Transcripción en Teams: cómo activarla, descargarla y cambiar el idioma

La transcripción en Teams convierte en texto lo que se dice en una reunión, con el nombre de quien habla y la hora de cada frase. Sirve para escribir el acta sin tomar notas, para que quien llegó tarde se ponga al día y para buscar después en qué momento se aprobó algo. En esta guía explicamos cómo activar la transcripción en Teams, quién puede verla y descargarla, cómo cambiar el idioma, dónde se guarda, cuánto dura y qué hacer cuando el botón aparece bloqueado.

Para escribirla leímos los textos en español del nuevo Teams instalado en un equipo con Windows 11 (versión 26288.2004) y las páginas de ayuda y de administración de Microsoft en español y en inglés, consultadas el 13 de noviembre de 2026. Cuando el programa y la ayuda nombran distinto el mismo botón, usamos el nombre que muestra Teams.

Qué es la transcripción en Teams y en qué se diferencia de los subtítulos

Teams tiene tres funciones que se confunden con frecuencia. Las tres usan el audio de la reunión, pero solo dos dejan un archivo:

En consecuencia, si necesita el texto después de la reunión, los subtítulos no sirven: hay que iniciar la transcripción. Además, la grabación y la transcripción van juntas pero no son lo mismo. Al iniciar la grabación, la transcripción arranca sola; en cambio, se puede transcribir sin grabar. Esto último tiene una ventaja clara, porque guarda el texto y no un video de cientos de megas. La grabación la explicamos en la guía para grabar una reunión en Teams.

Cómo activar la transcripción en Teams en una reunión

Estos son los pasos en Teams para Windows o Mac, con la reunión ya iniciada:

1. En los controles de la reunión, seleccione Más acciones.
2. Seleccione Grabar y transcribir.
3. Elija Iniciar solo la transcripción o Iniciar la grabación y la transcripción.
4. Confirme el Idioma hablado en esta reunión y seleccione Confirmar.

A partir de ese momento, todos ven el aviso Esta reunión se está transcribiendo. y el chat registra quién la inició. El texto aparece en el panel de la derecha, que se abre y se cierra con Mostrar transcripción y Ocultar transcripción. Según Microsoft, además, las palabras obscenas se sustituyen por asteriscos.

Para detenerla, vuelva a Más acciones y elija Detener transcripción. Si también estaba grabando, detener la grabación detiene la transcripción. Por otra parte, la transcripción se detiene sola cuando todos salen de la reunión.

Transcribir automáticamente desde las opciones de reunión

Si una reunión siempre necesita acta, no dependa de que alguien se acuerde de pulsar el botón. En las opciones de la reunión, el organizador puede activar «Grabar y transcribir automáticamente» antes de empezar. Hay un detalle que conviene saber: según la ayuda de Microsoft, los seminarios web y las asambleas informativas nacen con esa opción activada. Si no quiere grabar un seminario web, desactívela antes del evento.

Activar la transcripción en una llamada

En una llamada de Teams entre dos o más personas, sin reunión programada, el recorrido es casi el mismo: Más acciones, Grabar y transcribir e Iniciar transcripción. La diferencia es que lo controla otra directiva, la de llamadas, así que una persona puede transcribir reuniones y no llamadas, o al revés. Además, el administrador puede exigir que el otro participante acepte antes de quedar transcrito.

Desde el celular

La aplicación de Teams para Android e iPhone permite iniciar y detener la transcripción desde Más opciones. Sin embargo, Microsoft aclara que la transcripción en directo solo se ve en Teams para escritorio: en el celular se lee después de la reunión, en el chat. Si alguien de la reunión solo tiene el teléfono, Microsoft propone descargar la transcripción y subirla al chat.

Quién puede iniciar, ver y descargar la transcripción

Microsoft publica esta tabla para las reuniones en su ayuda sobre la transcripción en directo:

Dos matices cambian la tabla en la práctica. El primero: el organizador puede limitar quién inicia la transcripción en «¿Quién puede grabar y transcribir?», con tres opciones (organizadores y coorganizadores; organizadores, coorganizadores y moderadores; o nadie). El segundo: quien entra por teléfono no ve la transcripción. Por eso, si un proveedor o un cliente necesita el texto, hay que compartírselo después de la reunión.

