Encabezado y pie de página en Word: cómo ponerlos, cambiarlos y quitarlos

El encabezado y pie de página en Word es lo que se repite en todas las hojas de un documento: el logotipo y el nombre de la empresa arriba, la dirección, la versión o el número de página abajo. Bien hecho, convierte un documento cualquiera en una carta con membrete, un contrato o un informe con aspecto profesional. Mal hecho, da sustos: un cambio en el encabezado de un capítulo que aparece en todos, una portada que pierde el logotipo una fecha que cambia sola cada vez que alguien abre el contrato o un intento de quitar el encabezado en Word de una sola página que lo borra en todas.

Esta guía explica cómo poner el encabezado y pie de página en Word, cómo poner un logo en el encabezado de Word para hacer un membrete, cómo tener un encabezado diferente en Word en la portada, en las páginas pares o en una sección, qué campos conviene usar y cuáles no, y cómo quitar el encabezado en Word sin borrar el de otras páginas.

Lo que contamos sale de la ayuda oficial de Microsoft para insertar un encabezado o un pie de página y de lo que medimos en Word de Microsoft 365 en español, con documentos de prueba. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática del blog: la guía para numerar páginas en Word explica el número de página, que vive en el pie, y la de la marca de agua en Word, que vive en el encabezado aunque se vea en medio de la hoja.

Qué es el encabezado y el pie de página en Word

El encabezado es la franja del margen superior de cada página y el pie de página, la del margen inferior. Lo que escriba en ellos se repite en todas las páginas del documento, o de la sección, sin tener que copiarlo. Por eso es el lugar del membrete, del título del documento, del aviso de confidencialidad, de la versión y del número de página.

En un documento nuevo de Word para Microsoft 365 en español, en nuestro equipo, la hoja es carta (21,59 × 27,94 cm), con márgenes de 2,5 cm arriba y abajo y de 3 cm a los lados. El encabezado empieza a 1,25 cm del borde superior y el pie, a 1,25 cm del inferior: es lo que muestran las casillas Encabezado desde arriba y Pie de página desde abajo de la cinta. El texto usa los estilos Encabezado y Pie de página, con dos tabulaciones ya puestas: una centrada a 7,79 cm y otra a la derecha a 15,59 cm, que es justo el ancho útil de la línea con esos márgenes.

Mientras escribe en el cuerpo, Word muestra el encabezado y el pie en un tono más claro. Es solo una ayuda visual: al exportar a PDF, el texto del encabezado salió en negro, igual que el cuerpo. Si alguien pregunta por qué el encabezado se ve «opaco» o «transparente», la respuesta es esa: se imprime normal.

Cómo insertar un encabezado o pie de página en Word

Hay dos caminos y los dos abren la misma zona de edición.

1. Vaya a Insertar > Encabezado (o Pie de página) y elija un diseño de la galería. Si quiere empezar de cero, elija Editar encabezado o Editar pie de página al final del menú.
2. O haga doble clic en el margen superior o inferior de cualquier página.
3. Escriba el texto. Puede darle formato desde Inicio, como a cualquier párrafo.
4. Para volver al cuerpo, pulse Cerrar encabezado y pie de página o la tecla Esc, o haga doble clic en el cuerpo del documento.

La galería de nuestro Word trae 20 diseños de encabezado y 20 de pie de página, todos en la categoría Integrado: En blanco, En blanco (tres columnas), Austin, Con bandas, Cuadrícula, Filigrana, Integral, Ion (claro), Ion (oscuro), Línea lateral, Retrospectiva, Semáforo, Whisp y otros. Algunos vienen por parejas para páginas impares y pares, como Faceta (página impar) y Faceta (página par), y algunos incluyen el número de página. Los diseños traen textos de muestra, como «Escriba aquí» o «Título del documento», que se sustituyen al escribir encima.

Encabezado y pie de página en Word con el teclado

Word muestra en cada botón su tecla de acceso: se pulsa Alt, se suelta y se escriben las letras una detrás de otra. Estas son las que leímos de los propios botones de Word en español.

Si su Word tiene complementos que añaden pestañas, puede que la letra de Insertar aparezca con un número al lado (en nuestro equipo, «B 2»): siga lo que Word muestre en pantalla. Ojo con la ayuda de Microsoft en español para lectores de pantalla: da combinaciones de la cinta en inglés, como Alt+N, H para el encabezado o Alt+J, H, C para cerrarlo, que en Word en español no hacen lo mismo.

