Bloc de notas de OneNote: cómo crearlo, compartirlo, sincronizarlo, exportarlo y recuperar lo borrado

Un bloc de notas de OneNote es el lugar donde viven las actas, los procedimientos y los apuntes de un equipo: se divide en secciones y páginas, y se puede compartir, sincronizar y exportar entre el computador, el teléfono y la web. Funciona tan bien que casi nadie se pregunta dónde está guardado, y ahí empiezan los problemas: un bloc que solo existe en un equipo, una sección que no sincroniza porque pesa demasiado o un acta borrada que nadie sabe recuperar.

Esta guía explica qué es un bloc de notas de OneNote por dentro, dónde conviene guardarlo, cómo crearlo, cómo compartir un bloc de notas de OneNote sin abrir más de la cuenta, cómo sincronizar OneNote y qué hacer cuando OneNote no sincroniza. También cuenta cómo exportar OneNote para tener una copia, cómo recuperar lo borrado y cómo cerrar o eliminar un bloc sin perder nada.

Todo lo que contamos lo comprobamos en el OneNote de Microsoft 365 de nuestro equipo de pruebas (la aplicación de escritorio para Windows, versión 16.0, compilación 20527, con la interfaz en español), sobre blocs de prueba en una carpeta temporal: los creamos, les pusimos secciones, páginas y un adjunto, los exportamos, borramos páginas y miramos qué quedaba en el disco. Los nombres de los botones los leímos de la propia ventana de OneNote. Esta entrada forma parte de la serie de ofimática de este blog: la guía para sincronizar OneDrive explica el programa que guarda los demás archivos, y la de compartir archivos en OneDrive cuenta los tipos de vínculo que también usa OneNote.

Qué es un bloc de notas de OneNote

OneNote organiza las notas como un cuaderno de argollas. El bloc de notas es el cuaderno entero; dentro tiene secciones, que son las pestañas de colores; y cada sección guarda páginas, que pueden tener subpáginas. Si un bloc crece mucho, las secciones se agrupan en grupos de secciones, como carpetas dentro del cuaderno.

Lo que casi nadie sabe es cómo se guarda. En el disco, un bloc de notas de OneNote no es un archivo: es una carpeta. Al crear un bloc local llamado Proyecto KH con dos secciones y un grupo de secciones, OneNote dejó esto en la carpeta:

Es decir, cada sección es un archivo .one. Esto importa por dos razones: el límite de tamaño que veremos más adelante se aplica a cada archivo, y mover esos archivos a mano con el Explorador rompe el bloc.

Qué OneNote está usando

Microsoft tiene hoy una sola aplicación de escritorio para Windows, la que viene con Microsoft 365 (también llamada OneNote 2016 a 2024). La otra, OneNote para Windows 10, llegó al final del soporte el 14 de octubre de 2025: desde entonces queda en modo de solo lectura y Microsoft pide pasarse a la aplicación actual. Además existen OneNote para la web, para Mac, para iPhone y iPad y para Android. Esta guía sigue la aplicación de escritorio; cuando una función cambia en otra versión, lo decimos.

Dónde guardar un bloc de notas de OneNote

La ubicación se elige al crear el bloc y decide casi todo lo demás. Estas son las opciones:

Por eso, para trabajo en equipo, lo recomendable es guardar el bloc de notas de OneNote en el sitio de SharePoint del área. Cada sitio de grupo trae ya un bloc de notas propio, como contamos en qué es SharePoint, y cada equipo de Teams tiene el suyo en la guía de canales de Teams. Así el bloc sigue ahí cuando alguien se va de la empresa, cosa que no pasa con el OneDrive de esa persona.

La trampa de la carpeta de Documentos

En nuestro equipo, OneNote propone como carpeta para los blocs locales Documentos\Bloc de notas de OneNote. Pero ese computador tiene la carpeta Documentos dentro de OneDrive, como muchos equipos de empresa. Resultado: un bloc creado en Este equipo termina, sin que nadie lo decida, en una carpeta que sincroniza el programa de OneDrive.

