Grabar una reunión en Teams: iniciar, guardar, compartir y no perder la grabación

Grabar una reunión en Teams sirve para que quien no pudo asistir la vea después, para no depender de las notas de nadie y para volver a una explicación técnica cuantas veces haga falta. Se activa con dos clics, pero detrás hay decisiones que conviene conocer: quién puede iniciar la grabación, dónde se guardan las grabaciones de Teams, quién puede descargar una grabación de Teams y cuándo se borra sola. Casi todas las dudas que llegan a una mesa de ayuda sobre este tema salen de ahí, no del botón.

Esta guía explica cómo grabar una reunión en Teams en el escritorio, en la web y en el celular, cómo grabar solo el audio, dónde se guardan las grabaciones de Teams, cómo verlas, compartirlas y descargarlas, cuándo caducan, qué hacer cuando aparece el aviso de que no se puede grabar y qué debe revisar el administrador. Forma parte de la serie de ofimática de este blog: si la reunión es de un canal, la guía de los canales de Teams explica dónde vive su contenido, y la parte de administración por PowerShell está en Microsoft Teams PowerShell.

Qué queda al grabar una reunión en Teams y qué no

Según la ayuda de Microsoft, la grabación de una reunión captura el audio, el vídeo y la pantalla compartida. En una reunión solo puede grabar una persona a la vez, y en cuanto alguien empieza todos los asistentes reciben un aviso en Teams, en el escritorio, en la web o en el móvil.

Lo que no queda en la grabación, según la misma ayuda:

• Las transmisiones de vídeo de más de cuatro personas a la vez.
• Las pizarras y sus anotaciones.
• Las notas compartidas.
• El contenido que se comparte desde una aplicación.
• Los vídeos o animaciones incrustados en presentaciones de PowerPoint Live.
• Los subtítulos en directo: se ven durante la reunión, pero no se graban ni salen en las descargas.

En la práctica, si la reunión es una explicación con pizarra o una presentación con vídeos incrustados, lo que el asistente vea después no será lo mismo que se vio en directo. En ese caso conviene compartir la pantalla completa en lugar de la aplicación, o guardar aparte la pizarra y la presentación.

Quién puede grabar una reunión en Teams

No basta con estar en la reunión. Microsoft pide cuatro condiciones a quien quiere grabar una reunión en Teams, es decir, iniciar o detener una grabación:

1. Que el organizador tenga activada la grabación en su directiva de reuniones. Si el organizador no la tiene, el botón no está disponible para nadie.
2. Tener una de las licencias que enumera la ayuda: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Empresa, Empresa Premium o Empresa Essentials.
3. Que el administrador le haya habilitado la grabación.
4. No ser invitado ni pertenecer a otra organización.

El organizador no necesita estar presente: cualquier persona de su misma organización que cumpla esas condiciones puede grabar. La tabla de la ayuda lo resume así:

Quién	¿Puede iniciar la grabación?	¿Puede detenerla?
Organizador de la reunión	Sí	Sí
Persona de la misma organización	Sí	Sí
Persona de otra organización o empresa	No	No
Invitado	No	No
Anónimo	No	No

Hay una excepción que conviene conocer: si un participante tiene una directiva de grabación de cumplimiento, la reunión se graba según esa directiva aunque sea de otra organización. Learn añade que, en ese caso, el organizador, los coorganizadores y los moderadores reciben una notificación y pueden sacar a ese participante de la reunión si no quieren que la otra organización guarde la grabación.

Elegir quién puede grabar

En las opciones de la reunión, en Grabación y transcripción, el organizador puede fijar Quién puede grabar y transcribir con tres valores: Organizadores y coorganizadores, Organizadores, coorganizadores y moderadores o Nadie. La ayuda para iniciar una grabación y la página de directivas de Learn dicen que esta opción es para organizadores con Teams Premium o con una licencia de Copilot. La ayuda de solución de problemas la describe sin mencionar ninguna licencia, así que, si no la ve en las opciones de su reunión, probablemente su cuenta no tiene ninguna de las dos.

