Compartir archivos en OneDrive: vínculos, permisos y cómo dejar de compartir

Compartir archivos en OneDrive es la forma de trabajar con otras personas sobre un mismo documento, sin enviar copias por correo. Usted no manda el archivo: manda un vínculo, y decide quién puede abrirlo, si puede cambiarlo y hasta cuándo. Así, todos trabajan sobre la misma versión y usted puede retirar el acceso cuando quiera.

Esta guía explica qué vínculo elegir, cómo compartir archivos en OneDrive desde la web y desde el Explorador de archivos, cómo compartir una carpeta de OneDrive, cómo compartir con usuarios externos y cómo dejar de compartir en OneDrive. Además, recoge los mensajes que da OneDrive cuando algo falla. Es para quien usa OneDrive en la oficina con una cuenta de trabajo de Microsoft 365, y cierra con un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, después de sincronizar OneDrive y del historial de versiones.

Compartir no es lo mismo que sincronizar ni que hacer copia de seguridad

Antes de compartir archivos en OneDrive conviene aclarar una duda que aparece mucho en el buscador: «OneDrive comparte mi Escritorio». No es así. La copia de seguridad de carpetas sube el Escritorio, Documentos e Imágenes a su OneDrive, pero esos archivos siguen siendo privados. Microsoft lo dice claro: los archivos de OneDrive son privados hasta que usted los comparte.

En resumen, cada función hace una cosa distinta:

Las dos primeras están explicadas en la guía para sincronizar OneDrive. Esta trata solo de la tercera.

Los cuatro tipos de vínculo para compartir en OneDrive

Al compartir archivos en OneDrive, lo más importante es elegir quién puede usar el vínculo. Microsoft ofrece cuatro opciones, y cada una se comporta de forma distinta si alguien reenvía el vínculo:

La primera es la más cómoda y la más arriesgada. Microsoft la describe como una clave secreta que se puede reenviar: quien la tenga entra sin identificarse, y nadie sabrá quién abrió el archivo. Por eso, para documentos de la empresa, la regla práctica es esta: personas de su organización para compañeros, y determinadas personas para cualquiera de fuera.

Hay otra diferencia que importa si su empresa usa Copilot. Según Microsoft, un vínculo para determinadas personas hace que el archivo aparezca en las búsquedas y en Copilot de esas personas. En cambio, un vínculo de organización o de cualquiera no lo hace hasta que alguien lo abre.

Cómo compartir archivos en OneDrive desde la web

Desde OneDrive en el navegador tiene todas las opciones. Los pasos, según la ayuda de Microsoft en español, son estos:

1. Entre en onedrive.com con su cuenta de trabajo y marque el círculo del archivo o la carpeta.
2. Seleccione Compartir en la parte superior.
3. Para cambiar quién puede usar el vínculo, abra la configuración con el icono del engranaje y elija uno de los cuatro tipos.
4. Revise las opciones: Permitir la edición, Bloquear la descarga, Establecer la fecha de expiración y Establecer la contraseña. Después, seleccione Aplicar.
5. Escriba los nombres o correos de las personas y elija Puede editar o Puede ver con el icono del lápiz. En documentos de Word existe también Puede revisar, que solo deja comentar y sugerir.
6. Añada un mensaje si quiere y seleccione Enviar. Si prefiere el vínculo para pegarlo en un chat, use Copiar vínculo.

Algunas opciones tienen condiciones. Las reglas que publica Microsoft son estas:

Fíjese en la última fila. Si necesita compartir cinco archivos, póngalos en una carpeta y comparta la carpeta.

Desde el Explorador de archivos de Windows

No hace falta abrir el navegador. En la carpeta de OneDrive de su equipo, haga clic derecho en el archivo. El propio OneDrive añade al menú las opciones Compartir, Copiar vínculo y Administrar acceso. Los rótulos de esta guía se leyeron de los recursos en español del OneDrive 26.183 instalado en el equipo de prueba. Compartir abre la misma ventana que en la web, y Copiar vínculo copia directamente un vínculo con la configuración por defecto de su empresa.

Ahí está el riesgo. Microsoft advierte que los vínculos que se copian desde el equipo llevan, por defecto, permiso de edición. Por eso, antes de pegar un vínculo copiado así, conviene saber qué tipo de vínculo crea su organización de fábrica. Lo explicamos más abajo.

