SharePoint está en casi todas las empresas que usan Microsoft 365, aunque muchas personas no sepan que lo usan. Por ejemplo, cada vez que alguien abre un archivo en la pestaña Archivos de un canal de Teams, en realidad está en la biblioteca de documentos de un sitio de SharePoint. Por eso conviene saber qué es SharePoint, cómo se organiza y, sobre todo, cómo funcionan los permisos de SharePoint, que deciden quién puede ver o borrar lo que hay dentro.
Esta guía explica qué es SharePoint y para qué sirve, qué es un sitio de SharePoint y qué tipos existen, qué es una biblioteca de documentos y cómo se lleva al equipo, cómo funcionan los permisos de SharePoint, qué pasa con lo que se borra y cuánto espacio hay. Al final trae un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog, junto con las guías de compartir archivos en OneDrive, sincronizar OneDrive y canales de Teams.
Qué es SharePoint y para qué sirve
En primer lugar, según Microsoft, SharePoint es una plataforma de administración de documentos y colaboración basada en web. Sirve para almacenar, organizar y compartir archivos con un equipo, y para crear bibliotecas de documentos, listas y páginas a las que se llega desde cualquier dispositivo. Además, solo hace falta un navegador, como Edge, Chrome o Firefox.
Dicho de forma práctica, entonces, SharePoint es el lugar donde viven los archivos de un área o de un proyecto, y no los de una sola persona. También sirve para publicar información a toda la empresa, como noticias, procedimientos o el directorio de formatos.
Sin embargo, hay que distinguir dos productos con el mismo nombre:
| Producto | Qué es | Para quién |
|---|---|---|
| SharePoint en Microsoft 365 | Un servicio en la nube, hospedado por Microsoft, incluido en los planes de Microsoft 365 o como servicio independiente (SharePoint Online) | La mayoría de las empresas; es el que describe esta guía |
| SharePoint Server | El mismo tipo de plataforma, instalada y administrada en los servidores de la propia empresa | Organizaciones que la mantienen en sus instalaciones |
Para entrar, por su parte, Microsoft indica que se inicia sesión en Microsoft 365 y se elige SharePoint o Sitios en el iniciador de aplicaciones, el icono de cuadrícula de la esquina superior izquierda. Si no aparece, la ayuda sugiere buscar en Más aplicaciones; si tampoco está, es posible que la suscripción no incluya SharePoint, y entonces hay que hablar con quien administra Microsoft 365.
Cómo se organiza SharePoint: sitios, bibliotecas, carpetas y archivos
Entender SharePoint es más fácil con una imagen de casillas dentro de casillas. Primero está el sitio, que es la pieza mayor, y dentro de cada sitio hay bibliotecas, listas y páginas:
| Pieza | Qué es | Ejemplo en una oficina |
|---|---|---|
| Sitio | Un espacio con su propia dirección, sus miembros y sus permisos | El sitio de Contabilidad |
| Biblioteca de documentos | Una zona del sitio para guardar archivos, con su historial y sus vistas | Documentos, la biblioteca que trae cada sitio |
| Carpeta | Una subdivisión dentro de la biblioteca | Facturas de proveedores 2026 |
| Archivo | El documento, la hoja de cálculo o el PDF | La factura de octubre |
| Lista | Una tabla de información, sin archivos | El registro de solicitudes de compra |
| Página | El contenido que se lee en el navegador, con noticias y vínculos | La página principal del sitio |
En la documentación técnica, Microsoft llama colección de sitios a lo que en la pantalla aparece como un sitio. Por ejemplo, los límites de almacenamiento se escriben «por sitio (colección de sitios)». Para quien usa SharePoint a diario, en cambio, basta con pensar en sitios.
Además, cada sitio trae su papelera de reciclaje, su contenido del sitio y, en los sitios de grupo, un bloc de notas de OneNote del equipo. Todo eso aparece en el panel de navegación, a la izquierda de la página.
