Marca de agua en Word: cómo ponerla, personalizarla, dejarla en una sola página y quitarla

Una marca de agua en Word es el texto o la imagen tenue que aparece detrás del contenido de cada página: BORRADOR en un informe que aún no está aprobado, CONFIDENCIAL en una propuesta para un cliente o el logotipo de la empresa en una carta. Ponerla toma dos clics y quitarla también, pero tiene detalles que casi nadie conoce: hay casos en los que quitar marca de agua en Word con el botón no funciona, con una portada distinta puede quedarse en una sola página y en el PDF no se puede buscar.

Esta guía explica cómo poner una marca de agua en Word paso a paso, cómo hacer una marca de agua personalizada o una marca de agua con imagen, cómo dejar una marca de agua en una sola página y cómo quitar marca de agua en Word cuando el botón no funciona. También cuenta dónde la guarda Word, qué pasa con las secciones y por qué una marca de agua confidencial no protege nada por sí sola.

Todo lo que contamos lo comprobamos en el Word de Microsoft 365 de nuestro equipo de pruebas (versión 16.0, compilación 20527, con la interfaz en español), pulsando los botones de la cinta en documentos temporales y revisando después el archivo y el PDF que salen. Los nombres de los botones los leímos del propio programa, porque la ayuda de Microsoft en español los escribe de varias formas. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática de este blog: la guía para numerar páginas en Word explica los encabezados, las secciones y la primera página diferente, que aquí también cuentan.

Qué es una marca de agua en Word y para qué sirve

Una marca de agua es un texto o una imagen que se imprime detrás del texto, en gris claro o desvanecida, y que se repite en todas las páginas. No forma parte del contenido: no se mueve al escribir ni cambia la paginación. Sirve para avisar de algo a quien lee el documento antes de que lea una sola línea.

Los usos más comunes en una oficina son estos:

La marca de agua comparte grupo con Color de página y con los bordes de página: es un fondo, no un sello de seguridad. Más adelante explicamos por qué esa diferencia importa.

Cómo poner una marca de agua en Word paso a paso

En Word para Windows, el camino es este, el mismo que describe la ayuda de Microsoft para insertarla:

1. Abra la pestaña Diseño.
2. En el grupo Fondo de página, seleccione Marca de agua.
3. Elija una de las marcas de la galería. Word la aplica al momento.

Si no ve la marca después de elegirla, compruebe la vista: en la pestaña Vista, seleccione Diseño de impresión. Es la vista que recomienda Microsoft para verla, y la que muestra cómo saldrá impresa.

Las 12 opciones de la galería

La galería de nuestro Word en español trae 12 marcas de agua, en tres categorías. Cada una viene en dos versiones: la terminada en 1 va en diagonal y la terminada en 2, en horizontal.

Todas usan la fuente Calibri, en gris claro y con una transparencia del 50 %. Las diagonales están giradas 315 grados, es decir, suben de izquierda a derecha. Debajo de la galería están Más marcas de agua de Office.com, Marcas de agua personalizadas…, Quitar marca de agua y Guardar selección en galería de marcas de agua….

Un detalle útil: elegir una segunda marca de agua no la suma a la primera, la reemplaza. En la prueba pusimos CONFIDENCIAL 1 y después BORRADOR 1, y en el documento quedó solo BORRADOR.

Marca de agua confidencial en un documento para un cliente

La marca de agua confidencial es la más usada en propuestas y contratos. Para ponerla, elija CONFIDENCIAL 1 (diagonal) o CONFIDENCIAL 2 (horizontal) en la galería. La diagonal cruza la página de esquina a esquina y es la más reconocible; la horizontal queda en la franja central. Las dos se imprimen con la misma transparencia, así que la elección es de estilo.

Marca de agua personalizada: su propio texto o su logotipo

Si ninguna de las 12 sirve, use Marcas de agua personalizadas…, al final del menú de Marca de agua. Se abre un cuadro con dos opciones: una marca de agua de imagen y una marca de agua de texto. La ayuda de Microsoft en español llama a esa entrada del menú «Marca de agua personalizada», en singular; en el programa aparece en plural.

