Tareas en Outlook: cómo crearlas, asignarlas y verlas en el calendario

Las tareas en Outlook sirven para que lo pendiente no viva en la memoria ni en notas sueltas: responder a un cliente el jueves, renovar una licencia antes de fin de mes, revisar un contrato que llegó por correo. Outlook las guarda junto al correo y al calendario, con fecha, aviso y estado, y las muestra donde usted ya trabaja. Esta guía explica cómo crear tareas en Outlook, cómo convertir un correo en tarea, cómo asignar tareas en Outlook a otra persona, cómo ver las tareas en el calendario de Outlook y qué papel juega Microsoft To Do, que hoy es el motor de las tareas en el nuevo Outlook y en la web.

Lo que contamos sale de la ayuda oficial de Microsoft, en español y en inglés, y de los textos que leímos en Outlook de Microsoft 365 para Windows en español. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática del blog: la guía de reunión en Outlook explica las convocatorias, y la de reglas en Outlook, cómo marcar mensajes de forma automática.

Qué son las tareas en Outlook y dónde viven hoy

Una tarea es un pendiente con nombre y, si hace falta, fecha de vencimiento, aviso, notas, pasos y archivos. A diferencia de una cita, no ocupa una hora en el calendario. Por ejemplo, «Enviar la propuesta a Proveedor S.A.» es una tarea; «Reunión con Proveedor S.A. a las 10:00» es una cita.

Sin embargo, hoy conviven dos formas de trabajar con tareas, según la versión de Outlook:

Versión de Outlook	Dónde están las tareas	Qué usa por dentro
Nuevo Outlook para Windows	Botón «To Do» del margen izquierdo y panel «Mi día»	Microsoft To Do
Outlook en la web y Outlook.com	Botón «To Do» del margen y panel «Mi día»	Microsoft To Do
Outlook clásico para Windows	Módulo Tareas, la barra Tareas pendientes y la lista de tareas diarias del calendario; o To Do, si se elige	Tareas clásicas o Microsoft To Do
To Do en el móvil y en Windows	La aplicación Microsoft To Do	Microsoft To Do

Para saber qué Outlook tiene, Microsoft da una pista sencilla: si la cinta tiene una pestaña Archivo, es el Outlook clásico; si no la tiene, es el nuevo Outlook.

Lo importante, en cualquier caso, es que no son dos almacenes distintos. Según Microsoft, las tareas de To Do se guardan en Exchange Online y por eso también aparecen en las Tareas del Outlook clásico. Una tarea creada en el móvil aparece en el portátil, y al revés, siempre que sea la misma cuenta.

Cómo crear tareas en Outlook

En el nuevo Outlook y en la web

1. En el margen izquierdo, seleccione «To Do». Se abre la página de tareas con sus listas.
2. Elija una lista, por ejemplo «Tasks», la lista predeterminada.
3. En el campo «Agregar una tarea», escriba el nombre y pulse Entrar.
4. Seleccione la tarea para abrir sus detalles y añadir fecha de vencimiento, aviso, repetición, pasos, notas o un archivo.

Si crea la tarea dentro de una lista inteligente, como «Mi día» o «Importante», Microsoft aclara que se guarda en «Tasks» y queda vinculada a la lista en la que estaba.

En el Outlook clásico

El atajo más rápido es Ctrl+Mayús+K, que crea una tarea desde cualquier vista de Outlook. También sirve Inicio > «Nuevos elementos» > «Tarea». En el formulario:

1. Escriba un asunto corto; los detalles van en el cuerpo de la tarea.
2. Si tiene plazo, rellene Fecha de inicio y Fecha de vencimiento.
3. Elija la Prioridad.
4. Si quiere una alerta, active el aviso y elija fecha y hora.
5. Pulse «Guardar y cerrar».

Con la barra Tareas pendientes visible, basta con escribir en el cuadro «Escriba una nueva tarea» y pulsar Entrar: la tarea queda con la fecha de hoy.