Qué es un sitio de SharePoint y qué tipos existen
Un sitio de SharePoint es el punto de partida de todo lo demás: se crea un sitio y, dentro de él, se guardan los archivos y se dan los permisos. Microsoft distingue dos tipos principales, y la diferencia está en quién escribe y quién lee:
| Sitio de grupo | Sitio de comunicación | |
|---|---|---|
| Para qué | Colaborar en un proyecto o en un área | Difundir información a un público amplio |
| Quién aporta contenido | La mayoría de los miembros, o todos | Un grupo pequeño de personas |
| Quién lo consulta | El equipo y algunas partes interesadas | Un público mucho mayor que el que escribe |
| Grupo de Microsoft 365 | Se crea uno al crear el sitio, con correo y calendario del grupo | No se crea ninguno |
| Cómo reconocerlo | Icono de canal de Teams junto al título y la indicación de público o privado en el encabezado | Sin ese icono ni esa indicación |
Un ejemplo sirve para elegir: el área de Compras trabaja en un sitio de grupo, porque todos suben y editan cotizaciones; en cambio, la intranet de Recursos Humanos, con el reglamento y los formatos, es un sitio de comunicación, porque pocos escriben y toda la empresa lee.
Hay un detalle de idioma que conviene conocer. La ayuda de Microsoft en español llama al mismo tipo de sitio «sitio de grupo» y «sitio de equipo», a veces en la misma página: el artículo «Crear un sitio de equipo en SharePoint» dice «sitio de grupo» en sus pasos. En inglés es siempre *team site*. Esta guía usa «sitio de grupo», que es la forma que más aparece en la ayuda.
Sitios centrales y subsitios
Los sitios se pueden asociar a un sitio central, que Microsoft también llama concentrador. Los sitios asociados comparten la navegación y la imagen del sitio central y, si su propietario lo habilita y los propietarios de cada sitio lo aprueban, también sus permisos. Una organización admite hasta 2.000 sitios centrales.
Por otra parte, también existen los subsitios, sitios dentro de otro sitio, con un máximo de 2.000 por sitio. Sin embargo, Microsoft recomienda crear sitios independientes y organizarlos en sitios centrales, en lugar de crear subsitios. Además, sus propias guías advierten que los subsitios abandonados quedan con información obsoleta que sigue apareciendo en las búsquedas.
Cómo crear un sitio de SharePoint
Estos son los pasos de la ayuda de Microsoft para SharePoint en Microsoft 365:
- En el iniciador de aplicaciones, elija SharePoint.
- En la parte superior de la página de inicio de SharePoint, seleccione + Crear sitio. En la versión preliminar llamada SharePoint Build, se hace clic en Compilar a la izquierda y luego en la tarjeta Sitio.
- Elija el tipo, Sitio de grupo o Sitio de comunicación, y una plantilla. Para un sitio de grupo general, Microsoft sugiere la plantilla de equipo Standard.
- Escriba el nombre y la descripción del sitio. En un sitio de grupo, el correo del grupo de Microsoft 365 se genera con el mismo nombre.
- Si aparece, elija la etiqueta de confidencialidad y la configuración de privacidad: público, cualquier persona de la organización puede acceder, o privado, solo los miembros.
- Elija el idioma y seleccione Crear sitio. Después, agregue los miembros o los propietarios.
El paso del idioma merece atención, porque Microsoft lo marca con una precaución: después de crear el sitio, el idioma predeterminado ya no se puede cambiar; solo se pueden agregar idiomas alternativos. Por lo tanto, un sitio creado en inglés por descuido se queda en inglés.
Además, quien crea el sitio se convierte en propietario, y el sitio nuevo no hereda los permisos ni la navegación de otros sitios. Si la tarjeta o el vínculo para crear sitios no aparecen, es posible que el administrador haya desactivado la creación de sitios sin su intervención. Tampoco se pueden crear sitios desde la aplicación móvil de SharePoint.
SharePoint, Teams y OneDrive: quién guarda qué
SharePoint, Teams y OneDrive están conectados, y saber cómo evita guardar el mismo archivo en tres sitios. Microsoft lo describe así: al crear un equipo de Teams se crea un sitio de SharePoint vinculado a él, y cada canal nuevo crea una carpeta en la biblioteca de ese sitio. Por eso los archivos de un canal estándar están, en realidad, en SharePoint.
