Las licencias de Power BI confunden a casi todo el mundo, y con motivo: hay tres modalidades por usuario y una por capacidad, y lo que puede hacer cada persona depende además de dónde esté guardado el contenido. Por eso esta guía ordena las cuatro, explica el umbral que cambia la aritmética por completo y termina calculando tres escenarios sobre el mismo caso.
Además, está escrita en dos niveles. Si usted decide el presupuesto, la tabla de comparación y los tres escenarios del final le bastan. En cambio, si administra el inquilino, encontrará los SKU de capacidad, los límites de memoria por SKU y el detalle de qué necesita exactamente cada rol.
La serie y el caso común
Por su parte, esta es la sexta y última guía sobre los mismos datos: el tablero de una mesa de servicio con 1.240 tickets, que tienen que editar 3 personas y leer 40.
- Esquema estrella: hechos, dimensiones y claves.
- CALCULATE: contexto de filtro y modificadores.
- Tabla de fechas y cálculos de tiempo.
- Visualizaciones: qué gráfico usar en cada caso.
- Áreas de trabajo, aplicaciones y actualización.
- Licencias: Free, Pro, PPU y capacidad (esta guía).
Las cuatro modalidades de licencias de Power BI
En total, las licencias de Power BI son tres por persona y una suscripción que compra la organización entera. Ahora bien, conviene tener claro que no son alternativas equivalentes: la de capacidad se combina con las otras, no las sustituye.
| Modalidad | Se asigna a | Qué resuelve |
|---|---|---|
| Gratis | Una persona | Trabajar para uno mismo |
| Pro | Una persona | Publicar y colaborar |
| Premium por usuario | Una persona | Funciones avanzadas para pocos |
| Capacidad (SKU F o P) | La organización | Distribuir a mucha gente |
Ahora bien, al margen de todas ellas, Power BI Desktop es gratuito. En efecto, cualquiera puede descargarlo, modelar, escribir medidas y construir el informe completo de esta serie sin pagar nada. Es decir, la licencia se necesita en el momento de publicar y compartir, no antes.
Qué permiten las licencias de Power BI
Por eso, esta es la tabla que resuelve la mayoría de las dudas, tomada de la documentación de Microsoft:
| Puede… | Gratis | Pro | PPU |
|---|---|---|---|
| Usar Power BI Desktop | Sí | Sí | Sí |
| Crear contenido para sí mismo | Sí | Sí | Sí |
| Publicar en un área de trabajo compartida | No | Sí | Sí |
| Compartir con usuarios Pro | No | Sí | Sí |
| Consumir contenido de otros en capacidad compartida | No | Sí | Sí |
| Consumir contenido alojado en capacidad | Sí | Sí | Sí |
| Actualizaciones programadas al día | — | 8 | 48 |
| Tamaño del modelo semántico | — | 1 GB | Hasta la capacidad |
Sin duda, la fila sexta es la bisagra de todo el modelo comercial, y merece su propio apartado.
La licencia gratuita y su límite real
Por ejemplo, con licencia gratuita se puede conectar a datos, construir informes y paneles y usarlos. En cambio, lo que no se puede es compartirlos ni recibir lo que comparten otros, salvo una excepción: si el contenido vive en un área de trabajo alojada en capacidad Premium o Fabric F64 o superior, entonces sí lo puede consumir.
De hecho, esa excepción es exactamente el argumento comercial de las capacidades. Cuando el número de lectores crece, sale más barato pagar una capacidad que una licencia Pro por cabeza. Por eso el punto donde se cruzan las dos curvas es la decisión de presupuesto.
Pro y Premium por usuario
De las licencias de Power BI por persona, Pro es la normal de trabajo. En concreto, permite publicar, compartir y consumir lo que publican otros usuarios Pro. Por eso es la que necesita cualquiera que toque un área de trabajo con rol de administrador, miembro o colaborador.
En cambio, Premium por usuario añade la mayoría de las funciones de capacidad sin comprar una: modelos grandes, 48 actualizaciones diarias, actualización incremental avanzada y funciones de inteligencia artificial. Tiene, sin embargo, una restricción que la descarta en muchos casos.