Crear tareas en Outlook desde el teclado

Estos son los atajos que Microsoft documenta para tareas:

Para	Outlook	Teclas
Crear una tarea desde cualquier vista	Clásico	Ctrl+Mayús+K
Crear una tarea en la vista Tareas	Clásico	Ctrl+N
Ir a To Do	Clásico	Ctrl+5
Abrir Tareas	Clásico	Ctrl+8
Marcar un mensaje rápido, sin abrirlo	Clásico	Insertar
Abrir el cuadro para marcar con fecha propia	Clásico	Ctrl+Mayús+G
Marcar un mensaje o pasar la marca a completada	Nuevo Outlook	Insertar
Agregar una tarea	To Do para Windows	Ctrl+N
Agregar la tarea a «Mi día»	To Do para Windows	Ctrl+T
Completar la tarea	To Do para Windows	Ctrl+D

Microsoft advierte que los números de Ctrl+5 y Ctrl+8 pueden cambiar según la configuración de Outlook, porque dependen del orden de los botones del margen.

Convertir un correo en tarea: marcarlo o arrastrarlo

Buena parte del trabajo pendiente llega por correo. Para eso, Outlook ofrece dos caminos que parecen iguales y no lo son.

Marcar el mensaje (la bandera, o Seguimiento en el clásico) lo convierte en un pendiente que aparece en la lista de tareas. Pero, en realidad, el pendiente sigue siendo el correo: si alguien borra el mensaje, desaparece también de la lista. Microsoft lo explica así para el clásico: marcar un mensaje no crea una tarea independiente.

Arrastrar el mensaje crea una tarea nueva con una copia del texto. Por eso, si después se borra el correo original, la tarea sigue ahí. En el nuevo Outlook y en la web se arrastra el mensaje a la pestaña de tareas del panel «Mi día»; en el clásico, a la barra Tareas pendientes o al botón de Tareas del margen. En el clásico existe además una variante útil: arrastrar con el botón derecho y elegir «Copiar aquí como tarea con datos adjuntos», que adjunta el correo completo en lugar de pegar su texto.

	Marcar el correo	Arrastrarlo para crear una tarea
Qué se crea	Un correo con marca	Una tarea independiente
Si se borra el correo	El pendiente desaparece	La tarea sigue
Dónde aparece	Lista «Correo marcado» de To Do, Tareas del clásico	La lista donde la deje
Cuándo conviene	Responder pronto a ese mismo correo	Un trabajo que durará más que el correo

La lista «Correo marcado» de To Do

En To Do, los correos marcados aparecen en una lista propia, con el asunto como nombre de la tarea y un vínculo para abrir el mensaje en Outlook. Desde ahí se les puede cambiar el nombre, poner fecha y aviso, llevarlos a «Mi día» o marcarlos como importantes. Tres detalles de la página de Microsoft sobre el correo marcado que conviene saber:

• Al activarla, la lista se llena con los 100 correos marcados más recientes de los últimos 30 días; después, con cada correo nuevo que se marque.
• Solo se sincronizan los correos marcados del buzón principal. Los de carpetas compartidas y de un buzón compartido en Outlook no aparecen, algo que sorprende en los equipos que atienden un correo común.
• Solo funciona con cuentas alojadas por Microsoft: las de trabajo de Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail o Live, o un dominio propio alojado en Microsoft.

La lista se activa o desactiva en la configuración de To Do, en «Aplicaciones conectadas».

Fechas, avisos y tareas que se repiten

Una tarea sin fecha se olvida. Por eso, en To Do, dentro de los detalles de la tarea:

• «Agregar fecha de vencimiento»: hoy, mañana, la próxima semana o una fecha que elija.
• «Recordarme»: más tarde, mañana, la próxima semana o una fecha y hora concretas. El aviso salta aunque la tarea no venza ese día.
• «Repetir»: diariamente, días laborables, semanalmente, mensualmente, anualmente o una repetición personalizada.

Microsoft da un consejo práctico: si una tarea vence dentro de un mes pero no la va a empezar hasta la semana anterior, ponga el aviso para el día en que quiere empezar, no para el día en que vence.

En el Outlook clásico, la repetición se configura con Periodicidad, que abre el cuadro Repetir tarea. Allí hay una opción que To Do no tiene: «Volver a crear una nueva tarea… después de completar cada tarea», con días, semanas, meses o años. De este modo, la siguiente repetición no cae en una fecha fija sino cuando se termina la anterior. Por ejemplo, «revisar el extintor» tres meses después de la última revisión, y no cada día 1.