Hay una excepción importante, que la guía de canales de Teams explica a fondo: según Microsoft, cada canal privado y cada canal compartido tiene su propio sitio, separado del sitio del equipo, para que sus archivos solo los vean sus miembros. Así, quien es miembro del equipo no ve los archivos de un canal privado del que no forma parte.
| Dónde se guarda | Para qué | De quién son los archivos |
|---|---|---|
| OneDrive | Los borradores y los archivos de trabajo de una persona | De la persona: siguen a su cuenta |
| Biblioteca de un sitio de SharePoint | Los archivos de un área o de un proyecto | Del sitio y de sus propietarios |
| Pestaña Archivos de un canal de Teams | Los archivos del canal | De la biblioteca del sitio del equipo o, en un canal privado o compartido, de su propio sitio |
Dónde guardar cada archivo
La regla práctica es sencilla: lo que el equipo necesita seguir teniendo cuando alguien se va, va en SharePoint o en Teams, y no en el OneDrive de una persona. La guía de compartir archivos en OneDrive muestra lo que ocurre con lo compartido desde el OneDrive de quien deja la empresa.
Aquí aparece un hallazgo: varias páginas de la ayuda de Microsoft, como la de la biblioteca de documentos, remiten a un artículo titulado «¿Debo guardar archivos en OneDrive o SharePoint?». Al seguir ese vínculo el 20 de octubre de 2026, llevaba a otra página, en inglés, sobre cómo cambiar la ubicación de guardado predeterminada en OneDrive para Windows. Es decir, la pregunta sigue en los vínculos, pero la respuesta ya no está.
Qué es una biblioteca de documentos de SharePoint
Para empezar, Microsoft define la biblioteca de documentos como un lugar seguro para guardar archivos, donde los compañeros pueden encontrarlos, trabajar juntos en ellos y abrirlos desde cualquier dispositivo. Cada sitio nuevo trae una, llamada Documentos, y se pueden agregar más. Según Microsoft, una biblioteca adicional es útil, por ejemplo, cuando hay que restringir el acceso a un conjunto de archivos.
En una biblioteca de documentos se puede, entre otras cosas:
- Subir archivos y carpetas arrastrándolos desde el equipo, o con Cargar en la barra de comandos.
- Abrir un documento en el navegador y editarlo a la vez con otras personas; el número de personas que lo están editando aparece en el propio documento.
- Ver el historial de versiones y volver a una anterior, como explica la guía de historial de versiones.
- Agregar columnas, crear vistas y anclar arriba los archivos que más se usan.
- Ver quién creó o modificó un archivo y con quién está compartido, en el panel de detalles.
- Mover o copiar archivos a otra biblioteca con Mover a o Copiar a.
Llevar la biblioteca al equipo: sincronizar o agregar un acceso directo
Para trabajar con los archivos de SharePoint desde el Explorador de archivos, Microsoft ofrece dos caminos, y recomienda el segundo:
| Botón Sincronizar | Agregar acceso directo a Mis archivos | |
|---|---|---|
| Dónde se hace | En la biblioteca, en el navegador | En la biblioteca o en la carpeta, en el navegador |
| Dónde aparece | En una carpeta con el nombre de la organización, dentro del perfil del usuario | Dentro de OneDrive |
| En qué dispositivos | Solo en el equipo donde se configuró | En todos los dispositivos de la persona, también en el móvil |
| Recomendación de Microsoft | — | «La opción más versátil», con mejor rendimiento |
Así, con el botón Sincronizar, la ayuda dice que la carpeta tiene el nombre de la organización, por ejemplo %userprofile%\Contoso, y que no se puede elegir otra ubicación. Los accesos directos, en cambio, tienen sus límites: solo se agregan carpetas, no archivos sueltos; no sirven para carpetas compartidas con usuarios externos; y no se puede agregar más de una carpeta a la vez.
Cuántos accesos directos se pueden agregar
En cuanto al número máximo de accesos directos, Microsoft se contradice en la misma página. Primero dice que se pueden agregar hasta 1.000 entre archivos y carpetas, y hasta 100 desde el sitio de OneDrive o de Teams «de una sola persona». Más abajo, en cambio, dice que la opción no aparece cuando ya se agregaron «100 accesos directos en la misma biblioteca de documentos». Como sea, son cifras que una oficina normal no alcanza.
En este equipo, medido en solo lectura con OneDrive 26.189, las dos cuentas de trabajo tienen cuatro ubicaciones de SharePoint o Teams en el equipo: dos con el botón Sincronizar y dos como acceso directo. Además, tres de las cuatro carpetas siguen el patrón de nombre sitio - biblioteca que pone OneDrive. Para el resto de la configuración del cliente, la guía de sincronizar OneDrive explica la configuración y los problemas más comunes.