Desde Word, Excel o PowerPoint

Los programas de Office tienen su propio botón Compartir, arriba a la derecha, con las mismas opciones. Para compartir así, el archivo tiene que estar guardado en OneDrive o en SharePoint; si está solo en el disco del equipo, primero hay que guardarlo en OneDrive. Además, cuando varias personas editan el mismo archivo a la vez, Office guarda cada cambio en el historial de versiones, así que, si alguien cambia algo por error, puede volver a una versión anterior.

Cómo compartir una carpeta de OneDrive

Compartir una carpeta de OneDrive es la mejor forma de trabajar con un grupo de archivos. Sin embargo, tiene más alcance que compartir un archivo, y conviene conocerlo:

• Se comparte todo lo que hay dentro, no solo el archivo que a usted le interesa.
• Con permiso de edición, los demás pueden copiar, mover, cambiar el nombre, compartir y eliminar cualquier archivo de la carpeta. Microsoft lo advierte así en su ayuda.
• Quien recibe una carpeta con permiso de edición puede agregarla a su propio OneDrive con Agregar acceso directo a Mis archivos. Así la ve en su Explorador de archivos, aunque sigue ocupando espacio solo en el OneDrive de usted.
• Los archivos sueltos no se pueden agregar como acceso directo: solo las carpetas. Si quiere que alguien vea solo algunos archivos, Microsoft recomienda ponerlos en una carpeta aparte y compartir esa carpeta.

Mover archivos también cambia lo que se comparte. Según Microsoft, un archivo que se mueve a otra carpeta toma los permisos de la carpeta de destino. Por ejemplo, si lo saca de una carpeta compartida y lo lleva a una privada, deja de estar compartido con todos. Además, Microsoft advierte que un vínculo puede dejar de funcionar si el archivo o la carpeta se mueven dentro de OneDrive.

Cómo compartir con usuarios externos desde OneDrive

Para compartir con usuarios externos, como un cliente, un proveedor o un contador, use el vínculo Determinadas personas y escriba su correo. Así, el vínculo solo le sirve a esa persona, aunque lo reenvíe. No hace falta que tenga cuenta de Microsoft: puede usar Gmail o el correo de su empresa.

Esto es lo que pasa cuando la persona abre el vínculo:

1. Si su empresa también usa Microsoft 365, entra con su cuenta de trabajo.
2. Si no, Microsoft le envía al correo un código de un solo uso. Según la documentación de Microsoft Entra, el código vale 30 minutos y la sesión dura 24 horas. Después, al volver a entrar, recibe un código nuevo.
3. Con el código, abre el archivo con el permiso que usted eligió: ver o editar.

Si la opción de compartir fuera está atenuada, no es un fallo de su equipo. El administrador decide hasta dónde se puede compartir, y puede haber desactivado el uso compartido externo o el vínculo Cualquiera. Tampoco funciona un vínculo de organización: si lo envía a alguien de fuera, no podrá abrirlo. Además, las carpetas compartidas con externos no se pueden agregar como acceso directo a su OneDrive.

Qué crea OneDrive de fábrica: el vínculo que conviene revisar

Muchas personas copian el vínculo sin abrir la configuración. En ese caso, OneDrive usa los valores que fijó el administrador. ¿Y si nadie cambió nada? La referencia oficial del módulo de SharePoint Online documenta estos valores de fábrica:

En otras palabras, en una organización que no revisó estos ajustes, el vínculo que se copia sin mirar es uno que cualquiera puede abrir y editar, sin iniciar sesión y sin fecha de fin, salvo que usted la ponga. Si se reenvía, sigue funcionando. No es un error de OneDrive: es la configuración por defecto. Por eso, antes de compartir algo confidencial, abra la configuración del vínculo y compruebe qué dice. Y si administra la cuenta de su empresa, el último apartado explica cómo cambiarlo.

Cómo dejar de compartir en OneDrive

Usted puede retirar el acceso en cualquier momento, si es el propietario del archivo. Para dejar de compartir en OneDrive, siga estos pasos de la ayuda de Microsoft:

1. En OneDrive en la web, seleccione el archivo o la carpeta. Solo uno: con varios seleccionados no aparece la opción.
2. Abra el panel Detalles, con el icono de información, arriba a la derecha.
3. Seleccione Administrar acceso.
4. Para retirar todo, elija Dejar de compartir. Para quitar solo un vínculo, vaya a la pestaña Vínculos y elimínelo. Para quitar a una persona o cambiar su permiso, selecciónela, elija la opción y seleccione Aplicar.