Las listas inteligentes de To Do

To Do ordena las tareas en listas que usted crea y en listas inteligentes que se llenan solas. Estas son las que describe Microsoft:

Lista	Qué muestra
Mi día	Las tareas que quiere hacer hoy. Se llena cada día con las que vencen ese día y se vacía a medianoche
Importante	Las tareas marcadas con la estrella
Planificado	Las tareas con fecha de vencimiento o aviso que no están completadas
Todo	Todas las tareas sin completar
Completado	Las tareas terminadas
Asignado a mí	Las tareas que le asignaron en Planner o en listas compartidas
Tasks	La lista predeterminada, donde se guardan las tareas nuevas
Correo marcado	Los correos que marcó en Outlook, si la lista está activada

Dos aclaraciones evitan sustos. Primero, que «Mi día» se vacíe a medianoche no borra nada: las tareas viven en sus listas y solo dejan de mostrarse ahí. Segundo, a «Planificado» no se puede arrastrar una tarea; entra sola cuando tiene fecha o aviso.

Las listas inteligentes se muestran u ocultan en la configuración de To Do. Para crear una lista propia, por ejemplo «Contabilidad» o «Cierre de mes», se usa «Nueva lista» al final de la columna de listas.

Pasos, notas, archivos y etiquetas

Una tarea grande se maneja mejor por partes. Para ello, en los detalles de cada tarea, To Do permite:

• Pasos: subtareas con su propia casilla. Debajo del nombre aparece un contador con los pasos completados, por ejemplo 2 de 5.
• Notas: el contexto que hará falta al retomarla, como el número de factura, el contacto o el enlace al documento.
• Archivos: Microsoft admite cualquier tipo de archivo, con un límite de 25 MB por tarea, y se agregan de uno en uno.
• Etiquetas: si escribe una palabra con almohadilla en el nombre, como #cierre o #proveedores, puede buscar luego todas las tareas que la comparten.
• Categorías: las mismas categorías de color de Outlook. Solo se sincronizan entre el correo y la tarea cuando el correo está marcado.

Ver las tareas en el calendario de Outlook

Tener una tarea no es lo mismo que tener tiempo para hacerla. Por esa razón, Outlook permite llevar una tarea al calendario y reservar el bloque de trabajo.

En el nuevo Outlook y en la web:

1. Vaya al calendario.
2. Abra el panel «Mi día» con su botón de la barra superior.
3. Elija la pestaña de tareas.
4. Arrastre la tarea a la hora del calendario en la que la va a hacer. Se crea un evento con su nombre.

En el Outlook clásico, las tareas aparecen en tres sitios: en el módulo Tareas, en la barra Tareas pendientes y en la lista de tareas diarias de la vista del calendario. La barra se activa desde Vista > «Barra Tareas pendientes» > «Tareas», o con las teclas Alt+V, B, T. Desde la misma opción se puede mostrar también el calendario y los contactos favoritos. En el módulo Tareas, Inicio > «Cambiar vista» ofrece vistas como «Activa», «Próximos 7 días», «Vencida» y «Completado».

El bloque creado es un evento como cualquier otro: si comparte el calendario con su equipo, como explica la guía para compartir el calendario en Outlook, sus compañeros lo verán según los permisos que les dio.

Cómo asignar tareas en Outlook a otra persona

Aquí, en cambio, todo depende de la versión, y conviene saberlo antes de organizar el trabajo de un equipo.

En el nuevo Outlook y en la web: listas compartidas

En To Do no se comparten tareas sueltas, se comparten listas. Una vez compartida la lista, cualquier tarea de ella se puede asignar a uno de sus miembros:

1. En To Do, haga clic derecho en la lista que creó y elija la opción de compartir.
2. Seleccione «Crear vínculo de invitación» y envíelo por correo o cópielo.
3. Cuando la otra persona se una, abra una tarea y use «Asignar a» para elegirla.

La tarea le aparece a esa persona en su lista «Asignado a mí». Microsoft fija tres límites que conviene tener presentes:

• Solo se unen quienes tienen cuenta de Microsoft, y las listas se comparten entre cuentas personales o entre cuentas de la misma organización. Un cliente o un proveedor con su propia organización no puede entrar.
• Si mueve una tarea asignada a otra lista, pierde la asignación y hay que volver a asignarla.
• Con «Limitar el acceso a esta lista», el vínculo deja de funcionar y nadie más se une. Con «Dejar de compartir», los miembros pierden el acceso y la lista vuelve a ser privada.

