Tablas en Word: insertar, repetir el encabezado y ajustar a la hoja

Las tablas en Word ordenan lo que en un párrafo se vuelve ilegible: una cotización con ítems y valores, el inventario de equipos de una sede, el cronograma de un proyecto o la lista de contactos de un proveedor. Esta guía explica cómo insertar una tabla en Word, cómo moverse por ella con el teclado, cómo repetir el encabezado de tabla en Word en cada página, qué hacer cuando la tabla en Word se sale de la hoja, cómo ordenarla y cómo convertir texto en tabla en Word sin que las columnas se desordenen.

Todo lo que contamos lo medimos en Word para Microsoft 365 en español, con documentos de prueba, y lo contrastamos con la ayuda oficial de Microsoft en español y en inglés. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática del blog: la guía de encabezado y pie de página en Word explica la parte de arriba y de abajo de cada página, y si sus datos necesitan cálculos y filtros, la de tablas en Excel es el siguiente paso.

Cuándo usar una tabla en Word y cuándo una hoja de Excel

Una tabla de Word sirve para presentar información dentro de un documento. En cambio, no es una hoja de cálculo: no filtra, no recalcula sola y se vuelve lenta con cientos de filas. Por eso conviene decidir antes:

Si la tabla nace en Excel y va a seguir cambiando, la guía para vincular Excel con PowerPoint explica el pegado vinculado, que funciona igual en Word.

Cómo insertar una tabla en Word

Todo empieza en la pestaña Insertar, con el botón Tabla. Al abrirlo aparecen seis caminos:

Con el teclado, en nuestro equipo las teclas fueron Alt, B y luego B A para abrir el botón Tabla. En otros equipos la pestaña Insertar puede mostrar «B 2» en lugar de «B» si hay complementos instalados.

Antes de seguir, conviene conocer lo que trae una tabla nueva, porque explica muchos problemas posteriores. Medimos una tabla de 3 columnas y 4 filas en un documento en blanco:

• Usa el estilo Tabla con cuadrícula, con bordes finos.
• Ocupa 15,57 cm, casi exactamente el ancho del texto de la página (15,59 cm), y reparte las columnas por igual, a 5,19 cm cada una.
• La primera fila no está marcada para repetirse en cada página.
• Las filas pueden partirse entre dos páginas.
• No tiene texto alternativo para lectores de pantalla.

Además, Word tiene un límite: al pedir 64 columnas, respondió «El número debe estar entre 1 y 63.». Para algo tan ancho, Excel es la herramienta.

Las dos pestañas de las tablas: Diseño de tabla y Disposición de tabla

Cuando el cursor está dentro de una tabla, la cinta muestra dos pestañas nuevas. Son las que más se confunden, porque la ayuda de Microsoft en español las mezcla: en una página dice que al insertar una tabla aparecen «dos pestañas nuevas en la cinta de opciones: Diseño y Diseño». En el Word real se llaman así:

La regla práctica es sencilla: Diseño de tabla cambia cómo se ve la tabla, y Disposición de tabla cambia cómo está construida. Ojo con otra trampa del idioma: la pestaña Diseño de siempre, la de temas y marca de agua, sigue ahí y no tiene nada que ver con las tablas.

Moverse y seleccionar con el teclado

Estos atajos funcionan con el cursor dentro de una tabla y salen de la lista oficial de atajos de Microsoft para Word en Windows:

Hay un atajo que la ayuda en español explica mal. Dice que Alt+Mayús+flecha arriba sirve para «desplazarse una fila hacia arriba», como si moviera el cursor. Preguntamos a Word qué orden tiene asignada esa combinación y respondió OutlineMoveUp: mueve la fila entera una posición hacia arriba, con su contenido. Es muy útil para reordenar una lista a mano, pero conviene saberlo antes de usarlo sin querer.

Agregar, quitar y combinar filas y columnas

En Disposición de tabla, el grupo de filas y columnas tiene Insertar fila Arriba, Insertar fila Inferior, Insertar columna a la izquierda, Insertar columna a la derecha y el menú Eliminar, que permite borrar celdas, filas, columnas o la tabla entera. También se llega a todo ello con el botón derecho sobre una celda.

Para unir varias celdas en una, por ejemplo el título de una sección, se seleccionan y se usa Combinar celdas; Dividir celdas hace lo contrario. Y Dividir tabla parte la tabla en dos justo encima de la fila donde está el cursor. En nuestra prueba, una tabla de 10 filas partida en la sexta quedó en dos tablas de 5 filas.

Antes de combinar, piense en lo que viene después. Igual que en Excel, como explica la guía para combinar celdas en Excel, una celda combinada impide ordenar la tabla y complica la lectura con lectores de pantalla, como veremos más abajo.