Es decir, la restricción es esta: con PPU solo se puede compartir con quien también tenga PPU. Por lo tanto, no sirve para distribuir a lectores. Es decir, PPU resuelve el problema de un analista que necesita potencia, no el de repartir un tablero a cuarenta personas. De hecho, confundir las dos cosas es el error de licenciamiento más caro que se comete con esta herramienta.
Las capacidades y el umbral F64
Por su parte, una capacidad es un bloque de recursos reservados que se compra por tamaño. Hoy, en concreto, se numeran como SKU de Fabric, de F2 en adelante, y cada uno equivale a un SKU antiguo de Power BI:
| SKU de Fabric | Unidades de capacidad | Equivalente Power BI | Memoria máxima |
|---|---|---|---|
| F2 | 2 | — | 3 GB |
| F8 | 8 | EM1 / A1 | 3 GB |
| F16 | 16 | EM2 / A2 | 5 GB |
| F32 | 32 | EM3 / A3 | 10 GB |
| F64 | 64 | P1 / A4 | 25 GB |
| F128 | 128 | P2 / A5 | 50 GB |
| F256 | 256 | P3 / A6 | 100 GB |
Por lo demás, la fila destacada no está resaltada por capricho. Solo desde F64 —y con los SKU P— los usuarios gratuitos pueden consumir el contenido. Con F2, F8, F16 o F32 hay más potencia de cálculo, pero cada lector sigue necesitando su licencia Pro.
Sin duda, es la confusión más frecuente al comprar. De hecho, alguien contrata un F16 pensando que así se ahorra las licencias de los lectores y descubre después que no es el caso. En realidad, la capacidad pequeña sirve para rendimiento y para cargas de datos, no para ahorrar licencias.
Asimismo, hay dos detalles más sobre capacidades. Por un lado, las de prueba de Fabric se asignan a un F4 o a un F64 y heredan los límites de ese tamaño. Por otro, el escalado automático añade, cuando se activa, un núcleo virtual cada vez durante periodos de 24 horas, que se facturan a la suscripción de Azure por consumo.
El precio de Power BI, según la lista oficial
Dicho esto, estos son los precios de las licencias de Power BI publicados por Microsoft para Colombia, consultados el 21 de septiembre de 2026:
| Licencia | Precio de lista |
|---|---|
| Power BI Desktop | Gratuito |
| Power BI Pro | USD 14,00 por usuario y mes, pago anual |
| Premium por usuario | USD 24,00 por usuario y mes, pago anual |
| Capacidad de Fabric | Variable según el SKU y la región |
La propia página de precios advierte que las cifras mostradas tienen fines de referencia y que el importe real varía según región, moneda y forma de contratación. Por lo tanto, sirven para comparar opciones, no para cerrar un presupuesto.
Por otro lado, conviene comprobar si la licencia ya viene incluida en la suscripción de Microsoft 365 que la empresa tiene contratada, algo que se revisa desde el propio centro de administración de Microsoft 365. Y los precios del paquete completo cambiaron este año, como se detalla en la nota sobre la subida de precios de Microsoft 365.
Los tres escenarios del caso
Ahora bien, vayamos a la aritmética. En el caso, el tablero de la mesa de servicio lo editan 3 personas y lo leen 40, es decir, 43 en total. Por lo tanto, sobre los precios de lista las tres opciones dan esto:
| Escenario | Quién paga qué | Coste mensual | ¿Funciona? |
|---|---|---|---|
| A — Todo Pro | 43 licencias Pro | USD 602 | Sí |
| B — Todo PPU | 43 licencias PPU | USD 1.032 | Sí, pero es la peor opción |
| C — Pro más capacidad | 3 Pro, 40 gratuitos y un F64 | USD 42 más la capacidad | Sí, si el F64 cuesta menos de 560 |
De los tres, el B merece una aclaración, porque nadie lo elegiría a sabiendas: cuesta 430 dólares más que el A y no aporta nada a los lectores. En realidad, aparece cuando alguien compra PPU pensando que es «el Pro bueno».
