Proteger una hoja de Excel: bloquear celdas, ocultar fórmulas y lo que no protege

Proteger una hoja de Excel y bloquear celdas en Excel sirve para que nadie borre por error una fórmula, cambie una tarifa o descuadre una plantilla que usan muchas personas. Es de las funciones más útiles en una oficina, y también de las más malinterpretadas: protege la estructura del trabajo, no la información. Microsoft lo dice con estas palabras: «La protección de nivel de hoja de cálculo no está pensada como una característica de seguridad».

Esta guía explica cómo proteger una hoja de Excel paso a paso, cómo bloquear celdas en Excel y dejar libres solo las que hay que llenar, cómo proteger fórmulas en Excel para que no se vean, qué permite cada casilla del cuadro Proteger hoja, cómo desproteger una hoja de Excel, cómo proteger un libro de Excel y en qué se diferencia todo eso de poner una contraseña de apertura. Todo lo que afirmamos sobre el comportamiento de Excel lo probamos en Excel para Microsoft 365 en español, versión 16.0, compilación 20430, con libros de prueba que borramos al terminar. Forma parte de la serie de ofimática de este blog: si trabaja con listas, la guía de tablas en Excel explica cómo convertirlas en tablas, y la de Excel avanzado recoge las fórmulas que más se usan en la oficina.

Qué hace y qué no hace proteger una hoja de Excel

Excel tiene tres niveles de protección, y cada uno resuelve un problema distinto. La ayuda de Microsoft los separa así:

Nivel	Qué impide	Dónde está
Hoja	Modificar las celdas bloqueadas y, según las casillas que marque, dar formato, insertar, eliminar u ordenar	Revisar, grupo Proteger, Proteger hoja
Libro (estructura)	Agregar, mover, eliminar, ocultar, mostrar o cambiar el nombre de las hojas	Revisar, grupo Proteger, Proteger libro
Archivo	Abrir el archivo sin la contraseña (lo cifra) o modificarlo sin la segunda contraseña	Archivo, Información, Proteger libro, «Cifrar con contraseña»

Proteger una hoja de Excel evita errores, no curiosos. Impide que alguien escriba encima de la celda de la tarifa, pero no impide que vea la tarifa, que la copie ni que otro programa lea el archivo entero. Si el problema es que la información no debe verla quien no corresponde, la herramienta es la contraseña de apertura o, mejor aún, que el archivo esté en una carpeta a la que solo tengan acceso las personas que deben verlo. Lo explicamos con detalle más abajo, con lo que medimos dentro del archivo.

Un ejemplo típico de uso correcto: una plantilla de solicitud de viáticos en la que cada persona escribe su nombre, la sede y los días de viaje, y Excel calcula el total con una tarifa diaria que nadie debe cambiar. Esa es la plantilla que usamos para las pruebas de esta guía.

Antes de proteger: todas las celdas nacen bloqueadas

Esto es lo que más confunde. En una hoja nueva, todas las celdas tienen activada la casilla Bloqueada, y aun así se puede escribir en cualquiera. Lo comprobamos en una hoja recién creada: Excel informa que todas sus celdas están bloqueadas y escribimos sin problema en una de ellas.

La razón es que Bloqueada no hace nada hasta que se protege la hoja. Uno de los textos del propio Excel lo dice así: «No podrá bloquear celdas ni ocultar fórmulas a menos que la hoja de cálculo esté protegida». Por eso, proteger una hoja de Excel es un proceso de dos pasos, como explica Microsoft: primero se desbloquean las celdas que otras personas deben poder llenar y después se protege la hoja.

En la pestaña Protección del cuadro Formato de celdas hay dos casillas:

Casilla	Qué hace cuando la hoja está protegida	Estado de fábrica
Bloqueada	La celda no se puede modificar ni borrar	Activada en todas las celdas
Oculta	La fórmula no aparece en la barra de fórmulas; el resultado sí se ve en la celda	Desactivada

Cómo proteger una hoja de Excel paso a paso

Los nombres de los botones de esta guía son los que muestra el Excel de nuestro equipo de pruebas. Los leímos de la cinta y del propio cuadro de diálogo con las herramientas de accesibilidad de Windows, porque la ayuda de Microsoft en español no siempre los nombra igual. Cuando hay diferencias, lo indicamos.