Cómo grabar una reunión en Teams paso a paso

Los nombres de los botones de esta guía salen de dos sitios: de la ayuda de Microsoft en español y de los textos en español del nuevo Teams instalado en nuestro equipo de pruebas, versión 26260.1701. Cuando los dos no dicen lo mismo, lo indicamos.

En el escritorio y en la web

Para grabar una reunión en Teams desde el programa de escritorio o desde el navegador:

1. Inicie la reunión o únase a ella.
2. En los controles de la reunión, seleccione Más acciones.
3. Seleccione Grabar y transcribir y después Iniciar grabación. La ayuda de las reuniones lo resume como Más acciones y Grabar; el rótulo Grabar y transcribir es el del programa y el de la ayuda de las llamadas.
4. Teams pide el idioma hablado y lo que quiere grabar. Elíjalos.
5. Seleccione Confirmar.

En el menú de grabación del programa aparecen también Iniciar solo la grabación e Iniciar la grabación y la transcripción, para decidir si quiere el texto de lo que se dice además del vídeo. Si cancela o cierra la ventana de confirmación, la grabación no empieza: según la ayuda, solo comienza cuando se selecciona Confirmar. Por eso, el primer paso cuando alguien jura que grabó y no aparece nada es buscar en el chat el mensaje de que la grabación se inició.

Grabar solo audio en Teams

Para una reunión en la que el vídeo no aporta, como una llamada de seguimiento con un cliente, puede grabar solo audio en Teams:

1. Seleccione Más acciones en los controles de la reunión.
2. Seleccione Grabar.
3. En la lista desplegable para elegir qué grabar, seleccione Solo audio. En el programa, esa lista se llama Elige lo que quieres grabar.
4. Seleccione Confirmar.

Cuando empieza, el aviso del programa ya no dice que se inició la grabación, sino «Se inició la grabación de audio». Un detalle de la ayuda en español: en estos pasos se perdió el nombre del primer botón y dice «Seleccione el en los controles de la reunión»; en la versión en inglés ese paso es More actions, es decir, Más acciones.

En el celular

Para grabar una reunión en Teams desde la aplicación de Android o iPhone, la ayuda indica abrir Más opciones en los controles de la reunión y elegir «Comience a grabar» para iniciar y «Detener la grabación» para terminar. Todos reciben el mismo aviso que en el escritorio y la grabación se guarda en el mismo sitio. Microsoft recomienda tener la última versión de Teams en el teléfono para grabar y ver vídeos.

Grabar y transcribir automáticamente

Si una reunión se graba siempre, como un comité semanal, el organizador puede activar Grabar y transcribir automáticamente en las opciones de la reunión, dentro de Grabación y transcripción. La grabación y la transcripción empiezan solas cuando comienza la reunión. Dos detalles que da la ayuda:

• Esa opción se desactiva si Quién puede grabar y transcribir está en Nadie.
• Las reuniones o eventos creados con la plantilla de seminario web o de asamblea informativa traen la grabación y la transcripción automáticas activadas de forma predeterminada. Si no quiere grabar un seminario web, desactívelo antes de empezar.

Que el botón aparezca en las opciones depende del administrador: la directiva de reuniones decide si se muestra la grabación automática.

Dejar de grabar una reunión en Teams

Para detenerla, seleccione Más acciones y, en el menú de grabación, Detener grabación. Si además había transcripción, el programa ofrece detener las dos o solo la transcripción; si detiene solo la transcripción, la grabación sigue hasta que la detenga.

Tres comportamientos que sorprenden, todos de la ayuda de Microsoft:

• La grabación continúa aunque se vaya quien la inició. No hace falta que esa persona se quede hasta el final.
• Se detiene sola cuando todos salen de la reunión.
• Si alguien se olvida de salir, la grabación termina y se reinicia sola cada cuatro horas hasta que se va el último participante.

Ese último punto tiene consecuencias. Con la cifra que publica Microsoft para planificar el espacio, 400 MB por hora de grabación, una reunión que alguien deja abierta en un portátil durante 16 horas produce cuatro grabaciones de cuatro horas y 6,4 GB en el OneDrive del organizador. Al terminar una reunión grabada, salga de ella en lugar de dejar el portátil conectado.