La pestaña Encabezado y pie de página

Al entrar en el encabezado aparece la pestaña Encabezado y pie de página, que desaparece al cerrarlo. Estos son sus grupos y lo que hace cada uno.

Las distancias de Posición también se cambian en el cuadro Configurar página (Disposición > Márgenes, al final del menú): en su pestaña de diseño, bajo Desde el borde, están las casillas Encabezado: y Pie de página:. En esa misma pestaña aparecen Pares e impares diferentes y Primera página diferente, con el mismo efecto que en la cinta.

Texto a la izquierda, al centro y a la derecha

Un encabezado clásico lleva tres cosas en la misma línea: el nombre de la empresa a la izquierda, el título del documento al centro y la fecha o el número de página a la derecha. Se hace con la tecla Tab: una pulsación lleva el texto al centro y dos, a la derecha, porque el estilo Encabezado ya trae esas dos tabulaciones.

El problema aparece cuando alguien cambia los márgenes. Lo medimos: con los márgenes de fábrica de 3 cm, el texto alineado a la derecha terminó a 18,59 cm del borde izquierdo de la hoja, justo en el margen. Con márgenes de 2 cm terminó en 17,59 cm, dos centímetros antes del margen, que ahora estaba en 19,59 cm. Las tabulaciones del estilo se quedan donde estaban y el encabezado queda torcido respecto del texto del cuerpo.

La solución es Insertar tabulación de alineación, en el grupo Posición. Abre un cuadro donde se elige la Alineación (izquierda, centro o derecha) y si se alinea respecto del margen o de la sangría. Con una tabulación de alineación a la derecha respecto del margen, el mismo texto terminó a 19,58 cm, pegado al margen nuevo, y se mueve solo si los márgenes vuelven a cambiar.

Cómo poner un logo en el encabezado de Word

Poner el logo en el encabezado de Word es la base del membrete, el uso más común del encabezado en una oficina: el logotipo de la empresa, su nombre y, en el pie, la dirección, el teléfono y la web.

1. Haga doble clic en el encabezado (o Insertar > Encabezado > Editar encabezado).
2. En la pestaña Encabezado y pie de página, pulse Imágenes y elija el archivo del logotipo.
3. Ajuste el tamaño desde una esquina, para no deformarlo.
4. Si quiere moverlo con libertad, elija cómo se ajusta al texto con el botón de diseño que aparece junto a la imagen.
5. Cierre con Esc.

Lo que hace el tamaño del logo con el resto de la página

Word no deja que el encabezado se meta en el cuerpo: si lo que hay en el encabezado no cabe en el margen superior, empuja el texto hacia abajo en todas las páginas. Lo medimos con el margen superior de fábrica, 2,5 cm.

Además, al poner el logo en el encabezado de Word, el programa encogió nuestra imagen de 1.200 × 400 píxeles hasta el ancho de la línea, 15,59 × 5,2 cm, así que lo primero es reducirla. Con los márgenes de fábrica quedan 1,25 cm entre el principio del encabezado y el cuerpo, así que un logotipo de 1,5 cm ya baja el texto un cuarto de centímetro. Si necesita uno más grande, suba el margen superior en lugar de dejar que el encabezado lo empuje: así sabe dónde empieza cada página.

Un membrete en Word para toda la empresa

Una vez hecho el membrete en Word, no conviene copiarlo de un documento viejo cada vez. Hay dos maneras de guardarlo:

• Guardar selección en galería de encabezados, al final del menú Encabezado, abre el cuadro Crear nuevo bloque de creación y añade su diseño a la galería. Ese diseño se guarda en un archivo del perfil del usuario en ese equipo (en el nuestro, Building Blocks.dotx, dentro de AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks), así que no lo verán sus compañeros ni lo tendrá usted en otro equipo.
• Una plantilla de Word (.dotx) con el membrete, los estilos en Word de la empresa y los márgenes. Guardada en una biblioteca de SharePoint o en una carpeta compartida, todos parten del mismo archivo. Para cartas a muchos destinatarios con ese membrete, la guía de combinar correspondencia explica cómo hacerlo.

Encabezado diferente en Word: portada, páginas pares y secciones

Por defecto, Word pone el mismo encabezado y el mismo pie en todas las páginas. Hay tres maneras de cambiar eso, y cada una funciona distinto.