Cómo repetir el encabezado de tabla en Word en cada página

Cuando una tabla ocupa varias páginas, lo normal es que la fila con los títulos de las columnas aparezca arriba en cada una. Para conseguirlo:

1. Seleccione la fila de encabezado (o las primeras filas, si son varias).
2. En Disposición de tabla, grupo Datos, pulse Repetir filas de título.

También se puede hacer con el botón derecho, Propiedades de la tabla, pestaña de la fila, marcando la casilla que la ayuda llama «Repetir como fila de encabezado en la parte superior de cada página».

Atención a la ayuda en español: dice que el botón está en «Diseño de tabla» y lo llama «Repetir filas de encabezado». En Word en español está en Disposición de tabla y se llama Repetir filas de título. Por eso, quien sigue la ayuda al pie de la letra no lo encuentra.

Lo que medimos y lo que dice Microsoft sobre esta función:

• Tiene que empezar en la primera fila. Al marcar solo la segunda fila, Word marcó también la primera: las filas de encabezado siempre empiezan arriba.
• Un salto de página manual la anula. Insertamos un salto de página dentro de una tabla de 60 filas y Word la partió en dos tablas independientes. Como la segunda parte es otra tabla, ya no repite el encabezado. Microsoft lo confirma: el encabezado se repite en los saltos automáticos, no en los manuales.
• Solo se ve en la vista Diseño de impresión y al imprimir.
• Se edita en la primera página: las copias de las páginas siguientes están bloqueadas y cambian solas.

Si lo que se repite en cada página es el logo o el nombre del documento, eso no va en la tabla sino en el encabezado de la página.

Cuando la tabla en Word se sale de la hoja

Es una de las búsquedas más frecuentes, y casi siempre tiene la misma causa: la tabla tiene columnas de ancho fijo que suman más que el espacio entre los márgenes. Pasa mucho con tablas pegadas desde una página web o desde otro documento con márgenes distintos.

Lo reprodujimos con una tabla de 6 columnas de 4,5 cm: medía 27 cm en una página con 15,59 cm de texto, así que se salía 11,41 cm por la derecha. La solución está en Disposición de tabla, grupo Tamaño de celda, botón Autoajustar, que tiene tres opciones:

Por lo tanto, ante una tabla que se sale de la hoja, el primer paso es Autoajustar a la ventana. Después, si una columna quedó demasiado estrecha, se ajusta arrastrando su borde o con Distribuir columnas, que las deja todas iguales.

Cuando la tabla se pasa a otra hoja o se corta

Otro caso habitual: una fila empieza al final de una página y termina en la siguiente. Es el comportamiento de fábrica, porque en una tabla nueva las filas pueden partirse entre páginas. Para evitarlo, seleccione la tabla, abra Propiedades, vaya a la pestaña de la fila y desmarque la opción que permite dividir las filas entre páginas. A partir de ahí, una fila que no cabe pasa completa a la página siguiente.

Cómo ordenar una tabla en Word

Las tablas en Word se ordenan por una, dos o hasta tres columnas, desde Disposición de tabla, grupo Datos, botón Ordenar. En el cuadro hay que elegir la columna, el tipo (texto, número o fecha) y el orden, y decir si la tabla tiene fila de encabezado. Estas decisiones cambian el resultado, como medimos con una tabla de cinco filas:

En resumen: elija siempre el tipo Número para cifras, marque que la tabla tiene encabezado y separe las celdas combinadas antes de ordenar. Si necesita ordenar a menudo o por más de tres criterios, esa tabla quiere estar en Excel.

Convertir texto en tabla en Word y al revés

Si tiene una lista ya escrita, no hace falta copiarla celda por celda. Para convertir texto en tabla en Word:

1. Asegúrese de que cada fila es un párrafo y de que las columnas están separadas siempre por el mismo carácter, preferiblemente una tabulación.
2. Seleccione el texto.
3. Vaya a Insertar, Tabla, Convertir texto en tabla.
4. Compruebe el número de columnas, elija el ajuste del ancho y el separador, y acepte.

El separador es la clave. Convertimos la misma lista de sedes con coma y con tabulación. Con coma, la fila de «Bogotá, D.C.» se partió en dos celdas y la tabla salió con 4 columnas en lugar de 3. Con tabulación salió perfecta. La ayuda de Microsoft para convertir texto en tabla lo advierte: si el texto tiene comas, use tabulaciones. Como truco, active Mostrar todo (el botón ¶ de la pestaña Inicio) para ver las tabulaciones antes de convertir.

