Plantillas en Outlook: cómo crearlas, usarlas y dónde se guardan

Las plantillas en Outlook sirven para no escribir diez veces al día el mismo correo: el acuse de recibo de una factura, la lista de documentos que se pide a un proveedor nuevo o el seguimiento de una cotización. Se escriben una vez, se guardan y después se reutilizan cambiando solo lo que cambia. Sin embargo, Outlook tiene tres formas distintas de guardarlas, cada versión usa una, y no se ven entre sí.

Esta guía explica qué tipo de plantilla le sirve en cada versión de Outlook, cómo crear plantillas en Outlook y cómo usarlas, dónde se guardan, qué límites tiene cada una y qué hacer cuando no aparecen. Es para quien usa Outlook en la oficina con una cuenta de Microsoft 365, y tiene un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con las guías de la firma en Outlook, las reglas en Outlook y la respuesta automática en Outlook.

Qué son las plantillas en Outlook y cuáles hay

Una plantilla de correo electrónico es un mensaje guardado para reutilizarlo. Al abrirla, Outlook crea un borrador nuevo con su contenido; por eso, lo que se cambie en ese borrador no toca la plantilla. Hoy hay tres formas de tenerla:

Microsoft lo resume así: las plantillas de correo son para correos completos y repetibles, como un anuncio; Mis plantillas, para insertar frases reutilizables, como una respuesta estándar. Para usar cualquiera de las dos, la cuenta necesita una suscripción de Microsoft 365 que cumpla los requisitos.

Qué plantilla le conviene según su Outlook

La elección depende de la versión que usa cada día y de si la plantilla es un correo entero o un párrafo:

La regla práctica: las plantillas de correo viajan con la cuenta y el archivo .oft se queda en el equipo. Por ejemplo, si cambia de computador, las primeras siguen ahí; en cambio, el segundo, solo si alguien lo copió.

Crear plantillas en Outlook nuevo y en la web

En el nuevo Outlook para Windows y en Outlook en la web, la forma recomendada es la función integrada Plantillas de correo. Microsoft la activó para todo el mundo entre octubre y noviembre de 2025, sin que el administrador tenga que configurar nada. Los pasos, según la ayuda de Microsoft:

1. En la cinta Inicio, seleccione Nuevo y Correo.
2. Escriba el mensaje como quiere guardarlo. Puede incluir destinatarios, asunto, formato, imágenes y datos adjuntos.
3. En la cinta Mensaje, seleccione Plantilla de correo y luego Guardar correo electrónico como plantilla.
4. Escriba un nombre para la plantilla y seleccione Guardar.

Las plantillas guardadas se ven en Configuración, Correo, Plantillas, ordenadas por cuenta. La plantilla queda en la cuenta desde la que se redactó el borrador: si tiene dos cuentas en el nuevo Outlook, cada una tiene sus plantillas.

Dos consejos antes de guardar:

• No deje destinatarios si la plantilla es para muchos casos. Se guardan con ella y, por lo tanto, es fácil enviar el correo a la persona de la vez anterior.
• Marque lo que hay que cambiar. Un texto entre corchetes, como [NOMBRE] o [NÚMERO DE FACTURA], salta a la vista antes de enviar.

Usar una plantilla de correo electrónico para enviar un mensaje

En el nuevo Outlook y en Outlook en la web:

1. En la cinta Inicio, seleccione Nuevo y Correo de plantilla.
2. En el cuadro Plantillas, elija la plantilla. Se abre como un borrador.
3. Revise los destinatarios, el asunto y el cuerpo, cambie lo que corresponda y seleccione Enviar.

Microsoft lo advierte en su ayuda: los cambios que haga en el borrador no se guardan en la plantilla. Si usa Guardar, crea un borrador, no actualiza la plantilla. Para cambiar la plantilla hay que guardarla de nuevo.

Editar, renombrar o borrar una plantilla

Desde Configuración, Correo, Plantillas se pueden renombrar y eliminar las plantillas, e importar las del Outlook clásico. Para cambiar el contenido, lo más sencillo es abrir la plantilla con Correo de plantilla, corregir el borrador y volver a guardarlo como plantilla con el mismo nombre o con uno nuevo. Si guarda con otro nombre, borre después la versión vieja: dos plantillas casi iguales terminan usándose mal.