Una portada sin encabezado: Primera página diferente

Marque Primera página diferente en la pestaña Encabezado y pie de página. La primera página pasa a tener su propio encabezado y su propio pie, que nacen vacíos: en nuestra prueba, al marcar la casilla con el encabezado ya escrito, la portada se quedó en blanco y las demás páginas lo conservaron. Si quiere que la portada lleve otro texto, escríbalo ahí.

Esta opción es de cada sección: al marcarla en la segunda sección de un documento, la primera no cambió. Si lo que quiere es que la numeración no cuente la portada, la guía para numerar páginas en Word lo explica con detalle.

Libros e informes a doble cara: páginas pares e impares

Páginas pares e impares diferentes separa el encabezado de las páginas impares del de las pares, para poner, por ejemplo, el título del documento en las pares y el del capítulo en las impares, cada uno hacia el borde exterior. Al marcarla, el encabezado existente se quedó en las impares y las pares empezaron vacías, así que hay que escribir el de las pares.

A diferencia de la anterior, esta opción vale para todo el documento. Lo comprobamos con un documento de dos secciones: al desmarcarla en la segunda, también se desmarcó en la primera. En el archivo .docx no se guarda en cada sección sino en los ajustes generales del documento.

Un encabezado distinto en cada sección: Vincular a la anterior

Para que un capítulo, un anexo o una página horizontal lleve otro encabezado hay que dividir el documento en secciones: Disposición > Saltos > Página siguiente. Cada sección nueva nace con Vincular a la anterior activado, es decir, mostrando el mismo encabezado que la sección de arriba. Esto es lo que medimos con un documento de dos capítulos:

La regla práctica: primero el salto de sección, después Vincular a la anterior desactivado y, por último, el texto nuevo. Y hágalo dos veces si quiere cambiar el encabezado y el pie. Si además usa Primera página diferente o páginas pares e impares, cada uno de esos encabezados se vincula por separado con el de la sección anterior, como explica la ayuda de Microsoft sobre cambiar o eliminar un encabezado o pie de página de una sola página.

Campos en el encabezado: fecha, nombre del archivo y autor

El grupo Insertar de la pestaña permite poner datos que Word rellena solo. Información del documento ofrece Autor, Nombre de archivo, Ruta del archivo y Título del documento, y Propiedad del documento añade otros, como la empresa o el asunto. Fecha y hora abre el cuadro del mismo nombre con la lista Formatos disponibles: y la casilla Actualizar automáticamente. Para todo lo demás está Elementos rápidos > Campo.

Son útiles, pero algunos muestran más de lo que parece o cambian cuando no se espera. Lo comprobamos guardando un documento llamado «Contrato de prueba» y poniendo varios campos en su encabezado.

La fecha que cambia sola

Para ver el efecto en un caso real, cambiamos la fecha de creación del contrato de prueba al 15 de enero de 2025, como si se hubiera redactado entonces, y lo abrimos. El campo CREATEDATE mostró 15/01/2025, pero DATE mostró la fecha del día en que lo abrimos, y esa misma fecha salió en el PDF. Un contrato, una carta o un acta con DATE en el encabezado parece firmado el día que alguien lo imprime.

Lo mismo pasa con el cuadro Fecha y hora: con Actualizar automáticamente marcado, Word insertó un campo (en nuestra prueba, un campo TIME con formato de fecha, aunque la ayuda de Microsoft habla de un campo de fecha) que también se pone al día solo. Con la casilla desmarcada, insertó la fecha como texto fijo. La regla: para la fecha de un documento que no debe cambiar, desmarque Actualizar automáticamente o use CREATEDATE; para un borrador que se reimprime a menudo, DATE está bien.

Para actualizar a mano los campos del encabezado, entre en él, seleccione todo con Ctrl+E y pulse F9. Y recuerde lo que dice la propia Microsoft en la página del campo FileName: los campos son visibles para cualquiera que lea el documento, así que no ponga en ellos nada que deba quedarse en la empresa. Word para la web no permite insertar el nombre del archivo ni otras propiedades del documento, según la ayuda de Microsoft.

Cómo quitar el encabezado en Word

Para quitar el encabezado en Word, vaya a Insertar > Encabezado > Quitar encabezado; para el pie, Insertar > Pie de página > Quitar pie de página. Los mismos botones están en la pestaña Encabezado y pie de página. También puede entrar en el encabezado, seleccionar todo su contenido y borrarlo.

