Categorías en Outlook: cómo crearlas, asignarlas y ordenar el correo por colores

Las categorías en Outlook son etiquetas de color que se ponen a un correo, una reunión, un contacto o una tarea para reconocerlo de un vistazo y encontrarlo después. Un mismo mensaje puede llevar a la vez «Cliente» y «Factura», algo que una carpeta no permite, porque un correo solo puede estar en una carpeta. Por eso son la herramienta más práctica para ordenar el trabajo de oficina sin mover nada de sitio: lo pendiente de un proyecto, lo que espera respuesta o lo que hay que pasar a contabilidad.

Esta guía explica cómo crear categorías en Outlook paso a paso, cómo asignar categorías en Outlook a correos y eventos, cómo usar el clic rápido y las teclas de método abreviado, cómo cambiar el nombre a las categorías de color en Outlook y qué hacer cuando las categorías en Outlook no aparecen. Leímos los rótulos del Outlook clásico en español directamente de sus archivos de idioma (Outlook de Microsoft 365, versión 16.0), comparamos la ayuda de Microsoft en español y en inglés, y al final incluimos un bloque para administradores. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática del blog: la guía de carpetas en Outlook explica la otra forma de ordenar el correo, y la de etiquetas en Gmail, el equivalente en Google Workspace.

Qué son las categorías en Outlook y para qué sirven

Una categoría tiene solo dos datos: un nombre y un color. Microsoft lo resume así: las categorías de color «le permiten identificar y agrupar fácilmente los elementos asociados». Se pueden asignar a mensajes, citas, reuniones, contactos, tareas y notas, y un elemento puede tener varias.

La diferencia con una carpeta es la que más conviene entender antes de empezar:

Una buena regla práctica: las carpetas sirven para archivar lo terminado y las categorías para clasificar lo que está en curso. Un correo de un cliente puede quedarse en la Bandeja de entrada con la categoría «Esperando respuesta» y, cuando se cierra el tema, pasar a la carpeta del cliente.

Cómo crear categorías en Outlook

Outlook trae unas categorías de fábrica con nombres genéricos, como «Categoría roja» y «Categoría azul». Lo primero es crear las propias o cambiar el nombre de esas para que digan algo útil.

En el nuevo Outlook y en Outlook en la web

Según la ayuda de Microsoft, se seleccionan uno o varios mensajes y, en la cinta, se elige «Categorizar» y después «Nueva categoría». Se escribe el nombre, se elige un color y se guarda. La categoría nueva queda en la lista y se puede asignar desde ese momento.

En el Outlook clásico

En el clásico todo se hace desde el cuadro Categorías de color, que leímos en los archivos de idioma de Outlook:

1. En la pestaña Inicio, grupo «Etiquetas», seleccione «Categorizar» y después «Todas las categorías».
2. En el cuadro Categorías de color, seleccione Nuevo.
3. Escriba el nombre, elija el color y, si quiere, una Tecla de método abreviado.
4. Pulse Aceptar.

El propio cuadro lo explica con este texto: «Para asignar Categorías de color a los elementos seleccionados, use las casillas situadas junto a cada categoría. Para modificar una categoría, seleccione su nombre y use los comandos de la derecha».

Cómo asignar categorías en Outlook a un correo

Para asignar categorías en Outlook, la forma más rápida es la misma en todas las versiones: clic derecho sobre el mensaje, «Categorizar» y elegir la categoría. Si hace falta una segunda o una tercera, se repite el paso, y basta con desmarcarla para quitarla.

Dos detalles prácticos:

• Varios correos a la vez. Seleccione varios mensajes con Ctrl o Mayús y asigne la categoría a todos de una vez.
• En el clásico, si el clic derecho solo ofrece marcas de seguimiento, la ayuda recomienda hacer clic derecho en el espacio en blanco a la derecha del nombre del remitente.

Clic rápido: una categoría con un solo clic

El Outlook clásico permite fijar una categoría de «Clic rápido»: la que se asigna al pulsar una vez en la columna de categorías de la lista de mensajes. El rótulo exacto del programa es Establecer clic rápido, y su cuadro dice: «Al hacer clic una vez en la columna Categorías, agregar la categoría siguiente». Para ver esa columna hay que desactivar el panel de lectura o moverlo debajo de la lista.

Es muy útil para quien procesa muchos correos de un mismo tipo: con «Factura» como clic rápido, clasificar treinta facturas son treinta clics.

