Control de cambios en Word: activarlo, revisar, aceptar y quitar las marcas

El control de cambios en Word registra cada modificación que alguien hace en un documento: qué texto añadió, qué borró, qué formato cambió y quién lo hizo. Así, el autor puede revisar la propuesta y decidir, cambio por cambio, qué se queda y qué no. Esta guía explica cómo activar el control de cambios, cómo aceptar todos los cambios o rechazarlos, cómo quitar el control de cambios de verdad antes de enviar un archivo y cómo imprimir sin control de cambios.

Es la herramienta de siempre para revisar un contrato, una política o un informe entre varias personas. Sin embargo, también es la causa de un error frecuente: enviar un documento «limpio» que en realidad conserva dentro todo lo que se borró. Por eso la guía también explica cómo ver y filtrar las marcas, cómo bloquear el seguimiento con una contraseña y qué hacen Word en la web, Google Docs y Excel. Al final trae un apartado para quien administra los documentos de la empresa. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con Word avanzado, estilos en Word y el historial de versiones.

Antes de escribirla, comprobamos cada paso en Word para Microsoft 365 (compilación 16.0.20430) sobre Windows 11, con la interfaz en español. Los nombres de los botones que aparecen en negrita son los que muestra ese Word; como verá, a veces no coinciden con los de la ayuda de Microsoft en español.

Qué es el control de cambios en Word y qué registra

El control de cambios es un modo de trabajo. Mientras está activado, Word no aplica las ediciones de forma silenciosa, sino que las deja marcadas. Según la ayuda de Microsoft sobre el seguimiento de cambios, las eliminaciones se marcan con un tachado, las adiciones con un subrayado, y los cambios de cada autor llevan un color distinto.

Para saber qué genera cada edición, hicimos una prueba con un documento de cinco párrafos. Primero sustituimos una palabra. Después borramos un párrafo entero. Por último, pusimos el título en negrita. Este fue el resultado:

Es decir, tres ediciones dejaron cuatro revisiones, y mover un párrafo dejó dos más. Además, Word controla el formato y los movimientos de fábrica: en nuestra prueba, las dos opciones estaban activadas sin tocar nada.

Conviene aclarar una diferencia. Los comentarios son otra cosa. Microsoft lo dice en su ayuda: «Los comentarios ya no forman parte de la función Control de cambios». Por lo tanto, un comentario no se acepta ni se rechaza; se responde, se resuelve o se elimina.

Cómo activar el control de cambios en Word

Para activar el control de cambios en Word para Windows, abra la pestaña Revisar y seleccione Control de cambios. Cuando está activo, el botón queda resaltado. También puede usar el teclado: en nuestra prueba, Ctrl+Mayús+E activa y desactiva el control de cambios.

Además, Microsoft sugiere un truco útil. Si hace clic con el botón derecho en la barra de estado, puede añadir un indicador de control de cambios. Así sabrá en todo momento si Word está registrando o no, sin abrir la pestaña Revisar.

Para todos los usuarios o solo los míos

El botón Control de cambios tiene una flecha con dos opciones. Con Para todos los usuarios, Word registra lo que cambie cualquier persona que edite el documento. En cambio, con Solo los míos, registra únicamente sus propios cambios. La segunda opción sirve, por ejemplo, cuando varias personas editan a la vez el mismo documento en OneDrive y usted quiere proponer cambios sin obligar a los demás a trabajar con marcas.

La ayuda de Microsoft en español llama a estas opciones «Para todos» y «Solo míos». Sin embargo, el Word que usamos dice Para todos los usuarios y Solo los míos. La diferencia es pequeña, pero ayuda a encontrarlas.

Qué pasa al desactivar el control de cambios

Desactivar el control de cambios no borra las marcas. Microsoft lo explica así: Word deja de marcar cambios, pero los subrayados y tachados coloreados siguen apareciendo en el documento. Lo comprobamos: tras desactivarlo y escribir un párrafo nuevo, el documento seguía con sus dos revisiones anteriores. Por eso, activar el control de cambios es fácil; lo difícil es terminar el documento sin marcas pendientes, como se explica más abajo.

Cuando no puede desactivarlo

A veces el botón no responde. Según Microsoft, si un documento se ha compartido con usted para su revisión, es posible que no pueda desactivar el control de cambios. En ese caso hay dos salidas: guardar una copia o pedir a quien lo compartió que lo comparta de nuevo con el modo de revisión desactivado. La otra causa habitual es que el seguimiento esté bloqueado con una contraseña, algo que se explica en su propio apartado.