Lo que no siempre se espera al quitar el encabezado en Word es cuánto borra. En un documento con dos secciones, con el cursor en la segunda:

• Si la sección 2 estaba vinculada a la anterior, Quitar encabezado dejó sin encabezado las dos secciones.
• Si la sección 2 estaba desvinculada, solo quitó el de la sección 2 y la sección 1 conservó el suyo.

Si usa Primera página diferente o páginas pares e impares, cada uno de esos encabezados se quita por separado: entre en el de la portada o en el de una página par y repita. Para quitar el encabezado de una sola página en medio del documento, la página tiene que empezar una sección nueva, desvinculada de la anterior, y luego se quita el encabezado de esa sección; la ayuda de Microsoft lo explica paso a paso. Y si lo que no consigue borrar es un texto en diagonal en medio de la hoja, es una marca de agua: la guía de la marca de agua en Word explica cómo quitarla.

Problemas frecuentes y cómo resolverlos

Encabezado y pie de página en Word para la web, Mac y Documentos de Google

En Word para Mac los botones son los mismos que en Windows: Insertar > Encabezado o Pie de página, y la pestaña Encabezado y pie de página al entrar. En Word para la web, según la ayuda de Microsoft, se entra por la pestaña Insertar y el botón de encabezado y pie de página, y las páginas pares e impares se eligen en un menú de opciones a la derecha de la zona del encabezado. Lo que no hace la versión web es insertar el nombre del archivo y otras propiedades: para eso hay que abrir el documento en Word de escritorio.

En Documentos de Google, según su ayuda en español, el encabezado se pone desde «Insertar» > «Elementos de página» > «Encabezado» o «Pie de página». Al hacer clic en él aparecen las casillas «Primera página diferente» y «Vincular a anterior», y a la derecha el menú «Opciones», con «Diferentes en páginas impares y pares» y la opción para quitar el encabezado. Los márgenes del encabezado se cambian en «Formato» > «Encabezados y pies de página». Un aviso importante de Google: los documentos con formato sin páginas no muestran encabezados ni pies, aunque los tengan.

Para quien administra plantillas: revisar los encabezados de muchos documentos

Cuando la empresa cambia de dirección, de logotipo o de nombre, la pregunta es cuántas plantillas y modelos de contrato quedaron con el membrete viejo. Abrirlos uno por uno no escala. Este bloque de PowerShell recorre una carpeta y sus subcarpetas, abre cada .docx como el archivo comprimido que es, sin abrir Word ni cambiar nada, y muestra el texto de sus encabezados y pies, cuántas imágenes llevan, si tienen portada distinta o páginas pares e impares, y tres avisos: la ruta completa del archivo, una fecha que cambia al abrir y el nombre de una persona.

# Revisa los encabezados y pies de pagina de los .docx de una carpeta sin abrir Word ni cambiar nada
$carpeta = "$env:USERPROFILE\Documents\Plantillas"
Add-Type -AssemblyName System.IO.Compression.FileSystem
Get-ChildItem -Path $carpeta -Filter *.docx -Recurse | ForEach-Object {
  $f = $_
  try { $zip = [IO.Compression.ZipFile]::OpenRead($f.FullName) } catch { Write-Warning "No es un .docx valido: $($f.Name)"; return }
  try {
    $leer = { param($e) $s = New-Object IO.StreamReader($e.Open()); try { $s.ReadToEnd() } finally { $s.Close() } }
    $textos = @{ 'header' = @(); 'footer' = @() }; $codigos = ''; $imagenes = 0
    foreach ($e in $zip.Entries | Where-Object { $_.FullName -match '^word/(header|footer)\d*\.xml$' }) {
      $xml = & $leer $e
      $tipo = if ($e.FullName -match 'header') { 'header' } else { 'footer' }
      $t = (([regex]::Matches($xml, '<w:t(?: [^>]*)?>([^<]*)</w:t>') | ForEach-Object { $_.Groups[1].Value }) -join '').Trim()
      if ($t) { $textos[$tipo] += $t }
      $codigos += ' ' + ((([regex]::Matches($xml, 'w:instr="([^"]*)"|<w:instrText[^>]*>([^<]*)<')) | ForEach-Object { $_.Groups[1].Value + $_.Groups[2].Value }) -join ' ')
      $imagenes += ([regex]::Matches($xml, '<pic:pic\b|<v:imagedata\b')).Count
    }
    $doc = & $leer ($zip.GetEntry('word/document.xml'))
    $ajustes = $zip.GetEntry('word/settings.xml')
    $avisos = @()
    if ($codigos -match '\bFILENAME\b[^\\]*\\p') { $avisos += 'imprime la ruta completa' }
    if ($codigos -match '\b(DATE|TIME)\b') { $avisos += 'fecha que cambia al abrir' }
    if ($codigos -match '\bAUTHOR\b|\bUSERNAME\b') { $avisos += 'nombre de una persona' }
    [pscustomobject]@{
      Secciones     = ([regex]::Matches($doc, '<w:sectPr\b')).Count
      PrimeraDif    = ([regex]::Matches($doc, '<w:titlePg(?! w:val="(0|false)")')).Count
      ParesImpares  = [bool]($ajustes -and ((& $leer $ajustes) -match '<w:evenAndOddHeaders(?! w:val="(0|false)")'))
      Imagenes      = $imagenes
      Encabezado    = (($textos['header'] | Select-Object -Unique) -join ' / ')
      Pie           = (($textos['footer'] | Select-Object -Unique) -join ' / ')
      Avisos        = $avisos -join '; '
      Archivo       = $f.FullName.Substring($carpeta.Length).TrimStart('\')
    }
  } finally { $zip.Dispose() }
} | Format-List