Lo que OneDrive avisa al detener la sincronización o al borrar
Los mensajes del propio OneDrive, leídos de sus recursos en español, dejan claras dos cosas que conviene saber antes de tocar nada:
| Acción | Lo que dice OneDrive |
|---|---|
| Detener la sincronización de una carpeta | «Si detiene la sincronización de archivos o carpetas, permanecerán en SharePoint, pero no estarán en este equipo. Si ya están en este equipo, se eliminarán.» |
| Borrar un archivo de una biblioteca compartida | «Esto eliminará el elemento para todos los usuarios y lo enviará a la papelera de reciclaje en SharePoint o OneDrive.» |
| Borrar o mover archivos fuera de la carpeta | «¿Desea quitarlos de OneDrive y de todas las bibliotecas compartidas?» |
| Sincronizar sin permiso | «No tienes permiso para sincronizar esta biblioteca.» |
En otras palabras, borrar un archivo desde el Explorador de archivos no lo borra solo del equipo: lo borra de la biblioteca, para todo el equipo. Por su parte, Microsoft añade otros avisos: un candado en los archivos sincronizados significa que se sincronizan como de solo lectura, y si se mueven archivos de Office entre sitios desde el equipo se pierde su historial de versiones. Por eso, para mover entre sitios, la ayuda pide usar Mover a o Copiar a en el navegador.
El largo de las rutas al sincronizar
SharePoint admite hasta 400 caracteres en la ruta completa de un archivo, incluido el nombre. Sin embargo, la ruta en el equipo es más larga, porque suma el principio local, y Windows tiene su propio límite: en la API clásica, la ruta máxima es MAX_PATH, de 260 caracteres contando el carácter nulo final, es decir, 259 visibles. Según Microsoft, para pasar de ese límite hacen falta dos condiciones: el valor LongPathsEnabled del Registro en 1 y que cada aplicación declare en su manifiesto que admite rutas largas. En este equipo ese valor está en 0.
Por ejemplo, este caso calculado muestra cómo una ruta válida en SharePoint deja de serlo en el equipo:
| Parte | Caracteres |
|---|---|
Principio local: C:\Users\mgomez\Empresa S.A.S\Contabilidad - Documentos\ | 56 |
| Ruta dentro de la biblioteca, con cinco carpetas y un nombre largo | 210 |
| Total en el equipo | 266, por encima de 259 |
En las bibliotecas sincronizadas de este equipo hay 39.372 elementos, y la ruta más larga mide 279 caracteres: dos pasan de 260. La solución es de organización, no técnica: nombres cortos para los sitios, las bibliotecas y las carpetas, y pocos niveles. Además, Microsoft recomienda no sincronizar más de 300.000 elementos en total, contando OneDrive y las bibliotecas.
Los permisos de SharePoint: propietarios, miembros y visitantes
En resumen, los permisos de SharePoint deciden quién ve, quién edita y quién administra cada sitio. De fábrica, cada sitio trae tres grupos, y cada grupo tiene un nivel de permisos:
| Grupo | Nivel de permisos | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Propietarios | Control total | Todo: cambiar la configuración, administrar los permisos y eliminar el sitio |
| Miembros | Editar, según Microsoft Learn | Ver, agregar, actualizar y eliminar documentos y elementos; y también agregar, editar y eliminar listas y bibliotecas |
| Visitantes | Lectura | Ver las páginas y los documentos, y descargarlos |
Aquí hay una contradicción entre dos páginas de Microsoft. La referencia de niveles de permisos de Microsoft Learn dice que el grupo Miembros tiene Editar de forma predeterminada; la página de soporte sobre grupos y permisos, en español y en inglés, dice que tiene Colaborar, que permite trabajar con los documentos pero no eliminar listas ni bibliotecas. La diferencia importa, porque con Editar un miembro puede borrar la biblioteca entera. Por eso conviene que el propietario revise en Configuración, Permisos del sitio qué nivel tienen los miembros de su sitio.
Además de esos tres, existen otros niveles: Diseño, Colaborar, Aprobar, Lectura restringida, que no deja ver versiones anteriores, y Acceso limitado, que SharePoint asigna solo cuando alguien recibe acceso a un único elemento. Control total y Acceso limitado no se pueden modificar.