Cómo ver los cambios: las cuatro vistas de Mostrar para revisión

El control de cambios en Word tiene dos partes que conviene no confundir: lo que el documento guarda y lo que la pantalla muestra. La lista Mostrar para revisión, en la pestaña Revisar, solo cambia lo que se ve. Estas son sus cuatro vistas:

Leímos los nombres de la primera columna en la cinta de Word con una herramienta de accesibilidad de Windows, vista por vista. La tercera columna recoge cómo los nombra la ayuda de Microsoft en español, que usa dos nombres distintos para la misma vista según el apartado. Incluso traduce *markup* como «margen de beneficio» en una frase: «Puede elegir el tipo de margen de beneficio que quiera». Por eso conviene buscar los botones por su posición y no solo por el nombre que da la ayuda.

Lo más importante de esta tabla es una advertencia. Elegir Sin revisión u Original no acepta ni rechaza nada. Lo comprobamos: tras cambiar de vista, el documento seguía con sus cuatro revisiones. Microsoft lo dice en la nota de la vista Original: las marcas que no se han aceptado, rechazado o eliminado permanecen en el documento.

Mostrar revisiones: qué tipo de cambios y de quién

El menú Mostrar revisiones, junto a la lista anterior, permite filtrar lo que se ve. Sus opciones principales son estas:

• Inserciones y eliminaciones y Formato, para ver solo un tipo de cambio.
• Globos, para elegir si los cambios aparecen en el margen o dentro del texto. Microsoft avisa de que los globos solo se ven en la vista Diseño de impresión o Diseño web.
• Personas específicas, para ver solo los cambios de uno o varios revisores.
• Otros autores, que muestra u oculta los cambios del resto de personas.

Sin embargo, este filtro no es permanente. Microsoft lo advierte: aunque oculte un tipo de revisión, la revisión se muestra de nuevo cada vez que usted o un revisor abre el documento.

El Panel de revisiones: la lista completa

El Panel de revisiones muestra todos los cambios en una lista, al lado del documento (Panel de revisiones vertical) o debajo (Panel de revisiones horizontal). Su parte superior indica cuántas marcas de revisión y cuántos comentarios quedan. Por eso es la mejor forma de comprobar que un documento está limpio antes de enviarlo: si el resumen dice cero, no queda nada pendiente. Eso sí, Microsoft recomienda no editar desde el panel, sino hacer los cambios en el documento.

Cómo aceptar o rechazar los cambios en Word

Revisar consiste en recorrer los cambios y decidir sobre cada uno. Para empezar, colóquese al principio del documento y use Siguiente y Anterior, en la pestaña Revisar, para saltar de un cambio a otro. Después, decida con los botones Aceptar y Rechazar. Cada uno tiene una flecha con estas opciones:

La ayuda de Microsoft para aceptar o rechazar marcas de revisión describe otras dos vías. Puede hacer clic con el botón derecho sobre una marca para aceptarla o rechazarla. Además, al seleccionar un cambio, Word muestra una tarjeta con el nombre de quien lo hizo y la opción de aceptarlo o rechazarlo.

Aceptar todos los cambios de una sola persona

La opción «mostrados» es la que permite revisar por personas. Lo comprobamos con un documento de dos revisores ficticios, Ana y Luis, con dos cambios cada uno. Primero dejamos visible solo a Ana con Personas específicas. Después elegimos Aceptar todos los cambios mostrados. El resultado: Word aceptó los dos cambios de Ana y dejó intactos los dos de Luis.

Este método sirve, por ejemplo, cuando el área jurídica revisa un contrato y la gerencia ya aprobó sus cambios, pero aún no los del cliente. En cambio, Aceptar todos los cambios no distingue a nadie: acepta todo, se vea o no.

Cómo quitar el control de cambios de un documento

Quitar el control de cambios puede significar tres cosas distintas, y solo una deja el documento limpio:

El riesgo de confundirlas es real. En la guía de Word avanzado abrimos por dentro un .docx con cambios sin aceptar, y el párrafo borrado seguía ahí, completo. Es decir, quien recibe ese archivo puede leer lo que usted quitó.