Desde el equipo también se puede: clic derecho sobre el archivo, en la carpeta de OneDrive, y Administrar acceso.

Hay un detalle que confunde a mucha gente. Un vínculo no se puede pasar de editar a ver ni al revés. Microsoft lo indica así: hay que eliminar el vínculo y crear uno nuevo con el otro permiso. Por la misma razón, si alguien sigue entrando después de que usted cambió el permiso, revise si queda un vínculo antiguo en la pestaña Vínculos.

Para ver todo lo que ha compartido, abra Compartido en el panel de la izquierda de OneDrive y elija Por mí. Es una buena revisión para hacer cada cierto tiempo, sobre todo al terminar un proyecto con un cliente.

Lo que otros comparten con usted

Lo que le comparten aparece en Compartido, en la pestaña de lo compartido con usted. Si es una carpeta y tiene permiso de edición, puede usar Agregar acceso directo a Mis archivos. Así la tendrá en su Explorador de archivos, sincronizada como el resto de su OneDrive, y sin ocupar su espacio. Microsoft permite hasta 100 accesos directos a carpetas de una misma biblioteca y 1.000 en total.

Dos mensajes del propio OneDrive explican las reglas mejor que cualquier resumen. Al quitar un acceso directo, OneDrive avisa: «El acceso directo a “…” se eliminó para usted. Otros todavía pueden acceder a esta carpeta en su ubicación original». En cambio, borrar es otra cosa: «Los archivos compartidos que elimines de OneDrive ya no están disponibles para nadie en ningún lugar». Los archivos borrados van a la papelera del propietario, y solo él puede restaurarlos.

En resumen: para dejar de ver una carpeta compartida, quite el acceso directo; no la borre.

No puedo compartir en OneDrive: causas y soluciones

Cuando dice «no puedo compartir en OneDrive», casi siempre hay un mensaje que explica la causa. Estos son los del propio OneDrive en español, leídos de sus recursos, y los casos que describe la ayuda de Microsoft:

Si usa una cuenta personal de OneDrive

Un último caso solo afecta a las cuentas personales de OneDrive: «Los elementos de tu Almacén personal no pueden ser compartidos». Es a propósito, porque el Almacén personal es la zona protegida de esa cuenta.

Cuando alguien deja la empresa: lo que compartió desde su OneDrive

Este punto suele descubrirse tarde. Un OneDrive es de una persona, no del equipo. Por eso, cuando la persona se va y se elimina su cuenta, lo que compartía desde su OneDrive tiene fecha de caducidad. Lo calculamos con las reglas que publica Microsoft:

Los días se cuentan desde que se elimina la cuenta. Al acabar la retención, el OneDrive pasa 93 días en la papelera, y Microsoft indica que en ese tiempo nadie puede acceder a lo que compartía. Ojo con un matiz: bloquear la cuenta o quitarle la licencia no inicia la cuenta atrás. En ese caso, según Microsoft, el OneDrive sin licencia se archiva el día 93.

La consecuencia práctica es sencilla. Los archivos del equipo no deben vivir en el OneDrive de una persona, sino en un sitio de SharePoint o en un equipo de Teams. Así, cuando alguien se va, el trabajo de todos sigue en su sitio. Y si un archivo importante se pierde por el camino, el respaldo es otro tema, que explica la guía de backup de Microsoft 365.

Buenas prácticas para compartir archivos en OneDrive

• Elija el vínculo antes de copiarlo. Personas de su organización para compañeros y Determinadas personas para externos.
• Dé solo el permiso necesario. Si la otra persona solo tiene que leer, use Puede ver.
• Ponga fecha de fin a los vínculos de Cualquiera que tenga que usar, y una contraseña si el contenido lo merece.
• Comparta carpetas pequeñas y con un propósito, no la carpeta raíz de su OneDrive.
• Envíe vínculos, no adjuntos. Así todos trabajan sobre la misma versión, y usted puede retirar el acceso.
• Revise cada mes la vista Compartido, en Por mí, y retire lo que ya no haga falta.
• Para dejar de ver una carpeta compartida, quite el acceso directo. Si la borra, la borra para todos.
• Guarde el trabajo del equipo en SharePoint o Teams, no en el OneDrive de una persona.