Para una marca de agua de texto, el cuadro deja escribir el texto o elegirlo de una lista, y ajustar la fuente, el tamaño, el color y la orientación, diagonal u horizontal. Es la forma de poner, por ejemplo, «COPIA CONTROLADA» o el nombre de un cliente.

Marca de agua con imagen o logotipo

La marca de agua con imagen sirve para que las páginas parezcan papel membretado con el logotipo de la empresa. Según la ayuda de Microsoft para usar una imagen, los pasos son estos:

1. En Diseño, seleccione Marca de agua y luego Marcas de agua personalizadas….
2. Elija la opción de marca de agua de imagen y pulse «Seleccionar imagen».
3. Busque el logotipo en su equipo y selecciónelo.
4. Deje la escala en «Auto» y la casilla «Decolorar» activada, para que la imagen quede tenue y no tape el texto.
5. Pulse «Aceptar».

Si quiere que la imagen se vea con todo su color, desactive «Decolorar». Para un logotipo de fondo no conviene: el texto negro sobre un logotipo con color se lee mal, y más aún impreso en blanco y negro. Un logotipo claro, sin letras pequeñas y con fondo transparente funciona mejor que uno oscuro.

Guardar su diseño en la galería

Si va a usar la misma marca de agua en muchos documentos, guárdela una vez:

1. Haga doble clic cerca del borde superior de la página para abrir el encabezado.
2. Seleccione la marca de agua: el cursor cambia a una flecha de cuatro puntas cuando está encima.
3. En Diseño, seleccione Marca de agua y luego Guardar selección en galería de marcas de agua….
4. Póngale un nombre y acepte.

A partir de ahí aparece en la galería, en la categoría «General», según la ayuda de Microsoft. Para un área entera, es mejor que la marca de agua venga ya en la plantilla del documento: así nadie tiene que acordarse de ponerla. La guía de estilos en Word explica cómo trabajar con plantillas.

Marca de agua en una sola página

Por defecto, la marca de agua aparece en todas las páginas. Para tener una marca de agua en una sola página, la ayuda de Microsoft indica esto: ponga el cursor en la página que quiere marcar, abra Diseño y luego Marca de agua, haga clic con el botón derecho en la marca que quiere y elija «Insertar en la posición actual del documento».

Lo comprobamos con la marca CONFIDENCIAL 1 en la página 2 de un documento de tres. En el PDF exportado, la marca aparece solo en la página 2. Pero hay dos diferencias que conviene saber:

• La marca ya no va en el encabezado, sino en el cuerpo del documento, como un cuadro de texto. Si el texto de esa página se mueve, la marca puede quedar en otra.
• Quitar marca de agua no la borra. En la prueba, después de pulsar el botón el cuadro de texto seguía en la página 2. Hay que seleccionarlo y pulsar Supr.

Por eso, para documentos que se van a seguir editando, la marca de agua en una sola página es mejor ponerla al final, cuando el texto ya no va a cambiar.

Dónde la guarda Word y por qué importa

Esta parte explica casi todos los problemas que siguen. Word no pone la marca de agua en la página, sino en el encabezado, detrás del texto. Al revisar el documento de prueba encontramos esto:

Que viva en el encabezado tiene tres consecuencias. La primera: para moverla, cambiarle el tamaño o borrarla a mano, hay que abrir el encabezado con un doble clic en la parte superior de la página. La segunda: todo lo que cambia los encabezados, como una portada distinta o las secciones, cambia también la marca de agua. La tercera: Quitar marca de agua solo borra las marcas que puso la galería. Una marca dibujada a mano con WordArt en el encabezado se queda, como comprobamos más abajo.

Las trampas: portada distinta, pares e impares y secciones

Como la marca de agua vive en el encabezado, depende de cómo esté armado el documento. Estas son las situaciones que probamos y lo que pasó en cada una.