El camino inverso está en Disposición de tabla, grupo Datos, Convertir en texto: cada fila vuelve a ser un párrafo y las columnas quedan separadas por el carácter que elija.

Fórmulas en las tablas de Word

Word puede sumar una columna con Fórmula, en Disposición de tabla, grupo Datos. Pero tiene límites que medimos en la guía de Word avanzado: las funciones van en inglés, como =SUM(ABOVE), aunque Word esté en español; el resultado no se recalcula solo al cambiar una cifra, hay que seleccionarlo y pulsar F9; y una suma con decimales dio un resultado equivocado sin ningún aviso. Para cualquier cálculo que importe, use una tabla de Excel y pegue el resultado.

Tablas accesibles

Las tablas en Word bien hechas también se entienden con un lector de pantalla, que las recorre contando celdas. Según la guía de accesibilidad de Microsoft:

• Marque la fila de encabezado en Diseño de tabla, grupo Opciones de estilo de tabla, casilla Fila de encabezado, para que los lectores de pantalla anuncien el nombre de cada columna.
• Evite celdas combinadas, celdas divididas y tablas dentro de otras tablas: el lector de pantalla pierde la cuenta.
• Evite las tablas de ancho fijo, que se leen mal con la Lupa y en el teléfono.
• Añada un texto alternativo desde Propiedades, pestaña de texto alternativo. Una tabla nueva no trae ninguno.

El botón Comprobar accesibilidad, en la pestaña Revisar, avisa de las celdas combinadas y de las tablas anidadas.

Tablas en Documentos de Google

Si trabaja con Google Workspace, Documentos de Google tiene casi lo mismo, con dos diferencias que conviene conocer. Según la ayuda de Google sobre tablas, las tablas pueden tener hasta 20 celdas por 20 celdas al insertarlas desde Insertar > Tabla. Y en vez de repetir filas de título, Documentos ofrece «Fijar filas de encabezado», en las opciones de la tabla: esas filas se repiten en cada página y, además, no se mueven al ordenar la tabla. Los archivos se comparten como cualquier otro, como explica la guía para compartir archivos en Google Drive.

Problemas frecuentes con las tablas en Word

Para revisar las tablas de muchos documentos

Si su área de calidad o de propuestas maneja decenas de plantillas, este bloque de PowerShell revisa las tablas de todos los .docx de una carpeta sin abrir Word, leyendo el XML de cada archivo. Avisa de las tablas que se salen del margen, de las largas sin encabezado repetido, de las que tienen celdas combinadas, de las que no tienen texto alternativo y de las tablas dentro de otras tablas, y deja el resultado en un CSV que Excel abre con las tildes bien:

$carpeta = Join-Path ([Environment]::GetFolderPath('MyDocuments')) 'Propuestas'
Add-Type -AssemblyName System.IO.Compression.FileSystem
$filas = foreach ($f in Get-ChildItem -Path $carpeta -Filter *.docx -Recurse -File) {
    $zip = [IO.Compression.ZipFile]::OpenRead($f.FullName)
    try {
        $lector = New-Object IO.StreamReader($zip.GetEntry('word/document.xml').Open())
        [xml]$xml = $lector.ReadToEnd(); $lector.Close()
    } finally { $zip.Dispose() }
    $ns = New-Object Xml.XmlNamespaceManager($xml.NameTable)
    $ns.AddNamespace('w', 'http://schemas.openxmlformats.org/wordprocessingml/2006/main')
    $w = 'http://schemas.openxmlformats.org/wordprocessingml/2006/main'
    $hoja = $xml.SelectSingleNode('//w:body/w:sectPr', $ns)
    $util = [int]$hoja.SelectSingleNode('w:pgSz', $ns).GetAttribute('w', $w) -
            [int]$hoja.SelectSingleNode('w:pgMar', $ns).GetAttribute('left', $w) -
            [int]$hoja.SelectSingleNode('w:pgMar', $ns).GetAttribute('right', $w)
    $n = 0
    foreach ($t in $xml.SelectNodes('//w:body/w:tbl', $ns)) {
        $n++
        $ancho = 0
        foreach ($c in $t.SelectNodes('w:tblGrid/w:gridCol', $ns)) { $ancho += [int]$c.GetAttribute('w', $w) }
        $filasTabla = $t.SelectNodes('w:tr', $ns).Count
        $encabezado = $null -ne $t.SelectSingleNode('w:tr[1]/w:trPr/w:tblHeader', $ns)
        $combinadas = $t.SelectNodes('.//w:tc/w:tcPr/w:gridSpan | .//w:tc/w:tcPr/w:vMerge', $ns).Count
        $alt = $null -ne $t.SelectSingleNode('w:tblPr/w:tblCaption | w:tblPr/w:tblDescription', $ns)
        $avisos = @()
        if ($ancho -gt $util + 15) { $avisos += 'Sale del margen' }
        if ($filasTabla -gt 15 -and -not $encabezado) { $avisos += 'Encabezado sin repetir' }
        if ($combinadas) { $avisos += 'Celdas combinadas' }
        if (-not $alt) { $avisos += 'Sin texto alternativo' }
        if ($t.SelectNodes('.//w:tbl', $ns).Count) { $avisos += 'Tabla dentro de tabla' }
        [pscustomobject]@{
            Archivo    = $f.FullName.Substring($carpeta.Length + 1)
            Tabla      = $n
            Filas      = $filasTabla
            Columnas   = $t.SelectNodes('w:tblGrid/w:gridCol', $ns).Count
            AnchoCm    = [math]::Round($ancho / 567, 1)
            TextoCm    = [math]::Round($util / 567, 1)
            Avisos     = $avisos -join '; '
        }
    }
}
$codif = if ($PSVersionTable.PSVersion.Major -ge 6) { 'utf8BOM' } else { 'UTF8' }
$filas | Export-Csv -Path (Join-Path $carpeta 'tablas.csv') -NoTypeInformation -Delimiter ';' -Encoding $codif
$filas | Format-Table Tabla, Filas, Columnas, AnchoCm, TextoCm, Avisos, Archivo -AutoSize