Microsoft lo desaconseja de forma expresa. Los blocs de notas de OneNote tienen su propio mecanismo de sincronización, y mover un bloc a una carpeta que sincroniza OneDrive sin pasar por OneNote no está admitido. Según Microsoft, los blocs deben moverse y sincronizarse siempre desde OneNote, no con programas que sincronizan archivos, como el de OneDrive o Dropbox. Si un equipo tiene blocs así, la forma correcta de llevarlos a la nube es la que explicamos más abajo en mover un bloc local a OneDrive.

Por otra parte, cuando el bloc sí está bien guardado en OneDrive, en la carpeta sincronizada solo aparece un acceso directo .url, no los archivos .one. Lo comprobamos: al iniciar OneNote con una cuenta de trabajo por primera vez, OneNote abrió un bloc llamado «Mi bloc de notas en» seguido del nombre de la organización, guardado en OneDrive, y en la carpeta de OneDrive del equipo apareció un archivo .url de 225 bytes con su nombre. Abrir ese acceso directo lleva al bloc en la web.

Cómo crear un bloc de notas en OneNote

En OneNote para Windows, los blocs se crean desde la vista Archivo, que se abre con el botón Pestaña Archivo o con Alt, A:

1. Vaya a Archivo y elija Nuevo (Alt, A, N).
2. En Nuevo bloc de notas, elija la ubicación: su OneDrive, un sitio de SharePoint o Este equipo.
3. Escriba el nombre del bloc y créelo.

Un detalle de Microsoft que evita un error más adelante: si el bloc se va a compartir, créelo en OneDrive o en SharePoint desde el primer momento, eligiendo esa ubicación en la lista. Si en cambio se elige Examinar y se navega hasta la carpeta de OneDrive del equipo, OneNote lo trata como un bloc local y, al intentar compartirlo, responde «Para compartir este bloc de notas, deberá colocarlo en OneDrive o SharePoint», aunque ya parezca estar allí.

Nombres que se entienden

Un bloc de notas de OneNote compartido lo verán muchas personas, así que el nombre debe decir qué es sin abrirlo: Mesa de ayuda, Proyecto ERP 2026 o Comité de gerencia funcionan mejor que Notas o Bloc nuevo. Con las secciones pasa lo mismo: Actas, Procedimientos y Proveedores son más fáciles de encontrar que Varios.

Secciones y páginas de un bloc de notas de OneNote

Dentro del bloc, la estructura es la que usted decida. Sin embargo, conviene seguir unas reglas sencillas:

• Una sección por tipo de contenido, no por persona: Actas, Procedimientos, Contactos.
• Un grupo de secciones para lo antiguo, por ejemplo Archivo 2025, en lugar de borrar.
• El título de la página primero, porque es lo que se ve en la lista de páginas y lo que encuentra la búsqueda.
• Subpáginas para los anexos de una página, en lugar de páginas sueltas.

Cada sección es un archivo, así que una sección con muchas imágenes, PDF o grabaciones crece rápido. Lo medimos: al adjuntar un archivo de 5 MB a una página, la sección pasó de 22.016 a 5.269.896 bytes, es decir, el adjunto entero quedó guardado dentro del archivo de la sección. Y siguió ahí después de borrar el archivo original del disco. Por eso, los documentos grandes es mejor dejarlos en OneDrive o SharePoint y poner en OneNote solo el vínculo.

Cómo compartir un bloc de notas de OneNote

Para compartir un bloc de notas de OneNote, el bloc tiene que estar en OneDrive o en SharePoint. Si es local, OneNote no lo comparte: en Archivo, Compartir, muestra el mensaje Cargue el bloc de notas para compartirlo. y la lista de cuentas donde puede subirlo. Debajo ofrece Compartir una copia en su lugar, con dos botones, Página de OneNote y PDF, que envían una copia de la página, no el bloc.

Con el bloc ya en la nube, según la ayuda de Microsoft hay dos formas de compartirlo desde el botón Compartir de la esquina superior derecha:

En la vista Archivo, Información, los blocs guardados en la nube muestran además Invitar personas a este bloc de notas y Ver bloc de notas, y los locales, Compartir en la red o la Web.