Por eso, para quitar el control de cambios antes de enviar un documento, siga este orden:

1. Revise los cambios y decida sobre cada uno, o elija Aceptar todos los cambios y detener seguimiento si ya está todo aprobado.
2. Abra el Panel de revisiones y compruebe que su resumen indica cero revisiones y cero comentarios.
3. Guarde una copia y pase el Inspector de documento: en Archivo, Información, Comprobar si hay problemas e Inspeccionar documento. Microsoft recomienda usar el Inspector de documento sobre una copia, porque no siempre se puede restaurar lo que elimina.

Cómo imprimir sin control de cambios y guardar un PDF sin marcas

Imprimir sin control de cambios se resuelve en el cuadro de impresión. Según Microsoft, en Archivo e Imprimir se despliega la configuración «Imprimir todas las páginas» y, en el apartado de información del documento, se quita la marca de la opción que la ayuda en español llama «Imprimir marcas». Pero ojo: Microsoft también aclara que ocultar los cambios no los quita del documento. La impresión sale limpia, el archivo no.

El PDF tiene su propia trampa. Según la ayuda de Microsoft para guardar en PDF, al guardar en PDF el botón Opciones ofrece, en ¿Qué desea publicar?, dos posibilidades: Documento y Documento con marcas. La ayuda lo llama «Qué quiere publicar», pero el cuadro de Office dice así. Lo probamos con el mismo documento de cuatro revisiones:

Dicho de otro modo, lo que decide el contenido del PDF es la opción Documento con marcas, no lo que se ve en la pantalla. En cambio, al guardar como PDF sin abrir las opciones, el resultado siguió a la vista: con Todas las revisiones salió el párrafo borrado y con Sin revisión, no. Por eso conviene mirar el PDF antes de enviarlo, sobre todo si es una propuesta o un contrato.

Cómo bloquear el control de cambios con una contraseña

Si necesita que nadie desactive el control de cambios mientras otros revisan, puede bloquearlo. En Word para Windows, abra la flecha del botón Control de cambios y elija Bloquear seguimiento. Word lo describe así: «El uso de la contraseña evita que otras personas desactiven el Control de cambios». En Word para Mac, según Microsoft, se hace desde la pestaña Revisar, en «Proteger» y «Proteger documento».

Probamos esa protección en un documento con cuatro revisiones. Estos fueron los resultados:

• Intentar desactivar el control de cambios no dio ningún error, pero el control siguió activo.
• Aceptar o rechazar un cambio fue imposible: Word respondió «Este comando no está disponible».
• Lo que se escribió con el bloqueo puesto quedó registrado como un cambio más.
• Con una contraseña equivocada, Word respondió «La contraseña es incorrecta». Con la correcta, el bloqueo desapareció y el control de cambios siguió activo.

Sin embargo, el bloqueo no protege el contenido. Al abrir el archivo por dentro, el texto se leía sin ninguna contraseña; lo único protegido es el permiso de apagar el seguimiento y de aceptar o rechazar. Por lo tanto, sirve para ordenar una revisión, no para guardar un secreto. Para eso están los permisos del archivo en OneDrive o SharePoint, que se explican en compartir archivos en OneDrive y en qué es SharePoint.

Quién aparece como autor de cada cambio

Cada revisión lleva el nombre de quien la hizo. Word toma ese nombre del usuario de Office. Para cambiarlo, en la pestaña Revisar se abre Cambiar opciones de seguimiento, el pequeño botón de la esquina del grupo, y se elige el cambio de nombre de usuario. Microsoft avisa de que ese cambio afecta a todos los documentos de Office. Desde ese mismo cuadro, las opciones avanzadas permiten elegir colores y marcas para cada tipo de cambio.

A veces, en cambio, se busca lo contrario: que nadie sepa quién hizo cada cambio. Word tiene una opción para eso. Según la referencia de Microsoft, con ella Word «quita toda la información de usuario de comentarios, revisiones y el cuadro de diálogo Propiedades al guardar un documento». La probamos y estos fueron los resultados:

Es decir, la autoría anónima borra los nombres, pero deja la fecha y la hora de cada cambio. Para muchos casos es suficiente. Sin embargo, si la hora de una revisión puede delatar a alguien, la única forma de quitarla es aceptar o rechazar los cambios antes de enviar.