Paso 1: desbloquear las celdas que se pueden editar

1. Seleccione las celdas que otras personas deben poder llenar. Para seleccionar celdas que no están juntas, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic.
2. Haga clic con el botón derecho sobre la selección y elija Formato de celdas, o presione Ctrl + 1.
3. En la pestaña Protección, desactive la casilla Bloqueada y seleccione Aceptar.

En la plantilla de viáticos desbloqueamos tres celdas: el nombre de la persona, la sede y el número de días. La tarifa diaria y el total se quedaron bloqueados, como vienen de fábrica.

También se puede bloquear o desbloquear desde Inicio, Formato, donde la opción se llama Bloquear y funciona como un interruptor sobre las celdas seleccionadas. En ese mismo menú está Proteger hoja, el mismo comando que en la pestaña Revisar.

Paso 2: proteger la hoja

1. En la pestaña Revisar, grupo Proteger, seleccione Proteger hoja.
2. Deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas.
3. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, marque lo que las demás personas sí podrán hacer. La tabla del apartado siguiente explica cada opción.
4. Si quiere, escriba una contraseña en Contraseña para desproteger la hoja y seleccione Aceptar. Excel pide escribirla otra vez para confirmarla.

La contraseña es opcional. Si no se pone, cualquiera puede desproteger la hoja con un clic, y para muchas plantillas eso basta: el objetivo es evitar el borrado accidental, no detener a alguien que quiere cambiar algo a propósito. Si la pone, tenga en cuenta que distingue mayúsculas de minúsculas y que, según Microsoft, si se olvida, Microsoft no puede recuperarla. Lo comprobamos: con la contraseña escrita en minúsculas, Excel no desprotegió la hoja.

Cómo saber si una hoja está protegida

Cuando una hoja está protegida, el botón Proteger hoja de la cinta pasa a llamarse Desproteger hoja. Si alguien intenta escribir en una celda bloqueada, Excel muestra este mensaje, que copiamos tal cual del Excel de pruebas:

«La celda o el gráfico que intenta cambiar están en una hoja protegida. Para realizar un cambio, desproteja la hoja. Es posible que se le pida que escriba una contraseña.»

En la plantilla de viáticos, ese mensaje apareció al intentar escribir en la tarifa y al intentar borrar el total. En cambio, escribir 5 en la celda de los días funcionó, y el total se recalculó solo: 5 días por 180.000 pesos, 900.000 pesos.

Lo que la ayuda en español nombra distinto

Si sigue la ayuda de Microsoft en español, puede encontrar nombres que no coinciden con lo que ve en pantalla:

• La página «Proteger una hoja de cálculo» dice que Desproteger hoja está en el grupo «Cambios». En el Excel actual, el grupo Cambios solo contiene Mostrar cambios; la protección está en el grupo Proteger.
• La misma página da la ruta para desproteger como «Vaya aInformación> del archivo>Proteger>desproteger hoja» y «Cambiar>hoja sin proteger», con las palabras desordenadas. En la versión en inglés la ruta es File, Info, Protect, Unprotect Sheet, o Review, Changes, Unprotect Sheet.
• En el apartado de Excel para la web, el botón para reanudar la protección (Resume Protection, en inglés) aparece traducido como «protección de currículum vítae».
• Otra página habla de la pestaña «Proteger» del cuadro Formato de celdas; en Excel se llama Protección.
• Algunas opciones de la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo tienen en la ayuda un nombre y en Excel otro, como verá en la tabla siguiente.

Hasta el propio Excel se contradice: uno de sus mensajes manda al «grupo Protección» y otro, al «grupo proteger», mientras la cinta dice Proteger.

