Columnas en Word: dos columnas, salto de columna y cómo quitarlas

Las columnas en Word reparten el texto de una página en dos o más franjas verticales, como en un periódico o un boletín: el texto baja por la primera columna y, al llegar al final, sigue arriba de la siguiente. Por ejemplo, sirven para un boletín interno, un folleto, un glosario o un listado largo de nombres, y ahorran papel cuando las líneas son cortas. Sin embargo, casi todo el mundo se tropieza con lo mismo: todo el documento se pasa a dos columnas cuando solo se quería una parte, la segunda columna se queda vacía o, al quitarlas, el documento sigue partido.

Esta guía explica cómo poner columnas en Word paso a paso, en todo el documento o solo en una parte, cómo usar el salto de columna, cómo ajustar los anchos y cómo quitarlas. Además, repasa los errores más comunes y cómo hacer lo mismo en Google Docs. Para escribirla pulsamos cada opción en el Word de Microsoft 365 en español de nuestro equipo (versión 16.0, compilación 20527), con documentos de prueba, y medimos cuántas secciones creaba Word y dónde quedaba cada párrafo. La guía forma parte de la serie de ofimática del blog: la de tablas en Word y la de encabezado y pie de página en Word son buenas compañeras de esta.

Qué son las columnas en Word y para qué sirven

En primer lugar, las columnas en Word son un formato de la página, no una tabla. Por eso el texto fluye solo: si se añade una línea arriba, todo se corre hacia abajo y pasa a la columna siguiente. En cambio, en una tabla cada celda es independiente y el texto no salta de una a otra.

Sirven, sobre todo, para cuatro cosas:

• Boletines y comunicados internos. Las líneas cortas se leen más rápido y caben más noticias por página.
• Folletos y hojas informativas. Con tres columnas, una hoja horizontal se dobla como un tríptico.
• Listados largos. Un directorio de nombres o un glosario a dos columnas ocupa la mitad de páginas.
• Formularios y anexos. Dos columnas permiten poner, por ejemplo, las instrucciones a un lado y los datos al otro.

Si lo que necesita es alinear datos en filas, como un cuadro de precios o una lista de tareas con responsables, es mejor una tabla.

Dónde está el botón Columnas en Word

En Word para Windows el botón está en la pestaña Disposición, grupo Configurar página. Luego, al pulsar Columnas, se abre un menú con cinco diseños y una opción para personalizar. Estos son los rótulos y las teclas que leímos en la cinta:

Las teclas se pulsan una detrás de otra, no a la vez: Alt muestra las letras de la cinta, P elige Disposición y W C abre Columnas; después se elige el diseño en el menú.

Con la página carta y los márgenes de fábrica de un documento nuevo (3 cm a cada lado), el texto ocupa 15,59 cm de ancho. Estos son los anchos que Word puso con cada diseño en nuestra prueba:

Cómo hacer dos columnas en Word en todo el documento

Para pasar todo el documento a dos columnas en Word:

1. Haga clic en cualquier parte del texto, sin seleccionar nada.
2. En la pestaña Disposición, pulse Columnas y elija Dos.

Así, todo el texto se reparte en dos columnas. En nuestra prueba, con el cursor en el párrafo 8 de un documento de 10 y sin seleccionar nada, Word aplicó las dos columnas a los 10 párrafos. Es decir, sin selección las columnas en Word se aplican a toda la sección, y un documento normal tiene una sola sección.

Columnas en Word solo en una parte del documento

Lo más habitual es querer dos columnas en Word solo en una parte: el título y la introducción a una columna y el cuerpo a dos, o una lista a dos columnas en medio de un informe. Para eso, lo que manda es la selección:

1. Seleccione los párrafos que quiere en columnas.
2. En Disposición, pulse Columnas y elija Dos.

Word, entonces, inserta un salto de sección continuo antes y otro después de la selección, y aplica las columnas solo a la parte de en medio. Lo comprobamos con un documento de 10 párrafos: al seleccionar los párrafos 3 a 6 y elegir Dos, el documento pasó de una sección a tres. La primera, con los párrafos 1 y 2, siguió a una columna; la segunda, con los párrafos 3 a 6, quedó a dos columnas, y la tercera, con los párrafos 7 a 10, volvió a una columna.