Teclas de método abreviado

En el mismo cuadro Categorías de color, cada categoría puede tener una Tecla de método abreviado. Después basta con seleccionar los correos y pulsar esa tecla. Es la forma más rápida de clasificar desde el teclado, y también funciona con varios mensajes seleccionados.

Categorías en el calendario de Outlook

Las categorías son igual de útiles en el calendario: con colores distintos para reuniones de clientes, internas y personales, la semana se lee de un vistazo. Se asignan con clic derecho sobre el evento y «Categorizar», o desde la cinta del evento abierto.

La ayuda de Microsoft deja dos reglas que conviene conocer:

Si organiza muchas reuniones, la guía de reunión en Outlook explica cómo crearlas y cómo funcionan las series.

Cambiar el nombre a las categorías de color en Outlook

En el Outlook clásico se cambia desde el cuadro Categorías de color, con el botón Cambiar nombre. Si la categoría ya está asignada, todos los elementos que la llevan pasan a mostrar el nombre nuevo. Además, la primera vez que se asigna una categoría de fábrica, Outlook pide cambiarle el nombre.

En el nuevo Outlook y en la web la ayuda de Microsoft se contradice, como contamos más abajo: una página dice que no se puede cambiar el nombre y otra explica cómo hacerlo desde la configuración. La documentación de Microsoft Graph, la interfaz que usan los programas para leer el buzón, da la clave: allí el nombre de una categoría es único y, una vez creada, ya no se puede cambiar. Si en su versión no aparece la opción, haga lo que recomienda Microsoft: cree una categoría nueva con el nombre correcto, asígnela y quite la anterior después.

Ver todos los correos de una categoría

Clasificar solo sirve si luego se encuentra lo clasificado. Hay tres formas:

• Favoritos (nuevo Outlook y web). En la lista de categorías, «Agregar a favoritos» deja la categoría en el panel de carpetas, como si fuera una carpeta más, con todos sus correos y eventos.
• Ordenar por categoría (clásico). En una vista de lista, un clic en el encabezado de la columna de categorías agrupa los mensajes por color.
• Buscar. Si lo que necesita es un correo concreto, la guía para buscar en Outlook explica cómo afinar la búsqueda.

Asignar categorías de forma automática con reglas

Un buen sistema para asignar categorías en Outlook trabaja solo. Las reglas del Outlook clásico tienen acciones para eso; en los archivos de idioma de Outlook aparecen como «asignarlo a la categoría», «borrar categorías del mensaje», «Asignar categorías a los mensajes enviados» y «Asignar categorías según contenido». Por ejemplo, todo lo que llega de la dirección de facturación de un proveedor puede entrar ya con «Factura». La guía de reglas en Outlook explica cómo crear la regla paso a paso.

Lo que dice la ayuda de Microsoft y lo que no coincide

Al comparar las páginas de ayuda en español y en inglés, en especial la de crear y asignar categorías de color y la de usar categorías en el nuevo Outlook, encontramos varias contradicciones. Las anotamos porque explican buena parte de las dudas de los usuarios:

Una más, que no es contradicción pero sorprende: la ayuda del nuevo Outlook aclara que el color que se ve al elegir una categoría es el del texto, «no el color de fondo de la etiqueta cuando se aplica a un elemento». Si el color en la lista no se parece al del selector, es normal.

Por qué las categorías en Outlook no aparecen

Estas son las causas más comunes cuando alguien dice que no ve las categorías o que no puede asignarlas:

Si después de revisar esto las categorías siguen sin funcionar, es un caso típico para la mesa de ayuda TI: suele estar en cómo está configurada la cuenta en el equipo.

Buenas prácticas para usar las categorías en Outlook

• Pocas y con nombre claro. Entre cinco y ocho categorías se recuerdan sin pensar; treinta no las usa nadie.
• Nombre por acción o por tipo, no por color: «Esperando respuesta» dice qué hacer; «Rojo» no.
• Un color por significado en todo el equipo. Si rojo es urgente para una persona y personal para otra, el color no comunica nada.
• Combine categorías y carpetas. Clasifique lo que está en curso y archive lo terminado.
• Automatice lo repetitivo con reglas, clic rápido o teclas de método abreviado.
• Revise la lista cada trimestre y borre las categorías que nadie usa.