Para compartir informes de Power BI hay otro mecanismo, con áreas de trabajo y aplicaciones, que explica la guía de áreas de trabajo de Power BI.

Para el administrador: los ajustes de uso compartido

Los límites de lo que se puede compartir los fija el administrador en el Centro de administración de SharePoint, en Directivas > Compartir. Según Microsoft, el ajuste de OneDrive puede ser igual de restrictivo que el de SharePoint o más, pero nunca más permisivo. Además, si se restringe el uso compartido externo, los invitados suelen perder el acceso en una hora.

Estos son los cuatro niveles, con su nombre en el centro de administración y su valor en PowerShell:

Para una empresa típica, una configuración razonable es esta: vínculo predeterminado para personas de la organización, permiso predeterminado de solo lectura y caducidad obligatoria de los vínculos de Cualquiera. Estas órdenes de SharePoint Online la aplican. La primera línea se conecta y la segunda muestra la configuración actual. Sustituya empresa por el nombre de su organización:

Connect-SPOService -Url https://empresa-admin.sharepoint.com
Get-SPOTenant | Select-Object SharingCapability, OneDriveSharingCapability, DefaultSharingLinkType, DefaultLinkPermission, RequireAnonymousLinksExpireInDays
Set-SPOTenant -DefaultSharingLinkType Internal -DefaultLinkPermission View
Set-SPOTenant -RequireAnonymousLinksExpireInDays 30

Y para restringir el OneDrive de una sola persona, por ejemplo alguien que maneja información delicada, sin cambiar el resto de la organización:

Set-SPOSite -Identity https://empresa-my.sharepoint.com/personal/ana_empresa_com -SharingCapability ExistingExternalUserSharingOnly

Microsoft sugiere una alternativa a cambiar el OneDrive de cada persona: bloquear el uso compartido externo de la información confidencial con la prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview. La conexión y el resto de la administración del inquilino están en la guía del Centro de administración de Microsoft 365.

Lo que se comprobó en esta guía y lo que no

En el equipo de prueba, un Windows 11 Pro 26H2 con OneDrive 26.183, se leyeron en solo lectura los rótulos y los mensajes de compartir de los recursos en español del propio programa. De ahí salen Compartir, Copiar vínculo, Administrar acceso y los mensajes de la tabla de problemas. Las órdenes de PowerShell se validaron sin conectarse a ninguna organización, contra el módulo de SharePoint Online instalado (16.0.26914): existen todos sus parámetros y todos sus valores. En cambio, no se compartió ningún archivo real, así que los pasos de la web y los valores de fábrica salen de la ayuda y de la referencia oficial de Microsoft. El cálculo de la retención aplica las reglas publicadas, no es una medición.

Preguntas frecuentes sobre compartir archivos en OneDrive

¿La otra persona necesita OneDrive o una cuenta de Microsoft?

No. Con un vínculo para Determinadas personas, quien no tiene cuenta de Microsoft recibe un código en su correo. Con un vínculo Cualquiera, ni siquiera eso.

¿Compartir un archivo ocupa espacio en el OneDrive de la otra persona?

No. El archivo sigue en el OneDrive de quien lo compartió. Tampoco ocupa espacio una carpeta agregada como acceso directo.

¿Puedo saber quién abrió un archivo que compartí?

En parte. En la tarjeta del archivo, OneDrive puede mostrar quién lo vio, si el administrador no lo desactivó. Pero con un vínculo Cualquiera no hay forma de saber quién entró.

¿Qué pasa si borro un archivo que compartí?

Deja de estar disponible para todos. Va a su papelera de reciclaje y, mientras esté allí, puede restaurarlo.

Cómo lo aborda KHARONTE

Compartir archivos en OneDrive es sencillo para cada persona. Lo difícil es que la empresa tenga una regla clara: qué vínculo se usa, quién puede compartir fuera y dónde viven los archivos del equipo. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas y Google Workspace: usuarios, licencias, OneDrive, SharePoint y los permisos de lo que se comparte. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando no pueden compartir un archivo, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft. Son las páginas para compartir archivos y carpetas de OneDrive, dejar de compartir o cambiar los permisos, agregar accesos directos a carpetas compartidas, cómo funcionan los vínculos que se pueden compartir, administrar la configuración de uso compartido, el código de acceso de un solo uso, la retención y eliminación de OneDrive y la referencia de Set-SPOTenant.