Lo probamos en Windows PowerShell 5.1 y en PowerShell 7 con tres documentos de prueba: uno correcto, una cotización con una tabla de 27 cm, celdas combinadas y una tabla anidada, y una carta sin tablas. Las dos versiones dieron el mismo CSV, con las tres tablas y sus avisos. Cambie Propuestas por la carpeta que quiera revisar; el bloque solo lee, no modifica ningún archivo.

Buenas prácticas con las tablas en Word

Estas siete reglas evitan casi todos los problemas que vimos con las tablas en Word:

• Una tabla, una idea. Si una tabla mezcla dos temas, son dos tablas.
• Encabezado siempre. Marque la fila de títulos con Repetir filas de título y con Fila de encabezado.
• Autoajustar a la ventana al pegar tablas de otro sitio, antes de dar formato.
• Nada de celdas combinadas para alinear. Úselas solo para un título y, si va a ordenar, nunca.
• Tabulaciones al convertir texto, nunca comas si el texto las lleva.
• Los cálculos, en Excel. Word presenta; Excel calcula.
• Estilos en lugar de formato a mano. Igual que con los estilos en Word para el texto, un estilo de tabla mantiene igual todas las del documento.

Preguntas frecuentes sobre las tablas en Word

¿Cómo hago que el encabezado de la tabla aparezca en todas las páginas?

Seleccione la primera fila y pulse Repetir filas de título en Disposición de tabla, grupo Datos. Se verá en la vista Diseño de impresión y al imprimir, siempre que no haya un salto de página manual dentro de la tabla.

¿Por qué mi tabla se sale de la hoja?

Porque sus columnas tienen un ancho fijo mayor que el espacio entre márgenes. Use Autoajustar a la ventana en Disposición de tabla, grupo Tamaño de celda.

¿Cómo borro una tabla completa?

Seleccione la tabla y pulse Retroceso, o use Eliminar en Disposición de tabla y elija la tabla. La tecla Suprimir, en cambio, borra solo el contenido y deja las filas y columnas.

¿Cuántas columnas puede tener una tabla en Word?

Hasta 63. Al pedir 64, Word respondió «El número debe estar entre 1 y 63.».

¿Puedo ordenar una tabla alfabéticamente?

Sí, con Ordenar, en Disposición de tabla, grupo Datos, eligiendo el tipo Texto. Marque que la tabla tiene fila de encabezado para que los títulos no se mezclen con los datos.

Conclusión

Las tablas en Word funcionan bien cuando se usan para presentar y no para calcular: se insertan desde Insertar > Tabla, se ajustan a la página con Autoajustar a la ventana, se les marca el encabezado para que se repita y se ordenan con el tipo de dato correcto. Lo demás, sumar, filtrar o manejar cientos de filas, es trabajo de Excel. Si su empresa quiere plantillas de Word ordenadas o necesita apoyo con su uso diario, nuestra mesa de ayuda TI atiende estas consultas como parte del soporte técnico para empresas. Además, la administración de cuentas y licencias de Office forma parte de nuestros servicios administrados de TI y de la gestión de Microsoft 365 para empresas, dentro de los servicios de TI para empresas de KHARONTE.