Título a una columna y el resto a dos

Para dejar el título a toda la anchura y el resto del documento en dos columnas, seleccione desde el primer párrafo debajo del título hasta el final y elija Dos. En nuestra prueba Word creó dos secciones: el título a una columna y el resto a dos. Ahora bien, este caso tiene una trampa, que se explica justo a continuación.

Por qué la segunda columna queda vacía o más corta

Cuando las columnas llegan hasta el final del documento, Word no las equilibra: llena la primera columna hasta abajo y deja lo que sobra en la segunda. Por eso, en un texto corto, la segunda columna aparece casi vacía.

Por ejemplo, lo medimos con un documento de 12 párrafos a dos columnas. Sin hacer nada más, la primera columna ocupó la página hasta el margen inferior y la segunda recibió solo los párrafos 11 y 12. Con un documento de 7 párrafos fue peor: los 7 quedaron en la primera columna y la segunda, vacía.

La solución es un salto de sección continuo al final del texto en columnas:

1. Coloque el cursor justo después del último párrafo de las columnas.
2. En Disposición, pulse Saltos y, en Saltos de sección, elija Continua.

Con ese salto, Word reparte el texto a partes iguales. En la misma prueba de 12 párrafos, la segunda columna empezó en el párrafo 7 y las dos columnas terminaron a la misma altura. En el documento de 7 párrafos, la segunda columna dejó de estar vacía. Por otro lado, el salto sirve también para seguir escribiendo a una columna debajo de las columnas.

Salto de columna en Word

El salto de columna en Word obliga a que el texto siguiente empiece arriba de la columna siguiente, aunque la anterior no esté llena. Por lo tanto, es útil para que un apartado empiece siempre arriba o para que un nombre no quede separado de su descripción.

Hay dos formas de insertar un salto de columna en Word:

• Con el teclado: Ctrl+Mayús+Intro, con el cursor donde debe terminar la columna. En nuestro Word ese atajo está asignado a la orden de insertar un salto de columna.
• Con la cinta: Disposición > Saltos > Columna.

Ojo con no confundirlo con Ctrl+Intro, que en nuestro Word inserta un salto de página. El menú Saltos reúne todos los saltos: arriba, en Saltos de página, están Página, Columna y Ajuste del texto; abajo, en Saltos de sección, están Página siguiente, Continua, Página par y Página impar.

Un detalle que conviene saber antes de quitar las columnas: el salto de columna se queda en el documento. En nuestra prueba pusimos un salto de columna antes del párrafo 4 de un documento de una página a dos columnas y después lo devolvimos a una columna. El párrafo 4 pasó a la página 2: sin columnas, el salto de columna se comporta como un salto de página.

Para ver los saltos y poder borrarlos, active el botón ¶ de la pestaña Inicio, que muestra las marcas de formato. Con las marcas a la vista, el salto se selecciona y se borra con Supr.

Más columnas: anchos, espacio y línea entre columnas

Más columnas… abre el cuadro Columnas, que permite lo que el menú no hace. Estos son los rótulos que muestra Word en español:

• Preestablecidas: los mismos cinco diseños del menú.
• Número de columnas: para pedir más de tres.
• Ancho y espacio: el ancho de cada columna y el espacio que la separa de la siguiente.
• Columnas de igual ancho: si se desmarca, cada columna puede tener su propio ancho.
• Línea entre columnas: dibuja una línea vertical entre ellas.
• Aplicar a: a qué parte del documento se aplica el cambio.

Además, lo comprobamos por partes. Con Columnas de igual ancho desmarcado y la primera columna en 5 cm, Word dejó la segunda en 7,16 cm, con el mismo espacio de 1,27 cm. Además, con los márgenes de fábrica Word aceptó hasta 12 columnas de 1,27 cm cada una. Al pedir 13, respondió: «Los márgenes derecho e izquierdo, el espacio entre columnas o las sangrías de párrafo son demasiado largos para el ancho de la página en algunas secciones.» Aun así, en la práctica, más de tres columnas en una hoja vertical se leen mal.

La línea entre columnas es la forma más limpia de separarlas en un boletín. Por el contrario, no conviene dibujar una línea a mano, porque no se mueve con el texto.

Cómo quitar columnas en Word

Para quitar columnas en Word:

1. Haga clic dentro de las columnas o seleccione todo el documento con Ctrl+E.
2. En Disposición, pulse Columnas y elija Una.