Detener es otra cosa. Según la misma página, pueden detenerla y reiniciarla el organizador, los coorganizadores y los moderadores, no cualquier asistente. Los roles de una reunión los explicamos al hablar de compartir pantalla en Teams, donde también se decide quién puede presentar.

Cambiar el idioma de la transcripción en Teams

El idioma es el ajuste que más afecta a la calidad. Si la reunión está configurada en inglés y todos hablan español, la transcripción sale llena de palabras sin sentido. Para cambiar el idioma de la transcripción en Teams:

1. En los controles de la reunión, seleccione Más acciones.
2. Abra la flecha junto a Grabar y transcribir y seleccione Mostrar transcripción.
3. En el panel, abra la configuración de la transcripción.
4. En Idioma hablado en esta reunión, elija el idioma y seleccione Actualizar.

El cambio vale para todos: cambia la transcripción y los subtítulos de cada participante. Por eso lo pueden hacer el organizador, los coorganizadores y quien inició la transcripción. Si otra persona lo intenta con la transcripción en marcha, Teams responde: «Esto está bloqueado porque se inició la transcripción. Para cambiar el idioma, comunícate con el organizador de la reunión, el coorganizador o la persona que inició la transcripción.» Además, Teams detecta cuando la gente habla otro idioma y propone el cambio con el botón Sí, cámbialo (la ayuda lo escribe «Sí, cámbiela»).

Microsoft admite 57 idiomas de transcripción. Del español hay solo dos variantes, español (México) y español (España); no hay una de Colombia ni de otro país de Latinoamérica. En una oficina colombiana, lo práctico es elegir una de las dos y comprobar en los primeros minutos que el texto sale bien.

Transcripción traducida

Cada persona puede leer la transcripción traducida a su idioma activando la opción Traducir en la configuración del panel. Esta función es de Teams Premium o de Microsoft 365 Copilot: si el organizador tiene una de esas licencias, la usan todos los participantes; si no, solo quien tenga la suya. Microsoft advierte, además, que la traducción no se guarda: después de la reunión solo queda la transcripción en el idioma original.

Dónde se guarda la transcripción de Teams

La respuesta corta es: en el OneDrive del organizador, junto a la grabación si la hay, en la carpeta de grabaciones. Microsoft añade que guarda una segunda copia en Exchange Online, el servicio del correo. Desde Teams se llega a ella sin buscar el archivo: en el chat de la reunión, pestaña Resumen, apartado Transcripción.

Hay tres excepciones que conviene conocer:

• Reuniones de canal. La transcripción va a la carpeta de grabaciones (Recordings) del sitio de SharePoint del canal y hereda los permisos del canal. Los canales los explicamos en la guía de canales de Teams.
• Llamadas. La transcripción aparece en el chat de la llamada, y Microsoft dice que solo quien inició la grabación puede compartirla o descargarla.
• Grabación de cumplimiento. Si la empresa tiene una grabación obligatoria contratada con un tercero, esa copia va al almacenamiento de la organización, no al OneDrive de nadie.

La transcripción caduca

Este es el punto que más sorprende. Según Microsoft, las grabaciones y las transcripciones de las reuniones caducan a los 120 días de fábrica: OneDrive las pasa a la papelera al llegar la fecha. El cambio de ese plazo solo afecta a las reuniones nuevas, nunca a las ya grabadas. En la práctica, si la transcripción es el acta de un comité, descárguela y guárdela con el resto de documentos del proyecto. Cuando caduca, el resumen muestra: «La transcripción de esta reunión no se creó, expiró o se ha eliminado.»

Hay otro detalle técnico en la documentación de administración: si alguien copia el video de la grabación a otra carpeta del mismo OneDrive o sitio, la copia pierde el vínculo con la transcripción y ya no muestra subtítulos. Mueva o comparta el original; no lo duplique.

Descargar la transcripción de Teams en Word o en .vtt

Al terminar la reunión, la transcripción está disponible de inmediato. Para descargar la transcripción de Teams:

1. Seleccione Chatear en Teams y abra el chat de la reunión.
2. Seleccione la pestaña Resumen y luego Transcripción.
3. Abra la flecha junto a Descargar transcripción y elija el formato.