Cambie la carpeta de la segunda línea por la de sus plantillas. Lo probamos tal cual en Windows PowerShell 5.1 y en PowerShell 7 con cuatro archivos: un membrete con logotipo y la ruta del archivo en el pie, un documento sin encabezado, un contrato con dos secciones, portada distinta, páginas pares e impares y la fecha en el encabezado, y un archivo falso con extensión .docx. Las dos versiones dieron el mismo resultado: el membrete salió con una imagen y el aviso de la ruta completa, el contrato con dos secciones con portada distinta, páginas pares e impares y el aviso de la fecha, y el falso con una advertencia, sin detener el resto. PrimeraDif cuenta las secciones que tienen la portada distinta; en el contrato salieron dos porque la segunda sección heredó la opción de la primera al crearla.

Buenas prácticas

• Un membrete en Word, una plantilla: guarde el encabezado y el pie de la empresa en una plantilla compartida, no en documentos viejos que se copian.
• Logotipo pequeño y nítido: reduzca la imagen antes de insertarla y compruebe que no empuja el cuerpo.
• Alineación con tabulaciones de alineación, no con espacios ni con la tecla Tab si los márgenes pueden cambiar.
• Secciones solo cuando hacen falta, y con Vincular a la anterior desactivado antes de escribir.
• Fechas fijas en documentos firmados: nada de DATE en contratos, cartas ni actas.
• Sin rutas ni nombres de usuario en lo que sale de la empresa: revise los campos antes de enviar un PDF.

Preguntas frecuentes sobre el encabezado y pie de página en Word

¿Cómo pongo un encabezado solo en la primera página?

Marque Primera página diferente y escriba en el encabezado de la portada. Si quiere el encabezado en la portada y no en el resto, escriba en la portada y deje vacío el de las demás páginas.

¿Cómo hago un encabezado diferente en cada página?

Cada encabezado distinto necesita su sección: inserte Disposición > Saltos > Página siguiente donde empieza cada parte, desactive Vincular a la anterior en la sección nueva y escriba el encabezado.

¿Por qué al borrar el encabezado de una página se borra en todas?

Porque las secciones están vinculadas o porque el documento tiene una sola sección. Inserte un salto de sección, desvincule la sección nueva y quite el encabezado solo ahí.

¿Cómo pongo el logo en el encabezado de Word?

Doble clic en el encabezado, Imágenes en la pestaña Encabezado y pie de página, elija el archivo y redúzcalo. Si quiere moverlo con libertad sin empujar el texto, elija Detrás del texto en el ajuste de la imagen y vigile que no se monte sobre el cuerpo.

¿El encabezado se imprime en gris?

No. Word lo atenúa en pantalla mientras se escribe en el cuerpo, pero lo imprime con el color que tenga el texto.

Cierre

El encabezado y pie de página en Word parece lo más sencillo del documento y es de lo que más consultas genera: portadas sin logotipo, capítulos que se pisan, fechas que cambian y membretes desactualizados en decenas de plantillas. Lo que más problemas evita es poco: una plantilla con el membrete, tabulaciones de alineación, secciones desvinculadas antes de escribir y fechas fijas en lo que se firma.

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