Lo que comparte de verdad

Tres advertencias de Microsoft que conviene tener presentes antes de compartir un bloc de notas de OneNote:

• Compartir el vínculo de una sección deja ver todo el bloc. Las personas que lo reciban podrán ver el bloc completo, no solo esa sección.
• Ya no se comparten páginas sueltas. Microsoft retiró esa función; los vínculos de página antiguos caducaron. Para enviar una página, use Página de OneNote o PDF, o pásela a un bloc aparte.
• Un vínculo reenviado da acceso. Si alguien reenvía el vínculo, la otra persona también podrá ver el bloc, según cómo esté configurado el vínculo.

Los vínculos de OneNote son los mismos de OneDrive y SharePoint, así que el tipo que sale por defecto depende de cómo esté configurada la organización. Lo explicamos en la guía de compartir archivos en OneDrive: en una organización que no tocó esos ajustes, el vínculo que se copia sin mirar puede ser de los que abre cualquiera.

Cómo mover un bloc de notas de OneNote a OneDrive o SharePoint

Si un bloc de notas de OneNote ya existe en Este equipo, se lleva a la nube desde OneNote, nunca copiando la carpeta. La ruta que describe Microsoft en su guía para sincronizar un bloc de notas, en el apartado de buenas prácticas, es esta:

1. Abra el bloc local y vaya a Archivo, Compartir.
2. Elija la ubicación en la nube (su OneDrive o un sitio de SharePoint).
3. Confirme con el botón para mover el bloc («Mover bloc de notas», según la ayuda).

OneNote sube el bloc y configura la sincronización. Desde ese momento, la copia local de la ubicación anterior ya no está conectada ni se sincroniza, y Microsoft dice que se debe eliminar para que nadie siga escribiendo en ella.

Un aviso sobre la ayuda de Microsoft: su página para mover un bloc a OneDrive indica, para OneNote de Microsoft 365, Guardar una copia en el menú Archivo. Ese botón existe, pero guardar una copia deja dos blocs: el original local y la copia en la nube. La guía de buenas prácticas de la propia Microsoft usa Compartir, que sí mueve el bloc y deja la copia vieja sin sincronizar. Nosotros recomendamos esta segunda ruta.

Cómo sincronizar OneNote y sus blocs de notas

OneNote sincroniza solo, cada cierto tiempo, los blocs guardados en OneDrive o SharePoint. Además, solo envía los cambios, no el archivo entero, y puede combinar lo que dos personas escribieron en la misma página sin crear copias en conflicto. Mientras no hay internet, guarda una copia local del bloc y la combina al volver la conexión.

Aun así, a veces conviene sincronizar OneNote a mano, por ejemplo antes de cerrar el portátil para un viaje. Estos son los pasos en OneNote para Windows:

1. Vaya a Archivo, Información (Alt, A, F).
2. Pulse Ver estado de sincronización (Alt, A, F, U).
3. En el cuadro que se abre, use «Sincronizar todo» para todos los blocs, o «Sincronizar ahora» junto a uno solo, según la ayuda de Microsoft.

También sirve el botón Haga clic aquí para el estado de sincronización, en la lista de blocs, debajo de la cinta, que lleva al mismo cuadro. OneNote para la web, por su parte, no necesita sincronizar a mano: guarda continuamente. Y en Android la opción es Sincronizar todo, en la configuración, y se puede limitar a redes wifi.

OneNote no sincroniza: causas y soluciones

Cuando OneNote no sincroniza, casi siempre muestra un código o un mensaje, y no hace falta volver a sincronizar OneNote a ciegas. Estos son los más comunes, con la solución que da Microsoft:

El límite de 2 GB: por archivo, no por bloc

La propia Microsoft describe este límite de dos maneras. En la página de restricciones de OneDrive y SharePoint y en la del error de cuota dice que los blocs guardados en OneDrive o SharePoint «tienen un límite de 2 GB». En cambio, la página del error 0xE0000025 dice que «el límite para cada archivo es de 2 GB». Como un bloc de notas de OneNote es una carpeta con un archivo por sección, lo que choca con el límite en la práctica es la sección más pesada, no el bloc entero. Por eso, repartir una sección enorme en varias resuelve el problema.

