Power BI básico: su primer informe paso a paso, con ejemplos

Power BI básico es lo mínimo que hace falta para convertir un archivo de datos en un informe que responde preguntas. Sin embargo, básico no significa de juguete. Por eso esta guía es aplicable desde el primer día: recorre siete pasos con un caso real y le da los resultados que debe obtener en cada uno. Además, sirve como tutorial de Power BI para quien empieza y como material de consulta para quien ya hizo un curso y no recuerda el orden.

Es una guía de Power BI desde cero, pero no esquiva los tropiezos. De hecho, ejecutamos cada consulta y cada medida antes de publicarla, y anotamos tres errores que no dan ningún aviso. Por lo tanto, al terminar usted tendrá su primer dashboard en Power BI y sabrá comprobar que sus cifras son correctas.

Qué es Power BI básico y qué necesita para empezar

Power BI es la herramienta de Microsoft para analizar datos y mostrarlos en informes interactivos. Tiene tres piezas, y un nivel básico solo exige entender para qué sirve cada una.

En resumen, Power BI básico cubre cuatro tareas: traer los datos, relacionar las tablas, escribir unas pocas medidas y armar una página con gráficos. Todo lo demás, como la seguridad por filas o los cálculos de tiempo, pertenece al nivel intermedio. Si antes quiere el panorama completo, lea nuestra guía general de la herramienta.

Qué se instala y qué requisitos pide

Según la página de descarga de Power BI Desktop, la aplicación es gratuita y se obtiene de dos maneras. La primera es Microsoft Store, que la mantiene actualizada y no exige permisos de administrador. La segunda es un instalador, para el que sí hay que ser administrador.

Además, Microsoft publica una versión nueva cada mes y solo da soporte a la más reciente. Los requisitos mínimos son modestos: Windows 10 o posterior y 2 GB de memoria disponible, aunque se recomiendan 4 GB o más. En cambio, la pantalla importa: Microsoft pide al menos 1440 × 900 píxeles. Por último, no existe versión para Mac.

Cómo comprobamos esta guía

Conviene decirlo con claridad. El equipo de pruebas no tiene Power BI Desktop instalado. Por eso ejecutamos las consultas y las medidas en los dos motores que Power BI comparte con Excel: Power Query y el modelo de datos. Es decir, el código de esta guía se ejecutó y sus resultados son los que dio el motor.

En cambio, los nombres de los botones de Power BI Desktop los tomamos de la documentación de Microsoft. Por lo tanto, algún rótulo puede variar con la versión, pero las cifras no.

El caso: doce tickets de soporte

Para aprender Power BI básico hace falta un conjunto de datos pequeño, que se pueda revisar a ojo. Usamos el registro de la mesa de servicio de nuestra serie de Microsoft 365: doce tickets de agosto, en cuatro sedes. Son dos archivos de texto.

El primero, tickets.csv, tiene una fila por ticket. Así empieza:

Ticket;Fecha;Sede;Área;Categoría;Prioridad;Horas
TK-1001;03/08/2026;Bogotá;Contabilidad;Software;Alta;2,5
TK-1002;03/08/2026;Medellín;Comercial;Red;Crítica;4,0

El segundo, sedes.csv, tiene una fila por sede, con su responsable y su zona. Además, fíjese en dos detalles del primer archivo: las columnas se separan con punto y coma y las horas llevan coma decimal. Así exporta los datos un sistema configurado para Colombia. Más adelante verá por qué importa.

El informe debe responder cuatro preguntas. Primero, cuántos casos hubo y cuántas horas costaron. Segundo, qué sede concentró el trabajo. Tercero, qué categoría pesa más. Cuarto, cuántos casos fueron críticos.

Paso 1: obtener los datos

Todo informe empieza igual. En la pestaña Inicio, pulse Obtener datos y elija Texto o CSV. Después seleccione tickets.csv. Entonces Power BI muestra una vista previa con dos botones: Cargar y Transformar datos.

El consejo de este tutorial de Power BI es sencillo: elija siempre Transformar datos. Así se abre el Editor de Power Query, donde se revisa cada columna antes de cargar nada. Además, cada cambio queda anotado como un paso, y se repite solo cuando llegue el archivo del mes siguiente. Nuestra guía de Power Query explica ese editor a fondo.

Repita la operación con sedes.csv. Al final tendrá dos consultas: Tickets y Sedes.

Paso 2: revisar los tipos, o la trampa de la coma decimal

Este es el paso que más errores evita. Cada columna tiene un tipo: texto, número o fecha. Power BI intenta adivinarlo, y aquí aparece el primer error silencioso.

Convertimos la columna Horas a número de tres maneras y sumamos el resultado. Nuestro equipo de pruebas usa el punto como decimal.

Es decir, sin indicar la configuración regional, «2,5» se leyó como 25 y el total quedó diez veces más alto. No hubo ningún mensaje de error. Además, con el inglés de Estados Unidos las fechas dieron error, porque el 13/08 no existe cuando el mes va primero.

