Microsoft Forms es la aplicación de Microsoft 365 para hacer encuestas, cuestionarios, inscripciones y sondeos sin programar nada: se crean las preguntas en el navegador, se comparte un vínculo y las respuestas llegan solas, con gráficos y un libro de Excel. Por eso es fácil empezar; sin embargo, las dudas aparecen después, cuando hay que decidir quién puede responder, cómo compartir un formulario de Microsoft Forms con un compañero o dónde quedaron los archivos que adjuntó la gente.
Esta guía explica cómo crear un formulario en Microsoft Forms, en qué se diferencia un cuestionario en Microsoft Forms de un formulario, cómo enviarlo y colaborar, cómo ver las respuestas de Microsoft Forms en Excel, cuáles son sus límites y qué pasa con los formularios cuando alguien deja la empresa. Trae además un apartado para el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog: si su empresa trabaja con Google, la guía equivalente es la de formularios de Google, y para compartir un formulario dentro de un equipo sirve la de canales de Teams.
Qué es Microsoft Forms y quién puede usarlo
Según Microsoft, Forms sirve para crear cuestionarios y encuestas, invitar a responder desde casi cualquier navegador o celular, ver los resultados a medida que llegan y exportarlos a Excel. Está disponible para tres tipos de cuenta, y no todas dan lo mismo:
| Cuenta | Qué permite |
|---|---|
| Microsoft 365 de empresa (Aplicaciones Microsoft 365 para negocios) | Todo: limitar las respuestas a la organización, adjuntar archivos, colaborar y formularios de grupo |
| Office 365 Educación | Lo mismo, más funciones para clase |
| Cuenta personal de Microsoft (Hotmail, Live u Outlook.com) | Crear y enviar formularios, con 200 respuestas por formulario en la gratuita y 1.000 en la de pago |
Se entra en forms.office.com o, desde Office.com, en el icono de Forms. Además, Microsoft aclara que Forms no sustituye a InfoPath: no es una herramienta para construir formularios de procesos ni aplicaciones, sino para recoger respuestas.
Formulario o cuestionario: cuál elegir
Al empezar, Forms pregunta si se quiere un Nuevo formulario o un Nuevo cuestionario. La diferencia es sencilla:
| Formulario | Cuestionario | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Encuestas, inscripciones, solicitudes, sondeos | Evaluaciones con respuesta correcta |
| Respuesta correcta y puntos | No | Sí: se marca la respuesta correcta y se asignan puntos |
| Resultados para quien responde | Un mensaje de agradecimiento y, si se activa, un recibo con sus respuestas | De fábrica, ve qué respondió bien y qué mal al enviarlo |
| Modo de práctica | No | Sí |
En una empresa casi siempre se usa el formulario. El cuestionario es útil para una inducción o una capacitación con evaluación, por ejemplo sobre las normas de seguridad de la información.
Crear un formulario en Microsoft Forms
Los pasos son los de la ayuda de Microsoft:
- En forms.office.com, seleccione Nuevo formulario (o Nuevo cuestionario).
- Escriba el nombre y, si quiere, una descripción, o empiece con una plantilla.
- Seleccione Inicio rápido con y elija el tipo de pregunta: Opción, Texto, Calificación, Fecha, Clasificación, Likert, Carga de archivos o Net Promoter Score®.
- Ajuste cada pregunta: si es obligatoria, si admite varias respuestas o si lleva ramificación.
- Seleccione Vista previa para ver cómo se verá en un computador y en un celular.
- Con Estilo, cambie el color o la imagen de fondo.
No hay que guardar nada: el formulario se guarda solo mientras se crea. Y si la licencia incluye Copilot, este puede proponer un borrador a partir de una descripción.
Ramificación: preguntas que dependen de la respuesta
La ramificación hace que una pregunta lleve a otra según lo que se responda. Por ejemplo, si alguien responde «No» a «¿Necesita equipo para el puesto?», el formulario se salta las preguntas del equipo. Se activa desde Más opciones para preguntas y Agregar ramificación.
Microsoft advierte una trampa: solo se puede ramificar a una pregunta posterior. Si se ramifica hacia atrás, por ejemplo de la 4 a la 2, se rompe la experiencia: quien responde salta directamente al final, con el botón Enviar, y se pierde las preguntas siguientes.
Importar a Microsoft Forms un formulario de Word o PDF
Si ya tiene un formulario en Word o en PDF, Forms puede convertirlo: en forms.office.com se elige la importación rápida (Quick Import) y se sube el archivo desde el equipo. Hay límites que conviene conocer:
- El archivo debe pesar 10 MB como máximo y estar en el disco del equipo, no en OneDrive ni en SharePoint.
- Solo se convierten títulos, subtítulos, preguntas de opción múltiple y de texto abierto. Las demás se vuelven preguntas de texto.