Sitio público o privado: lo que significa de verdad
Además, al crear un sitio de grupo se elige si es público o privado, y la diferencia es mayor de lo que parece. Según Microsoft, en un sitio de grupo público, el grupo «Todos excepto los usuarios externos», que reúne a todas las personas del directorio de la organización, se agrega automáticamente al grupo Miembros. Es decir, en un sitio público toda la empresa no solo ve el contenido: puede editarlo.
En un sitio privado, en cambio, ese grupo no puede recibir permisos, y cada persona debe recibirlos de forma explícita. Por lo tanto, un área que guarda nóminas, contratos o datos de clientes debe crear su sitio como privado desde el principio.
La herencia de permisos
Por diseño, además, los permisos bajan en cascada: la biblioteca hereda los del sitio, la carpeta los de la biblioteca y el archivo los de la carpeta. Un propietario puede romper esa herencia y dar permisos propios a una biblioteca, a una carpeta o a un archivo. Sin embargo, Microsoft advierte de algo que pasa sin que nadie lo decida: al compartir un documento con alguien que no tiene acceso, SharePoint interrumpe automáticamente la herencia en ese documento.
Hay además dos límites que conviene conocer antes de que la biblioteca crezca:
| Límite de Microsoft | Qué significa |
|---|---|
| Más de 100.000 elementos en una biblioteca, lista o carpeta | Ya no se puede interrumpir la herencia de permisos en ella, ni volver a heredarlos |
| 50.000 permisos únicos por lista o biblioteca | Es el máximo admitido; el límite recomendado es 5.000 |
Para hacerse una idea, por ejemplo: una biblioteca que recibe 120 archivos o carpetas nuevos por día laborable pasa de 100.000 elementos en unos 833 días laborables, algo más de tres años. Con 300 al día, en un año y cuatro meses. Por eso Microsoft recomienda organizar el contenido por nivel de seguridad desde el principio: un sitio o una biblioteca aparte para los documentos confidenciales, en lugar de dejarlos dispersos en una biblioteca grande con permisos únicos.
Las demás recomendaciones de Microsoft para los propietarios son igual de concretas: dar a cada persona el nivel más bajo que necesite, trabajar con los grupos y no con personas sueltas, poner a casi todos en Miembros o Visitantes y mantener pocos propietarios.
Compartir un sitio de SharePoint
Sobre quién puede dar acceso, Microsoft vuelve a decir dos cosas distintas. La página «Compartir un sitio» explica que, si no se es propietario, la invitación genera una solicitud de acceso que el propietario aprueba o rechaza. La referencia de niveles de permisos, en cambio, dice que de fábrica los propietarios y los miembros pueden agregar personas nuevas al sitio. En la práctica, conviene que el propietario revise quién puede compartir antes de abrir el sitio al equipo. Los pasos para compartir dependen del tipo de sitio:
| Tipo de sitio | Cómo se comparte |
|---|---|
| Sitio de comunicación | Configuración, Permisos del sitio, Compartir sitio; se escribe el nombre y se elige Lectura, Edición o Control total |
| Sitio de grupo, con el grupo | Configuración, Permisos del sitio, Agregar miembros, Agregar miembros al grupo; la persona recibe también el calendario y las conversaciones del grupo |
| Sitio de grupo, solo el sitio | Configuración, Permisos del sitio, Agregar miembros, Compartir solo sitio; la persona entra al sitio, pero no a los demás recursos del grupo |
Compartir con personas de fuera de la organización es posible solo si lo permiten la configuración de la organización y la del sitio. Para compartir un archivo o una carpeta, y no el sitio entero, se usa el botón Compartir de la biblioteca, con los mismos tipos de vínculo que explica la guía de compartir archivos en OneDrive.
Lo que se borra en SharePoint y cómo se recupera
Lo borrado en SharePoint no desaparece de inmediato: pasa por dos papeleras y tiene un plazo total de 93 días. Así lo explica Microsoft:
| Etapa | Qué pasa | Quién restaura |
|---|---|---|
| Papelera del sitio, o de primera fase | Recibe todo lo que se elimina del sitio, incluidos los archivos de OneDrive | Se restaura desde la propia papelera del sitio |
| Papelera de la colección de sitios, o de segunda fase | Recibe lo que se borra de la primera papelera o lo que se vacía de ella | Los propietarios o los administradores del sitio |
| Después de 93 días | Lo eliminado se borra para siempre | Nadie, salvo la copia de Microsoft del siguiente punto |
Hay tres detalles que suelen sorprender. Primero, los 93 días se cuentan desde que el elemento se eliminó de su lugar original, no desde que pasó a la segunda papelera. Segundo, la papelera del sitio cuenta en el almacenamiento usado y la de segunda fase no; por eso Microsoft recomienda vigilar y vaciar con regularidad la papelera de los sitios. Tercero, la papelera de SharePoint no es la de Windows: si se borra un archivo desde una carpeta sincronizada, también se puede recuperar de la papelera de reciclaje del equipo.