Hay dos formatos. El .docx se abre en Word y sirve para leer, corregir y convertir en acta; si va a trabajar el texto, las guías de Word avanzado y de control de cambios en Word ayudan a revisarlo en equipo. El .vtt es un archivo de subtítulos de texto plano (formato WebVTT), con una línea de tiempo por cada frase; sirve para agregarle subtítulos a un video o para procesarlo con otras herramientas.

De fábrica, solo descargan el organizador y los coorganizadores. Si un participante necesita el archivo, el organizador puede darle permiso o enviárselo.

Pasar la transcripción a Excel con PowerShell

Una transcripción de una hora tiene cientos de líneas. Si quiere ordenarla por persona, buscar quién dijo qué o saber cuánto habló cada participante, una hoja de cálculo es más cómoda que Word. Este bloque de PowerShell convierte el archivo .vtt en un CSV que Excel abre con las tildes bien y en columnas (hora de inicio, hora de fin, hablante y texto), y al final muestra los minutos de cada persona. Cambie solo la ruta de la primera línea:

# Convierte la transcripción de Teams (.vtt) en una hoja para Excel y suma los minutos de cada persona
$Vtt = 'C:\Transcripciones\Comité de compras.vtt'
$Csv = [IO.Path]::ChangeExtension($Vtt, '.csv')

function Segundos([string]$t) {
    if ($t.Split(':').Count -eq 2) { $t = '00:' + $t }
    [TimeSpan]::Parse($t, [Globalization.CultureInfo]::InvariantCulture).TotalSeconds
}

$lineas = [IO.File]::ReadAllLines($Vtt, [Text.Encoding]::UTF8)
$filas = New-Object System.Collections.Generic.List[object]
for ($i = 0; $i -lt $lineas.Count; $i++) {
    if ($lineas[$i] -notmatch '^\s*((\d+:)?\d{2}:\d{2}\.\d{3})\s+-->\s+((\d+:)?\d{2}:\d{2}\.\d{3})') { continue }
    $inicio = $Matches[1]; $fin = $Matches[3]; $texto = @()
    while ($i + 1 -lt $lineas.Count -and $lineas[$i + 1].Trim() -ne '') { $i++; $texto += $lineas[$i].Trim() }
    $unido = $texto -join ' '
    $hablante = '(sin nombre)'
    if ($unido -match '<v(\.[^\s>]+)?\s+([^>]+)>') { $hablante = $Matches[2].Trim() }
    $filas.Add([pscustomobject]@{
        Inicio = $inicio; Fin = $fin; Hablante = $hablante
        Texto = ($unido -replace '<[^>]+>', '').Trim()
        Segundos = (Segundos $fin) - (Segundos $inicio)
    })
}

$salida = @('"Inicio";"Fin";"Hablante";"Texto"')
foreach ($f in $filas) {
    $salida += (@($f.Inicio, $f.Fin, $f.Hablante, $f.Texto) | ForEach-Object { '"' + ($_ -replace '"', '""') + '"' }) -join ';'
}
[IO.File]::WriteAllLines($Csv, $salida, (New-Object System.Text.UTF8Encoding $true))
"{0} intervenciones guardadas en {1}" -f $filas.Count, $Csv

$filas | Group-Object Hablante | ForEach-Object {
    [pscustomobject]@{
        Hablante       = $_.Name
        Intervenciones = $_.Count
        Minutos        = [math]::Round(($_.Group | Measure-Object Segundos -Sum).Sum / 60, 1)
    }
} | Sort-Object @{ Expression = "Minutos"; Descending = $true }, Hablante | Format-Table -AutoSize

Lo probamos en Windows PowerShell 5.1 y en PowerShell 7 con tres archivos .vtt de prueba escritos según el estándar WebVTT: uno de una hora con nombres con tilde, comillas y punto y coma dentro del texto; otro sin nombre de hablante; y otro con saltos de línea de Windows. Las dos versiones escribieron el mismo CSV, byte a byte. El separador es el punto y coma porque es el que usa Excel con la configuración regional de Colombia, y el archivo lleva la marca que le dice a Excel que está en UTF-8, así que las tildes no se rompen. Si una frase no trae nombre, por ejemplo porque esa persona ocultó su identidad, aparece como (sin nombre). Para trabajar la hoja después, sirven las guías de filtros en Excel y de tablas dinámicas.