- La conversión es más precisa en inglés que en otros idiomas, así que hay que revisar el resultado antes de enviarlo.
¿Y desde Google? La ayuda de Microsoft solo documenta la importación de Word y PDF; no describe una importación directa desde un formulario de Google.
Quién puede responder en Microsoft Forms
Antes de enviar el formulario hay que decidir quién puede responderlo. Está en Recopilar respuestas y también en Configuración, y hay tres opciones:
| Opción | Quién responde | Qué permite |
|---|---|---|
| Cualquiera puede responder | Cualquier persona, dentro o fuera de la organización, sin iniciar sesión | Encuestas a clientes o proveedores |
| Solo las personas de mi organización pueden responder | Quien inicie sesión con una cuenta de la organización | Registrar el nombre y limitar a una respuesta por persona |
| Personas específicas de mi organización pueden responder | Solo las personas o grupos que se escriban | Lo mismo, con hasta 100 nombres, de los que 20 pueden ser grupos de hasta 1.000 personas |
Además, la opción elegida decide qué preguntas se pueden usar: la carga de archivos solo funciona si responden personas de la organización. Con «Cualquiera puede responder», esa pregunta no está disponible.
Tampoco hay que fiarse de que un formulario reenviado quede limitado por el correo: Microsoft explica que cualquiera que reciba el vínculo puede reenviarlo, pero si el formulario es solo para la organización o para personas específicas, solo ellas podrán abrirlo y responder.
Compartir un formulario de Microsoft Forms
Para enviarlo, abra el formulario y seleccione Recopilar respuestas. Desde ahí hay varias vías:
- Copiar vínculo, con la casilla Acortar dirección URL si se quiere más corto (no existe con cuentas personales ni en el sitio móvil).
- Una invitación por Outlook o Teams, a personas, a un chat o a un canal: admite hasta 500 destinatarios, y en Teams los grupos llegan como mucho a 200 miembros.
- Un código QR para descargar e imprimir, útil en una recepción o en un evento.
- Un código para insertar el formulario en una página web.
Colaborar: que otros editen y vean las respuestas
Compartir para responder no es lo mismo que compartir para editar. Para que un compañero ayude a construir el formulario y vea los resultados, se usa Colaborar o duplicar, en el menú de más opciones del formulario, y en Agregar colaboradores se elige Compartir el vínculo para colaborar y ver el resultado. Hay tres niveles de permiso:
| Permiso de coautoría | Quién puede ver y editar |
|---|---|
| Usuarios con una cuenta profesional o educativa de Office 365 | Cualquiera con una cuenta de trabajo, dentro o fuera de su organización |
| Personas de mi organización | Cualquiera de su organización |
| Personas específicas de mi organización | Solo las personas o grupos que escriba, hasta 100 coautores |
🔴 El primer nivel abre las respuestas a otras empresas. Según Microsoft, cualquier coautor con el vínculo de colaboración puede ver y editar las preguntas y los datos de respuesta, y en ese nivel basta con tener una cuenta de trabajo de cualquier organización. Para un formulario con datos de personas, lo prudente es «Personas específicas de mi organización».
Hay otros dos detalles de la ayuda. Primero, el propietario sigue siendo quien lo creó, y los coautores no pueden cambiar el nivel de permiso. Segundo, al quitar el vínculo de colaboración se borra para siempre: se puede crear otro, pero el anterior no se reactiva.
Formularios de grupo en Microsoft Forms: que no dependan de una persona
Un formulario creado en «Mis formularios» pertenece a quien lo creó. En cambio, un formulario de grupo pertenece a un grupo de Microsoft 365, y todos sus miembros pueden acceder a él y administrarlo. Se crea en forms.office.com: al final de la página, en Mis grupos, se elige el grupo y Nuevo formulario de grupo.
Esto importa más de lo que parece, porque los datos de un formulario personal siguen a la cuenta de su dueño:
- Las respuestas que se abren en Excel quedan en el OneDrive del propietario; las de un formulario de grupo, en el SharePoint del grupo.
- Los archivos que suben quienes responden quedan también en el OneDrive del propietario.
- Si la cuenta del propietario se elimina, Microsoft borra todos sus datos de Forms 30 días después.
Para pasar a un grupo un formulario que ya existe, en Todos mis formularios abra Más opciones del formulario y elija Mover. La ayuda pone tres condiciones: hay que ser el propietario (un formulario compartido con usted no se puede mover), ser miembro del grupo de destino, y saber que un grupo no puede pasar el formulario a otro grupo.
Y hay un efecto que conviene conocer antes de moverlo: el vínculo del formulario original sigue funcionando después de moverlo, pero solo mientras exista la cuenta de su propietario original. Si esa cuenta se elimina de forma permanente (30 días después de la eliminación temporal), el vínculo antiguo deja de funcionar. Por eso, después de mover un formulario conviene volver a compartirlo con su vínculo nuevo.