Qué permite cada casilla al proteger una hoja de Excel

De fábrica, el cuadro Proteger hoja solo deja marcadas dos opciones: Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Todas las demás vienen desmarcadas, así que una hoja protegida sin tocar nada no deja ni dar formato a las celdas libres. Esta tabla da el nombre que muestra Excel, el que usa la ayuda en español cuando es distinto y lo que permite cada una según Microsoft:

Casilla en Excel	Nombre en la ayuda	Permite a los demás	De fábrica
Seleccionar celdas bloqueadas	Igual	Poner el cursor en las celdas bloqueadas	Marcada
Seleccionar celdas desbloqueadas	Igual	Poner el cursor en las celdas libres y pasar de una a otra con la tecla Tab	Marcada
Formato de celdas	Igual	Cambiar las opciones de Formato de celdas y del formato condicional	Desmarcada
Formato de columnas	«Aplicar formato a columnas»	Cambiar el ancho de las columnas u ocultarlas	Desmarcada
Aplicar formato a filas	Igual	Cambiar el alto de las filas u ocultarlas	Desmarcada
Insertar columnas e Insertar filas	Igual	Insertar columnas o filas	Desmarcadas
Insertar hipervínculos	Igual	Insertar vínculos, incluso en celdas libres	Desmarcada
Eliminar columnas y Eliminar filas	Igual	Eliminar columnas o filas	Desmarcadas
Ordenar	Igual	Ordenar datos	Desmarcada
Usar Autofiltro	Igual, o «Usar filtro automático»	Usar las flechas de un filtro que ya estaba puesto	Desmarcada
Usar Tabla dinámica y Gráfico dinámico	«Usar informes de tabla dinámica»	Cambiar, actualizar o crear tablas dinámicas	Desmarcada
Modificar objetos	Igual, o «Editar objetos»	Cambiar gráficos, formas y cuadros de texto, y agregar o editar notas	Desmarcada
Modificar escenarios	Igual, o «Editar escenarios»	Ver y cambiar los escenarios	Desmarcada

Lo que comprobamos con las casillas

Lo que probamos con la plantilla de viáticos y con una lista de tickets de soporte, y que conviene saber antes de elegir:

• Sin Formato de celdas, ni siquiera las celdas libres admiten formato. Escribir en la celda de los días funcionó; ponerla en negrita, no.
• Insertar y eliminar son permisos separados. Con Insertar filas marcada y Eliminar filas desmarcada, pudimos insertar una fila pero no eliminarla. Microsoft lo advierte: el usuario puede insertar filas que después no puede eliminar.
• Ordenar no sirve si el rango tiene celdas bloqueadas. Con Ordenar marcada, ordenar la lista de tickets dio el mensaje de hoja protegida; al desbloquear sus celdas y volver a proteger, se ordenó sin problema. La ayuda lo dice así: los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan celdas bloqueadas, independientemente de esta configuración.
• El filtro hay que ponerlo antes de proteger. Según Microsoft, en una hoja protegida no se puede aplicar ni quitar el Autofiltro, aunque se marque Usar Autofiltro; esa casilla solo deja usar las flechas de un filtro que ya existía.
• Los gráficos, las formas y los botones ya están bloqueados cuando se agregan a la hoja, pero, como las celdas, ese bloqueo solo funciona con la hoja protegida.

Bloquear celdas en Excel: solo algunas y no todas

Para bloquear celdas en Excel de forma selectiva hay dos caminos, y los dos llevan al mismo resultado:

• Pocas celdas libres en una hoja grande, como un formulario: deje todo bloqueado, como viene, y desbloquee solo las celdas de entrada. Es lo que hicimos con la plantilla de viáticos.
• Pocas celdas bloqueadas en una hoja de trabajo libre, como una lista que todos amplían: seleccione toda la hoja con el botón Seleccionar todo, la esquina de arriba a la izquierda, desactive Bloqueada para todas las celdas, y después vuelva a activarla solo en las que quiere proteger, por ejemplo las de fórmulas o los encabezados.

En los dos casos, el bloqueo solo funciona cuando protege la hoja. Un buen hábito es dar a las celdas libres un color de relleno suave, para que quien llena la plantilla sepa dónde puede escribir sin tener que probar celda por celda. La tecla Tab, además, salta de una celda libre a la siguiente cuando la hoja está protegida.