Activar Primera página diferente deja la portada sin marca

Pusimos CONFIDENCIAL 1 en un documento de tres páginas y después activamos Primera página diferente, la opción que se usa para que la portada no lleve número de página. La portada se quedó sin marca de agua: Word le crea a la primera página un encabezado propio, vacío, y la marca sigue solo en el encabezado de las demás.

Si activa esa opción después de poner la marca, vuelva a ponerla con el cursor en la portada o copie la marca al encabezado de la primera página, como se explica a continuación.

Con portada distinta y pares e impares, la galería no llega a todas las páginas

Este es el hallazgo que más nos sorprendió. En un documento de cuatro páginas con Primera página diferente y con páginas pares e impares distintas, pulsamos CONFIDENCIAL 1 con el cursor en la página 1. La marca quedó solo en el encabezado de la portada. En el PDF, la página 1 la tenía y las páginas 2, 3 y 4 no.

Probamos a repetirlo con el cursor en la página 2 y luego en la 3, y tampoco sirvió: cada vez que se pulsa la galería, Word mueve la marca al encabezado de la página donde está el cursor y la quita del anterior. Nunca quedó en los tres a la vez.

Lo que sí funcionó fue esto:

1. Ponga la marca de agua con la galería, con el cursor en cualquier página.
2. Haga doble clic arriba de esa página para abrir el encabezado, seleccione la marca y pulse Ctrl + C.
3. Vaya a una página de la otra clase (par, impar o portada), abra su encabezado con doble clic y pulse Ctrl + V.
4. Repita en la clase que falte y cierre el encabezado.

Así, las cuatro páginas del PDF salieron con la marca. Y Quitar marca de agua borró después las tres copias de un solo clic.

Las secciones heredan la marca, también al desvincularlas

Si el documento tiene varias secciones, la marca pasa a la sección nueva mientras su encabezado esté vinculado al anterior, que es como nace. Al desactivar Vincular a la anterior, Word deja en la sección una copia de la marca, así que sigue apareciendo. En la prueba, Quitar marca de agua la borró de las dos secciones de una vez, aunque ya no estuvieran vinculadas.

Esto importa cuando un anexo o un capítulo debe llevar otra marca: primero hay que desvincular su encabezado, para que la sección tenga el suyo. No probamos qué hace la galería al cambiar la marca de una sola sección, así que revise el PDF después de hacerlo. La guía para numerar páginas en Word explica paso a paso cómo funcionan los saltos de sección y la opción Vincular a la anterior.

Cómo quitar marca de agua en Word

La forma normal es la misma para cualquier marca de la galería o personalizada:

1. Abra la pestaña Diseño.
2. Seleccione Marca de agua.
3. Elija Quitar marca de agua.

En nuestras pruebas, el botón quitó la marca de todas las secciones y de todos los encabezados del documento. Pero hay dos casos en los que Quitar marca de agua no hace nada, y los dos los comprobamos:

Es lo mismo que recomienda la ayuda de Microsoft para quitarla cuando el botón no funciona: abrir el encabezado con un doble clic, poner el cursor sobre la marca hasta ver la flecha de cuatro puntas, seleccionarla y pulsar Supr. Si el documento tiene portada distinta o pares e impares, repita en una página de cada clase.

Para quitar marca de agua en Word de un documento que llegó de otra persona, también conviene mirarlo en Diseño de impresión y recorrer una página de cada clase, porque una marca puesta a mano o en el cuerpo no se ve al abrir el encabezado de la primera página.

La marca de agua en el PDF

Al exportar a PDF desde Word, la marca de agua viaja. Lo medimos en los PDF de las pruebas, página por página: donde el documento tenía marca, el PDF la mostraba, con la misma transparencia.

Hay un detalle que pocos saben: en el PDF, las letras de la marca se dibujan como una figura, no como texto. Al leer el texto de los PDF de prueba con una herramienta de extracción, la palabra CONFIDENCIAL no apareció en ninguna página. Eso tiene dos efectos prácticos:

• Buscar «CONFIDENCIAL» dentro del PDF no encuentra el aviso. Si su empresa clasifica o busca documentos por esa palabra, la marca de agua no sirve para eso.
• El texto del documento sigue siendo seleccionable y copiable debajo de la marca. La marca no impide copiar.