Por último, un formulario de grupo se puede añadir como pestaña en un canal de Teams del mismo grupo. Eso sí, según los límites de Teams, los canales compartidos no admiten pestañas de Forms.
Respuestas de Microsoft Forms: verlas, llevarlas a Excel y compartirlas
En el formulario, Ver respuestas abre un resumen con el número de respuestas y el tiempo promedio que tardó la gente en contestar. Desde ahí, Más detalles muestra las respuestas de cada pregunta y Comprobar resultados individuales recorre una por una. Si las respuestas son anónimas, cada una se identifica por su número.
Llevar las respuestas a Excel
Hay dos maneras, y no hacen lo mismo:
| Opción | Qué crea | Se actualiza con las respuestas nuevas |
|---|---|---|
| Abrir resultados en Excel | Un libro guardado en OneDrive (en SharePoint si es un formulario de grupo), conectado al formulario | Sí |
| Descargar una copia | Un libro sin conexión con el formulario | No |
En el libro, cada respuesta es una fila y cada pregunta una columna; las cinco primeras columnas son el identificador, las horas de inicio y fin, el nombre y el correo. Dos advertencias de Microsoft evitan sustos:
- No mueva el libro conectado de su carpeta. Si se mueve, las respuestas nuevas dejan de llegar a él.
- Cambiar el libro no cambia el formulario. Lo que se corrija en Excel no vuelve a Forms.
También se puede abrir el libro conectado en Excel de escritorio, pero solo desde la versión 2410 (compilación 16.0.18227.20000) del canal actual. Para saber si un equipo cumple, basta con mirar Archivo y Cuenta en Excel. En el equipo donde preparamos esta guía, Excel de Microsoft 365 está en la compilación 16.0.20430.20182, del canal actual, así que cumple. Si quiere sacar más provecho del libro, la guía de Excel avanzado explica las fórmulas para resumir datos.
Compartir un resumen de las respuestas
Desde el resumen de respuestas, Más opciones para las respuestas y Compartir un vínculo de resumen crean un vínculo con los gráficos. Ojo: cualquier persona que tenga ese vínculo puede ver el resumen, sea de la organización o no. Si después se restringe el formulario, el vínculo de resumen que ya existía sigue abierto; hay que quitarlo con Quitar vínculo, y una vez quitado no se puede reactivar.
Adjuntar archivos en un formulario
La pregunta Cargar archivo está en Más tipos de preguntas. Estas son sus reglas, según Microsoft:
| Regla | Valor |
|---|---|
| Quién puede usarla | Solo formularios para personas de la organización |
| Archivos por pregunta | Hasta 10 |
| Tamaño de cada archivo | 10 MB, 100 MB o 1 GB, a elección del autor |
| Tipos admitidos | Word, Excel, PowerPoint, PDF, imagen, vídeo o audio |
| Dónde quedan | En el OneDrive de quien creó el formulario: Aplicaciones, Microsoft Forms, la carpeta del formulario y la de la pregunta |
Como los archivos viven en el OneDrive del autor, siguen la suerte de su cuenta. Además, la ayuda avisa de que, si el sitio de SharePoint se mueve a otro dominio, las preguntas de carga de archivos dejan de funcionar y hay que volver a crearlas.
Límites de Microsoft Forms
Estos son los límites que publica Microsoft para las cuentas de empresa:
| Límite | Valor |
|---|---|
| Formularios o cuestionarios por persona | 400, contando los de la papelera |
| Sondeos (de Teams, Outlook o PowerPoint) | 400 más |
| Formularios de un grupo | 400, aparte de los personales |
| Preguntas por formulario | 200 |
| Respuestas por formulario | 5.000.000 |
| Caracteres por respuesta a una pregunta | 4.000 |
| Caracteres en total por respuesta | 200.000 |
| Caracteres del título | 90 |
🔴 Microsoft da dos cifras de formularios. La página de límites dice 400. La de eliminar formularios, en cambio, dice en su texto que cada persona puede crear «hasta 200 formularios individuales, incluidos los de la pestaña Formularios eliminados», y su propia tabla, más abajo, vuelve a decir 400. Con 400, alguien que crea tres formularios por semana llega al tope en unos dos años y medio; con 200, en un año y cuatro meses.
Hay además un umbral que llega mucho antes que los cinco millones: por encima de 50.000 respuestas, Forms deja de mostrar los gráficos de resumen, las respuestas individuales en el sitio, la impresión y el vínculo de resumen, y solo se pueden exportar en CSV. Incluso la opción de una respuesta por persona solo se garantiza dentro de un tramo continuo de 50.000. Un registro de visitantes de recepción con 150 respuestas por día laborable llega a ese umbral en 333 días laborables, poco más de un año; una encuesta de satisfacción con 40 al día, en cinco años. La salida que propone Microsoft es exportar las respuestas a Excel y borrarlas del formulario.