Proteger fórmulas en Excel para que no se vean ni se borren

Para proteger fórmulas en Excel hay que combinar las dos casillas de la pestaña Protección:

1. Seleccione las celdas con fórmulas.
2. Abra Formato de celdas con Ctrl + 1 y, en Protección, deje activada Bloqueada y active Oculta.
3. Proteja la hoja.

Con eso, la fórmula no se puede cambiar ni borrar, y la barra de fórmulas aparece vacía al seleccionar la celda, aunque la celda siga mostrando el resultado. En nuestra prueba, el total de la plantilla seguía mostrando 900.000 y ni siquiera un programa que controla Excel desde fuera, como una macro, pudo leer la fórmula mientras la hoja estaba protegida.

Ocultar una fórmula sirve para que nadie la copie o la toque sin querer, no para guardar un secreto. Más abajo explicamos por qué: la fórmula sigue escrita dentro del archivo.

Permitir editar rangos con contraseña

A veces no basta con «libre» o «bloqueada»: la tarifa la puede cambiar el área de contabilidad, pero nadie más. Para eso está Revisar, grupo Proteger, Permitir editar rangos, que abre el cuadro Permitir a usuarios modificar rangos (la ayuda lo llama «Permitir que los usuarios editen rangos»). Según la ayuda de Microsoft:

1. El comando solo está disponible cuando la hoja no está protegida.
2. Seleccione Nuevo, escriba un título para el rango, indique las celdas en Se refiere a celdas y escriba una contraseña en Contraseña del rango.
3. Después, proteja la hoja. Los rangos aparecen en la lista Rangos desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está protegida.

Con eso, quien intente escribir en ese rango tendrá que escribir la contraseña del rango, y el resto de la hoja sigue protegido con la contraseña de la hoja. Lo que conviene saber, también según la ayuda:

• En lugar de contraseña se pueden dar permisos a personas concretas con el botón Permisos, pero solo si el equipo pertenece a un dominio de Windows.
• Si una celda pertenece a dos rangos, puede modificarla quien tenga permiso sobre cualquiera de ellos.
• Si alguien edita varias celdas a la vez y solo tiene permiso sobre algunas, Excel le pide que las edite una por una.

En nuestra prueba, el rango quedó guardado en el archivo con su propia contraseña, convertida en una huella con el mismo método que la de la hoja (SHA-512), y siguió bloqueado para un programa externo que intentó escribir sin ella.

Desproteger una hoja de Excel

Para desproteger una hoja de Excel:

1. Vaya a la hoja protegida.
2. En Revisar, grupo Proteger, seleccione Desproteger hoja. Según la ayuda, también está en Archivo, Información, Proteger libro.
3. Si la hoja tiene contraseña, escríbala tal como se creó, con las mismas mayúsculas y minúsculas, y seleccione Aceptar.

Si la contraseña no coincide, Excel muestra este mensaje, que es el mismo que vimos al probar con la contraseña escrita en minúsculas:

«La contraseña es incorrecta. Compruebe que la tecla BLOQ MAYÚS está desactivada y que escribió correctamente las mayúsculas y minúsculas del texto.»

Si nadie recuerda la contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Antes de buscar soluciones por internet, vale la pena revisar dos caminos legítimos: si el archivo está en OneDrive o SharePoint, el historial de versiones puede tener una copia anterior a la protección; y si la hoja es una plantilla de la empresa, lo normal es que su autor o el área que la mantiene tenga el original. Por eso conviene guardar las contraseñas de las plantillas en el gestor de contraseñas de la empresa y no en la memoria de una sola persona.

Proteger un libro de Excel: la estructura

Proteger un libro de Excel no protege las celdas: protege las hojas como piezas del libro, y se combina con la protección de cada hoja. Con la estructura protegida, según la ayuda, nadie puede agregar, mover, eliminar, ocultar, mostrar las hojas ocultas ni cambiarles el nombre. Para activarlo:

1. En Revisar, grupo Proteger, seleccione Proteger libro.
2. Deje marcada la casilla Estructura y, si quiere, escriba una contraseña.
3. Seleccione Aceptar y confirme la contraseña.