La solución está en el propio editor. Haga clic derecho en el encabezado de la columna, elija Cambiar tipo y después Usar configuración regional. Allí seleccione el tipo y el país de origen de los datos. En consecuencia, el archivo se lee bien en cualquier equipo. La consulta completa queda así:

let
    Origen = Csv.Document(File.Contents("C:\Datos\tickets.csv"), [Delimiter=";", Encoding=65001]),
    Encabezados = Table.PromoteHeaders(Origen, [PromoteAllScalars=true]),
    Tipos = Table.TransformColumnTypes(Encabezados, {{"Fecha", type date}, {"Horas", type number}}, "es-CO"),
    Costo = Table.AddColumn(Tipos, "Costo", each [Horas] * 75000, type number)
in
    Costo

No hace falta escribir ese código: lo genera el editor con cada clic. Sin embargo, conviene saber leerlo. El texto "es-CO" es lo que hace que la coma se entienda como decimal.

Paso 3: una columna de costo y la primera comprobación

La última línea de la consulta añade una columna. En el editor se hace desde Agregar columna, Columna personalizada, con la fórmula [Horas] * 75000. Es decir, cada hora de soporte se valora en 75.000 pesos.

Antes de seguir, compruebe los totales. Este hábito distingue un informe fiable de uno bonito. Con los datos bien cargados, el resumen por sede debe dar esto:

Si sus cifras coinciden, pulse Cerrar y aplicar. Entonces las dos tablas se cargan en el modelo.

Paso 4: la relación entre las tablas

Ahora hay dos tablas sueltas. Tickets dice en qué sede ocurrió cada caso. Sedes dice quién responde por cada sede y a qué zona pertenece. Para cruzarlas hace falta una relación.

Qué pasa sin la relación

Pedimos las horas por zona antes de relacionar las tablas. El resultado es el segundo error silencioso de Power BI básico:

Sin relación, cada zona muestra el total completo. De nuevo, no aparece ningún aviso. Por eso, cuando un gráfico repite la misma cifra en todas las barras, la causa casi siempre es una relación que falta.

Cómo crearla

Abra la vista de modelo, en la barra de la izquierda. Después arrastre el campo Sede de la tabla Tickets sobre el campo Sede de la tabla Sedes. Así se crea una relación de varios a uno: muchos tickets, una sede. Además, Power BI suele detectarla sola cuando las columnas se llaman igual. Aun así, revísela siempre.

Dos defectos de los datos que rompen el cruce

Probamos dos defectos frecuentes en la tabla de sedes. Primero, escribimos «Cali » con un espacio al final. Al combinar las tablas en Power Query, los dos casos de Cali quedaron sin zona. Con la transformación Recortar, que quita los espacios sobrantes, el cruce volvió a ser correcto.

Segundo, repetimos la fila de Bogotá con otro responsable. Entonces la combinación devolvió 17 filas en lugar de 12 y sumó 52 horas en lugar de 36,5. Además, el modelo de datos rechazó la relación. Por lo tanto, la tabla del lado «uno» no puede tener valores repetidos. El esquema estrella explica cómo ordenar un modelo con más tablas.

Paso 5: las medidas básicas de DAX

Una medida es un cálculo con nombre, escrito en el lenguaje DAX. Se crea con Nueva medida, en la pestaña Inicio. Para un informe de Power BI básico bastan seis.

Casos = COUNTROWS ( Tickets )
Total de horas = SUM ( Tickets[Horas] )
Costo total = SUM ( Tickets[Costo] )
Horas por caso = DIVIDE ( [Total de horas], [Casos] )
Casos críticos = CALCULATE ( [Casos], Tickets[Prioridad] = "Crítica" )
% de las horas = DIVIDE ( [Total de horas], CALCULATE ( [Total de horas], ALL ( Sedes ) ) )

Las tres primeras cuentan y suman. La cuarta divide dos medidas. La quinta cuenta solo los casos críticos. Por último, la sexta compara cada sede con el total. Estos son los resultados que obtuvimos:

Además, hay un detalle de nombres. Intentamos llamar «Horas» a la medida de la suma y el modelo la rechazó, porque ya existe una columna con ese nombre. Por eso la medida se llama «Total de horas».

Tres trampas de las medidas

La primera es la división. Dividimos 5 entre 0 de dos maneras. La función DIVIDE devolvió un valor en blanco. En cambio, el operador / devolvió infinito. Por eso las divisiones se escriben con DIVIDE.

La segunda es el promedio de promedios. El promedio general es de 3,04 horas por caso. Sin embargo, si se promedian los cuatro promedios de las sedes, sale 2,86. La diferencia aparece porque Cali, con dos casos cortos, pesa lo mismo que Bogotá, con cinco. En consecuencia, un promedio se calcula siempre desde los totales.

La tercera es el porcentaje. La medida «% de las horas» funciona por sede. Pero la pusimos en una tabla por categoría y marcó 100 % en las cinco filas. La razón es que solo quita el filtro de la tabla Sedes. Por lo tanto, cada medida de porcentaje sirve para el corte con el que se pensó. La guía de CALCULATE en Power BI explica el porqué.