Control de cambios en Word para la web, Mac, iPad y iPhone

Word para la web y el modo Revisión

En Word para la web, el control de cambios está en la pestaña Revisar. La ayuda de Microsoft llama a sus opciones «Para todos», «Solo míos» y «Desactivado», y a sus vistas, «Marcado simple», con las sugerencias en el margen, y «Todo el marcado», con las sugerencias en la página. No pudimos comprobar esos nombres en el navegador, y en el escritorio no coinciden con los de la cinta, así que tómelos como orientación.

Además, Word para la web, Windows y Mac tienen tres modos de documento, en un botón junto a Compartir:

• «Edición»: acceso completo para cambiar y guardar, si tiene permiso.
• «Revisión»: permite comentar y sugerir cambios, y activa automáticamente el control de cambios solo para los suyos.
• «Visualización»: solo lectura; no permite ninguna modificación.

El modo Revisión tiene un uso práctico. Al compartir un documento, se puede elegir el permiso «Puede revisar». Quien lo abre entra directamente en modo Revisión: no puede editar, solo sugerir con comentarios y marcas. Sin embargo, Microsoft pone un límite: esta función funciona inicialmente solo con documentos de OneDrive para la Empresa. En una biblioteca de SharePoint mandan los permisos de la biblioteca, así que quien ya tiene permiso de escritura puede abrir el documento en modo de edición aunque el vínculo diga Revisión.

Dos páginas de Microsoft describen esta versión de forma distinta. La más antigua dice que Word para la web incluye «un conjunto limitado» de funciones y que, para activar el control de cambios, se elige el modo Revisión o se abre el documento en la aplicación de escritorio. La página principal, en cambio, ya da los pasos completos dentro del navegador. En la práctica, revisar, aceptar y rechazar se puede hacer en la web; bloquear el seguimiento o filtrar por persona se hace mejor en el escritorio.

Word para Mac, iPad y iPhone

En Word para Mac, el control de cambios también está en la pestaña Revisar, y, según Microsoft, el bloqueo con contraseña se hace en «Proteger documento», como se vio antes. En el iPad, Microsoft indica que se pulsa la pestaña Revisar, luego el botón «Control de cambios y opciones de marcado», y se elige «Para todos» o «Solo los míos». Por último, en el iPad y el iPhone los cambios se aceptan o rechazan tocando el texto modificado y usando los botones del panel de revisión.

Control de cambios en Google Docs: el modo Sugerencias

Google Docs no usa el nombre «control de cambios», pero tiene lo mismo: las sugerencias. Según la ayuda de Google para sugerir cambios, para sugerir se abre el menú Edición de la esquina superior derecha y se elige Sugerencias. A partir de ahí, lo que escriba aparece en otro color y lo que borre se tacha. El propietario recibe un correo y decide qué conserva.

Para aceptar o rechazar todo de una vez, Google indica la ruta Herramientas y Revisar cambios sugeridos, con los botones Aceptar todo y Rechazar todo. Además, para sugerir hace falta tener permiso de comentarista o de editor.

Lo más útil para quien trabaja con los dos sistemas es la conversión. Google lo explica así: los cambios hechos con el control de cambios de Microsoft Office se convierten en sugerencias en Documentos de Google, y las sugerencias se convierten en control de cambios al pasar a Office. Por otro lado, si abre un .docx desde Drive y lo edita sin convertirlo, Google indica que los cambios se guardan en el archivo original de Microsoft Office. Para trabajar esos archivos desde el equipo, vea la guía de Google Drive para escritorio.

Un aviso sobre las fuentes: la ayuda de Google en español advierte que puede incluir contenido traducido con IA. Por eso, si un nombre no coincide con lo que ve en pantalla, búsquelo por su posición.

¿Excel tiene control de cambios como Word?

No exactamente. En Excel para Microsoft 365, lo equivalente es Mostrar cambios, en la pestaña Revisar. Según la ayuda de Mostrar cambios, muestra quién cambió un libro, qué cambió y cuándo, además del valor anterior de la celda, y conserva los cambios de los últimos 365 días. Sin embargo, no hay nada que aceptar ni rechazar: es un registro, no una propuesta.

El antiguo control de cambios de Excel sigue existiendo como Control de cambios (heredado), unido a la función de libro compartido. Microsoft retiró sus botones de la pestaña Revisar y recomienda encarecidamente la coautoría en su lugar. Para recuperar una versión anterior de un libro completo, la herramienta es el historial de versiones.