Para quitarla, se vuelve a seleccionar Proteger libro y se escribe la contraseña. Si va a proteger un libro de Excel que usan varias áreas, proteja primero cada hoja y después la estructura: así nadie borra una hoja entera para saltarse su protección. En la plantilla de viáticos guardamos la tarifa en una hoja aparte, la ocultamos y protegimos la estructura. Comprobamos que nadie podía agregar una hoja, mostrar la hoja oculta, eliminar otra ni cambiarle el nombre.

Pero en una de las celdas libres escribimos una fórmula que apuntaba a la hoja oculta, y nos devolvió la tarifa: 180.000. Ocultar una hoja y proteger la estructura impide que alguien la vea con un clic, no que alguien lea lo que contiene. Si un dato no debe verlo quien usa la plantilla, no debe estar en el libro que esa persona recibe.

Proteger el archivo con contraseña: lo único que cifra

Proteger una hoja de Excel y proteger el archivo no son lo mismo. La contraseña de apertura está en Archivo, Información, Proteger libro, opción que la ayuda en español llama «Cifrar con contraseña». Esa sí impide abrir el archivo sin la contraseña, porque Excel lo cifra.

Lo comprobamos mirando los primeros bytes de los dos archivos. El libro guardado con la hoja protegida empieza como un archivo comprimido normal, con las letras PK. El mismo libro con contraseña de apertura pasa a ser otro tipo de contenedor, que ya no se puede abrir como archivo comprimido, y al abrirlo sin contraseña Excel responde con el mismo mensaje de contraseña incorrecta.

Lo que la ayuda de Microsoft advierte sobre esta contraseña: no tiene restricciones de longitud ni de caracteres, distingue mayúsculas de minúsculas y, si se pierde, Microsoft no puede recuperarla. En Excel para Mac, las contraseñas de un libro pueden tener como máximo 15 caracteres, y un libro protegido en Windows con una más larga no se abre en Mac. Y aun cifrado, Microsoft recuerda que distribuir archivos con información confidencial, como números de tarjetas, no siempre es seguro.

En una empresa que trabaja en Microsoft 365, la forma más práctica de decidir quién ve un archivo no suele ser una contraseña, que se comparte por chat y se olvida, sino los permisos de la carpeta. La guía para compartir archivos en OneDrive explica cómo dar acceso de solo lectura o de edición a cada persona, y la de qué es SharePoint, cómo funcionan los permisos de un sitio del equipo.

Lo que no impide proteger una hoja de Excel

Abrimos por dentro el archivo de la plantilla de viáticos, con la hoja protegida con contraseña, la fórmula del total oculta, la hoja de tarifas oculta y la estructura del libro protegida. Un archivo .xlsx es un paquete comprimido de ficheros de texto.

Lo que hay dentro del archivo

Esto es lo que encontramos en él:

• Los datos y las fórmulas están escritos tal cual. En el fichero de la hoja aparecen la tarifa, 180000, el total, 900000, y la fórmula oculta, B5*B6. Los textos, como el nombre de la persona y la sede, están en otro fichero del paquete, también legibles.
• La contraseña no está, pero tampoco cifra nada. Excel guarda una huella de la contraseña, calculada con SHA-512 y repetida 100.000 veces, que solo sirve para comprobar si quien desprotege la escribe bien. El contenido de la hoja no depende de ella.
• La hoja oculta figura como oculta, no como borrada. El libro la marca con un atributo de estado, y sus datos están en el paquete como los de cualquier otra hoja.

Lo que pasa con el archivo cerrado o copiado

Hicimos dos pruebas más, con el archivo cerrado:

• Otro libro lee la hoja protegida. En un libro nuevo escribimos dos fórmulas que apuntaban al archivo cerrado: la primera devolvió el total, 900.000, aunque la celda estuviera bloqueada y con la fórmula oculta; la segunda devolvió la tarifa de la hoja oculta, 180.000.
• Copiar la hoja conserva la protección. Copiamos la hoja protegida a un libro nuevo, a otro libro que ya existía y dentro del mismo libro, y en los tres casos la copia seguía protegida con contraseña; en la del libro nuevo comprobamos que era la misma.