Para que el error desaparezca después de reducir el tamaño, Microsoft pide dos pasos más, porque lo borrado sigue ocupando sitio:

1. Vaciar la papelera del bloc: pestaña Historial, Papelera de reciclaje del bloc de notas (Alt, H, P), y vaciarla.
2. Borrar el historial de las páginas: en Historial, Versiones de página (Alt, H, V), eliminar todas las versiones.

Ojo: estos pasos borran también las versiones anteriores de las páginas y lo que había en la papelera, así que antes conviene tener una copia exportada del bloc.

Cuando OneNote no arranca después de cerrarse de golpe

En nuestras pruebas, OneNote se cerró varias veces de forma inesperada y, al abrirlo de nuevo, no arrancaba directamente: mostraba el cuadro ¿Cómo quieres iniciar OneNote?, con el texto «No pudimos iniciar OneNote la última vez que lo intentamos». Ofrece tres opciones:

Elegimos Iniciar normalmente y OneNote arrancó bien. La caché merece cuidado: es donde OneNote guarda los cambios hechos sin conexión antes de subirlos, así que borrarla con cambios pendientes puede perderlos. Además, ocupa espacio: tras adjuntar el archivo de 5 MB, la caché del equipo tenía un archivo de 5.242.880 bytes, el tamaño exacto del adjunto. Si un bloc no sincroniza, primero hay que esperar a que suba lo pendiente o exportar una copia, y solo después pensar en la caché.

Cómo exportar OneNote

Exportar OneNote sirve para tener una copia fuera de la nube, para entregar un bloc a otra persona o para guardar un acta en PDF. En OneNote para Windows se hace desde Archivo, Exportar (Alt, A, D), en dos pasos: 1. Exportar elemento actual (la página, la sección o el bloc entero) y 2. Seleccionar formato. Con una sección elegida, los formatos son estos:

Qué lleva el paquete de un bloc de notas de OneNote

Para el bloc entero, OneNote ofrece un paquete .onepkg. Lo probamos con el bloc de ejemplo y esto encontramos:

• El paquete es un archivo comprimido. Empieza con la firma de los archivos CAB de Windows, y la orden expand -D del sistema lista lo que tiene dentro: el índice .onetoc2 y un .one por sección, con el grupo de secciones incluido.
• Lleva los adjuntos. Con el archivo de 5 MB dentro, el paquete pesó 5.252.891 bytes.
• No lleva la papelera. Las páginas y secciones borradas no entraron en el paquete.
• El PDF del bloc entero pesó 187.739 bytes y la página sola, 183.612.

La ayuda de Microsoft se contradice

En este punto, la ayuda de Microsoft no coincide con el programa. Su página para exportar blocs de notas dice que, sea cual sea la versión de OneNote, la copia de un bloc «solo se puede hacer a través de OneNote para la Web», y que esa exportación solo funciona con cuentas personales de OneDrive, no con OneDrive de trabajo ni con SharePoint. Sin embargo, otra página de Microsoft, la de protección de datos, da para Windows la exportación desde Archivo con página, sección o bloc de notas, y OneNote para Windows exportó el paquete de nuestro bloc local sin pasar por la web. Lo que no probamos es exportar un bloc guardado en el OneDrive de una empresa: si lo necesita, hágalo con un bloc de prueba antes de contar con ello.

Papelera y copias de seguridad de un bloc de notas de OneNote

OneNote tiene tres formas de recuperar notas, y conviene distinguirlas:

Qué pasa al borrar

Lo comprobamos borrando una página y una sección del bloc de ejemplo. La página fue a una sección especial llamada Páginas eliminadas, y la sección completa se movió a la papelera. En el disco, la papelera es una carpeta más del propio bloc, OneNote_RecycleBin, con el archivo OneNote_DeletedPages.one y el archivo de la sección borrada. Esto tiene dos consecuencias: lo que está en la papelera sigue ocupando sitio en el bloc (y cuenta para el límite de 2 GB), y se sincroniza con el resto. En cambio, el paquete exportado no la incluye.