El complemento Mis plantillas: frases que se insertan

El complemento Mis plantillas no crea correos: inserta un texto guardado en el mensaje que está escribiendo. Por ejemplo, sirve para respuestas estándar, instrucciones que se repiten o un párrafo legal. Viene incluido con Microsoft 365, y se usa así:

1. Abra un correo nuevo.
2. En la pestaña Mensaje, seleccione Mis plantillas (en el Outlook clásico, el botón se llama Ver plantillas). Se abre un panel a la derecha.
3. Seleccione +Plantilla, escriba un título y el texto, y seleccione Guardar.
4. Para usarla, con el cursor en el cuerpo del mensaje, haga clic en la plantilla en el panel.

Las plantillas de este complemento se guardan en el buzón principal, así que se ven en el nuevo Outlook, en el clásico, en la web y en Mac. Por eso es la única opción común a todas las versiones. Tiene dos límites que conviene conocer:

• Solo texto, con un estilo básico. Sin imágenes, tablas ni datos adjuntos.
• 32 KB en total para todas las plantillas juntas. No es por plantilla: Microsoft lo documenta como un límite del total. Cuando se supera, el complemento muestra «Esta plantilla es demasiado grande para guardar» o «No se pudo guardar la plantilla».

Cuántas plantillas caben en 32 KB

Microsoft no dice cómo cuenta esos 32 KB, así que hicimos el cálculo con el texto solo, con tres plantillas de ejemplo: un acuse de recibo de factura (42 palabras), una solicitud de documentos a un proveedor nuevo (48) y el seguimiento de una cotización (40). Con su título, ocupan de media 309 bytes si cada letra sin tilde cuenta un byte y 607 bytes si cada carácter cuenta dos.

Es un techo: si el formato también cuenta, caben menos. En la práctica, Mis plantillas da para unas decenas de respuestas cortas, no para guardar correos completos. Para eso están las plantillas de correo o el archivo .oft.

Plantillas .oft en el Outlook clásico

El Outlook clásico para Windows no tiene la función Plantillas de correo. Allí, una plantilla de correo completa es un archivo con extensión .oft. Para crearla:

1. En la cinta Inicio, seleccione Nuevo correo electrónico (o pulse Ctrl + Mayús + M).
2. Escriba el mensaje con el asunto, el formato y los datos adjuntos que quiera conservar.
3. En la ventana del mensaje, seleccione Archivo y Guardar como.
4. En la lista Guardar como tipo, elija Plantilla de Outlook, escriba un nombre y seleccione Guardar.

Para usarla:

1. En la cinta Inicio, seleccione Nuevos elementos, Más elementos y Elegir formulario.
2. En Buscar, elija Plantillas de usuario en el sistema de archivos.
3. Seleccione la plantilla y Abrir. Se abre un borrador: cambie lo necesario y envíe.

Además, puede abrir el archivo .oft con doble clic desde el Explorador de archivos.

Dónde se guardan las plantillas .oft

La ayuda de Microsoft en español da dos rutas distintas: en la página para crear la plantilla escribe C:\Usuarios\Nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas, y en la página para usarla, c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates. En el equipo de pruebas, con Windows 11 en español, la carpeta que existe es la segunda: C:\Users\<usuario>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. No hay ninguna carpeta llamada «Plantillas». Si busca ahí a mano, busque Templates. Más rápido: escriba %appdata%\Microsoft\Templates en la barra de direcciones del Explorador.

Sin embargo, lo importante viene después. En ese mismo equipo, OneDrive respalda el Escritorio, los Documentos y las Imágenes (la copia de seguridad de carpetas que explica la guía para sincronizar OneDrive), pero la carpeta de plantillas está en AppData, fuera de OneDrive. Es decir: las plantillas .oft guardadas en la carpeta de siempre no se copian a ninguna parte. Si el computador se daña o se cambia, se pierden. Dos salidas sencillas:

• Guardar las plantillas .oft en una carpeta de Documentos, que sí respalda OneDrive, y abrirlas desde allí con doble clic o con Examinar en Elegir formulario.
• Si ya usa el nuevo Outlook o la web, importarlas a Plantillas de correo, que viven en el buzón.