La conclusión es la que adelanta Microsoft: la protección de una hoja evita cambios, no lecturas. Quien tiene el archivo tiene todo lo que hay dentro. Para controlar quién ve la información hay que controlar quién recibe el archivo: con la contraseña de apertura, que sí cifra, o con los permisos de la carpeta compartida.

Proteger una hoja de Excel en la web, en Mac y en el celular

La protección viaja con el archivo, así que una hoja protegida en Windows sigue protegida cuando se abre en otra versión de Excel. Lo que cambia es cómo se configura.

Excel para la web

Según la ayuda de Microsoft, se hace desde Revisar, Administrar protección (en inglés, Manage Protection), un panel donde se activa la protección de la hoja, se agregan rangos desbloqueados, se pone una contraseña a cada rango y otra a la hoja, y se eligen las mismas opciones que en Windows. La ayuda de la web describe además cómo pausar la protección, que la desactiva solo en la sesión de quien la pausa y la mantiene para los demás; si la hoja tiene contraseña, hay que escribirla para pausar. Mientras está en pausa, la pestaña de la hoja muestra un candado abierto.

Dos cosas que la ayuda no deja claras: una página de Microsoft, «Bloquear celdas para protegerlas», dice que para bloquear celdas en Excel para la web hay que abrir el libro en la aplicación de escritorio, mientras que «Proteger una hoja de cálculo» describe los rangos desbloqueados dentro del propio panel de la web. Y en la web no se pueden agregar, cambiar ni quitar las contraseñas de apertura de un libro: según la ayuda, hay que abrir el libro en Excel de escritorio («Abrir en Excel») y ponerlas allí.

Excel para Mac y el celular

En Excel para Mac, según la ayuda, la protección del libro también se activa desde la pestaña Revisar, y sus contraseñas tienen el límite de 15 caracteres que comentamos antes.

En el celular, la ayuda de Microsoft no describe cómo configurar la protección desde la aplicación móvil. Configúrela en el escritorio o en la web y compruebe en el celular que la hoja se comporta como espera antes de repartirla.

Para quien automatiza: proteger con macros

Si una plantilla tiene macros, la protección también las detiene: el método Protect de VBA protege, de fábrica, la interfaz y las macros. Su argumento UserInterfaceOnly sirve para proteger solo la interfaz y dejar que las macros escriban en las celdas bloqueadas. La referencia de Microsoft advierte que «en versiones anteriores», si se protege con UserInterfaceOnly y se guarda el libro, al abrirlo de nuevo la hoja queda protegida por completo, y hay que volver a aplicar el método.

Lo probamos en el Excel actual y sigue pasando: con UserInterfaceOnly, un programa externo escribió en la celda bloqueada de la tarifa; guardamos, cerramos y volvimos a abrir el libro, y el mismo programa recibió el mensaje de hoja protegida. Por eso, la protección con UserInterfaceOnly se vuelve a aplicar cada vez que se abre el libro, por ejemplo así:

Private Sub Workbook_Open()
    ' Protege la interfaz y deja que las macros escriban en las celdas bloqueadas.
    Me.Worksheets("Solicitud").Protect Password:="Viaticos2026", UserInterfaceOnly:=True
End Sub

Este código va en el módulo ThisWorkbook y el libro se guarda como .xlsm. Dos advertencias: la contraseña queda escrita en el código, a la vista de quien abra el editor de VBA si el proyecto no está protegido; y los demás valores del método, como AllowFormattingCells, AllowInsertingRows o AllowSorting, valen False si no se escriben, que es lo mismo que dejar desmarcadas esas casillas. Si es la primera vez que trabaja con macros, la guía de macros en Excel explica cómo crearlas y guardarlas.