La papelera del bloc no es la de Windows. Además, en la aplicación de iPhone no existe: Microsoft dice que las páginas borradas allí se ven en la papelera de Windows o de Mac.

Dónde están las copias de seguridad

En nuestro equipo, las copias de seguridad se guardan en %LOCALAPPDATA%\Microsoft\OneNote\16.0\Copia de seguridad, es decir, en el propio computador. La carpeta estaba vacía, porque OneNote no se había usado antes en ese equipo. Si el disco se daña o el equipo se pierde, esas copias se pierden con él: no sustituyen a una copia de seguridad de Microsoft 365, que explicamos en la guía de backup de Microsoft 365. Y en la tabla de Microsoft, las copias de seguridad para iPhone y iPad siguen marcadas como «próximamente, principios a mediados de 2026».

Cerrar, renombrar o eliminar un bloc de notas de OneNote

Estas tres acciones se confunden a menudo y no hacen lo mismo:

• Cerrar quita el bloc de la lista, pero no lo borra. Según Microsoft, se hace con el botón secundario sobre el bloc y «Cerrar este bloc de notas». Lo comprobamos: al cerrar el bloc de ejemplo, sus cinco archivos seguían en el disco, con el mismo tamaño. Para volver a verlo, se abre desde Archivo, Abrir.
• Cambiar el nombre desde OneNote solo cambia el nombre que se ve. Al renombrar el bloc de ejemplo a Proyecto KH 2026, OneNote mostró el nombre nuevo, pero la carpeta del disco siguió llamándose Proyecto KH.
• Eliminar no se hace desde OneNote. Un bloc local se borra en el Explorador de archivos y uno en la nube, desde OneDrive o SharePoint. Microsoft advierte que un bloc eliminado no se puede recuperar.

Un orden que evita errores, tomado de la ayuda de Microsoft: si el bloc estaba compartido, avise antes a quienes lo usan; borre el bloc en OneDrive o SharePoint; y después ciérrelo en OneNote. Si no se cierra, OneNote seguirá intentando sincronizar un bloc que ya no existe y mostrará un error.

Por cierto, la ayuda para borrar un bloc local manda a la carpeta Documentos, «Blocs de notas de OneNote». En nuestro equipo, la carpeta que crea OneNote se llama Bloc de notas de OneNote, en singular. Si no la encuentra, busque las dos.

Para administradores: revisar los blocs de notas de OneNote de un equipo

Cuando un equipo de la empresa tiene blocs locales, sobre todo si están dentro de la carpeta de OneDrive, conviene saberlo antes de que alguien pierda notas. Este bloque de PowerShell lista los blocs abiertos en OneNote, dice dónde está guardado cada uno y avisa de los dos riesgos que vimos: el bloc local que nadie más puede abrir y el bloc local dentro de una carpeta de OneDrive. Además avisa si alguna sección de un bloc local pasa de 1,5 GB. Solo lee: no cambia ningún bloc.

