Índice en Google Docs: cómo insertarlo, actualizarlo y usar el esquema

Un índice en Google Docs es la lista de títulos que aparece al principio de un documento, con un enlace a cada apartado. Sirve para que quien abre un informe, un manual o una propuesta vea de un vistazo qué contiene y salte a la parte que le interesa. Sin embargo, casi todo el mundo tropieza con lo mismo: el índice sale vacío, le faltan apartados o, después de varios cambios, muestra títulos que ya no existen.

Esta guía explica cómo insertar un índice en Google Docs paso a paso, cómo preparar los títulos para que el índice salga completo, cómo actualizarlo y cómo cambiar su formato. Además, repasa el esquema del documento, qué se puede hacer desde el celular y los errores más comunes. Para escribirla seguimos la ayuda oficial de Google en español de Latinoamérica y la comparamos con la de España y la inglesa; no usamos ninguna cuenta de Google. También revisamos la API de Documentos de Google y la de Apps Script, y probamos sin conexión un programa que detecta índices desactualizados. La guía forma parte de la serie de ofimática del blog: la de columnas en Word, que también explica las columnas en Google Docs, y la de compartir archivos en Google Drive son buenas compañeras de esta.

Qué es un índice en Google Docs y para qué sirve

En primer lugar, conviene aclarar el nombre. Lo que en Word se llama tabla de contenido, en Documentos de Google en español se llama índice. En la versión inglesa es *Table of contents*. Por lo tanto, no es un índice alfabético de términos, como el del final de un libro, sino la lista ordenada de los apartados del documento.

Según la ayuda de Documentos de Google, cada elemento del índice se vincula a los títulos o encabezados del documento. Es decir, el índice no se escribe a mano: Google Docs lo arma con los párrafos que tienen un estilo de título o de encabezado. Por eso sirve, sobre todo, para cuatro cosas:

• Informes y propuestas. Quien recibe el documento ve la estructura antes de leerlo.
• Manuales y procedimientos. Cada entrada lleva al apartado con un clic, sin desplazarse por veinte páginas.
• Actas y documentos de equipo. Cuando varias personas escriben en el mismo archivo, el índice muestra qué partes ya existen.
• Documentos que se exportan. Un documento con índice se entrega más ordenado cuando se descarga o se imprime.

Antes del índice: los estilos de título

El índice solo recoge el texto que tiene un estilo de título. En cambio, un renglón en negrita y con letra grande no aparece, aunque parezca un título. Este es el error número uno, así que vale la pena empezar por aquí.

Para dar estilo de título a un párrafo:

1. Seleccione el texto del título.
2. Haga clic en Formato y luego en Estilos de párrafo.
3. Elija el estilo: Texto normal, Título, Subtítulo o Encabezado 1 a Encabezado 6.

Otra forma más rápida es usar el menú de la barra de herramientas que, en un párrafo normal, muestra Texto normal. También hay atajos de teclado, según la lista oficial de Google:

Una buena práctica es usar los niveles en orden. Por ejemplo, Encabezado 1 para los apartados principales, Encabezado 2 para los de dentro y Encabezado 3 solo si hace falta un tercer nivel. Así, el índice queda con sangrías coherentes y se lee como un mapa del documento. Además, conviene reservar Título para el nombre del documento y no usarlo en cada apartado.

Cambiar el aspecto de todos los títulos a la vez

Si no le gusta cómo se ven los títulos, no los cambie uno por uno. En su lugar, dé formato a uno, selecciónelo y use Formato > Estilos de párrafo > el estilo correspondiente > la opción para actualizarlo y que coincida con la selección. Así, todos los títulos del mismo nivel cambian a la vez. La ayuda de Latinoamérica nombra esa opción de dos formas distintas en la misma página: en la lista de estilos habla de «Encabezado 1-6» y, en el paso siguiente, de «Título 1-6».

Si quiere usar esos estilos en todos sus documentos, en Formato > Estilos de párrafo > Opciones encontrará Guardar como mis estilos predeterminados, Usar mis estilos predeterminados y Restablecer estilos, que vuelve a los de Google.

Cómo insertar un índice en Google Docs

Con los títulos ya marcados, insertar un índice en Google Docs desde la computadora toma unos segundos:

1. Haga clic en el lugar donde quiere el índice, normalmente al principio, después del título del documento.
2. Haga clic en Insertar > Elementos de página > Índice.
3. Elija cómo quiere que se vea.