Mensajes y problemas frecuentes

Lo que ve	Qué significa	Qué hacer
«La celda o el gráfico que intenta cambiar están en una hoja protegida…»	La celda está bloqueada y la hoja, protegida	Escriba en una celda libre o pida a quien administra la plantilla que la desbloquee
«La contraseña es incorrecta. Compruebe que la tecla BLOQ MAYÚS está desactivada…»	La contraseña no coincide, letra por letra	Revise las mayúsculas y la distribución del teclado
«No puede usar este comando en una hoja protegida…»	El comando no está permitido con la hoja protegida, como aplicar un filtro	Desproteja la hoja, use el comando y vuelva a protegerla
Puede escribir en una celda que dice Bloqueada	La hoja no está protegida	Proteja la hoja: el bloqueo solo funciona con la protección activa
No puede insertar, eliminar ni cambiar el nombre de una hoja	La estructura del libro está protegida	Revisar, Proteger libro, con la contraseña
Permitir editar rangos aparece desactivado	La hoja ya está protegida	Desprotéjala, configure los rangos y vuelva a protegerla
No puede ordenar aunque marcó Ordenar	El rango tiene celdas bloqueadas	Desbloquee las celdas de la lista antes de proteger
Nadie recuerda la contraseña	Microsoft no puede recuperarla	Busque una versión anterior o el original de la plantilla

Preguntas frecuentes

¿Proteger una hoja de Excel impide que copien los datos?

No. Con Seleccionar celdas bloqueadas desmarcada, nadie puede poner el cursor en las celdas bloqueadas para copiarlas desde Excel, pero los datos siguen en el archivo y otro libro puede leerlos con una fórmula, como comprobamos. Si los datos no se deben copiar, el archivo no se debe compartir con esa persona.

¿Puedo proteger una hoja y dejar que cada persona llene solo su parte?

Sí, con Permitir editar rangos: un rango con contraseña para cada área o, si los equipos están en un dominio de Windows, con permisos por persona. Si cada persona tiene su propia hoja, proteja además la estructura del libro para que nadie las elimine o las reordene.

¿Qué diferencia hay entre proteger una hoja y proteger un libro de Excel?

La hoja protege las celdas; el libro protege la lista de hojas. Para proteger un libro de Excel por completo se usan las dos, y si además nadie debe abrirlo sin permiso, se añade la contraseña de apertura. Ninguna de las tres sustituye a los permisos de la carpeta donde se guarda.

¿La protección se mantiene si el archivo está en OneDrive o SharePoint?

La protección se guarda dentro del archivo, así que la tiene cualquiera que lo abra, también desde OneDrive o SharePoint. Según la ayuda de Excel para la web, quien conoce la contraseña puede pausarla solo para su sesión, sin quitársela a los demás.

¿Qué pasa si protejo la hoja y después olvido desbloquear una celda?

Desproteja la hoja, desbloquee la celda en Formato de celdas, Protección, y vuelva a protegerla. La ayuda de Microsoft recomienda desbloquear antes de proteger, pero se puede hacer en cualquier orden.

¿Puedo saber quién cambió una celda de una hoja protegida?

La protección no guarda ese historial. Si el archivo está en OneDrive o SharePoint, el historial de versiones permite ver versiones anteriores, y en Word el equivalente para revisar cambios es el control de cambios.

Cómo lo aborda KHARONTE

Proteger una hoja de Excel es una decisión de quien diseña la plantilla, pero decidir dónde viven los archivos, quién puede abrirlos y cómo se recuperan cuando algo se borra es administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas, con sus usuarios, licencias, OneDrive y SharePoint, y sus permisos de uso compartido. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando una plantilla no deja escribir o un archivo protegido no abre, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, como parte del soporte técnico para empresas que prestamos con cada caso registrado. Puede ver todo lo que hacemos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft: proteger una hoja de cálculo, bloquear o desbloquear áreas específicas de una hoja protegida, bloquear celdas para protegerlas, protección y seguridad en Excel, proteger un libro, proteger un archivo de Excel y la referencia del método Worksheet.Protect.