Dónde se guardan las grabaciones de Teams

Cada vez que alguien decide grabar una reunión en Teams, el archivo va a OneDrive o a SharePoint. Desde 2021 todas las grabaciones de reuniones de Teams se guardan en OneDrive y SharePoint; la referencia de PowerShell lo fecha el 30 de agosto de 2021, cuando terminó el paso desde Stream clásico. El sitio exacto depende del tipo de reunión:

Tipo de reunión o llamada	Dónde queda la grabación
Reunión programada, periódica o de Reunirse ahora	En la carpeta Grabaciones del OneDrive del organizador, aunque el organizador no haya asistido
Reunión programada por un delegado	En la carpeta Grabaciones del OneDrive del organizador, no en la del delegado
Reunión de un canal	En la carpeta Grabaciones de la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint del equipo, con los permisos del canal
Llamada uno a uno o llamada grupal	En el OneDrive de quien seleccionó grabar
Reunión programada desde un buzón compartido	En el OneDrive del buzón compartido si lo tiene; como normalmente no lo tiene, en el del coorganizador o en el de quien inició la grabación

La regla que más pesa en una empresa es la primera: la grabación es del organizador. Microsoft lo dice así: el organizador es el propietario automático de la grabación. Si la reunión la convoca el asistente de gerencia, la grabación vive en el OneDrive del asistente, no en el del gerente que la presidió.

Si el organizador no tiene OneDrive

Cuando el organizador no tiene OneDrive, Learn describe un orden: la grabación va al OneDrive del primer coorganizador que lo tenga, en el orden en que aparecen en las opciones de la reunión; si ninguno lo tiene, al de quien inició la grabación. Si tampoco ese lo tiene, o si la cuota de almacenamiento está llena, la grabación queda en un almacenamiento temporal y aparece un mensaje de error en el chat. Allí no se reintenta la carga sola, y si no se descarga en un plazo de 21 días, la grabación se elimina. Si ve ese aviso, descárguela ese mismo día.

Cuánto ocupan las grabaciones

Dos datos para entender cuánto ocupan:

• Learn calcula 400 MB por cada hora de grabación, que cuentan en la cuota de OneDrive o de SharePoint como cualquier otro archivo.
• En la mayoría de los planes, el espacio predeterminado de OneDrive es de 1 TB por persona.

Con esas cifras, una persona que organiza y graba cuatro reuniones de una hora a la semana suma 1,6 GB semanales. Con la caducidad de fábrica, que se explica más abajo, conviven en su OneDrive unas 17 semanas de grabaciones, unos 27,4 GB. Si les quita la caducidad a todas, son 83,2 GB al año: hacen falta unos 12 años para llenar 1 TB. El riesgo de las grabaciones rara vez es el espacio; es que se borren o que se vaya su dueño.

Ver, compartir y descargar una grabación

La grabación aparece en el chat de la reunión, o en la conversación del canal si la reunión fue en uno. También se encuentra en el calendario: abra la reunión pasada y vaya a Resumen. Desde el chat, la ruta de la ayuda es Chat, el chat de la reunión, la pestaña Compartido y la grabación. Las grabaciones también salen en las listas de archivos de Microsoft 365, como Compartido conmigo o Reciente, y en la búsqueda de Microsoft 365.

Quién la ve sin hacer nada:

• Reunión que no es de canal: todos los invitados de la organización reciben automáticamente un vínculo y pueden verla, pero, según la tabla de permisos de Learn, sin permiso para compartirla ni descargarla. Si la reunión se reenvió, solo reciben el vínculo quienes quedaron añadidos al chat de la reunión.
• Reunión de canal: los permisos son los del canal en SharePoint.
• Invitados y asistentes externos: solo pueden verla si se comparte con ellos expresamente, con un vínculo directo.

Compartir una grabación

Si organizó la reunión, puede compartir la grabación con quien no estaba invitado igual que cualquier otro archivo de OneDrive. Desde la pestaña Compartido del chat, pase el puntero sobre la grabación y elija Copiar vínculo; en la página de resumen, el programa lo llama Copiar vínculo a grabación. Desde la ventana del vínculo se gestiona a quién sirve. La ayuda de Stream describe los ajustes que importan: No se puede descargar evita que las personas con las que comparte la descarguen, Puede ver les permite verla y descargarla y Puede editar les deja modificarla, eliminarla o moverla. Los mismos principios de la guía para compartir archivos en OneDrive valen aquí: una grabación de una reunión con un cliente no se comparte con un vínculo abierto a cualquiera.