Google Docs arma entonces la lista con los títulos del documento, y cada línea queda enlazada a su apartado. Si el índice sale vacío o incompleto, el problema casi siempre está en los estilos: vuelva al apartado anterior y revise que cada título tenga un estilo de Encabezado.

Para quitar el índice, haga clic con el botón derecho sobre él y elija Borrar índice. Borrar el índice no borra los títulos ni el texto del documento; solo quita la lista.

Cómo actualizar el índice en Google Docs

En la práctica, este es el paso que más se olvida. Cuando agrega, cambia o borra un título, la ayuda de Google indica que hay que pulsar Actualizar para que el cambio llegue al índice. Para actualizar el índice en Google Docs:

1. Haga clic en el índice.
2. Pulse Actualizar.

Un buen hábito es actualizar el índice justo antes de compartir, descargar o imprimir el documento. De lo contrario, puede entregar un índice con un apartado que ya no existe o con un título viejo.

Elegir qué títulos aparecen y cambiar el formato

Para cambiar el aspecto del índice:

1. Haga clic en el índice.
2. A la izquierda, haga clic en Más opciones del índice.
3. En el panel de la derecha, cambie el formato y las sangrías de los encabezados.

En ese mismo panel también se eligen los encabezados que se muestran. Por ejemplo, en un manual largo puede dejar solo los niveles 1 y 2 para que el índice no ocupe dos páginas. Esto explica, además, otro caso frecuente: si un título con estilo de Encabezado 4 no aparece en el índice, revise si ese nivel está activado en el panel.

Índice en documentos con páginas y sin páginas

Google Docs tiene dos formatos de página. Se cambian en Archivo > Configuración de la página, con las opciones Páginas y Sin páginas. Este detalle afecta directamente al índice:

Por eso, si no puede cambiar el formato del índice o no ve números de página, lo primero es revisar si el documento está sin páginas. Si va a imprimir el documento o a entregarlo como PDF, el formato con páginas suele ser la mejor opción. En cambio, para un documento que solo se lee en pantalla, el formato sin páginas permite contraer los apartados: cualquier persona que tenga acceso, aunque solo pueda ver el documento, puede contraerlos y expandirlos sin cambiarlo para los demás.

El esquema del documento en Google Docs

Además del índice, Google Docs tiene el esquema del documento: un panel a la izquierda con la misma lista de títulos. La diferencia es que el índice forma parte del documento y se imprime, mientras que el esquema del documento en Google Docs es solo una ayuda de navegación en pantalla. Para abrirlo, haga clic en Ver > Mostrar esquema, o use Ctrl + Alt y, sin soltarlas, pulse A y luego H.

Al hacer clic en un título del esquema, el documento salta a ese apartado. Además, el esquema se arma solo con los encabezados, igual que el índice. Según la ayuda de Google sobre el esquema, los subtítulos no aparecen en el esquema. Si un título sobra, puede usar Quitar del esquema junto a él; para devolverlo, seleccione el texto, haga clic con el botón derecho y elija Agregar al esquema del documento. El título sigue en el documento: solo deja de verse en el panel.

Moverse entre títulos con el teclado

Para moverse de un título a otro con el teclado, la lista de atajos de Google da Ctrl + Alt y luego N y H para ir al siguiente, y Ctrl + Alt y luego P y H para volver al anterior. En la versión de Latinoamérica de esa lista hay un error de traducción: las dos filas que llevan a un título de un nivel concreto, del 1 al 6, dicen «Ir al título anterior [1-6]», cuando en inglés una es *next* (siguiente) y la otra *previous* (anterior).

Por último, un aviso para quien usaba el resumen del esquema: Google retiró el resumen de Documentos de Google el 21 de marzo de 2024. Los resúmenes anteriores se consultan ahora en Google Drive, en los detalles del archivo, pestaña Descripción.

Índice en Google Docs desde el celular

Aquí está la diferencia que más sorprende. Según la ayuda de Google, desde la aplicación de Android no se puede insertar un índice: la página lo dice en una frase, «No puedes insertar índices en Android». En cambio, el índice en Google Docs desde el celular sí se puede insertar en iPhone y iPad, con dos condiciones: la opción Diseño de impresión debe estar activada y el documento debe tener texto con estilo de Encabezado o Título.

En iPhone o iPad, los pasos son estos:

1. Abra el documento en la aplicación de Documentos de Google y pulse Editar, abajo a la derecha.
2. Toque el lugar donde quiere el índice.
3. Arriba a la derecha, pulse Insertar y luego Índice.
4. Elija cómo quiere que se vea.

