nombres de proyecto: la tarjeta se lee sola días después.
• Cierre la encuesta cuando ya decidió, para que nadie vote tarde y cambie el resultado.
• Exporte los resultados que importan a Excel y guárdelos con el acta, en el canal del equipo. Si la reunión se transcribió, la guía de la transcripción en Teams explica cómo descargar el texto para redactar el acta.
• No use encuestas de chat para temas delicados: en grupos pequeños los totales delatan a las personas.

Preguntas frecuentes

¿Las encuestas en Teams tienen costo?

Funcionan con Microsoft Forms, así que no se compra nada aparte si su cuenta ya tiene Forms. Lo que sí puede impedirlas es el administrador: según Microsoft Learn, si desactiva Forms para una persona, esa persona no puede usarlo, y en Teams puede bloquear la aplicación de sondeos.

¿Puedo editar una encuesta después de enviarla?

En un chat o canal, la ayuda solo prevé corregirla con «Editar» antes de enviarla. Después, quien la creó puede cambiar su configuración desde los resultados, con «Volver a las preguntas» y «Configuración». En una reunión, mientras está en borrador, el organizador puede editarla y permitir que los moderadores también lo hagan.

¿Se puede hacer una encuesta en Teams desde el celular?

Sí. En un chat o canal se crea desde «Acciones y aplicaciones», con hasta 10 opciones según la ayuda. En una reunión, la pestaña de sondeos hay que añadirla primero desde el escritorio o la web.

¿Cuántas personas pueden responder?

La ayuda de Microsoft no da un límite propio para las encuestas de Teams. Como funcionan con Microsoft Forms, aplican sus límites, que repasamos en la guía de Microsoft Forms.

Conclusión

Las encuestas en Teams resuelven en un minuto decisiones que antes ocupaban un hilo largo de correos: se lanzan donde ya está la conversación, muestran el resultado al momento y quedan guardadas en Forms. Para sacarles provecho basta con saber dónde se crean en cada caso, decidir el anonimato antes de enviarlas y cerrarlas cuando ya cumplieron su función. Si combina las encuestas con compartir pantalla en Teams y con la grabación de reuniones, las reuniones del equipo serán más cortas y quedarán mejor documentadas.

Si su equipo necesita apoyo con Teams y el resto de Microsoft 365, nuestra mesa de ayuda TI atiende estas consultas como parte del soporte técnico para empresas. La administración de cuentas, licencias y aplicaciones de Teams forma parte de nuestros servicios administrados de TI, dentro de los servicios de TI para empresas de KHARONTE.