# Lista los blocs de notas abiertos en OneNote (escritorio) y avisa de los que corren riesgo.
# Ejecutar en Windows PowerShell 5.1 (powershell.exe) con OneNote instalado. Solo lee.
$on = New-Object -ComObject OneNote.Application
$xml = ''
$on.GetHierarchy('', 2, [ref]$xml)
$od = @($env:OneDrive, $env:OneDriveCommercial, $env:OneDriveConsumer) | Where-Object { $_ } | Select-Object -Unique
([xml]$xml).Notebooks.ChildNodes | Where-Object { $_.LocalName -eq 'Notebook' } | ForEach-Object {
  $ruta = $_.path
  $tipo = if ($ruta -match '^https://[^/]+-my\.sharepoint\.com') { 'OneDrive (trabajo)' }
          elseif ($ruta -match '^https://d\.docs\.live\.net') { 'OneDrive (personal)' }
          elseif ($ruta -match '^https://') { 'SharePoint' }
          else { 'Este equipo' }
  $aviso = ''
  if ($tipo -eq 'Este equipo') {
    $aviso = 'Local: no se comparte ni se abre en otros equipos'
    foreach ($c in $od) { if ($ruta.StartsWith($c, 'OrdinalIgnoreCase')) { $aviso = 'Local dentro de OneDrive: muevalo desde OneNote' } }
    $mb = (Get-ChildItem $ruta -Recurse -File -Filter '*.one' -ErrorAction SilentlyContinue | Measure-Object Length -Maximum).Maximum / 1MB
    if ($mb -gt 1536) { $aviso += ('; una seccion pesa {0:N0} MB (limite 2 GB)' -f $mb) }
  }
  [pscustomobject]@{
    Bloc      = $_.nickname
    Ubicacion = $tipo
    Cambio    = ([datetime]$_.lastModifiedTime).ToString('yyyy-MM-dd')
    Aviso     = $aviso
  }
} | Format-Table -AutoSize

Lo probamos con tres blocs: el de la cuenta en OneDrive, uno local y otro local dentro de una carpeta que hacía de OneDrive. Así salió:

Tres cosas que aprendimos al automatizar OneNote:

• Hay que usar Windows PowerShell 5.1. En PowerShell 7, cada llamada al componente de OneNote devolvió «Unexpected HRESULT has been returned from a call to a COM component», también la más simple; en la 5.1, las mismas órdenes funcionaron.
• Algunas exportaciones por automatización cerraron OneNote. Publicar en Word, en MHT o como sección .one desde PowerShell hizo que OneNote se cerrara de golpe (el registro de Windows anotó un error en onmain.dll). El PDF y el paquete .onepkg funcionaron siempre. En la interfaz no probamos esos formatos.
• Después de un cierre así, OneNote espera una respuesta. Hasta pulsar Iniciar normalmente en el cuadro que vimos antes, la automatización no consiguió abrirlo. Si un script deja de funcionar, abra OneNote a mano y mire si ese cuadro está esperando.

Buenas prácticas con los blocs de notas de OneNote

• Guarde los blocs del equipo en SharePoint o en Teams, no en el OneDrive de una persona.
• Cree el bloc en la nube desde el principio, eligiendo la ubicación en Nuevo, no con Examinar.
• No mueva archivos .one con el Explorador ni copie la carpeta del bloc a OneDrive: use Compartir para moverlo.
• Vigile las secciones pesadas: deje los documentos grandes en OneDrive o SharePoint y enlace desde la página.
• Vacíe la papelera del bloc cuando ya no la necesite, porque ocupa sitio dentro del bloc.
• Exporte una copia antes de cambios grandes: reorganizar, borrar secciones o vaciar el historial.
• Al terminar un proyecto, cierre el bloc en lugar de eliminarlo; si lo elimina, ciérrelo también en OneNote.
• Cuando alguien se va de la empresa, revise qué blocs tenía en su OneDrive y páselos a un sitio del equipo antes de eliminar su cuenta.

Además, para recuperar un documento de Word o Excel, la guía del historial de versiones explica cómo funciona en OneDrive y SharePoint, que es distinto de las versiones de página de OneNote.

Material de apoyo para su equipo

Un bloc de notas de OneNote bien guardado es una de las herramientas más útiles de una oficina: reúne actas, procedimientos y apuntes en un solo lugar y los lleva al teléfono. Para que no dé sustos hay que tener claras tres cosas: dónde está guardado, que cada sección es un archivo con su propio límite y que cerrar, mover y eliminar son acciones distintas.

Si en su empresa estas dudas llegan una y otra vez a la mesa de ayuda TI, podemos ayudar. En KHARONTE prestamos servicios administrados de TI: administramos Microsoft 365 para empresas, con sus usuarios, licencias, OneDrive y SharePoint, y damos soporte técnico para empresas a quienes usan OneNote todos los días. Puede ver todos nuestros servicios de TI para empresas. Si quiere seguir con la serie, la guía para sincronizar OneDrive explica el programa que guarda el resto de sus archivos.