Una marca de agua confidencial no protege el documento

Una marca de agua es un aviso, no un candado. Cualquiera que abra el archivo en Word puede quitarla con Quitar marca de agua en dos clics, y en el PDF el texto se sigue copiando. Sirve para recordar a quien lee que el documento es un borrador o que es reservado, y para que una copia impresa olvidada en una mesa se reconozca de lejos. No sirve para impedir que el documento circule.

Si lo que necesita es controlar quién abre, edita o reenvía un documento, la herramienta es otra:

• Compartir con las personas adecuadas. Enviar un vínculo con permisos en lugar de un adjunto. La guía para compartir archivos en OneDrive explica cada tipo de vínculo.
• Evitar que se cambie. Word tiene opciones para restringir la edición, y en las hojas de cálculo las hay para bloquear celdas, como explica la guía para proteger una hoja de Excel, con sus límites.
• Limpiar lo que no debe salir. Antes de enviar un documento revisado, quite los cambios y comentarios pendientes. La guía de control de cambios en Word muestra cómo.

Para administradores: etiquetas de confidencialidad

En organizaciones con Microsoft 365, las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview pueden poner la marca de agua solas al aplicar la etiqueta, junto con un encabezado o un pie, y además cifrar el contenido. Según la documentación de Microsoft Purview sobre las etiquetas:

• El texto de una marca de agua aplicada por una etiqueta admite como máximo 255 caracteres.
• Las marcas de agua por etiqueta se aplican a documentos, no a correos ni a invitaciones de reunión.
• La persona puede cambiar o borrar esas marcas después, igual que las de la galería.
• Las marcas de agua dinámicas, que muestran el correo de quien abre el documento, solo existen en etiquetas que cifran, y no se pueden quitar sin quitar la etiqueta.
• Las etiquetas exigen una versión de Office por suscripción, como Microsoft 365 Apps for enterprise.

Es la vía correcta cuando la marca de agua debe ser obligatoria para un tipo de documento, porque no depende de que cada persona se acuerde de ponerla.

En Word para la web, en Mac y en Google Docs

Word para la web. Según Microsoft, muestra las marcas de agua que ya tiene un documento, pero no deja ponerlas ni cambiarlas. Para hacerlo, abra el documento en la aplicación de escritorio desde el propio Word para la web; al guardar, el archivo sigue donde estaba.

Word para Mac. La marca de agua está en la misma pestaña Diseño. Según la ayuda de Microsoft, se abre un cuadro llamado «Insertar marca de agua», con las opciones «Texto» e «Imagen», donde también está «Sin marca de agua» para quitarla. No lo probamos en un Mac.

Google Docs. Los documentos de Google también tienen marcas de agua de texto o de imagen, que se repiten en todas las páginas. Según la ayuda de Documentos de Google:

1. Abra el documento en la computadora.
2. Vaya a «Insertar», «Elementos de página» y «Marca de agua».
3. En el panel de la derecha, elija «Texto» o «Imagen», ajuste el formato y pulse «Listo».

Para quitarla, en ese mismo panel está «Quitar marca de agua». Google advierte que la función no está disponible en documentos con formato sin páginas: si un documento con marca pasa a ese formato, la marca deja de verse. No la probamos en una cuenta de Google.

Para quien revisa muchos documentos: un inventario con PowerShell

Si administra una carpeta de plantillas o de contratos, puede revisar qué documentos llevan marca de agua sin abrirlos uno por uno. Un archivo .docx es un paquete comprimido, y la marca de agua de texto se guarda como texto de WordArt dentro de los encabezados. Este bloque de PowerShell recorre una carpeta, lista la marca de cada documento y avisa de los dos casos que dan problemas: una marca que no está en todas las clases de encabezado y una marca puesta en el cuerpo. Solo lee los archivos, no los cambia. Cambie la ruta de la primera línea por la de su carpeta.