En el Outlook clásico: Asignar tarea

El Outlook clásico permite enviar una tarea a otra persona como si fuera un correo:

1. Cree la tarea con Ctrl+Mayús+K o abra una existente.
2. Pulse «Asignar tarea» y escriba en Para el nombre o la dirección de quien la hará.
3. Ponga asunto, Fecha de inicio y Fecha de vencimiento.
4. Decida si deja marcadas las dos casillas que trae: Conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada.
5. Pulse Enviar.

La otra persona la recibe en su bandeja de entrada y elige Aceptar o Rechazar. Mientras trabaja, actualiza el % completado, y usted lo ve en su copia. Para ver todo lo que delegó, en Tareas use Vista > «Cambiar vista» > «Asignada».

Además, la ayuda de Microsoft para asignar tareas aclara tres detalles que explican muchas dudas:

• Outlook sigue el progreso de una tarea asignada a una sola persona. Si tres personas deben escribir un informe, cree tres tareas, una para cada una.
• Si asigna una tarea que se repite, la copia que queda en su lista nunca se actualiza. Con la casilla del informe de estado, recibirá un informe por cada repetición completada.
• Las tareas asignadas desde el clásico se aceptan o rechazan con el Outlook clásico para Windows.

Si no ve las tareas que asignó, puede que la opción esté desactivada. Está en Archivo > Opciones > Tareas, con el texto «Mantener mi lista de tareas actualizada con copias de las tareas que asigno a otras personas», y solo afecta a las tareas que asigne a partir de ese momento.

Cuando el trabajo es de un equipo: Planner

Para un pendiente propio o una lista pequeña compartida, To Do basta. En cambio, para el trabajo de un equipo, con tablero, responsables y fechas de todos, Microsoft recomienda Planner, que vive en Teams y en el navegador. Las dos herramientas se conectan: lo que le asignan en Planner aparece en «Asignado a mí» de To Do, y en Teams se pueden ver juntas. La guía de canales de Teams explica dónde se agrega un plan a un equipo.

Necesidad	Herramienta
Mis pendientes del día y de la semana	To Do, dentro de Outlook
Una lista que comparto con dos o tres compañeros	Lista compartida de To Do
El trabajo de un área, con tablero y responsables	Planner
Seguir la respuesta a un correo concreto	Marcar el correo

Compartir la carpeta de tareas en el Outlook clásico

El clásico, con una cuenta de Microsoft 365 o de Exchange, también permite dar acceso a una carpeta de tareas completa, por ejemplo la de un proyecto. Se hace desde la pestaña Carpeta, con «Compartir tareas» para invitar a alguien o con «Permisos de carpeta» para elegir el nivel: «Revisor» solo lee, «Autor» crea y cambia lo suyo, y «Editor» puede cambiar todo. La carpeta Tareas predeterminada no se puede renombrar ni eliminar, pero sí crear otras al lado.

Eliminar y recuperar tareas

Borrar una tarea es fácil. Por ejemplo: en To Do, con el botón de la papelera en los detalles de la tarea; en el clásico, con Suprimir. Recuperarla depende de qué se borró:

• Una tarea: como las tareas viven en el buzón, Microsoft explica que se recupera desde el Outlook clásico de escritorio. Se busca en Elementos eliminados, se hace clic derecho y se elige Mover > «Otra carpeta» > Tareas. La tarea vuelve a su lista.
• Una lista entera de To Do: Microsoft avisa de que, si elimina una lista, no podrá recuperarla.

Por lo tanto, para evitar sustos, To Do tiene la opción «Confirmar antes de eliminar», que pide confirmación antes de borrar una tarea o una lista. En las aplicaciones móviles viene activada; en la web y en el escritorio se activa desde su perfil. Para lo demás, la guía de backup de Microsoft 365 explica qué conserva Microsoft y qué no.