Para actualizarlo desde el iPhone o el iPad, toque el índice y elija Actualizar índice. Por su parte, en Android y en iPhone se pueden dar los estilos de título: seleccione el texto, pulse el botón de formato, entre en TEXTO > Estilo y elija el encabezado. Así, aunque en Android no se pueda insertar el índice, sí se puede dejar el documento listo para insertarlo después desde la computadora.

Problemas comunes con el índice en Google Docs

Los nombres cambian entre Latinoamérica y España

Si su equipo usa Google Docs con la interfaz de España, algunos nombres no coinciden con los de esta guía. Comparamos las dos páginas de ayuda oficiales, que no siempre coinciden:

En las dos versiones, el índice se llama igual: Índice, dentro de Insertar > Elementos de página. Además, la página latinoamericana sobre los formatos de página escribe «Cambiar al formato sin hojas» en un paso y «Sin páginas» en el resto, y la del esquema habla de «contorno del documento» en una frase. Son traducciones automáticas: la propia página avisa que puede incluir contenido traducido con inteligencia artificial.

Buenas prácticas para documentos de trabajo

Un índice útil depende más del documento que del botón. Estas son las prácticas que más diferencia hacen en documentos de oficina:

• Títulos cortos y claros. «Alcance del servicio» se entiende mejor en el índice que una frase de dos líneas.
• Un nivel por idea. Si un apartado tiene un solo subapartado, probablemente sobra el subapartado.
• Actualizar antes de entregar. Es el paso que evita índices con apartados borrados.
• Plantillas con los estilos listos. Si el equipo usa siempre los mismos estilos de título, cada documento nuevo sale con un índice correcto desde el principio.
• Favoritos para enlaces internos. Para enlazar a un punto que no es un título, como una tabla o un párrafo concreto, use Insertar > Favorito y enlace a él.

Por último, si el documento lo editan varias personas, el historial de versiones permite ver quién cambió un título y recuperar la versión anterior si hace falta.

Para equipos y administradores: revisar índices desactualizados

En una empresa con muchos manuales y procedimientos en Google Drive, es habitual que los índices queden desactualizados. Además, no hay una forma automática de evitarlo: en la API de Documentos de Google (revisión 20261106 de su documento de descubrimiento) contamos 53 tipos de petición de escritura, y ninguno inserta ni actualiza un índice. El índice existe en la API como contenido de solo lectura. Lo mismo pasa en Apps Script: el cuerpo de un documento puede contener un índice, pero ninguno de sus doce métodos para añadir o insertar elementos crea uno.

Un programa que revisa los índices

Sin embargo, la API sí permite revisarlos, porque cada línea del índice guarda el enlace al título al que apunta. Con eso escribimos un programa en Python, de solo lectura, que compara cada línea del índice con su título y avisa de cuatro casos:

El programa usa una cuenta de servicio con delegación de todo el dominio y el alcance de solo lectura documents.readonly, recorre también las pestañas del documento y guarda el resultado en un CSV con separador de punto y coma, que Excel abre bien en español. Lo probamos sin conectarnos a ninguna cuenta, con documentos simulados según el esquema oficial de la API y la conexión de Google sustituida por una simulación: 46 comprobaciones, 0 fallos. Entre ellas, un índice con números de página, una entrada partida en dos tramos de texto y un título que termina en número, como «Fase 2», que no deben dar falsos avisos.

# Revisa el índice de uno o varios documentos de Google y avisa si está desactualizado.
# Solo lectura: alcance documents.readonly, con una cuenta de servicio con delegación de todo el dominio.
# Uso: python revisar_indices.py llave.json persona@empresa.com ID_DOCUMENTO [ID_DOCUMENTO ...]
import csv
import re
import sys

from google.auth.transport.requests import AuthorizedSession
from google.oauth2 import service_account

ALCANCE = ["https://www.googleapis.com/auth/documents.readonly"]
URL = "https://docs.googleapis.com/v1/documents/%s?includeTabsContent=true"
TITULOS = {"TITLE", "HEADING_1", "HEADING_2", "HEADING_3", "HEADING_4", "HEADING_5", "HEADING_6"}


def texto(parrafo):
    partes = [e.get("textRun", {}).get("content", "") for e in parrafo.get("elements", [])]
    return re.sub(r"\s+", " ", "".join(partes)).strip()


def pestanas(lista):
    for p in lista:
        yield p
        yield from pestanas(p.get("childTabs", []))