Problemas frecuentes con el control de cambios en Word

Para quien administra los documentos de la empresa

Quien gestiona plantillas, contratos o la documentación de un área puede reducir mucho los errores con cinco prácticas:

• Revisar con vínculos de revisión. En OneDrive para la Empresa, el permiso «Puede revisar» obliga a sugerir en vez de editar. En SharePoint, recuerde que mandan los permisos de la biblioteca.
• Cerrar cada documento con cero revisiones. Antes de enviarlo fuera, el resumen del Panel de revisiones debe decir cero.
• Inspeccionar una copia. El Inspector de documento busca, entre otras cosas, marcas de revisión, comentarios y propiedades con nombres de personas.
• No usar el bloqueo como seguridad. Bloquear seguimiento ordena una revisión, pero no impide leer el archivo.
• Comparar cuando nadie activó el control. La función Comparar de la pestaña Revisar crea las marcas a partir de dos versiones; está explicada en la guía de Word avanzado.

Encontrar documentos con cambios sin aceptar en una carpeta

Además, un .docx es un archivo comprimido, y sus cambios pendientes quedan escritos en su interior con marcas como w:ins (inserción) y w:del (eliminación), según la documentación de Open XML de Microsoft. Por eso se pueden buscar sin abrir Word. Esta orden de PowerShell recorre una carpeta y sus subcarpetas, y lista los documentos que tienen cambios sin aceptar y los nombres de sus autores:

Add-Type -AssemblyName System.IO.Compression.FileSystem
Get-ChildItem -Path 'C:\Documentos\Contratos' -Filter *.docx -Recurse |
  Where-Object { $_.Name -notlike '~$*' } |
  ForEach-Object {
    $zip = [IO.Compression.ZipFile]::OpenRead($_.FullName)
    try {
      $lector = [IO.StreamReader]::new($zip.GetEntry('word/document.xml').Open())
      $xml = $lector.ReadToEnd(); $lector.Close()
      $marcas = [regex]::Matches($xml, '<w:(ins|del|moveFrom|moveTo|rPrChange|pPrChange)\b').Count
      $autores = [regex]::Matches($xml, 'w:author="([^"]*)"') | ForEach-Object { $_.Groups[1].Value } | Sort-Object -Unique
      if ($marcas) {
        [pscustomobject]@{ Archivo = $_.FullName; Marcas = $marcas; Autores = ($autores -join ', ') }
      }
    } finally { $zip.Dispose() }
  }

La probamos con Windows PowerShell 5.1 y con PowerShell 7 sobre una carpeta con tres documentos: uno limpio, uno con cambios pendientes y uno con los cambios ya aceptados, más un archivo temporal de Word (los que empiezan por ~$). Las dos versiones listaron solo el documento con cambios pendientes. Eso sí, la columna Marcas cuenta las marcas del archivo, no las revisiones que muestra Word: en la prueba dio 5 donde Word contaba 4. Sirve para saber qué documentos revisar, no para contarlas. Además, solo lee los documentos de Word en formato .docx, y en una carpeta de OneDrive descarga los archivos que estén solo en línea.

Preguntas frecuentes sobre el control de cambios en Word

¿Cuál es el atajo del control de cambios en Word?

Ctrl+Mayús+E. En nuestra prueba, ese atajo activa y desactiva el control de cambios en Word para Windows.

¿El control de cambios guarda versiones del documento?

No. Guarda las marcas dentro del mismo archivo. Para volver a una versión anterior completa, se usa el historial de versiones de OneDrive o SharePoint.

¿Se puede ver quién hizo cada cambio?

Sí. Al seleccionar un cambio, Word muestra una tarjeta con el nombre de quien lo hizo. Además, el Panel de revisiones los lista todos con su autor, y Personas específicas filtra por revisor.

¿Cómo dejo un documento sin control de cambios para siempre?

Acepte o rechace todos los cambios, desactive el control y compruebe en el Panel de revisiones que no queda nada. Aceptar todos los cambios y detener seguimiento hace los dos primeros pasos de una vez.

Control de cambios en Word: lo que conviene recordar

El control de cambios en Word es sencillo de activar y fácil de dejar a medias. La regla práctica es una: lo que se ve no siempre es lo que se envía. Ni la vista Sin revisión, ni desactivar el control, ni imprimir sin marcas limpian el archivo; solo aceptar o rechazar los cambios lo hace. Con esa idea clara, revisar documentos entre varias personas deja de ser un riesgo.

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