Para administradores: una misma lista de categorías para todo el equipo

Como cada persona tiene su propia lista, un equipo que quiere usar las mismas categorías tiene que crearlas en cada buzón. Microsoft Graph permite hacerlo por PowerShell: cada categoría tiene un nombre único y un color de una lista fija de 25 colores, de preset0 a preset24. Los primeros, según la tabla de Microsoft para Outlook de escritorio:

Microsoft advierte que el color real depende del programa de Outlook en el que se muestre la categoría.

Este bloque crea una lista estándar de categorías en varios buzones y no toca las que ya existen con el mismo nombre:

# Lista estandar de categorias: nombre y color (preset0 rojo, preset3 amarillo, preset4 verde, preset7 azul)
$categorias = @(
    @{ Nombre = 'Cliente';             Color = 'preset7' }
    @{ Nombre = 'Factura';             Color = 'preset4' }
    @{ Nombre = 'Urgente';             Color = 'preset0' }
    @{ Nombre = 'Esperando respuesta'; Color = 'preset3' }
)
$buzones = 'ana@empresa.com', 'luis@empresa.com'

Connect-MgGraph -Scopes 'MailboxSettings.ReadWrite' -NoWelcome
foreach ($b in $buzones) {
    $existentes = @(Get-MgUserOutlookMasterCategory -UserId $b -All | ForEach-Object { $_.DisplayName })
    foreach ($c in $categorias) {
        if ($existentes -contains $c.Nombre) {
            Write-Output "$b - ya tiene '$($c.Nombre)', no se toca"
        } else {
            New-MgUserOutlookMasterCategory -UserId $b -DisplayName $c.Nombre -Color $c.Color | Out-Null
            Write-Output "$b - creada '$($c.Nombre)' ($($c.Color))"
        }
    }
}

Cambie las categorías y las direcciones de las primeras líneas. El permiso que pide Graph para crear categorías es MailboxSettings.ReadWrite, y para solo leerlas, MailboxSettings.Read; para escribir en buzones de otras personas, el administrador lo concede a una aplicación registrada en la organización.

Comprobamos los nombres de los comandos y sus parámetros en el módulo Microsoft.Graph.Users instalado en nuestro equipo (versión 2.35.1), sin conectarnos a ninguna organización. Después ejecutamos el bloque tal cual con Graph simulado, en Windows PowerShell 5.1 y en PowerShell 7.7: con un buzón que ya tenía «Factura» creó las otras tres categorías y la dejó como estaba, y en el buzón vacío creó las cuatro. La salida fue igual en las dos versiones.

La administración de Microsoft 365 para empresas incluye este tipo de tareas: preparar buzones nuevos con la configuración del equipo y mantenerla igual para todos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas categorías se pueden asignar a un correo?

Varias. La ayuda de Microsoft dice que se puede asignar más de una categoría de color a un elemento, repitiendo el paso para la segunda o la tercera.

¿Las categorías ocupan espacio en el buzón?

No mueven ni duplican nada: el correo sigue en su carpeta y la categoría es solo un dato del mensaje.

¿Las categorías funcionan en un buzón compartido?

Estas páginas de Microsoft no lo detallan; lo que sí dice su ayuda es que los demás usuarios no ven las categorías que usted asigna. Si el equipo trabaja un buzón compartido en Outlook, conviene acordar los mismos nombres y colores para todos.

¿Puedo usar categorías en las tareas?

Sí. Las categorías se aplican también a las tareas, y Microsoft Graph las admite en las tareas de Microsoft To Do. La guía de tareas en Outlook explica cómo trabajar con ellas.

Conclusión

Las categorías de color en Outlook son la forma más rápida de saber qué tiene pendiente sin abrir cada correo: un color dice si es de un cliente, si espera respuesta o si va a contabilidad, y el mismo sistema sirve en el calendario y en los contactos. Con pocas categorías bien nombradas, un clic rápido y un par de reglas, la bandeja de entrada se ordena sola. Y si todo el equipo usa la misma lista, los colores pasan a ser un idioma común.

Si su equipo necesita apoyo con Outlook y el resto de Microsoft 365, nuestra mesa de ayuda TI atiende estas consultas como parte del soporte técnico para empresas. La administración de buzones, licencias y configuración de Outlook forma parte de nuestros servicios administrados de TI, dentro de los servicios de TI para empresas de KHARONTE.