Paso 6: su primer dashboard en Power BI

Con el modelo listo, el diseño es la parte fácil. Vuelva a la vista de informe. Después marque un campo en el panel de datos, que en algunas versiones se llama Campos, y Power BI crea un gráfico. Luego cambie el tipo en el panel Visualizaciones.

Para un primer dashboard en Power BI, menos es más. Cada objeto visual debe responder una de las preguntas del caso. Esta tabla le dice qué poner y qué cifra debe ver.

Además, tres reglas de diseño ahorran correcciones. Primero, ponga las tarjetas arriba, porque es lo primero que se lee. Segundo, ordene las barras de mayor a menor. Tercero, use un solo color y reserve otro para lo que quiera destacar. La guía de visualizaciones en Power BI explica qué gráfico conviene en cada caso.

La segmentación de datos

La segmentación es el filtro que el lector maneja. Agregue una con el campo Zona, de la tabla Sedes. Entonces, al elegir «Occidente», todos los gráficos muestran solo Medellín y Cali. Por eso conviene tomar los campos de filtro de la tabla Sedes y no de Tickets: así la relación hace el trabajo.

Paso 7: guardar, publicar y compartir

El informe se guarda como un archivo .pbix. Ese archivo contiene los datos, el modelo y las páginas. Por lo tanto, trátelo como información de la empresa.

Para que otros lo vean, pulse Publicar, en la pestaña Inicio. Según la introducción a Power BI Desktop de Microsoft, hay que iniciar sesión en el servicio y elegir un área de trabajo. Después el informe se abre en el navegador, y allí se puede compartir y programar su actualización.

Sin embargo, aquí terminan los pasos gratuitos. Construir en Desktop no cuesta nada, pero compartir un informe con compañeros exige licencias. Además, la actualización de archivos locales necesita una pieza adicional. Dos guías lo explican: las licencias de Power BI y las áreas de trabajo de Power BI.

Lista de comprobación de Power BI básico

Antes de mostrar un informe, repase estos ocho puntos. Además, sirven para cualquier informe, no solo para el del ejemplo.

1. El total del informe coincide con el del archivo de origen.
2. Las columnas numéricas son números y las fechas son fechas.
3. El tipo se fijó con la configuración regional del origen.
4. Cada tabla está relacionada, y ningún gráfico repite la misma cifra en todas sus barras.
5. La tabla del lado «uno» no tiene valores repetidos ni espacios sobrantes.
6. Las divisiones usan DIVIDE.
7. Los promedios y los porcentajes se calculan desde los totales.
8. Cada objeto visual responde una pregunta concreta.

Errores frecuentes en Power BI para principiantes

De Power BI básico a intermedio: qué aprender después

Cuando el primer informe funcione, el siguiente paso depende de su necesidad. Este es el orden que recomendamos, con la guía de cada tema.

Por otro lado, quien viene de las hojas de cálculo aprovecha lo que ya sabe. De hecho, las tablas y las tablas dinámicas son el mejor entrenamiento. Por eso conviene repasar nuestra guía de Excel avanzado.

Preguntas frecuentes sobre Power BI básico

¿Power BI es gratis?

Power BI Desktop, sí. Se descarga sin costo y permite construir informes completos. En cambio, compartirlos con otras personas requiere licencias, que dependen del plan de cada empresa.

¿Cuánto tiempo toma aprender Power BI desde cero?

El informe de esta guía se arma en una tarde. Sin embargo, el orden importa más que las horas. Primero los datos y sus tipos. Después las relaciones. Luego las medidas. Por último, el diseño.

¿Hay que saber programar?

No. Los pasos de Power Query se hacen con clics, y el editor escribe el código. Además, las medidas básicas se parecen a las fórmulas de Excel.

¿Funciona en Mac?

Power BI Desktop solo existe para Windows. Desde un Mac se pueden consultar los informes publicados en el navegador, pero no construirlos.

¿Excel o Power BI?

Los dos. Excel sirve para capturar datos y hacer cuentas puntuales. En cambio, Power BI sirve cuando el mismo informe se repite cada mes y lo consultan varias personas.

Cómo lo aborda KHARONTE

Power BI básico se aprende en un equipo, pero se usa en una organización. Por ejemplo, alguien debe asignar las licencias, decidir quién publica y dónde, y mantener los orígenes de datos accesibles. Además, un informe que deja de actualizarse pierde la confianza de quien lo lee.

En KHARONTE no dictamos cursos de Power BI ni construimos sus tableros. En cambio, nos ocupamos de lo que hay debajo. Es decir, suministramos y administramos las licencias de Microsoft 365 para empresas y de Power BI, gestionamos usuarios y accesos, y mantenemos OneDrive y SharePoint en orden. Además, nuestra mesa de ayuda TI atiende los casos del día a día: la aplicación que no instala, la cuenta que no inicia sesión o el archivo que no abre.

Todo esto forma parte de nuestros servicios administrados de TI, que canalizamos por una mesa de servicio con registro de cada caso. Si quiere ver el alcance completo, consulte los servicios de TI para empresas que prestamos.