def revisar(doc):
    filas = []
    for p in pestanas(doc.get("tabs", [])):
        nombre = p["tabProperties"].get("title", "")
        titulos, indices = {}, []
        for e in p.get("documentTab", {}).get("body", {}).get("content", []):
            estilo = e.get("paragraph", {}).get("paragraphStyle", {})
            if estilo.get("headingId") and estilo.get("namedStyleType") in TITULOS:
                titulos[estilo["headingId"]] = texto(e["paragraph"])
            if "tableOfContents" in e:
                indices.append(e["tableOfContents"].get("content", []))
        if not indices:
            if len(titulos) >= 3:
                filas.append((nombre, "SIN_INDICE", "%d títulos y ningún índice" % len(titulos)))
            continue
        enlazados = set()
        for contenido in indices:
            for e in contenido:
                destino = None
                for el in e.get("paragraph", {}).get("elements", []):
                    enlace = el.get("textRun", {}).get("textStyle", {}).get("link", {})
                    destino = destino or enlace.get("heading", {}).get("id") or enlace.get("headingId")
                if not destino:
                    continue
                enlazados.add(destino)
                entrada = texto(e["paragraph"])
                sin_pagina = re.sub(r"\s+\d+$", "", entrada)
                if destino not in titulos:
                    filas.append((nombre, "TITULO_BORRADO", sin_pagina))
                elif titulos[destino] not in (entrada, sin_pagina):
                    filas.append((nombre, "TEXTO_CAMBIADO", "%s -> %s" % (sin_pagina, titulos[destino])))
        for hid, t in titulos.items():
            if hid not in enlazados:
                filas.append((nombre, "FALTA_EN_INDICE", t))
    return filas


if __name__ == "__main__":
    llave, persona, ids = sys.argv[1], sys.argv[2], sys.argv[3:]
    cred = service_account.Credentials.from_service_account_file(llave, scopes=ALCANCE).with_subject(persona)
    sesion = AuthorizedSession(cred)
    with open("indices.csv", "w", newline="", encoding="utf-8-sig") as f:
        w = csv.writer(f, delimiter=";")
        w.writerow(["documento", "pestaña", "aviso", "detalle"])
        for i in ids:
            r = sesion.get(URL % i)
            if r.status_code != 200:
                w.writerow([i, "", "ERROR", r.status_code])
                continue
            doc = r.json()
            for fila in revisar(doc):
                w.writerow([doc.get("title", i)] + list(fila))
    print("Listo: indices.csv")

Necesita las bibliotecas google-auth y requests. El identificador de cada documento es la parte de su dirección que va entre /d/ y /edit. El programa no cambia nada: para corregir, alguien abre el documento y pulsa Actualizar en el índice.

Índice en Google Docs y tabla de contenido en Word

Si su equipo trabaja con las dos herramientas, la lógica es la misma: los títulos con estilo arman la lista y hay que actualizarla después de cada cambio. En Word, la tabla de contenido se explica en la guía de estilos en Word, y la de numerar páginas en Word explica cómo funcionan los números de página y las secciones. En Google Docs, los números de página solo existen en el formato con páginas, como se vio arriba.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago un índice automático en Google Docs?

Primero dé estilo de Encabezado a cada título con Formato > Estilos de párrafo. Luego haga clic en Insertar > Elementos de página > Índice. El índice se arma con esos títulos y cada línea queda enlazada a su apartado.

¿Por qué mi índice de Google Docs no se actualiza?

Porque hay que actualizarlo: haga clic en el índice y pulse Actualizar. Si aun así falta un título, revise que tenga estilo de Encabezado y que su nivel esté activado en Más opciones del índice.

¿Se puede poner un índice en Google Docs desde el celular?

En iPhone y iPad, sí, con Diseño de impresión activado: Editar > Insertar > Índice. En Android, según la ayuda de Google, no se puede insertar; sí se pueden dar los estilos de título para insertarlo después desde la computadora.

¿Cuál es la diferencia entre el índice y el esquema?

El índice forma parte del documento, se imprime y se actualiza con un clic. Por su parte, el esquema es un panel de navegación en pantalla que se abre con Ver > Mostrar esquema y no se imprime.

Conclusión

Un índice en Google Docs se inserta en dos clics, pero depende de dos hábitos: dar estilo de Encabezado a cada título y pulsar Actualizar antes de entregar el documento. Con esos dos pasos, el índice sale completo y cada enlace lleva a su apartado. Si quiere seguir ordenando sus documentos, la guía de columnas en Word explica también las columnas en Google Docs, y la de Google Drive para escritorio explica cómo trabajar con esos archivos desde el computador.

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