Llevar las plantillas del Outlook clásico al nuevo Outlook

Al anunciar las plantillas de correo (aviso MC1129129), Microsoft dijo que el nuevo Outlook y Outlook en la web pueden importar los archivos .oft existentes, justamente para facilitar el cambio desde el clásico. Se hace en Configuración, Correo, Plantillas. El camino contrario no existe: las plantillas de correo creadas en el nuevo Outlook o en la web no aparecen en el Outlook clásico. Si en su oficina conviven las dos versiones, guarde el .oft como original y la plantilla de correo como copia, o pase a todos a la misma versión.

Plantillas en Outlook para Mac

Outlook para Mac guarda las plantillas como archivos con extensión .emltpl:

1. Abra o escriba el mensaje que quiere usar como plantilla.
2. Seleccione Archivo y Guardar como plantilla, póngale un nombre y elija dónde guardarla.
3. Para usarla, seleccione Archivo, Nuevo, Correo a partir de plantilla, y abra el archivo.

Microsoft indica que esta opción está disponible desde la versión 15.35 de Outlook para Mac. Son archivos distintos de los .oft de Windows: para tener las mismas plantillas en un Mac y en un PC, la opción común es Mis plantillas. En Mac, el complemento solo funciona con cuentas de Exchange y no está disponible en los buzones compartidos.

Plantillas en un buzón compartido

Con un buzón compartido en Outlook, por ejemplo el de facturación, lo lógico sería que todo el equipo usara las mismas plantillas. Con Mis plantillas no siempre pasa, y Microsoft lo explica así:

• En el nuevo Outlook, si el buzón compartido no se agregó como cuenta completa, las plantillas que cree en él son solo suyas. Si se agregó como cuenta completa, las ven y editan todas las personas que también lo hayan agregado así.
• En Outlook en la web, las plantillas son compartidas solo si el buzón se abre en otra pestaña con Abrir otro buzón.
• En el Outlook clásico, las plantillas que crea en el contexto del buzón compartido son solo suyas.

Para un equipo que usa versiones distintas, lo más sencillo es una carpeta de archivos .oft en una biblioteca compartida de SharePoint o de Teams, que cada persona abre con doble clic.

Firma, respuesta automática y reglas: no son plantillas

Tres funciones de Outlook se parecen a una plantilla y conviene no confundirlas:

• La firma se añade sola al final de cada correo. Si lo que repite es el bloque con su nombre, cargo y teléfono, eso es una firma en Outlook, no una plantilla.
• La respuesta automática contesta sola mientras está fuera. Se explica en la guía de la respuesta automática en Outlook.
• Una regla puede responder sola con una plantilla .oft: en el Outlook clásico, la acción se llama «responder usando una plantilla determinada». Es una regla que solo funciona en ese equipo y con el Outlook abierto, y el nuevo Outlook no la admite, como explica la guía de las reglas en Outlook.

Y si lo que necesita es enviar el mismo correo a muchas personas, cada una con su nombre, no use una plantilla para escribirlos de uno en uno: eso es combinar correspondencia con Word y Excel.

No aparecen mis plantillas: causas y soluciones

Casi todas las quejas de «no aparecen mis plantillas» tienen una de estas causas:

Mis plantillas y la retirada de EWS

Además, hay un motivo más para no depender solo de Mis plantillas. En su página de problemas conocidos, actualizada el 3 de abril de 2026, Microsoft explica que el botón desapareció de Outlook en tres ocasiones, registradas en diciembre de 2025 y en marzo de 2026. La causa fue un cambio ligado a la retirada de EWS (Exchange Web Services, una forma antigua de que los programas hablen con el buzón) y otro de autenticación de Exchange Online, que impidieron cargar los complementos predeterminados de Outlook. Finalmente, Microsoft deshizo los dos cambios y recomendó a los administradores que habían desactivado EWS que lo volvieran a activar.

Esa retirada sigue su curso: según Microsoft, la desactivación de EWS en Exchange Online empezó el 1 de octubre de 2026 en las organizaciones que no hayan configurado una lista de aplicaciones permitidas, y el apagado definitivo será el 1 de abril de 2027. Microsoft no ha dicho que Mis plantillas vaya a dejar de funcionar. Pero ya falló tres veces por esa causa, así que lo prudente es:

• Guardar en plantillas de correo lo que sea un correo completo.
• Tener una copia de los textos de Mis plantillas en un documento de Word o en OneNote, en OneDrive.
• Si el botón desaparece, avisar al área de TI antes de intentar reinstalar el complemento.