Descargar una grabación de Teams

Para descargar una grabación, la ayuda indica abrir la pestaña Compartido del chat o del canal, buscar la grabación y elegir Descargar en Más opciones. El archivo es un .mp4.

Quién puede hacerlo es menos claro, porque dos páginas de Microsoft no dicen lo mismo. La ayuda para iniciar una grabación dice que, de forma predeterminada, solo los organizadores y los coorganizadores pueden descargarla o eliminarla. La ayuda para reproducirla dice que solo el organizador puede descargarla. Si es coorganizador y no ve la opción, pídasela al organizador. En las reuniones de canal, el administrador puede impedir del todo la descarga; lo explicamos en el apartado para administradores.

La transcripción y los subtítulos

La transcripción es el texto de lo que se dice, con el nombre y la hora de cada persona que habla. Según la ayuda, al grabar una reunión la transcripción se inicia sola, y también se puede iniciar sin grabar con Iniciar transcripción. Lo que conviene saber al grabar:

• El idioma hablado decide la calidad. Teams lo pide al empezar; si se elige mal, la transcripción sale mal para todos. En la lista de idiomas de la ayuda el español aparece en dos variantes, español (México) y español (España): en una oficina de Colombia, elija la primera.
• Las palabras obscenas se ocultan con asteriscos, y cada participante puede ocultar su identidad en los subtítulos y en las transcripciones.
• Se descarga como .docx o .vtt, desde el resumen de la reunión pasada. De forma predeterminada pueden descargarla el organizador y los coorganizadores.
• Los subtítulos de la grabación dependen de la transcripción: Learn indica que solo están disponibles en la reproducción si la transcripción se activó al grabar, y que no funcionan del todo si el archivo se mueve o se copia de su sitio original.

La transcripción tiene más opciones de las que caben aquí, como la traducción en directo, que es de Teams Premium. Esta guía se queda en lo que la une con la grabación.

Cuándo caduca una grabación de Teams

Las grabaciones de Teams caducan. De fábrica, una grabación y su transcripción caducan a los 120 días y pasan a la papelera de reciclaje, salvo que el administrador haya fijado otro plazo. Ver la grabación no cambia esa fecha: una grabación que todo el equipo consulta cada semana se borra igual el día 120.

Debajo de la miniatura de la grabación, en el chat, Teams muestra Establecer para expirar; en el resumen aparece la cuenta atrás, con el número de días que faltan. Para cambiarla hace falta permiso de edición sobre la grabación, que de forma predeterminada tienen el organizador y los coorganizadores:

1. Busque la grabación en el chat de la reunión.
2. Abra el enlace Ver o cambiar la fecha de expiración, que lleva a la página del reproductor de vídeo en el navegador.
3. Seleccione la cuenta atrás de expiración que aparece debajo del vídeo.
4. Elija un nuevo plazo en la lista o Quitar expiración si no quiere que se borre.

Si quita la caducidad, el mensaje del chat que dice que la grabación expirará se queda ahí, pero la grabación ya no expira. Quien no tiene permiso de edición ve un aviso que le pide contactar al propietario de la grabación para cambiar la expiración.

Recuperar una grabación expirada

Cuando una grabación expira, su propietario recibe un correo y la grabación pasa a la papelera de reciclaje del OneDrive o del sitio de SharePoint donde estaba. Quien abre la reunión ve en el resumen este mensaje: «La grabación no está disponible actualmente. Comprueba con el organizador si todavía se está cargando, si expiró o si se eliminó.»

Cuánto tiempo queda para rescatarla tiene dos respuestas de Microsoft. La ayuda de Teams dice que el propietario tiene hasta 90 días. Learn dice que, con una cuenta profesional, la papelera borra los elementos a los 93 días, salvo que el administrador lo haya cambiado. Con las dos cifras, y contando los 120 días desde la grabación, una reunión grabada el lunes 26 de octubre de 2026 expira el 23 de febrero de 2027 y desaparece de la papelera entre el 24 y el 27 de mayo de 2027. Una vez que se purga de la papelera, no se puede recuperar. Al restaurarla, deja de expirar automáticamente.