Para llegar a la papelera, primero, en los sitios de grupo hay un vínculo Papelera de reciclaje en el panel izquierdo. En los sitios de comunicación, en cambio, se entra por Contenido del sitio y luego Papelera de reciclaje. Al final de esa página está el vínculo a la papelera de segunda fase.
Eliminar y recuperar un sitio entero
Para eliminar un sitio de grupo o de comunicación hay que ser administrador del sitio; en un sitio de grupo, los propietarios del grupo lo son automáticamente. Se hace en Configuración, Información del sitio, Eliminar sitio. Al eliminarlo se borran también sus páginas, sus bibliotecas, sus listas y la información de sus usuarios.
En general, un sitio eliminado se conserva 93 días, y lo restaura un administrador de SharePoint desde la página Sitios eliminados del Centro de administración de SharePoint. Sin embargo, en un sitio que pertenece a un grupo de Microsoft 365 hay un plazo más corto: Microsoft advierte que los demás recursos del grupo, como el calendario y las conversaciones, se conservan solo 30 días, mientras el sitio se conserva 93. Por lo tanto, si se borró un grupo por error, hay que pedir la restauración dentro del primer mes.
Por último, SharePoint Online guarda copias de todo el contenido durante 14 días adicionales a la eliminación definitiva. Un administrador puede pedirle a Microsoft una restauración dentro de esos 14 días, pero solo de colecciones de sitios completas, no de archivos, listas ni bibliotecas sueltos. Para necesidades mayores, la guía de backup de Microsoft 365 compara lo que Microsoft conserva con una copia de seguridad propia.
Cuánto espacio tiene SharePoint
Para empezar, el espacio de SharePoint es de la organización y se reparte entre todos sus sitios. Según la tabla de límites de Microsoft, en los planes de Microsoft 365 Empresa y Enterprise es 1 TB más 10 GB por cada licencia comprada, y no incluye el OneDrive de cada persona. Microsoft calcula en gigabytes binarios, así que 1 TB son 1.024 GB:
| Licencias | Espacio de SharePoint de la organización |
|---|---|
| 10 | 1.124 GB |
| 30 | 1.324 GB |
| 45 | 1.474 GB |
| 120 | 2.224 GB, unos 2,17 TB |
De fábrica, además, todos los sitios toman espacio de ese total cuando lo necesitan, sin cuotas por sitio, aunque el administrador puede fijar límites manuales. Si la organización pasa del total, Microsoft advierte que puede quedar en modo de solo lectura: nadie puede agregar ni modificar contenido hasta que se libere espacio o se compre más. El espacio adicional se compra por gigabytes.
Otros límites de SharePoint
Además del espacio total, estos son los demás límites de Microsoft que más se notan en el trabajo diario:
| Límite | Valor |
|---|---|
| Espacio máximo de un sitio | 25 TB |
| Tamaño máximo de un archivo subido | 250 GB |
| Ruta completa de un archivo, con su nombre | 400 caracteres |
| Elementos de una lista, o archivos y carpetas de una biblioteca | 30 millones |
| Listas y bibliotecas por sitio | 2.000 |
| Versiones de un archivo | 50.000 principales y 511 secundarias |
| Umbral de vista de lista | 5.000 elementos |
De todos ellos, el umbral de vista es el que más avisos produce. Cuando una vista de una lista pasa de 5.000 elementos, SharePoint muestra este mensaje: «El número de elementos de esta lista supera el límite de visualización de la lista, que es de 5.000 elementos». Para resolverlo, Microsoft remite a sus recomendaciones para administrar listas y bibliotecas grandes.