Sin embargo, los saltos de sección se quedan. En nuestra prueba, el documento que había quedado en tres secciones al poner dos columnas en los párrafos 3 a 6 volvió a una columna en todo el texto, pero siguió teniendo tres secciones. En general, no se nota, porque los saltos son continuos. Aun así, si después cambia la orientación o los márgenes, el cambio puede afectar solo a una sección. Por eso, si ya no necesita las columnas, muestre las marcas con ¶ y borre los saltos de sección que sobren. Lo mismo vale para los saltos de columna, que, como vimos, se convierten en saltos de página.

Columnas en Word para la web

Word en el navegador muestra las columnas de un documento, pero, según la ayuda de Microsoft, no permite crearlas ni cambiar su tamaño. Del mismo modo, tampoco puede agregar saltos de sección. Para eso hay que abrir el archivo en el Word de escritorio con Abrir en Word, hacer el cambio y guardar. El documento sigue en el mismo sitio, por ejemplo en OneDrive o SharePoint, y al volver a abrirlo en el navegador se ven las columnas nuevas.

Columnas en Google Docs

En Google Docs las columnas funcionan de forma parecida. Según la ayuda de Google, se ponen así:

1. Seleccione el texto que quiere organizar en columnas.
2. Haga clic en Formato > Columnas y elija la cantidad.

Después, para ajustar los anchos y el espacio, la misma ruta tiene Más opciones, y para quitarlas se elige 1 columna. El salto de columna está en Insertar > Salto > Salto de columna, y solo aparece cuando el texto ya está en dos o más columnas.

Hay dos límites que conviene conocer. Primero, las columnas en Google Docs no están disponibles en los documentos con formato sin páginas: hay que pasar el documento al formato de páginas. Segundo, la ayuda de Google indica que la función no está disponible en Android ni en iPhone o iPad, así que hay que usar una computadora. Si el documento se comparte desde Google Drive, la guía para compartir archivos en Google Drive explica los permisos.

Errores comunes con las columnas en Word

Lo que dice la ayuda de Microsoft en español

Para escribir esta guía comparamos la ayuda de Microsoft en español con lo que muestra Word. Como resultado, encontramos varias rutas rotas o con otros nombres:

La página de ayuda sobre columnas en Word para la web, que explicaba esa limitación, ahora redirige a la portada de Word. La limitación sigue escrita en la página de anchos de columna.

Buenas prácticas con las columnas en Word

• Escriba primero y ponga las columnas al final. Con el texto ya escrito es más fácil elegir qué va en columnas.
• Seleccione siempre lo que quiere en columnas. Así el título y el resto quedan a una columna.
• Cierre las columnas con un salto continuo. Equilibra las columnas y permite seguir a una columna debajo.
• Use la línea entre columnas en lugar de dibujarla. Se mueve con el texto.
• No pase de tres columnas en una hoja vertical. Las líneas muy cortas parten las palabras y cansan.
• Use una tabla para datos alineados. Las columnas son para texto que fluye.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago dos columnas en Word sin afectar el título?

Seleccione desde el primer párrafo debajo del título hasta donde quiere que terminen las columnas y elija Disposición > Columnas > Dos. Word crea las secciones necesarias y deja el título a una columna.

¿Cómo hago que el texto empiece en la siguiente columna?

Con un salto de columna: Ctrl+Mayús+Intro o Disposición > Saltos > Columna.

¿Por qué no puedo poner columnas en Word?

Por lo general, la causa es estar en Word para la web, que no crea columnas: abra el documento en el Word de escritorio. Si Word muestra el aviso de márgenes, está pidiendo más columnas de las que caben.

¿Cuántas columnas admite Word?

En realidad, depende del ancho de la página. Con la página carta y los márgenes de fábrica, Word aceptó 12 columnas en nuestra prueba y rechazó la número 13.

Conclusión

Las columnas en Word se ponen en dos clics, pero con dos reglas que lo cambian todo: Word aplica las columnas a lo seleccionado y, si no hay selección, a toda la sección; y no equilibra la última página si las columnas llegan al final. Con una selección cuidadosa y un salto continuo al cerrar, el boletín, el folleto o el listado quedan bien a la primera. Si quiere seguir mejorando sus documentos, la guía de Word avanzado reúne los trucos que más tiempo ahorran, la de numerar páginas en Word explica cómo funcionan las secciones, y la de estilos en Word explica cómo dar formato a todo el documento de una vez.

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