Para restaurarla, el propietario entra en OneDrive en el navegador, abre Papelera de reciclaje, la selecciona y elige Restaurar. Si era de una reunión de canal, se restaura desde la papelera del sitio de SharePoint, a la que se llega desde la pestaña de archivos del canal con Abrir en SharePoint. Para lo que se borra de verdad, la guía del backup de Microsoft 365 explica hasta dónde llega lo que trae Microsoft.

Privacidad: avisar antes de grabar una reunión en Teams

Teams avisa a todos en cuanto empieza la grabación, pero el aviso no es un permiso. La ayuda de Microsoft lo dice con claridad: según su país o región, es posible que necesite el permiso de todas las personas antes de grabarlas. Tres prácticas sencillas:

• Dígalo en voz alta antes de pulsar el botón, y explique para qué es la grabación y quién la verá.
• Si va a grabar una reunión en Teams con externos, avíseles en la invitación. Un cliente que se entera al ver el aviso en pantalla puede sentirse incómodo, con razón.
• Grabe lo que hace falta. Una reunión con datos personales o de salud de un empleado, o una negociación, rara vez debe quedar grabada.

El administrador puede ir más allá: con el consentimiento explícito, cada participante debe aceptar ser grabado, y hasta que no lo hace el programa le pide «Reactiva el audio, activa la cámara o comparte la pantalla para aceptar». Para decidir qué exige la ley en su caso, consulte con su asesor legal; Teams solo pone la herramienta.

No puedo grabar en Teams: causas y soluciones

Cuando el botón de grabar está bloqueado, Teams lo marca con un candado. La ayuda de Microsoft recomienda pasar el puntero sobre ese candado para ver el motivo, y da una tabla con cada mensaje.

Qué dice el aviso y qué hacer

Estos son los mensajes más habituales:

Mensaje que aparece	Qué significa	Qué hacer
«Solo las personas de esta organización pueden empezar a grabar»	Entró como invitado, sin iniciar sesión o con una cuenta de otra organización	Iniciar sesión con la cuenta de la empresa, o pedir a alguien de la organización del organizador que grabe y comparta después
«No disponible en esta reunión debido a la directiva de la organización»	El administrador no le permite grabar, o acaba de cambiar la directiva y el cambio aún no se aplica	Pedir al administrador que active la grabación y esperar a que el cambio surta efecto
«No disponible en esta reunión»	El organizador no tiene permiso para grabar en su directiva, así que nadie puede	Pedir al administrador que permita grabar al organizador
«Solo el organizador de la reunión y el coorganizador pueden iniciar la grabación de esta reunión»	En las opciones, Quién puede grabar y transcribir está en Organizadores y coorganizadores	Pedir al organizador que lo nombre coorganizador o que cambie la opción
«No disponible porque el organizador de la reunión ha deshabilitado la grabación para esta reunión»	Esa misma opción está en Nadie	Pedir al organizador que la cambie
«Solo los organizadores y moderadores de la reunión pueden iniciar la grabación»	Usted es asistente, no moderador	Pedir al organizador que lo haga moderador
«No disponible porque Copilot está desactivado para esta reunión.»	En las opciones de la reunión, Copilot está desactivado, y con él la grabación	Pedir al organizador o al coorganizador que permita Copilot en las opciones
«La grabación ya ha comenzado»	Acaba de pulsar Iniciar grabación y la grabación tarda unos segundos en empezar	Esperar a que empiece

Si lo que no se graba es una llamada

Si el problema es una llamada y no una reunión, el mensaje habla de la llamada y la causa es otra directiva: la de llamadas. Learn recomienda al administrador revisar las dos, porque si reuniones y llamadas tienen ajustes distintos, la gente se confunde.