Eliminar y recuperar un formulario de Microsoft Forms
Al eliminar un formulario, va a la pestaña Formularios eliminados, que hace de papelera. Según la ayuda, ahí se queda indefinidamente hasta que se elimine también de la papelera, y se recupera con Restaurar. Pero hay dos cosas que conviene saber:
- Los formularios de la papelera cuentan para el límite. Borrar no libera cupo hasta vaciar la papelera.
- Eliminar de la papelera es definitivo: el formulario y todas sus respuestas se pierden, y hay que hacerlo uno por uno.
Así que, antes de vaciar la papelera, conviene descargar una copia de las respuestas en Excel.
Para el administrador
En el centro de administración de Microsoft 365, la configuración de Forms está en la configuración de la organización (Settings, Org settings) y, en la pestaña de servicios, Microsoft Forms. Según Microsoft Learn, estos son los ajustes y su valor de fábrica:
| Ajuste | Qué controla | De fábrica |
|---|---|---|
| Uso compartido externo (cuatro opciones) | Recoger respuestas de fuera, colaborar, compartir como plantilla y compartir el resumen con personas externas | Las cuatro activadas |
| Registrar nombres | Que las respuestas de la organización guarden el nombre de quien responde | Activado |
| Protección contra phishing | Revisión automática de los formularios internos | Activada |
| Bing y YouTube | Que se puedan añadir imágenes de Bing y vídeos de YouTube | Activado |
Ojo con el primero: si se desactiva la opción de enviar el vínculo y recoger respuestas (Send a link to the form and collect responses), la gente de la organización deja de poder crear sondeos en Outlook. El centro de administración se explica en la guía del centro de administración de Microsoft 365.
Cuando alguien deja la empresa
Este es el punto que más formularios pierde. Según Microsoft Learn:
- Quitar la licencia o deshabilitar la cuenta no borra nada. Los formularios siguen ahí.
- Eliminar la cuenta los pone en cuenta atrás: 30 días después, Microsoft borra todos los datos de Forms de esa persona, y un formulario de una cuenta eliminada de forma permanente ya no se puede recuperar.
- Un administrador de aplicaciones de Office con licencia de Forms puede transferirlos, siempre que la cuenta esté deshabilitada (sin plazo) o eliminada hace menos de 30 días. Se hace abriendo esta dirección en el navegador, con el correo de la persona, y moviendo cada formulario a un grupo con Mover:
https://forms.cloud.microsoft/Pages/delegatepage.aspx?originalowner=ana.gomez@empresa.com.coSi el correo no da resultados, Microsoft indica que se use el identificador del objeto de la cuenta en su lugar. Por eso, en un proceso de salida conviene deshabilitar la cuenta y mover sus formularios antes de eliminarla, igual que con su OneDrive, como explica la guía de compartir archivos en OneDrive.
Preguntas frecuentes sobre Microsoft Forms
¿Microsoft Forms es gratis?
Con una cuenta personal de Microsoft se puede usar, con un límite de 200 respuestas por formulario (1.000 con una cuenta de pago). En una empresa viene incluido en Microsoft 365.
¿Cuántas respuestas admite un formulario?
Hasta 5.000.000 en una cuenta de empresa. Pero por encima de 50.000 se pierden los gráficos y la vista de cada respuesta, así que en la práctica el límite útil es ese.
¿Dónde quedan los archivos que adjuntan quienes responden?
En el OneDrive de quien creó el formulario, en la carpeta Aplicaciones y luego Microsoft Forms.
¿Se puede recuperar un formulario eliminado?
Sí, mientras esté en Formularios eliminados: se recupera con Restaurar. Si se borró también de ahí, ya no se recupera.
¿Qué diferencia hay entre un formulario y un cuestionario?
El cuestionario tiene respuestas correctas y puntos; el formulario solo recoge respuestas.
Cómo lo aborda KHARONTE
Cada área decide qué preguntar en sus formularios; sin embargo, quién puede responder desde fuera, la protección contra phishing y, sobre todo, que los formularios no se pierdan cuando alguien deja la empresa son tareas de administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas: usuarios, licencias, salidas de personal y la configuración de cada aplicación. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando un formulario desaparece o el libro de Excel deja de actualizarse, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.
Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft: la presentación de Forms, crear un cuestionario, enviar un formulario y recopilar respuestas, compartir para colaborar, comprobar y compartir los resultados, preguntas de carga de archivos, límites, eliminar o recuperar un formulario, mover un formulario a un grupo, la configuración para administradores y la información para administradores.
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