Editar o eliminar una transcripción

El organizador puede corregir la transcripción, por ejemplo un nombre propio o una cifra mal reconocida. Se hace desde el reproductor de OneDrive, no desde el chat:

1. En Teams, abra OneDrive y vaya a Mis archivos, carpeta de grabaciones.
2. En la grabación, elija Más acciones, Abrir y Abrir en el explorador.
3. En el reproductor, abra la transcripción, sitúe el puntero sobre la frase y seleccione editar.
4. Corrija el texto y guarde.

Desde la misma carpeta, con la opción Administrar acceso, el organizador decide quién puede ver o editar la transcripción, y puede marcar que no se pueda descargar. Para compartir archivos con estos permisos, sirve la guía de compartir archivos en OneDrive.

Eliminar la transcripción es más delicado, porque hay dos copias. Según Microsoft, si se elimina desde Teams para escritorio (pestaña Resumen, botón Eliminar transcripción), se borran las dos, la de OneDrive y la de Exchange Online. Si se elimina desde el reproductor del video, solo se borra la de OneDrive. Antes de borrar, Teams pregunta: «¿Estás seguro de que quieres eliminar la transcripción? No podrá deshacer esta acción.» Y hay un efecto que no se ve a simple vista: si la transcripción se elimina antes de generar las notas de IA del resumen, esas notas ya no se pueden generar.

Ocultar su nombre en la transcripción

Cualquier participante puede pedir que la transcripción no muestre su nombre. Según la ayuda de Microsoft para ocultar la identidad, debe hacerlo antes de la reunión:

1. En Teams, seleccione Más opciones y Configuración.
2. Vaya a Accesibilidad, apartado Subtítulos en vivo y transcripciones.
3. Desactive Identificarme automáticamente en los subtítulos en vivo y en las transcripciones en vivo.

Con esa opción desactivada, sus frases aparecen en la transcripción sin su nombre, también en la guardada. Es útil para quien participa en una sesión de preguntas o en un evento grande, pero tiene un costo: el acta no dirá quién propuso cada cosa. En reuniones de decisiones, lo razonable es acordarlo con el organizador.

Transcripción y Copilot

Si la empresa tiene licencias de Microsoft 365 Copilot, la transcripción tiene un papel más: Copilot la usa para responder preguntas durante y después de la reunión. El organizador elige en las opciones de la reunión si Copilot funciona «Durante y después de la reunión» o «Solo durante la reunión».

Con la primera opción, Copilot solo funciona si alguien inicia la transcripción. Con la segunda, Copilot usa el audio de forma temporal y no queda nada guardado al terminar. Hay un efecto cruzado que confunde a muchos organizadores: según Microsoft, si se desactiva Copilot en una reunión, también se desactivan la grabación y la transcripción, y Teams lo dice así: «La grabación y la transcripción están deshabilitadas porque Copilot se desactivó.»

No puedo activar la transcripción en Teams

Cuando el botón Transcribir aparece bloqueado, Teams muestra un candado; al pasar el puntero por encima, explica el motivo. Estos son los casos que documenta Microsoft:

El caso más frecuente en empresas pequeñas es el cuarto: si el organizador no tiene permiso, ni siquiera el administrador que asiste a la reunión puede transcribirla. Por eso conviene que la mesa de ayuda TI revise la directiva de quien organiza las reuniones importantes, no la de quien se queja.