El mismo botón con nombres distintos

Al seguir la ayuda de Microsoft en español aparece un problema: la misma cosa recibe nombres distintos según la página, y a veces no coincide con lo que dice el programa. Estos son los casos que encontramos:

En la ayuda de Microsoft	En el programa o en otra página
«barra de To-Do»	barra Tareas pendientes, como dice el Outlook clásico en «Opciones de la barra Tareas pendientes»
«To Do»	«Tareas pendientes», en otras páginas para la misma aplicación
«Planificado»	«Planeado», en otra página para la misma lista
«Recordatorios», «Recordarme» y «aviso»	Tres nombres para el mismo aviso de la tarea
«Mantenga una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas»	Conservar una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas
«Enviarme un informe de estado cuando se complete esta tarea»	Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada

Si un paso de la ayuda no coincide con su pantalla, busque el botón por su función, no por el nombre exacto.

Errores frecuentes con las tareas en Outlook

Qué pasa	Por qué	Qué hacer
Borré un correo y desapareció de mis pendientes	Estaba marcado, no era una tarea	Arrastre los correos importantes para crear tareas independientes
Un correo marcado no aparece en To Do	Se marcó en un buzón o una carpeta compartidos, o la lista «Correo marcado» está desactivada	Márquelo en su buzón principal o cree la tarea arrastrándolo; active la lista en «Aplicaciones conectadas»
To Do no abre en el Outlook clásico	To Do necesita conexión; sin ella muestra «Hubo un problema al conectarse a esta aplicación»	Conéctese a internet o use el módulo Tareas mientras tanto
Una tarea asignada se quedó sin responsable	Se movió a otra lista	Vuelva a asignarla en la lista nueva
No veo las tareas que asigné en el clásico	La opción de guardar copias estaba desactivada	Actívela en Archivo > Opciones > Tareas; vale para las tareas nuevas
Un cliente no puede unirse a mi lista	Las listas se comparten solo dentro de la organización o entre cuentas personales	Coordine con personas de fuera por correo o desde una reunión
«Mi día» amaneció vacío	Se vacía a medianoche por diseño	Las tareas siguen en sus listas; use «Sugerencias» para volver a traerlas

Para administradores: exportar las tareas de una persona

Las tareas de To Do y del Outlook clásico viven en el buzón de Exchange Online de cada persona. Antes de eliminar la cuenta de alguien que se va, o para pasar sus pendientes a quien lo reemplaza, conviene exportarlas. Microsoft Graph PowerShell lo hace con el módulo Microsoft.Graph.Users; la guía de Microsoft 365 PowerShell explica cómo instalarlo y conectarse.

Este bloque recorre todas las listas de una persona y guarda sus tareas en un CSV que Excel abre con las tildes bien:

# Exporta a un CSV las tareas de To Do de una persona (todas sus listas).
# Con el permiso Tasks.Read cada persona exporta las suyas. Para las de otra
# persona hace falta una aplicación con el permiso de aplicación Tasks.Read.All.
Connect-MgGraph -Scopes 'Tasks.Read' -NoWelcome
$usuario = 'nombre@empresa.com'
$filas = foreach ($lista in Get-MgUserTodoList -UserId $usuario -All) {
    foreach ($t in Get-MgUserTodoTask -UserId $usuario -TodoTaskListId $lista.Id -All) {
        [pscustomobject]@{
            Lista       = $lista.DisplayName
            Tarea       = $t.Title
            Estado      = $t.Status
            Importancia = $t.Importance
            Vence       = $t.DueDateTime.DateTime
            Completada  = $t.CompletedDateTime.DateTime
            Creada      = $t.CreatedDateTime
        }
    }
}
$codif = if ($PSVersionTable.PSVersion.Major -ge 6) { 'utf8BOM' } else { 'UTF8' }
$archivo = Join-Path ([Environment]::GetFolderPath('MyDocuments')) 'tareas.csv'
$filas | Export-Csv -Path $archivo -NoTypeInformation -Delimiter ';' -Encoding $codif
"$(@($filas).Count) tareas guardadas en $archivo"

Lo comprobamos sin conectarnos a ninguna organización, con la versión 2.41.2 del módulo, en Windows PowerShell 5.1 y en PowerShell 7: los comandos, sus parámetros y las propiedades existen, y con datos simulados el CSV sale igual en las dos consolas. Cuatro avisos que salieron de esa prueba:

• El comando que lee las tareas se llama Get-MgUserTodoTask, sin «List», aunque los que crean, cambian o borran sí lo llevan: New-MgUserTodoListTask, Update-MgUserTodoListTask y Remove-MgUserTodoListTask. Si lo escribe por analogía, Get-MgUserTodoListTask, PowerShell responde que no existe.
• Sin -All, los comandos devuelven solo la primera página de resultados.
• El separador es punto y coma porque así lo espera Excel con la configuración regional de Colombia.
• UTF8 en Windows PowerShell 5.1 y utf8BOM en PowerShell 7 producen lo mismo: un archivo con la marca que Excel necesita para leer bien las tildes.

Por último, según la documentación de Microsoft Graph, para leer las listas y las tareas basta el permiso delegado Tasks.Read, o Tasks.Read.All como permiso de aplicación. La lista «Correo marcado» también sale en la exportación: Graph la identifica como flaggedEmails.

Buenas prácticas con las tareas en Outlook

• Un solo sitio para los pendientes. Si usa To Do, no mantenga a la vez una lista en papel y otra en Excel. Al fin y al cabo, lo que no está en la lista no existe.
• Arrastre en vez de marcar lo que va a durar. Un correo marcado depende del correo; en cambio, una tarea, no.
• Fecha de vencimiento solo cuando la hay. Si todo vence hoy, en consecuencia, nada es urgente. Use el aviso para el día de empezar.
• Revise «Mi día» al llegar. Cinco minutos por la mañana con «Sugerencias» bastan para decidir qué entra hoy.
• Reserve tiempo en el calendario. De lo contrario, una tarea larga sin bloque en el calendario suele quedarse para mañana.
• Pasos para lo grande. Divida las tareas de más de una hora en pasos de media hora o menos.
• Planner para el equipo. Las listas compartidas sirven para dos o tres personas; para un área, use un plan.
• Exporte antes de borrar una cuenta. Al fin y al cabo, las tareas viven en el buzón y se van con él.

Preguntas frecuentes sobre las tareas en Outlook

¿Dónde están las tareas en el nuevo Outlook?

En el botón «To Do» del margen izquierdo, que abre todas sus listas, y en el panel «Mi día», que se abre con su botón de la barra superior desde el correo o el calendario.

¿Las tareas de Outlook y las de Microsoft To Do son las mismas?

Sí, si es la misma cuenta. Las tareas se guardan en el buzón de Exchange Online, así que se ven en To Do, en el nuevo Outlook, en la web, en el móvil y en el módulo Tareas del Outlook clásico.

¿Se puede asignar una tarea a varias personas?

En el Outlook clásico, Outlook solo sigue el progreso de una persona por tarea; lo recomendable es dividirla. En una lista compartida de To Do cada tarea se asigna a un miembro. Para tareas de varios responsables, Planner es la herramienta adecuada.

¿Cómo veo las tareas en el calendario de Outlook?

En el nuevo Outlook, abra el panel «Mi día» desde el calendario y arrastre la tarea a una hora: se crea un evento. En el clásico, active la lista de tareas diarias del calendario y la barra Tareas pendientes.

¿Funcionan las tareas con una cuenta de Gmail en Outlook?

To Do funciona con cuentas de Microsoft 365, de Exchange Online y personales de Microsoft. Con otras cuentas, el Outlook clásico usa sus tareas tradicionales, y la lista «Correo marcado» de To Do solo admite cuentas alojadas por Microsoft.

Conclusión

Las tareas en Outlook funcionan cuando se usan siempre en el mismo sitio y con un poco de método: correos que se convierten en tareas cuando el trabajo va a durar, fechas solo donde las hay, «Mi día» para decidir la jornada y el calendario para reservarle tiempo. Cuando el trabajo deja de ser de una persona y pasa a ser de un equipo, toca dar el salto a Planner. Si su empresa quiere ordenar cómo se usa Microsoft 365 o necesita apoyo con su uso diario, nuestra mesa de ayuda TI atiende estas consultas como parte del soporte técnico para empresas. Además, la administración de cuentas, licencias y buzones forma parte de nuestros servicios administrados de TI y de la gestión de Microsoft 365 para empresas, dentro de los servicios de TI para empresas de KHARONTE.