La grabación no aparece

Si la reunión terminó y no encuentra la grabación, revise en este orden, que es el de la ayuda:

1. Busque en el chat el mensaje de que la grabación se inició. Si no está, lo más probable es que nunca empezara, por ejemplo porque se cerró la ventana de confirmación, y no se puede recuperar.
2. Si sabe que empezó, búsquela en OneDrive, en la carpeta Grabaciones del organizador: puede que la hayan movido, borrado o que haya expirado. Mire la papelera de reciclaje y la papelera de segunda fase.
3. Si el chat dice que no se pudo cargar en OneDrive, la grabación está en el almacenamiento temporal durante 21 días: vuelva a intentar la carga o descárguela al equipo.
4. Si el chat dice que se eliminó del almacenamiento temporal, ya no se puede recuperar.

Buenas prácticas para grabar una reunión en Teams

• Avise antes de grabar y diga para qué. El aviso automático de Teams no sustituye una frase al empezar.
• Organice usted la reunión que piensa grabar. La grabación queda en el OneDrive del organizador: si la convoca otra persona, el archivo será de ella.
• Elija bien el idioma hablado, español (México) en Colombia, si va a transcribir.
• Si basta con la voz, grabe solo audio en Teams, como en una llamada de seguimiento con un cliente.
• Comparta la pantalla, no la aplicación, si quiere que la presentación quede en la grabación.
• Salga de la reunión al terminar. Si alguien se queda conectado, Teams sigue grabando por tramos de cuatro horas.
• Quite la caducidad solo a lo que deba conservarse, como una capacitación o una decisión de comité, y deje que el resto caduque.
• Compártala con personas concretas, no con un vínculo abierto, y marque que no se pueda descargar si no hace falta.
• Guarde lo importante en un sitio del equipo, como la biblioteca de un canal o un sitio de SharePoint, si debe sobrevivir a la salida de su organizador. Tenga en cuenta que Learn advierte que los subtítulos no funcionan del todo si la grabación se mueve o se copia de su sitio original.

Para el administrador de Microsoft 365

Casi todo lo que decide quién puede grabar una reunión en Teams, cuánto dura una grabación y quién la descarga está en la directiva de reuniones de Teams. Learn lo resume en una frase que explica muchos avisos: tanto el organizador como quien inicia la grabación deben tener permiso para grabar.

Qué decide la directiva de reuniones

• Grabación de reuniones. En el Centro de administración de Teams, en las directivas de reunión, un interruptor la activa o la desactiva; en PowerShell es -AllowCloudRecording de Set-CsTeamsMeetingPolicy. Los seminarios web y las asambleas informativas tienen su propia directiva de eventos, y las llamadas uno a uno, la de llamadas.
• Caducidad. De fábrica, 120 días. Admite de 1 a 99.999 días, o -1, solo desde PowerShell, para que no caduquen nunca. Para los usuarios con A1, el máximo es de 30 días. Un cambio solo afecta a las grabaciones nuevas: las que ya existen conservan su fecha.
• Descarga en los canales. -ChannelRecordingDownload vale Allow de forma predeterminada. Con Block, las grabaciones de los canales se guardan en una carpeta Grabaciones\Ver solo, donde los propietarios del canal tienen control total y los miembros solo pueden verlas, sin descargarlas ni editarlas.
• Consentimiento. Con -ExplicitRecordingConsent Enabled, los participantes deben aceptar expresamente que se los grabe o transcriba.
• Grabación automática. -AutoRecording decide si el organizador ve la opción de grabar y transcribir automáticamente en las opciones de la reunión.

Para ver cómo están hoy todas las directivas de reunión de la organización, sin cambiar nada:

Connect-MicrosoftTeams
Get-CsTeamsMeetingPolicy |
    Select-Object Identity, AllowCloudRecording, AllowTranscription, NewMeetingRecordingExpirationDays, ChannelRecordingDownload, ExplicitRecordingConsent, AutoRecording

Y para que las grabaciones nuevas de quienes tienen la directiva global caduquen al año en lugar de a los 120 días:

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -NewMeetingRecordingExpirationDays 365

Cómo asignar una directiva a una persona o a un grupo, y cómo averiguar cuál tiene alguien que dice «no me deja grabar», está en la guía de Microsoft Teams PowerShell.