Buenas prácticas para la transcripción en Teams

Estas son las recomendaciones que nos parecen más útiles para una oficina:

• Avise antes de transcribir. Teams muestra un aviso a todos, pero decirlo en voz alta evita malentendidos, sobre todo con personas de otras empresas.
• Confirme el idioma al empezar. Revise el panel en el primer minuto: si el texto no tiene sentido, el idioma está mal.
• Cuide el audio. Microsoft recomienda hablar claro y evitar el ruido de fondo. Un buen micrófono y una persona hablando a la vez mejoran el texto más que cualquier ajuste.
• Transcriba sin grabar cuando baste el texto. Ocupa menos espacio y expone menos: un acta no necesita el video de todos.
• Descargue lo importante antes de 120 días. La transcripción caduca con la grabación; el acta de un comité no debería depender de eso.
• Revise antes de enviar. La transcripción automática se equivoca con nombres, siglas y cifras. Corrija antes de usarla como acta.
• No transcriba datos que no deban quedar escritos, como contraseñas, datos de salud o información de nómina. La transcripción queda en OneDrive y en Exchange, y cualquiera con acceso puede copiarla.

Para administradores: las directivas de transcripción

La transcripción depende de directivas que se configuran en el centro de administración de Teams (Reuniones, Directivas de reunión) o por PowerShell. Microsoft explica que es una directiva doble: tiene que permitirla tanto la directiva del organizador como la de quien la inicia. Estas son las que importan:

Hay una contradicción en la documentación que conviene resolver midiendo: la página de administración de la transcripción dice que la transcripción viene activada en las directivas nuevas, mientras que la referencia de Set-CsTeamsMeetingPolicy no da valor de fábrica para AllowTranscription. Por eso, antes de dar por hecho nada, lea lo que tiene su organización. Estas órdenes solo leen, no cambian nada (requieren el módulo de Teams, que explicamos en la guía de Microsoft Teams PowerShell):

Connect-MicrosoftTeams
Get-CsTeamsMeetingPolicy | Select-Object Identity, AllowTranscription, LiveCaptionsEnabledType, ExplicitRecordingConsent, Copilot
Get-CsTeamsCallingPolicy | Select-Object Identity, AllowTranscriptionForCalling

Además, el centro de administración de Microsoft 365 tiene un diagnóstico de transcripciones: con el correo de la persona y el enlace de la reunión, comprueba si su cuenta cumple los requisitos para transcribir. Es el primer paso cuando un usuario dice que el botón no le aparece. La administración de Teams y del resto de Microsoft 365 para empresas, incluidas sus directivas, es parte de lo que llamamos servicios administrados de TI.

Lo que la ayuda de Microsoft en español dice distinto

Al comparar la ayuda en español con el programa encontramos varias diferencias que pueden confundir:

• En los pasos para iniciar la transcripción, la ayuda pierde el nombre del botón: «Seleccione el en los controles de la reunión». En inglés es Más acciones (*More actions*).
• La ruta para ocultar la identidad sale rota («EnSubtítulos y transcripciones de accesibilidad>»). En Teams es Accesibilidad y luego Subtítulos en vivo y transcripciones.
• La tabla de permisos dice que el organizador decide quién descarga «en Stream», aunque la transcripción ya se administra desde OneDrive y el resumen de Teams.
• En Teams en español conviven Iniciar solo transcripción e Iniciar solo la transcripción para el mismo botón, y una función de Teams Premium aparece como «Reconocimiento de altavoz» en la transcripción (en inglés, *speaker recognition*, es decir, reconocimiento del hablante).

Ninguna de estas diferencias cambia lo que hace Teams, pero explica por qué a veces un paso de la ayuda no coincide con lo que se ve en pantalla.

Funciones relacionadas en Teams y en Google Meet

La transcripción es una pieza de las reuniones. Si organiza reuniones a menudo, estas guías la complementan: cómo crear una reunión en Outlook con el botón de Teams, cómo hacer encuestas en Teams durante la reunión y cómo funciona el estado en Teams mientras presenta. Si escribe a menudo con la voz, la guía para dictar en Word explica también la función Transcribir de Word, que convierte un audio en texto. Y si su empresa usa Google Workspace, la guía para grabar en Google Meet cubre el equivalente de Google.

En KHARONTE acompañamos a las empresas con soporte técnico para empresas y con la administración de Microsoft 365: las directivas de Teams, el OneDrive donde quedan las transcripciones y las licencias. Si su equipo quiere usar la transcripción sin sorpresas, o el botón no aparece a quien lo necesita, hablemos de cómo dejarlo bien configurado dentro de nuestros servicios de TI para empresas.