En cambio, el escenario C es donde está la decisión real. La capacidad solo compensa si su precio queda por debajo de los 560 dólares que se ahorran en las 40 licencias de lectura. Con 40 lectores, por ejemplo, la cuenta suele no salir; con doscientos o trescientos, cambia por completo. Por eso las empresas grandes compran capacidad y las medianas no.
Por último, hay un escenario intermedio que conviene considerar: mantener Pro para todos y contratar una sola PPU para el analista que necesita actualizar cada media hora. Solo cuesta 10 dólares más al mes y, además, resuelve el problema de rendimiento sin tocar el resto.
Las licencias que se pagan y no se usan
Por eso el caso de esta serie tiene una segunda tabla de hechos, Consumo, precisamente para responder esta pregunta. De hecho, así estaba el inquilino en septiembre:
| Plan | Asignadas | Usadas | Sin usar | Aprovechamiento |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Standard | 246 | 214 | 32 | 87,0 % |
| Microsoft 365 Business Premium | 138 | 116 | 22 | 84,1 % |
| Power BI Pro | 36 | 26 | 10 | 72,2 % |
| Total | 420 | 356 | 64 | 84,8 % |
Es decir, diez licencias Pro asignadas que nadie abre son 140 dólares al mes, es decir, 1.680 al año. Además, la tendencia del trimestre muestra que el problema no se corrige solo:
| Mes | Asignadas | Usadas | Aprovechamiento |
|---|---|---|---|
| Julio | 404 | 331 | 81,9 % |
| Agosto | 412 | 344 | 83,5 % |
| Septiembre | 420 | 356 | 84,8 % |
Ciertamente, el aprovechamiento mejora tres puntos en el trimestre, pero el número absoluto de licencias sin usar apenas se mueve: 73, 68 y 64. Dicho de otro modo, se están comprando licencias nuevas más rápido de lo que se recuperan las que sobran. En definitiva, ese es el tipo de conclusión que justifica el tablero entero.
Errores frecuentes de licenciamiento de Power BI
| Error | Consecuencia | Corrección |
|---|---|---|
| Comprar PPU para los lectores | Se paga casi el doble sin beneficio | Pro, o capacidad F64 |
| Comprar un F16 para ahorrar licencias | Los lectores siguen necesitando Pro | F64 o superior |
| Publicar todo en Mi área de trabajo | No se puede repartir | Área de trabajo y aplicación |
| Dejar licencias asignadas a quien ya no está | Gasto recurrente invisible | Revisión mensual de asignación |
| Dar Pro a quien solo lee | Coste evitable si hay capacidad | Licencia gratuita sobre capacidad |
| Suponer que Desktop necesita licencia | Se frena a quien podría aprender | Es gratuito |
De la lista, el cuarto es el más común y no es exclusivo de esta herramienta: aparece en cualquier inquilino donde las bajas de personal no llegan a quien administra las licencias. En definitiva, diez licencias olvidadas cuestan lo mismo que diez en uso.
En resumen: las licencias de Power BI en tres preguntas
Así pues, las licencias de Power BI se deciden con tres preguntas. ¿Cuántas personas publican? Esas necesitan Pro. ¿Cuántas solo leen? Si son pocas, Pro también; si son muchas, conviene comparar contra una capacidad F64, que es la primera que permite lectores gratuitos. ¿Alguien necesita modelos grandes o 48 actualizaciones diarias? Para esa persona, y solo para esa, una PPU.
Así pues, con eso se cierra la serie. En efecto, del modelo en esquema estrella al tablero publicado y pagado, los mismos 1.240 tickets han dado seis resultados distintos: un modelo, un conjunto de medidas, una serie temporal, un informe, una distribución y un presupuesto.
Por último, si lo que necesita es que alguien gestione ese licenciamiento oficial y administre los usuarios y los accesos —altas, bajas, asignación revisada mes a mes y las licencias sin usar detectadas a tiempo—, esa es exactamente la conversación de nuestro servicio de gestión de plataformas.