$carpeta = 'C:\Documentos\Contratos'
Add-Type -AssemblyName System.IO.Compression.FileSystem
function Leer($zip, $nombre) {
  $e = $zip.GetEntry($nombre)
  if (-not $e) { return '' }
  $r = New-Object IO.StreamReader($e.Open())
  try { $r.ReadToEnd() } finally { $r.Dispose() }
}
Get-ChildItem -Path $carpeta -Filter *.docx -Recurse | ForEach-Object {
  $zip = [IO.Compression.ZipFile]::OpenRead($_.FullName)
  try {
    $textos = @(); $conMarca = 0
    foreach ($e in $zip.Entries | Where-Object { $_.FullName -like 'word/header*.xml' }) {
      $x = Leer $zip $e.FullName
      if ($x -match '<v:textpath ') {
        $conMarca++
        $textos += [regex]::Matches($x, '<v:textpath [^>]*string="([^"]*)"') | ForEach-Object { $_.Groups[1].Value }
      }
    }
    $doc = Leer $zip 'word/document.xml'
    $ajustes = Leer $zip 'word/settings.xml'
    $portada = $doc -match '<w:titlePg'
    $pares = $ajustes -match '<w:evenAndOddHeaders'
    $aviso = ''
    $esperados = 1 + [int]$portada + [int]$pares
    if ($conMarca -and $conMarca -lt $esperados) { $aviso = "Revisar: marca en $conMarca de $esperados tipos de encabezado" }
    if ($doc -match 'docPartGallery w:val="Watermarks"') { $aviso = 'Marca en el cuerpo: Quitar marca de agua no la borra' }
    [pscustomobject]@{
      Archivo            = $_.Name
      Marca              = ($textos | Sort-Object -Unique) -join ', '
      EncabezadosConMarca = $conMarca
      PrimeraDiferente   = $portada
      ParesEImpares      = $pares
      Aviso              = $aviso
    }
  } finally { $zip.Dispose() }
} | Format-Table -AutoSize

Lo probamos en Windows PowerShell 5.1 y en PowerShell 7.6 con los cuatro documentos de las pruebas, con el mismo resultado en las dos y sin cambiar ningún archivo:

Tenga en cuenta sus límites: cuenta tipos de encabezado en todo el documento, no por sección, y solo detecta marcas de texto. Una marca de agua con imagen no aparece en la columna de marca.

Buenas prácticas

• Póngala al final, cuando el documento ya tenga sus secciones, su portada y sus encabezados. Así evita las trampas de la primera página diferente.
• Revise una página de cada clase antes de enviar: portada, una par y una impar. Lo más rápido es exportar a PDF y pasar las páginas.
• Quite BORRADOR antes de la versión final. Un contrato firmado con BORRADOR de fondo genera dudas sobre cuál es el texto válido.
• No la use como seguridad. Para información reservada, controle quién tiene el archivo y con qué permisos.
• Si su área la usa siempre, póngala en la plantilla o, en organizaciones con Microsoft 365, en una etiqueta de confidencialidad.
• Para una sola página, insértela al final y quítela a mano: el botón de quitar no la encuentra.

Material de apoyo para su equipo

La marca de agua en Word parece un adorno, pero en una empresa ayuda a distinguir un borrador de un documento aprobado y a recordar qué es reservado. Lo importante es saber dónde la guarda Word, revisar las páginas antes de enviar y no confundirla con una protección.

Si en su empresa estas dudas llegan una y otra vez a la mesa de ayuda TI, podemos ayudar. En KHARONTE prestamos servicios administrados de TI: administramos Microsoft 365 para empresas, con sus usuarios, licencias y políticas, y damos soporte técnico para empresas a quienes usan Word todos los días. Puede ver todos nuestros servicios de TI para empresas. Si quiere seguir con la serie, la guía de Word avanzado reúne los campos, las referencias y las herramientas para documentos largos.