Para el administrador
Por otra parte, una parte de lo anterior no la decide el usuario, sino el administrador de SharePoint. Estos son los ajustes de los que más dependen los sitios:
| Ajuste | Dónde se cambia | Qué decide |
|---|---|---|
| Creación de sitios sin intervención del administrador | Centro de administración de SharePoint; Microsoft lo explica en «Administrar la creación de sitios en SharePoint» | Si cualquier persona puede crear sitios o solo el administrador |
| Límites de almacenamiento de sitios | Centro de administración de SharePoint, Configuración, Límites de almacenamiento de sitios: Automático o Manual | Si los sitios toman espacio del total o cada uno tiene su cuota y su aviso al propietario |
| Sitios eliminados | Centro de administración de SharePoint, Sitios eliminados | Restaurar o eliminar para siempre un sitio dentro de los 93 días |
| Espacio usado | Centro de administración de SharePoint, Sitios activos | El total usado y disponible; Microsoft aclara que no incluye los cambios de las últimas 24 a 48 horas |
Microsoft recomienda además usar el rol con menos permisos que alcance para cada tarea y reservar el de administrador global para emergencias. Para revisar muchos sitios a la vez, la guía de administrar los sitios desde PowerShell muestra cómo listar los sitios y revisar su uso compartido. El centro de administración de Microsoft 365 es, por su parte, el punto de entrada a todos estos paneles.
Errores comunes y qué significan
| Lo que se ve | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| No aparece el icono de SharePoint ni el de Sitios | Puede que la suscripción no incluya SharePoint | Consultar con quien administra Microsoft 365 |
| La tarjeta o el vínculo para crear un sitio no aparece o está atenuado | El administrador desactivó la creación de sitios sin su intervención | Pedir el sitio al administrador |
| «Error: Acceso denegado» | No se tienen permisos sobre el sitio | Usar Solicitar acceso, si el sitio lo tiene habilitado |
| Un candado en los archivos sincronizados | Se sincronizan como de solo lectura | Pedir permiso de edición al propietario |
| «No tienes permiso para sincronizar esta biblioteca.» | La cuenta no puede sincronizar esa biblioteca | Verla en línea y pedir acceso, o detener su sincronización |
| El mensaje del umbral de vista de lista | Una vista pasa de 5.000 elementos | Revisar la vista con el propietario, según las recomendaciones de Microsoft para listas grandes |
| Un sitio cuyos archivos no se sincronizan y cuyo nombre lleva dos puntos | Windows no admite caracteres como : en los nombres de carpeta | Pedir al propietario que cambie el nombre del sitio |
Preguntas frecuentes sobre SharePoint
¿SharePoint es lo mismo que OneDrive?
No. OneDrive es el espacio de los archivos de cada persona, y SharePoint, el de los archivos de un área o de un proyecto. Los dos usan el mismo cliente de sincronización en el equipo, y OneDrive muestra también los accesos directos a las bibliotecas de SharePoint.
¿Hay que instalar algo para usar SharePoint?
No. SharePoint funciona en el navegador. La aplicación de OneDrive solo hace falta para llevar las bibliotecas al Explorador de archivos, y existe una aplicación móvil de SharePoint, aunque desde ella no se pueden crear sitios.
¿Se puede cambiar el idioma de un sitio de SharePoint?
No. Microsoft advierte que, una vez creado el sitio, su idioma predeterminado ya no se puede cambiar; solo se pueden agregar idiomas alternativos.
¿Un sitio público lo ve toda la empresa?
Más que verlo: en un sitio de grupo público, Microsoft agrega a toda la organización al grupo Miembros, así que todos pueden editar. Para restringir el acceso, el sitio debe ser privado.
¿Cuánto tiempo hay para recuperar algo borrado en SharePoint?
93 días desde que se eliminó, entre las dos papeleras. Un sitio eliminado también se conserva 93 días, pero los recursos de su grupo de Microsoft 365 solo 30.
Cómo lo aborda KHARONTE
Usar SharePoint es tarea de cada equipo; en cambio, cómo se crean los sitios, quién puede compartir, cuánto espacio tiene la organización y qué se hace con los sitios de quien se va son decisiones de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas: usuarios, licencias, sitios y permisos. Cuando alguien no puede entrar a un sitio, borró una carpeta o tiene una biblioteca que no sincroniza, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.
Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft: qué es un sitio de grupo, crear un sitio de grupo, crear un sitio de comunicación, la biblioteca de documentos, sincronizar las bibliotecas con el equipo, los accesos directos en OneDrive, los niveles de permisos, compartir un sitio, la papelera de la colección de sitios, restaurar sitios eliminados y los límites del servicio.
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