Para el administrador

Las plantillas de correo del nuevo Outlook y de la web no necesitan configuración: Microsoft las anunció activadas para todos. Mis plantillas es un complemento integrado, y si la organización tiene los complementos desactivados no aparece. Para revisar su estado y el de EWS sin cambiar nada, con el módulo de Exchange Online PowerShell:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@empresa.com
Get-App -Identity a216ceed-7791-4635-a752-5a4ac0a5eb93
Get-OrganizationConfig | Format-List EwsEnabled
Get-CASMailbox -Identity ana@empresa.com | Format-List EwsEnabled

El identificador a216ceed-7791-4635-a752-5a4ac0a5eb93 es el que Microsoft da para Mis plantillas en su página de problemas conocidos. Según la referencia de Set-OrganizationConfig, EwsEnabled en blanco significa que no está configurado (el valor de fábrica) y False que EWS está desactivado para toda la organización. Si el complemento aparece deshabilitado, la orden que Microsoft publicó para activarlo de nuevo es esta, que sí cambia la configuración:

Set-App -Identity a216ceed-7791-4635-a752-5a4ac0a5eb93 -OrganizationApp -Enabled $true

Dos decisiones de administración que ahorran incidencias: definir dónde viven las plantillas del equipo (por ejemplo, una biblioteca de SharePoint para los .oft) y avisar a las personas que aún usan Mis plantillas de lo que explica el apartado anterior.

Buenas prácticas con las plantillas en Outlook

• Un nombre que diga para qué es: «Proveedor nuevo: documentos» se encuentra; «Plantilla 3», no.
• Sin datos personales ni contraseñas. Una plantilla se reutiliza y se comparte; lo que contenga, viaja.
• Marcadores visibles entre corchetes para lo que cambia en cada envío, y revisarlos antes de enviar.
• Revisar los datos adjuntos: una plantilla con un PDF viejo lo enviará cada vez.
• Pocas y buenas. Diez plantillas que se usan valen más que cincuenta que nadie encuentra.
• Una persona responsable de las plantillas de un área, que las actualice cuando cambie un proceso.

Cómo se comprobó esta guía

Los pasos, los nombres de los botones y los límites salen de la ayuda y de la documentación de Microsoft en español citadas al final; donde la traducción de la ayuda no era clara, se contrastó con la versión en inglés. La carpeta de plantillas y la copia de seguridad de OneDrive se midieron en solo lectura en un equipo con Windows 11 Pro 26H2, el Outlook clásico 16.0.20430 (sin ninguna cuenta configurada) y el nuevo Outlook instalado; no se creó ni se borró ninguna plantilla. Las cifras de los 32 KB son un cálculo con las tres plantillas de ejemplo descritas, no una medición del servicio. Las órdenes de PowerShell se validaron sin conectarse a ninguna organización, contra el módulo de Exchange Online instalado y la referencia oficial de cada cmdlet.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas en Outlook

¿Dónde están las plantillas en el nuevo Outlook?

En Configuración, Correo, Plantillas. Para usar una, en la cinta Inicio seleccione Nuevo y Correo de plantilla.

¿Puedo usar mis plantillas .oft en el nuevo Outlook?

Sí: Microsoft anunció que el nuevo Outlook y Outlook en la web importan los archivos .oft. Se importan desde Configuración, Correo, Plantillas.

¿Una plantilla puede llevar datos adjuntos?

Una plantilla de correo del nuevo Outlook o de la web, sí, y un archivo .oft del Outlook clásico también. Mis plantillas, no: solo guarda texto.

¿Por qué mi plantilla de Mis plantillas no se guarda?

Porque el total de todas sus plantillas en Mis plantillas superó los 32 KB que fija Microsoft. Borre las que no use o pase las largas a plantillas de correo.

Cómo lo aborda KHARONTE

Las plantillas son una herramienta de cada persona, pero que funcionen en una empresa depende de decisiones de administración: qué versión de Outlook usa cada área, si los complementos están activados, dónde se guardan las plantillas compartidas y cómo se prepara la retirada de EWS. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas y Google Workspace: usuarios, licencias, buzones y su configuración. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando una plantilla desaparece, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft: crear plantillas de correo electrónico en Outlook, enviar un correo a partir de una plantilla, las plantillas en Mac, el límite de 32 KB de Mis plantillas, Mis plantillas no aparecen en Outlook y la retirada de EWS en Exchange Online.