Cuando se va quien organizaba las reuniones

Learn lo dice en una línea: la propiedad y la retención de una grabación después de que alguien se va siguen el proceso normal de OneDrive. Ese proceso, con los valores de fábrica, es este:

Día	Qué pasa con las grabaciones del OneDrive de quien se fue
0	Se elimina su cuenta. Bloquear el inicio de sesión o quitar la licencia no inicia la cuenta atrás; solo la eliminación
0 a 30	Su jefe, si está registrado en su perfil, recibe acceso a su OneDrive para rescatar lo que haga falta
30	Termina la retención predeterminada: nadie puede abrir ya lo que esa persona compartía, grabaciones incluidas
123	Termina la papelera de la colección de sitios, de 93 días: el OneDrive se borra

En otras palabras, las grabaciones de todas las reuniones que organizó esa persona dejan de abrirse para todo el equipo el día 30, aunque cada una tuviera su propia fecha de caducidad más lejana. Antes de eliminar la cuenta de alguien que organizaba reuniones grabadas, descargue o copie a un sitio del equipo las grabaciones que haya que conservar. El mismo plazo afecta a todo lo que compartía desde OneDrive, como explica la guía para compartir archivos en OneDrive.

Dos herramientas más, para casos concretos: una etiqueta de retención de aplicación automática puede borrar grabaciones y transcripciones con el plazo que se elija, desde un día; y eDiscovery, en el portal de Microsoft Purview, encuentra las grabaciones y transcripciones de los usuarios cuando hace falta buscarlas.

Preguntas frecuentes

¿Se puede grabar una reunión de Teams sin que los demás lo sepan?

No con la grabación de Teams. Todos los participantes reciben un aviso en cuanto empieza, en el escritorio, en la web y en el móvil, y en las llamadas aparece un mensaje que indica que se está grabando. Las grabaciones de cumplimiento, que configura la organización con una solución de terceros, también se anuncian a quien entra a la reunión.

¿Puede grabar un invitado o alguien de otra empresa?

No. La ayuda de Microsoft es clara: los invitados, los anónimos y las personas de otra organización no pueden iniciar ni detener una grabación. Si lo necesitan, alguien de la organización del organizador la graba y la comparte después.

¿Cuánto puede durar una grabación?

Lo que dice la ayuda de Microsoft es que la grabación se detiene sola cuando todos salen de la reunión, y que si alguien se queda, termina y se reinicia cada cuatro horas. Una reunión larga queda partida en varias grabaciones, que aparecen juntas en el resumen de la reunión.

¿Se puede grabar solo audio en Teams?

Sí. Al iniciar la grabación, elija Solo audio en la lista de lo que quiere grabar. Se guarda en el mismo sitio que una grabación con vídeo y el aviso que reciben todos dice que se inició la grabación de audio.

¿Por qué la grabación desapareció del chat?

Lo más habitual es que haya caducado: de fábrica, a los 120 días. Pida al propietario, que suele ser el organizador, que la busque en la papelera de reciclaje de su OneDrive mientras aún esté allí.

Cómo lo aborda KHARONTE

Grabar una reunión en Teams es una decisión de cada persona, pero decidir quién puede grabar, cuánto se guardan las grabaciones y qué pasa con ellas cuando alguien se va es administración. Dentro de nuestra gestión de plataformas administramos Microsoft 365 para empresas, incluidos Teams y sus directivas, usuarios, licencias, OneDrive y SharePoint. Si lo que necesita es que alguien ayude a las personas cuando el botón de grabar no aparece o una grabación no se encuentra, eso lo resuelve nuestra mesa de ayuda TI, con cada caso registrado. Ambas forman parte de nuestros servicios administrados de TI, que puede ver completos en servicios de TI para empresas.

Las fuentes técnicas de esta guía son de Microsoft: iniciar, detener y buscar grabaciones, reproducir, compartir y descargar grabaciones, no puedo grabar una reunión, transcripciones en directo, grabar y transcribir llamadas, las páginas de Learn sobre directivas de grabación, almacenamiento y permisos, caducidad de las grabaciones y retención de OneDrive, y la referencia de Set-CsTeamsMeetingPolicy.